formalizacja organizacji

Organizacja formalna instytucji obejmuje system wzorców i wynikających z nich zdarzeń, najistotniejsze jej części, powiązania między nimi oraz związki instytucji z otoczeniem.

Regulamin organizacyjny

Szczegółowo ustala podział czynno-ści, odpowiedzialność osób pełnią-cych funkcje kierownicze.

„Księga służb” określa zakresy zadań, uprawnień i odpowiedzialno-

ści w odniesieniu do komórek org.

Przeformalizowanie:

Org. cechuje sztywność działania.

Dział. członków są ograniczone dużą liczbą różnych przepisów.

Objawy:

1. Członkowie nie znają przepisów.

2. Wykorzystywanie znajomości

przepisów do osiągania własnych

celów.

3. Kurczowe, absurdalne przestrze-

ganie przepisów.

4. Obojętny stosunek do celów instyt.

5. Niski poziom inicjatywności

pracowników

Regulamin pracy

Ustala porządek wewnątrz przedsię-

biorstwa.

Powinien:

 określać obowiązki pracodawcy

wobec pracowników i odwrotnie,

 BHP, P.POŻ.,

 ochrony pracy młodocianych

i kobiet itd.

Dokumentacja organizacyjna

Instrukcje organizacyjne

Przepis dotyczy sposobu realizacji

zadanego celu w ramach określo-

nej komórki organizacyjnej.

Instrukcja obiegu dokumentacji

Określa przebieg kontroli dokumen-

tów przedsiębiorstwa

akt erekcyjny

Wyraża wolę uprawnionego organu do utworzenia przedsiębiorstwa itd.

Jego wygląd zależy od tego, czy jest on podstawowym aktem org. przed-

siębiorstwa czy też elementem pro-

cesu tworzenia.

Schemat organizacyjny

Graficzny obraz struktury organiza-

cyjnej, wskazujący realizatorów poszczególnych funkcji i ich miejsce

w strukturze.

ZAKRES PRZEDMIOTOWY PROCESU FORMALIZACJI:

1. Cele, struktura.

2. Podział pracy.

3. Utrwalane są więzi organizacyjne.

4. Zasady zachowania bhp, p.poż.

5. Zasady dyscypliny.

Ogół zjawisk organizacyjnych, nie włączanych do organizacji formalnej:

Org. Nieformalna: obejmuje stosunki organizacyjne odchylające się od organizacji formalnej.

Org. Niesformalizowana: obejmuje cele i stos. org.,

celowo ominięte w procesie formalizacji.

Org. Pozaformalna: stosunki między uczestnikami instytucji, obejmujące wszelkie zachowania indywidualne i grupowe.

Formalna + nieformalna = Org. Rzeczywista

Org. nierzeczywista ← martwe przepisy

Stopień sformalizowania: proporcja organizacji formalnej i org. niesformalizowanej

do organizacji całkowitej.

Zależy on od:

 rodzaju celu działania, jego złożoności, ilości,

celów gł. i pośr.,

 wielkości org., podziału zadań,

 ilości i jakości zasobów inst.,

 stos. org. z otoczeniem.

FORMALIZACJA: utrwalenie celów i struktury organizacji w sposób graficzny przez stworzenie systemu wzorców działania właściwych dla danej instytucji.

Przepisy organizacyjne: pisemny zapis wzorców

działania.

Porządane cechy przepisów:

1. Muszą kompleksowo ujmować

regulowany sposób działania.

2. Nie mogą być sprzeczne z

ogólnymi celami instytucji.

3. Muszą być spójne z innymi

przepisami.

4. Muszą być jednoznaczne

i komunikatywne.

5. Muszą być wykonalne i celowe.

6. Musi istnieć u ludzi przekonanie,

iż lepiej je przestrzegać.

7. Zbyt szczegółowe przepisy szybko

się dezaktualizują.

Księga jakości

Pełna dokumentacja systemu jako-ści potwierdzająca zgodność ze standardem ISO 9000.

odchylenia rzeczywistych stosunków organizacyjnych od organizacji formalnej

Łamanie zasady jednoosobowego

kierownictwa.

Fikcyjne etaty.

Złe wykorzystanie uprawnień

decyzyjnych.

niedoformalizowanie:

Nadmierny zakres swobody dla członków org.

Org. formalna jest zbyt luźna.

Występuje, gdy:

1. Uruchamianie instytucji (wprowa-

dzanie szczegółowych przepisów

zajmuje dużo czasu).

2. Reorganizacja instytucji (zmiany

przepisów, okresowy brak

formalnych wzorców działania).

---