Lekcja 9

Temat: System kancelaryjny dziennikowy i bezdziennikowy

Typowa droga obiegu pisma w firmie to:

• pismo wpływa do sekretariatu lub kancelarii,

• pracownik kancelarii rozdziela pisma i przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym,

• kierownik dokonuje dekretacji - rozdziela pisma do załatwienia właściwym osobom,

• pracownik załatwia sprawę i przygotowuje odpowiedź na pismo,

• pismo zostaje przekazane do podpisu osobie upoważnionej,

• pismo zostaje przekazane do wysyłki,

• kancelaria wysyła pismo.

System kancelaryjny dziennikowy polega na rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru pisma w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym (inaczej kancelaryjnym, podawczym lub książce korespondencyjnej). Wpisuje się w nim informacje dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy). System ten umożliwia dokładną kontrolę, a szczególną troską otaczane jest pismo a nie czas pracownika. System ten jest bardzo rygorystyczny, jest wyjątkowo biurokratyczny i hamuje szybkie załatwienie spraw. Zaletą jest, że można zawsze sprawdzić, gdzie znajduje się pismo, kto się nim zajmuje, a także skontrolować sumienność pracowników. System kancelaryjny dziennikowy może być jedno- lub dwudziennikowy. W rejestracji jednodziennikowej pisma wychodzące i wchodzące są wpisywane w jednym dzienniku korespondencyjnym. Pisma wchodzące są rejestrowane po prawej stronie dziennika, natomiast wchodzące po lewej. Pismo wychodzące (jeżeli jest odpowiedzią na pismo wchodzące) zapisuje się na prawej stronie, na poziomie tych samych wierszy, co odpowiednie pismo wchodzące. W rejestracji dwudziennikowej pisma wchodzące i wychodzące są wpisywane w dwóch oddzielnych dziennikach korespondencyjnych.

Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego:

• rejestracja pisma wpływającego w dzienniku korespondencyjnym,

• przesłanie pisma za pokwitowaniem właściwej komórce organizacyjnej (tam też zostanie zarejestrowane w ich dzienniku),

• pismo nowe rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym nadając mu znak pisma i za pokwitowaniem przekazuje do kancelarii,

• kancelaria gromadzi pisma i wpisuje do tzw. pocztowego dziennika podawczego i wysyła (np. pocztą)

• oryginały otrzymanych i kopie wysłanych pism, przechowuje się chronologicznie (wg dat), dla ułatwienia odszukania prowadzi się skorowidze alfabetyczne (wg nadawców czy adresatów)

System kancelaryjny bezdziennikowy rejestruje tylko poszczególne sprawy (zbiory dokumentów dotyczących jednej sprawy). Robi to pracownik bezpośrednio zajmujący się tą sprawą - on ponosi odpowiedzialność za pismo, które otrzymuje z sekretariatu (z pieczęcią: "Wpłynęło dnia...") i załatwia je. W tym systemie nie rejestruje się poszczególnych pism, lecz sprawy. Te akta sprawy znajdują się w teczce (segregatorze), oznaczonym specjalnym symbolem. Stosowanie systemu bezdziennikowego wymaga dokładnego określenia zakresu działań komórek organizacyjnych i szczegółowego opracowania sposobu klasyfikowania pism (aby nadać im odpowiedni znak), oraz odpowiedzialnych i kompetentnych pracowników.

Pracownik ma za zadanie:

• zarejestrowanie sprawy w spisie spraw,

• uzyskanie aprobaty od przełożonego na załatwienie sprawy,

• załatwienie sprawy od początku do końca

• sporządzenie pisma załatwiającego sprawę i jego kopii,

• uzyskanie potrzebnych podpisów,

• przekazanie pisma do wysyłki,

• umieszczenia kopii pisma w odpowiedniej teczce.

Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego:

• w sekretariacie, na piśmie wpływającym odnotowuje się datę wpływu, przykładając stempel wpływu i wpisuje odpowiedni symbol (znak rozpoznawczy) komórki organizacyjnej, do której pismo ma być przekazane,

• pismo zostaje przekazane tam, gdzie postanowiono,

• otrzymuje je pracownik, któremu zlecono załatwienie sprawy,

• pracownik rejestruje pismo w spisie dołączonym do teczki, przeznaczonej dla danej sprawy,

• pismo będące odpowiedzią przekazane jest do sekretariatu, gdzie bez rejestrowania zostaje wysłane,

• oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysłanych przechowuje się w aktach sprawy.

System kancelaryjny bezdziennikowy jest ekonomiczniejszy. Obieg korespondencji jest szybszy niż w systemie dziennikowym. W praktyce można spotkać się również z systemami mieszanymi (np. rejestrację pism prowadzą tylko niektóre komórki organizacyjne lub w którym rejestruje się tylko pewne rodzaje pism). Każda firma ma prawo wyboru takiego systemu kancelaryjnego, który w warunkach organizacyjnych danego przedsiębiorstwa jest bardziej ekonomiczny i przydatny.

Zastosowanie środków technicznych, które przyspieszają obieg pism i ich rejestrację, to np. sieć komputerowa.

System rejestracji komputerowej pozwala szybciej uzyskać następujące informacje:

• jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,

• kto załatwia określoną sprawę,

• przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca itd.

Stosowanie rejestracji komputerowej upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne (np. nie kwituje się odbioru). Zarejestrowanie pisma przez komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego załatwienia, ułatwia odszukanie pisma. Po załatwieniu sprawy, odszukuje się dane pismo w rejestracji komputerowej i wpisuje się informacje, kiedy i w jaki sposób została załatwiona dana sprawa.

Zadanie

Odszukaj pliki Lekcja 9 (file:///S:/Pliki ćwiczeniowe/Technika biurowaI/Lekcja9.doc  i zapisz jako L9 na swoim dysku V: Zarejestruj otrzymane pisma.

 

Powinieneś umieć:

• określić porównać system kancelaryjny dziennikowy i bezdziennikowy, znać ich zasady.

• wpisać pismo do właściwego dziennika

---