ZALECENIA TAKTYCZNE DLA OSÓB PROWADZĄCYCH NEGOCJACJE

Wysłuchać, nie zaś od razu kwestionować argumenty drugiej strony

Przyjmować elastyczną postawę w sprawach drugorzędnych i nie spierać się na ich tle

Najpierw starać się określić punkty styczne

Stworzyć partnerowi szansę, by z twarzą mógł decydować się na ustępstwa (np. przez zadanie takich pytań, na które będzie musiał odpowiedzieć twierdząco lub wskazanie na sprzeczność w jego wypowiedziach)

Nie należy „burzyć mostów porozumienia” przez jednostronne ataki (jeśli takie ataki miałyby wystąpić , to tylko wkomponowane w komplementy)

Zachować rzeczowość wypowiedzi i spokój nawet gdy druga strona podnosi głos, zdradza gniew, itp.

I. PRZYGOTOWANIA DO NEGOCJACJI

ISTOTA NEGOCJACJI

POZNAJ REGUŁY Osiągnięcie porozumienia zadawalającego obie strony nie polega na wyłonieniu zwycięzcy i przegranego. Skuteczne negocjacje są procesem, który kończy się dla obu stron pomyślnie ( zwycięzca - zwycięzca) albo porażką (przegrany - przegrany). Sztuka negocjacji to próba pogodzenia tego, co jest dobrym wynikiem dla ciebie, z tym co stanowi dobry wynik dla drugiej strony ( każda ze stron powinna coś zyskać).

ZDOBĄDŹ NIEZBĘDNE UMIEJĘTNOŚCI Umiejętność zdefiniowania celowości negocjacji przy jednoczesnym zachowaniu elastycznej postawy wobec niektórych celów Umiejętność wnikliwej analizy różnych opcji Umiejętność właściwego przygotowani się ( w tym mowa ciała) Umiejętność słuchania i zadawania pytań drugiej stronie Znajomość własnych priorytetów

DOSTOSUJ STRATEGIĘ DO RODZAJU NEGOCJACJI
Rodzaj negocjacji	Przykłady		Uczestnicy negocjacji
Wewnętrzne (dotyczące zarządzania) dotyczą wewnętrznych problemów i stosunków pomiędzy pracownikami w pracy	Ustalenie warunków wynagradzania i świadczeń pracowniczych Określenie zadań i obowiązków na danych stanowiskach Praca w godzinach nadliczbowych		Kierownictwo Podwładni Współpracownicy Związki zawodowe Radcy prawni
Handlowe Odbywają się pomiędzy daną organizacją a stroną zewnętrzną i dotyczą głównie korzyści finansowych	Zdobycie kontraktu Opracowania harmonogramu dostaw towarów (usług) Uzgodnienia dotyczące jakości i ceny produktów.		Kierownictwo Dostawcy Klienci Rząd Związki zawodowe Radcy prawni
Prawne Są zwykle oficjalne i prawnie wiążące. Spory dotyczące precedensu mogą stać się tak samo istotne jak główne kwestie	Postępowanie zgodne z lokalnym ustawodawstwem i polityką państwa w zakresie planowania Porozumienie się z ustawodawcami (np. urzędem antymonopolowym)		Władze lokalne Rząd Zarząd Ustawodawcy
JEŻELI OBAWIASZ SIĘ NEGOCJACJI MOŻESZ USTANOWIĆ MEDIATORA (kogoś, kto będzie negocjował za ciebie) Jasno sprecyzuj zakres odpowiedzialności mediatora Zapamiętaj: Podczas negocjacji musisz wiedzieć czy twoje przygotowanie odnośnie danego problemu jest wystarczające Przedmiot negocjacji może być niematerialny, dlatego musi zostać zdefiniowany przed przystąpieniem do rozmów Negocjacje wiążą się z koniecznością pójścia na kompromis Wszystko, co wiąże się z tobą jako negocjatorem, dotyczy także osoby, z którą negocjujesz
POSTARAJ SIĘ ZROZUMIEĆ ZASADY WYMIANY
Zrozumienie znaczenia wszystkich etapów negocjacji (przygotowania, składania propozycji, dyskusji, targowania się i finalizacji) prowadzi do pozytywnego, korzystnego dla obu stron wyniku rozmów. Istotą negocjacji jest zasada wymiany: trzeba coś dać, aby coś otrzymać. Zwycięstwo obu stron - pamiętaj, że to co jest wartościowe dla ciebie, niekoniecznie musi być korzystne dla drugiej strony. Przyjmij elastyczną postawę - nie jest to oznaką słabości a siły Nie spiesz się, by potem nie żałować pochopnej decyzji
OKREŚL WSZYSTKIE CELE Pierwszym krokiem w planowaniu każdej formy negocjacji jest określenie wszystkich celów, które sobie stawiamy
Sprecyzuj cele - czyli określ co chcesz osiągnąć dzięki tym negocjacjom. Cele uporządkuj wg stopnia ważności i zaznacz te, których nieosiągnięci możesz zaakceptować w przypadku pójścia na kompromis. Dokonaj klasyfikacji priorytetów - podziel swoje priorytety na trzy grupy: Idealne Stanowiące realistyczny cel Stanowiące minimum, które należy osiągnąć podczas negocjacji, aby nie zostały one uznane za porażkę. (przyznaj każdej grupie określoną wartość od 0 - 10)
Przykład określania priorytetów:
Dla firmy	Priorytet	Dla dostawcy
Cena	pierwszy	Jakość
Czas	drugi	Cena
Jakość	trzeci	Czas
Ilość	czwarty	Ilość
PRZYGOTUJ SIĘ DO NEGOCJACJI
Rzetelnie przeanalizuj problem Postaraj się dotrzeć do informacji, które wykorzystasz do osiągnięcia zamierzonych celów Zdobądź informacje, które pomogą ci podważyć cele drugiej strony. Zapamiętaj Błędne informacje są gorsze niż ich brak Sprawozdania roczne firmy mogą być źródłem ciekawych informacji Dobrze jest wiedzieć jakimi informacjami dysponuje druga strona Przytaczanie zbyt wielu danych statystycznych może oddalić cię od kluczowych zagadnień Korzystaj z różnych źródeł informacji, które wykorzystasz teraz lub w przyszłości Zarezerwuj sobie czas na przygotowanie się do negocjacji i efektywnie go wykorzystaj Gromadź dane ( o osobach z którymi będziesz negocjować, o firmie np. raporty roczne, analiza rynku, stare wycinki prasowe, poszperaj w Internecie, itp.) Przygotuj dokumenty ( uporządkuj, zaznacz kluczowe kwestie, kopiuj najważniejsze strony) Popracuj nad logiką swojej argumentacji - możesz wykorzystać jedną z poniższych metod: Metoda dedukcji - wniosek wypływa z kilku źródeł. Metoda indukcyjna - wniosek wypływa z przykładów zaczerpniętych z doświadczenia

• PRZEWIDŹ MOŻLIWE KIERUNKI NEGOCJACJI

OCENA STRONY PRZECIWNEJ

Przygotowując się do negocjacji staraj się poznać mocne i słabe strony drugiej strony oraz ich doświadczenia w negocjacjach. Pytania, które powinieneś sobie zadać: Czy druga strona ma duże doświadczenie w negocjacjach? Czy jej reprezentanci mają różne zdania? Czy przeciwna strona zna fakty niezbędne do osiągnięcia swoich celów? Czy przeciwna strona działa pod presją czasu?

DOKONAJ ANALIZY STANOWISKA STRONY PRZECIWNEJ Jakie stanowisko zajmuje druga strona? Jakie są jej słabości a jakie mocne strony? SPRÓBUJ OKREŚLIĆ CELE PRZECIWNEJ STRONY ( w taki sam sposób jak określasz własne) Sporządź ich listę wg stopnia ważności Pogrupuj je na najważniejsze, średnio ważne i te o najmniejszym znaczeniu Pamiętaj, że przypuszczenia te są tylko szacunkowe i należy je sprawdzić w trakcie negocjacji.

Przykładowe spekulacje dotyczące celów przeciwnika Sprawy najwyższego priorytetu - cele, które twoim zdaniem przeciwnik uważa za kluczowe w swoich dążeniach. Sprawy średniego priorytetu - cele, które wg ciebie przeciwnik chciałby osiągnąć Sprawy najmniejszego priorytetu - cele, które twoim zdaniem przeciwnik uzna za „premię”, jeżeli uda mu się je osiągnąć.

DOKONAJ OCENY MOCNYCH STRON PRZECIWNIKA Czy stanowisko drugiej strony jest silne i czy jest logiczne? Czy jest do zaakceptowania z moralnego punktu widzenia? Czy druga strona ma silnego lidera, który jest dobrym negocjatorem? Jak daleko druga strona może się posunąć w negocjacjach? Czy zawieszenie negocjacji działałoby na jej korzyść, jeżeli np. zechce skonsultować problem ze swoim przełożonym?

PRZEANALIZUJ SŁABE STRONY PRZECIWNIKA Zorientuj się czy są jakieś kwestie, które mogłyby podzielić w znacznym stopniu grupę negocjującą przeciwnika. Odpowiednio wcześnie znajdź słabe punkty ich argumentacji, doszukując się kwestii moralnych lub politycznych, które można podważyć.

WYCIĄGNIJ WNIOSKI Z POPRZEDNICH SPOTKAŃ Negocjacje często prowadzą osoby, które miały już ze sobą kontakt w związku z innymi sprawami Przeanalizuj sposób w jaki odbywały się poprzednie negocjacje Zajrzyj do notatek lub protokołów i skonsultuj się ze współpracownikami, którzy uczestniczyli w tych negocjacjach Dostosuj swoją taktykę pamiętając, że w trakcie poznawania przeciwnika on będzie formułował swoje cele na podstawie wiedzy o twojej strategii w przeszłości. Zapamiętaj: Równowaga sił w poprzednich negocjacjach może nie być taka sama Negocjator przeciwnej strony może pełnić inną, bardziej wpływową i znaczącą funkcję Nowe stanowisko negocjatora przeciwnej strony oprócz mocnych stron może mieć również słabe. Presja czasu może być różna dla każdej ze stron Do poszczególnych negocjacji każda strona może być lepiej lub gorzej przygotowana

SZUKANIE PŁASZCZYZN POROZUMIENIA Każde negocjacje zmierzają do znalezienia podstawy do zawarcia umowy lub kompromisu. Łatwiej jest osiągnąć powyższy cel stronom, które prowadziły już z sobą negocjacje, gdyż będą wiedziały na jakie ustępstwa może pójść strona przeciwna. Elastyczna postawa obu stron oraz chęć poszukiwania płaszczyzn porozumienia sprawią, że osiągnięcie consensusu będzie możliwe.

NEGOCJACJE Z WIĘKSZĄ LICZBĄ GRUP W przypadku gdy drugą stronę reprezentuje więcej niż jedna grupa, trzeba je oceniać tak jak w przypadku rozmowy z jedną, oraz zorientować się, czy istnieją jakieś konflikty między nimi. Dowiedz się, kto jest upoważniony do podejmowania ważnych decyzji w imieniu danej grupy.

RÓŻNICE KULTUROWE Dotyczą przedstawicieli danych ras, grup wiekowych, płci, itp. Możesz je wykorzystać w negocjacjach. (np. wykształcony młody Amerykanin może nie mieć praktyki zawodowej a Rosjanin w średnim wieku może nie mieć doświadczenia w działalności na wolnym rynku)

KORZYSTANIE Z NIEOFICJALNYCH ŹRÓDEŁ INFORMACJI Korzystaj z nieoficjalnych okazji towarzyskich, kontaktów biznesowych, spotkań roboczych lub rozmów telefonicznych z właściwymi ludźmi. Pomoże ci to odkryć w jaki sposób twój przeciwnik działa na co dzień. Możesz wysłać zaufaną osobę do biura drugiej strony, aby zorientował się jak traktuje personel i klientów. Zaproś jednego ze stałych klientów lub byłych pracowników swojego przeciwnika na kolację i zadaj mu kilka dyskretnych pytań. (pamiętaj o subiektywnym postrzeganiu faktów i błędnej ich interpretacji)

WYBÓR STRATEGII

Jeżeli znasz już dobrze swoje cele i prawdopodobne cele strony przeciwnej możesz wybrać strategię. Opracowując ją wykorzystuj potencjał poszczególnych osób wchodzących w skład twojego zespołu. Twoja strategia podczas negocjacji powinna być prosta i elastyczna.

DOBÓR STRATEGII DO CELÓW Strategia jest ogólną polityką opracowaną w celu osiągnięcia pewnych konkretnych celów Strategię musisz dostosować do takich czynników jak: osobowość przeciwnika oraz okoliczności i przedmiot negocjacji Zwróć uwagę na temperament członków twojego zespołu w kontekście przedmiotu negocjacji i wybieraj osoby, których mocne strony i umiejętności mogą pomóc osiągnąć cele.
Pytania, które należy sobie zadać Jakiego rodzaju strategię i taktykę wybrać? Ile osób powinno wejść w skład twojego zespołu negocjacyjnego? Ile czasu zajmie ci opracowanie strategii? Czy wszyscy członkowie zespołu powinni wziąć udział w negocjacjach? Kiedy możecie przeprowadzić próbę swoich ról i taktyki?
PODZIAŁ RÓL W ZESPOLE NEGOCJACYJNYM Idealny zespół negocjacyjny powinien składać się trzech do pięciu osób, z których każda odgrywa jedną z kluczowych ról. Często poszczególni członkowie zespołu przyjmują kilka uzupełniających się ról, które odzwierciedlają ich rzeczywiste cechy charakteru
Rola			Zakres odpowiedzialności
Lider - jest nim osoba mająca największe doświadczenie (niekoniecznie najstarsza)			Prowadzenie negocjacji, udzielanie głosu innym Nadzór nad sprawami wymagającymi wiedzy fachowej. Kierowanie pozostałymi członkami zespołu
Dobry facet - osoba z którą większość osób w grupie przeciwnej będzie się identyfikowała (chcieliby aby on był ich jedynym przeciwnikiem)			Wyrażanie pełnego zrozumienia dla punktu widzenia drugiej strony Pozorne wycofanie się z pozycji obranej uprzednio przez własny zespół. Sztuczne tworzenie atmosfery, w której przeciwnik będzie czuł się bezpieczny i zrelaksowany
Zły facet - jego zadaniem jest stworzenie wrażenia w zespole przeciwnika, że uzyskanie porozumienia byłoby łatwiejsze bez jego udziału.			Przewlekanie negocjacji gdy jest to konieczne Podważanie argumentów strony przeciwnej Osłabianie przeciwnika przez wskazywanie jego słabych stron
Twardziel - zajmuje jednoznaczne stanowisko we wszystkich kwestiach. Uświadamia przeciwnikom komplikacje i często pozostali członkowie zespołu przyjmują jego stanowisko.			Opóźnianie postępu w negocjacjach, stosowanie taktyki przedłużania rozmów. Wspieranie innych w cofaniu wcześniej poczynionych, korzystnych propozycji. Obserwacja i notowanie postępu w negocjacjach. Ukierunkowanie zespołu na cele negocjacji
Sędzia - podsumowuje wszystkie punkty widzenia przedstawione w dyskusji i przedstawia je w postaci przekonującego argumentu.			Proponowanie sposobów lub taktyk służących do wyjścia z trudnej sytuacji Zapobieganie dyskusjom odbiegającym od kwestii zasadniczych Wyszczególnianie rozbieżności w argumentacji przeciwnika.
PRZYDZIAŁ RÓL CZŁONKOM ZESPOŁU NEGOCJACYJNEGO Dobra strategia w negocjacjach polega na właściwym doborze członków zespołu. Zdecyduj, które z ról i jaki zakres odpowiedzialności przydzielić poszczególnym współpracownikom. (Czy dana osoba jest lepsza w obserwowaniu i słuchaniu, czy w mówieniu?) Przydzielając poszczególne role pamiętaj, że członkowie zespołu muszą dać sobie radę z wszelkimi posunięciami strony przeciwnej. Przeprowadź próbę podczas której, każdy odegra przydzieloną mu rolę
KIEROWANIE ZESPOŁEM NEGOCJACYJNYM. Odpowiednio poinstruuj zespół jak mają odgrywać swoje role Unikaj wysyłania sprzecznych informacji podczas negocjacji Dokładnie informuj nieobecnych członków zespołu o postępach w rozmowach Nie dopuszczaj do rozbieżności i zadrażnień w twoim zespole, ponieważ może to podważyć jego wiarygodność Wyegzekwuj obecność wszystkich osób na próbie generalnej Rób notatki, z których będzie można skorzystać w celu przeanalizowania możliwości poprawy strategii i taktyki. Podkreśl znaczenie wyglądu zewnętrznego (pierwsze wrażenie jest najważniejsze, dobierz ubranie do rodzaju negocjacji, ubiór wpływa na to jak postrzegają ciebie i twoją pozycję, nieodpowiedni strój może powodować niedobre skojarzenia a nawet budzić agresję.)
SPORZĄDZANIE I KORZYSTANIE Z PLANU ROZMÓW Kwestie, które mają być omówione w ramach protokołu spotkania mogą stanowić główną część strategii negocjacji zarówno ze względu na kolejność ich omówienia jak i czas przeznaczony na dyskutowanie nad każdą z nich. Dlatego niekiedy przed negocjacjami trzeba przeprowadzić rozmowy w celu przygotowania roboczej wersji planu. Wersja taka powinna: Formalnie określać temat dyskusji Nieformalnie wpłynąć na przedmiot dyskusji, dzięki przedstawieniu hierarchii ważności poszczególnych kwestii. Sporządzanie planu. Plan pomoże ci skoncentrować się w trakcie negocjacji na celach i dążeniach Główne punkty powinny być zapisane w sposób neutralny i ogólny, bowiem negocjacje nie polegają na wnoszeniu zażaleń, lecz na znalezieniu rozwiązania. Uzgodnienie planu Jeżeli strona przeciwna przedstawia plan porządku rozmów, przeanalizuj go i dostosuj do niego swoją strategię.(plan przedstawia strona bardziej zainteresowana spotkaniem i najczęściej chcąca pierwsza zabrać głos) Możesz dokonać pewnych zmian w kolejności zabierania głosu przez poszczególne osoby gdy jest to dla ciebie korzystne. Gdy plan przedstawiany jest telefonicznie, notuj przekazywane ci informacje (nie wchodź w nieformalne układy) Konsultuj z drugą stroną wszystkie zmiany, które twoim zdaniem należałoby wprowadzić do przedstawionego ci planu.
Przykładowy plan
NEGOCJACJE DOTYCZĄCE REDUKCJI ETATÓW 12 kwietnia godz.10.00 sala konferencyjna				Szczegóły dotyczące spotkania podaje się w nagłówku
1	10.00	Odczytanie protokołu z poprzedniego spotkania		Następuje potwierdzenie wcześniej podjętych decyzji
2	10.15	Omówienie problemu przez współpracowników zarządu		Pierwsza osoba zabierająca głos nadaje spotkaniu odpowiedni ton
3	10.45 11.15	Przedstawienie stanowiska dyrektora ds. personalnych Przerwa na kawę.
4	11.30	Przedstawienie stanowiska dyrektora finansowego		Uczestnik mający wiedzę specjalistyczną dostarcza niezbędnych informacji
5	12.00	Podsumowanie dyrektora naczelnego
6	12.30	Dyskusja
7	13.30	Zakończenie negocjacji

ZAPAMIĘTAJ !

1. Poszczególne kwestie wymagają odpowiedniego czasu na ich omówienie, który należy przewidzieć w porządku rozmów.

2. Roboczą wersję planu spotkania należy wcześniej przesłać drugiej stronie

3. Wydrukowany porządek obrad powinien mieć szerokie marginesy na uwagi

4. Wraz z planem spotkania należy rozdać dodatkowe kartki na notatki

5. Porządek rozmów bywa tak istotny, że sam musi być przedmiotem negocjacji

TWORZENIE WŁAŚCIWEJ ATMOSFERY PODCZAS NEGOCJACJI Wynik negocjacji może zależeć od miejsca w którym się odbywają
WYBÓR MIEJSCA Wybierając miejsce spotkania trzeba uwzględnić wiele spraw sprawy, zwłaszcza komfort, neutralność i dostępne pomoce audiowizualne. Ponadto należy zabezpieczyć możliwość przenocowania uczestnikom negocjacji, gdyby nie udało się zakończyć rozmów w danym dniu (w przypadku gdy negocjacje odbywają się poza miejscem zamieszkania) ZADBAJ O SZCZEGÓŁY Stwarzaj właściwą atmosferę, kontroluj czas i proponuj w odpowiednim czasie zrobienie przerwy ( wszystko to z korzyścią dla siebie) Zapewnij przybory do pisania i kartki papieru do robienia notatek Sprawdź czy oświetlenie jest właściwe, czy będziesz mógł korzystać za sprzętu audiowizualnego Sprawdź stan toalety Możesz przeciągnąć moment podania przekąsek i napojów co może przyspieszyć podjęcie decyzji przez drugą stronę Jeżeli rozmowy się przeciągają podaj przekąski w innym pomieszczeniu Nie proponuj napojów alkoholowych. Zapewnij obu stronom swobodny dostęp do telefonu Zadbaj, aby w sali, w której prowadzone są negocjacje wisiał w widocznym miejscu zegar (pozwoli to wszystkim kontrolować czas) Zabierz ze sobą notebook aby mieć natychmiastowy wgląd do danych firmy
MIEJSCA PROWADZENIA NEGOCJACJI
Miejsce	Co należy uwzględnić
Siedziba twojej firmy	Trudno stosować strategiczne przerywanie Trudno uniknąć nie zaplanowanych przerywników Łatwość skontaktowania się ze specjalistami, którzy mogą pomóc w negocjacjach
Miejsce neutralne (biuro strony trzeciej lub wynajęta sala)	Żadna ze stron nie ma przewagi związanej ze znajomością miejsca spotkania Obie strony muszą sprowadzić swoich ekspertów i wszystkie materiały pomocnicze
Siedziba strony przeciwnej	Brak znajomości otoczenia może być niepokojący Nie masz możliwości zarządzania logistycznego Możesz niepotrzebnie przedłużyć spotkanie, stwierdzając konieczność skontaktowania się z kimś w twoim biurze.

• ROZMIESZCZENIE ZESPOŁÓW NEGOCJACYJNYCH

Duże zespoły negocjacyjne rozmieszczaj przy okrągłym stole natomiast małe zespoły siadają naprzeciw siebie. Bez względu na sposób rozmieszczenia negocjatorów, bardzo ważny jest kontakt wzrokowy (pomaga odczytać niewerbalną mowę ciała)




LIDER

- zajmuje centralne miejsce

jednocząc wszystkich członków zespołu

DOBRY FACET
- siedząc obok lidera

tworzy z nim przyjazną i kontaktową


parę




ZŁY FACET - siedzi przy końcu stołu

i tym samym oddzielony jest od reszty


zespołu























TWARDZIEL - siedzi obok sędziego

gdyż ich umiejętności wzajemnie się


uzupełniają

SĘDZIA - obserwuje reakcje drugiej strony

z końca stołu

II. PROWADZENIE NEGOCJACJI

Starannie przemyśl sposób otwarcia negocjacji, tak by nadać im właściwy ton. Kontroluj sytuację i bądź elastyczny, wykorzystuj wszystkie okazje nadarzające się podczas spotkania.

OCENA NASTROJU
PRZEWIDYWANIE NASTAWIENIA - w trakcie rozmowy oceniaj czy twoje przypuszczenia dotyczące drugiej strony były słuszne. Zwracaj uwagę na sygnały niewerbalne, gdy spodziewasz się agresji a druga strona jest spięta, twoje przypuszczenia prawdopodobnie są słuszne. ANALIZA REAKCJI ODCZYTYWANIE SYGNAŁÓW NIEWERBALNYCH Sygnały niewerbalne to mowa ciała, gestykulacja, wyraz twarzy i ruchy oczu oraz ton głosu i szybkość mówienia. (naucz się odczytywać mowę ciała i wyraz twarzy) Wolne i rzeczowe mówienie, wskazuje na pewność siebie i zrelaksowanie. Niepotrzebne uśmiechanie się i szybkie mówienie świadczy o zdenerwowaniu. Ludzie, którzy myślą o wyjściu, spoglądają w kierunki drzwi i tam kierują dolną partię ciała. Uścisk dłoni może oznaczać „do widzenia” dla jednej strony a dla drugiej „dobiliśmy targu” (poznaj różnice kulturowe)
SKŁADANIE PROPOZYCJI Jest bardzo ważne w procesie negocjacji. Zdecyduj, czy chcesz pierwszy zabrać głos, czy wolisz ustosunkować się do propozycji złożonej przez drugą stronę.
SKŁADANIE OTWARTYCH OFERT
Co należy robić	Czego nie należy robić
Uważnie słuchaj drugiej strony. Nie mów niczego, dopóki nie masz do powiedzenia czegoś na temat. Przedstaw swoją propozycję okazując jak najmniej emocji Składając propozycję, zostawiaj wystarczająco duże pole manewru Swobodnie odrzucaj pierwszą otrzymaną ofertę Składaj propozycje warunkowe, takie jak: „Jeżeli państwo zrobicie to, to my zrobimy tamto” Analizuj nastawienie strony przeciwnej: „A co zrobilibyście państwo, jeżeli....?” Kiedy trzeba bądź dowcipny ale zachowaj umiar.	Nie zgadzaj się na zbyt wiele kompromisów na wstępnym etapie rozmów. Twoja wstępna oferta nie może być zbyt skrajna, bo możesz „stracić” twarz Nigdy nie mów „nigdy”. Nie odpowiadaj na pytania bezpośrednio: „tak” lub „nie” Nie postępuj tak, aby twój przeciwnik ośmieszył się

FORMUŁOWANIE PROPOZYCJI
Swoją wstępną propozycje składaj w sposób pewny siebie, tak aby druga strona odebrała cię jako poważnego partnera Podkreślaj konieczność dojścia do porozumienia (np. wiem, że wszystkim tu obecnym zależy na tym, aby nasze wspólne przedsięwzięcie mogło być zrealizowane jak najwcześniej) Składając propozycję wyjaśnij związane z nią warunki, zanim złożysz ofertę wstępną. Krótko podsumuj swoją ofertę, a następnie chwilą przerwy zaakcentuj, że skończyłeś mówić i dajesz stronie przeciwnej czas do namysłu ZAPAMIĘTAJ Uważnie słuchaj przeciwnej strony, jej żądania mogą być bliższe twoich, niż przypuszczałeś. Pozwalając drugiej stronie złożyć wstępną propozycję, masz szansę odnieść korzyści, może się okazać, że różnice między jej żądaniami i twoimi są niewielkie. Postaraj się zmodyfikować swoją strategię jeżeli dochodzi do kompromisu na wczesnym etapie negocjacji. Twoja oferta wstępna powinna być mało realna i od momentu jej złożenia stopniowo idź na kompromis. Notuj wszystkie składane ofert, starając się zapisywać je słowo w słowo.
ODPOWIEDŹ NA PROPOZYCJĘ
Reakcja na propozycję Po wysłuchaniu drugiej strony nie jesteś zobligowany do natychmiastowej odpowiedzi Nie zdradzaj jak odebrałeś propozycję Zastanów się czy dobrze zrozumiałeś przedstawioną propozycję i ewentualnie zachęć stronę przeciwną do dodatkowych wyjaśnień.(np. Jeżeli dobrze zrozumiałem....) Gra na zwłokę Taktykę celowego opóźniania stosuj tylko wtedy, gdy nie chcesz natychmiast odpowiedzieć na ofertę i stosuj ją z umiarem. Sposoby, z których możesz korzystać bez zagrożenia dla negocjacji. Przerywaj przeciwnikowi w trakcie składania oferty pod pretekstem dodatkowego wyjaśnienia poruszanej kwestii lub powrotu do głównego tematu dyskusji Na pytanie odpowiadaj pytaniem lub zdawaj mnóstwo dodatkowych pytań. Przerywaj negocjacje w celu porozumienia się ze współpracownikami lub decydentem, który musi wyrazić swoją opinię w danej kwestii. Kontrpropozycje Jeżeli zdecydujesz się na kontrpropozycję, zrób to natychmiast po wysłuchaniu oferty drugiej strony. Zdecyduj co możesz zaoferować w ramach kontrpropozycji uwzględniając priorytety dla drugiej strony. Określ sprawy mniej istotne dla przeciwnej strony i ujmij je w swojej kontrpropozycji. W ten sposób sprawiasz wrażenie osoby skłonnej do kompromisu a w rzeczywistości nie tracisz niczego istotnego dla twojej strony.
ZAGRYWKI TAKTYCZNE
Zagrywka		Sposób reakcji
Pogróżki - ostrzeganie przed niepożądanymi konsekwencjami, jeżeli nie przystaniesz na warunki oferty. Podkreślanie, że będziesz musiał ponieść kary umowne.		Powiedz, że nie będziesz negocjować pod presją i gotów jesteś pójść na kompromis w przypadku przedstawienia wam korzyści płynących z takiej decyzji. Przeanalizuj przedstawione ci opcje.
Obrażanie - podważanie działalności twojej firmy lub twoich kompetencji zawodowych. Krytykowanie waszych produktów i usług.		Zachowaj spokój, nie obrażaj rozmówców. Przedstaw ponownie swoje stanowisko w sposób jednoznaczny i ostrzeż drugą stronę, że negocjacje zostaną zerwane, jeżeli nie zacznie postępować konstruktywnie.
Blefowanie - groźby wytoczenia postępowania karnego bez podania konkretów. Składanie wątpliwych deklaracji ( sugerowanie, że nasza konkurencja może obniżyć ceny)		Zareaguj na blef. Nie akceptuj warunków drugiej strony i czekaj na reakcję. Podważ stwierdzenia i zażądaj dowodów na poparcie wszystkich żądań, które wydają się wątpliwe.
Opóźnianie - gra na zwłokę. Posadzenie cię w niestosownym i niewygodnym miejscu, rozmawianie przez telefon lub podejmowanie gości w trakcie negocjacji.		Zagrywki te może osłabić twoja pewność siebie. Nie odstępuj od początkowych warunków negocjacji, chyba, że w zamian druga strona pójdzie na kompromis. Nie pozwól na wymuszenie ugody.
Dzielenie i rządzenie - wykorzystanie potencjalnych niezgodności pomiędzy członkami twojego zespołu przez zwracanie się do osoby najbardziej uległej w odniesieniu do stanowiska drugiej strony		Poinformuj członków swojego zespołu, jakie stanowisko może być zaakceptowane przez wszystkich. Zaproponuj głosowanie, jeżeli w trakcie negocjacji występują różnice zdań w twoim zespole.
Pytania tendencyjne - zadawanie serii pytań, które mają doprowadzić do wytknięcia słabości twojego zespołu i wymuszanie ustępstw z twojej strony.		Nie odpowiadaj na pytania, których intencje są dla ciebie niejasne. Analizuj wszelkie roszczenia drugiej strony. Idź na ustępstwa, dokładnie określając ich warunki.
Odwoływanie się do emocji - oskarżanie o nieuczciwe postępowanie wynikające z niechęci przystania na warunki; podkreślanie przez przeciwną stronę poświęcenia z jej strony. Twierdzenie, że twój brak zaufania jest dla niej obraźliwy.		Wyraź gotowość do zawarcia porozumienia na uczciwych warunkach. Zadaj pytania sprawdzające autentyczność żądań. Sprowadź dyskusję do meritum sprawy.
Sprawdzenie granic - uzyskanie dodatkowych ustępstw poprzez nieznaczne naruszenie ustalonych warunków, dające z czasem znaczne korzyści.		Nawiązując porozumienie jasno precyzuj, to, co zostaje ustalane. Ustalone warunki powinny być jasno sprecyzowane. Poproś, aby druga strona bezwzględnie ich przestrzegała.
JAK REAGOWAĆ NA ZAGRYWKI I ZACHOWANIA EMOCJONALNE
Problem	Reakcja
ZDEZORIENTOWANY NEGOCJATOR	Objaśniając problem powodujący dezorientację korzystaj z pomocy wizualnych. Składaj kompleksowe oferty na piśmie. Przestrzegaj planu punkt po punkcie aby nie zdezorientować drugiej strony. Wykorzystaj trzecią stronę do obiektywnej oceny wszystkich kwestii.
NIEZDECYDOWANY NEGOCJATOR	Mów wolno podsumowując ważne kwestie. Obiecaj, że przeanalizujesz omawiane kwestie w określonym czasie Zaproponuj przerwę aby niezdecydowany negocjator mógł skonsultować się z pozostałymi członkami swojego zespołu Postaraj się przedstawić wszystkie kwestie w sposób ciekawy.
AGRESYWNY NEGOCJATOR	Podsumuj fakty zachowując spokój i nie okazuj emocji Nie daj się wciągać w pojedynki słowne, cały czas zachowaj spokój Wyraźnie oświadcz, że pogróżki, agresja i groźby nie robią na tobie wrażenia Zaproponuj przerwę w negocjacjach w celu ostudzenia negatywnych emocji (agresji)
EMOCJONALNY NEGOCJATOR	Nie podawaj w wątpliwość motywów i dobrej woli negocjatora Nie przerywaj nagłych wybuchów; cierpliwie czekaj na swój głos Na wybuchy emocji odpowiadaj racjonalnymi argumentami Zaproponuj przerwę, aby negocjator mógł się uspokoić
ODCZYTYWANIE MOWY CIAŁA O nastawieniu drugiej strony do negocjacji można się wiele dowiedzieć odczytując mowę ciała.
Obserwuj oczy, które są najbardziej ekspresywne oraz całą twarz i postawę ciała. Wyznacz jednego członka zespołu do wychwytywania sygnałów niewerbalnych wysyłanych przez stronę przeciwną . Bądź uważny, kluczowe sygnały mogą trwać tylko sekundę Naucz się ufać instynktowi rozumienia mowy ciała innych osób

PRZEDSTAWIENIE STANOWISK

Po przedstawieniu swojego stanowiska używaj odpowiedniej taktyki w celu jego umocnienia. Dokładnie analizuj składane propozycje i korzystaj z informacji udzielanych w związku z nimi przez drugą stronę Zbadaj wszystkie możliwe kierunki rozwoju. (Jeżeli jednak moglibyśmy to zrobić, to czy bylibyście ....?) Zawsze należy dążyć do wyniku korzystnego dla obu stron Często podsumowuj swoje stanowisko

UMOCNIENIE SWOJEJ POZYCJI Uzyskanie przewagi w negocjacjach umacnia twoją argumentację. W celu umocnienia swojej pozycji omów jak najwięcej stosownych kwestii, przytłaczając w ten sposób stronę przeciwną siłą i jednoznacznością swego stanowiska.

Twoje argumenty powinny być ponownie przytoczone donośnym ale spokojnym głosem ( w sposób asertywny, nie agresywny) Podkreślaj sprawy pozytywne, unikaj negatywnych. Przyznaj się natychmiast do wszystkich błędów, tak aby możliwe było kontynuowanie rozmów w sposób pewny siebie. Arogancka postawa może przeszkadzać w osiągnięciu porozumienia. Transakcji dokonuje się, a nie zdobywa. Przeciwnik powinien być przekonany, że będzie korzystna dla obu stron. Należy mieć ciągle na uwadze swoje początkowe cele.

OSŁABIENIE POZYCJI DRUGIEJ STRONY Umacniając swoje stanowisko jednocześnie szukaj sposobów osłabienia pozycji drugiej strony. Pamiętaj, że pogróżki wcale nie muszą wystraszyć przeciwnika a mogą obrócić się przeciwko tobie. Nieustannie sprawdzaj stronę przeciwną wychwytując jej słabe punkty i popełniane błędy. Gdy strona przeciwna zacznie tracić grunt pod nogami wykorzystaj to z pożytkiem dla siebie. Unikaj rozmów o kluczowych kwestiach pod koniec dnia, kiedy jesteś już zmęczony. Praca w zespole może pomóc wywrzeć nacisk na stronę przeciwną

TAKTYKI OSŁABIENIA STANOWISKA DRUGIEJ STRONY
Rodzaje taktyki	Sposoby reagowania
FINANSOWA - obciążanie kosztami jednej lub obu stron w przypadku braku porozumienia	Poinformuj drugą stronę o kosztach, które trzeba będzie ponieść jeżeli np. towar będzie musiał pozostać w magazynie do czasu rozstrzygnięcia sporu. Zwróć uwagę na koszty związane z przedłużaniem negocjacji
PRAWNA - stosowanie sankcji i nakazów w stosunku do podjętych działań przez jedną ze stron lub opóźnianie postępu w negocjacjach	Poinformuj, że jeżeli zajdzie potrzeba, jesteście gotowi wstąpić na drogę sądową i podkreśl straty, jakie druga strona poniesie jeśli przegra sprawę. Skorzystaj z procedur prawnych, które spowodują opóźnienia w produkcji, w konsekwencji czego nastąpi strata finansowa.
SPOŁECZNA - stosowanie restrykcji z moralnego pkt. widzenia przez odrzucanie proponowanego sposobu działania.	Powiedz przeciwnikowi, że jego propozycje są obraźliwe w stosunku do ludzi, których dotyczą Zaznacz, jak bardzo składane propozycje są nieuczciwe w porównaniu z tym, w jaki sposób traktowani są inni ludzie w podobnych sytuacjach.
PONIŻANIE - publiczne poniżanie drugiej strony lub osoby w oczach jej sprzymierzeńców.	Poniżanie drugiej strony w celu zaszkodzenia jej wizerunkowi i reputacji. Może to na długo podważyć jej wiarygodność, ale mało prawdopodobne jest, że zaszkodzi to jej działalności w sposób drastyczny. Pamiętaj, że przeciwnik może ci się odwdzięczyć w ten sam sposób.
EMOCJONALNA - wywołanie poczucia winy u przeciwnika w przypadku braku ustępstw z jego strony.	Poddaj drugą stronę emocjonalnemu szantażowi, jeśli nie ustępuje ci w oczekiwany sposób. Taktyka ta może nie przynieść pożądanego skutku. Ludzie, którzy mają wrażenie, że ich emocjami manipulowano, mogą nie być skłonni do ustępstw w przyszłości .

III. FINALIZOWANIE NEGOCJACJI

STANOWISKA PRZETARGOWE Przyjmowanie stanowisk przetargowych jest procesem polegającym na targowaniu się, podczas którego każda ze stron idzie na ustępstwa, aby dojść do porozumienia.

PÓJŚCIE NA USTĘPSTWA Jeżeli musisz pójść na ustępstwa postaraj się zachować kontrolę nad sytuacją przez: Oszacowanie wielkości pola, z którego musisz ustąpić (oceń to, z czego jesteś w stanie zrezygnować, tak by móc porównać z ustępstwami poczynionymi przez drugą stronę. Pójście na kompromis nie tracąc twarzy ( jeżeli musisz się wycofać z poczynionych ustaleń, które zostały uznane za ostateczne możesz powiedzieć: „Z uwagi na to, że zmieniliście państwo swoje stanowisko w sprawie ....., jesteśmy w stanie zmienić nasze odnośnie ......”)

Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

PODSTAWOWE ZASADY I TECHNIKI NEGOCJACJI OBEJMUJĄ:

PREZENTACJĘ STANOWISK

SZUKANIE KOMPROMISU

CZYNIENIE USTĘPSTW

I UCZĄ, ŻE

PARTNEROWI NALEŻY UŁATWIĆ APROBATĘ NASZEGO STANOWISKA

PROCES NEGOCJACJI SKŁADA SIĘ Z 3 ETAPÓW

I. PRZYGOTOWANIE DO NEGOCJACJI

Aby negocjacje zakończyły się pomyślnie, należy opracować plan, określić cel końcowy i strategię, która pozwoli go osiągnąć.

II. PROWADZENIE NEGOCJACJI

Starannie przemyśl sposób otwarcia negocjacji, tak by nadać im właściwy ton. Kontroluj sytuację i bądź elastyczny, wykorzystuj wszelkie okazje nadarzające się podczas spotkania.

III. FINALIZOWANIE NEGOCJACJI

Negocjacje mogą zakończyć się pozytywnie jedynie w przypadku, kiedy obie strony wyraziły gotowość pójścia na kompromis w celu osiągnięcia porozumienia.

UZGODNIENIE STANOWISKA WYJŚCIOWEGO

NEGOCJACJE TOCZĄ SIĘ ZGODNIE Z PLANEM

NEGOCJACJE TOCZĄ SIĘ NIEZGODNIE Z PLANEM

PRZEWLEKŁE DYSKUSJE POWODUJĄ STRATĘ CZASU

NIEBEZPIECZNY TOK PROWADZĄCY DO SPORU

IDEALNY WYNIK

OSIĄGNIĘCIE KOMPROMISU

ZERWANIE NEGOCJACJI

TWÓJ ZESPÓŁ

ZESPÓŁ STRONY PRZECIWNEJ

Słuchaj, co mówi druga strona

Słuchaj, w jaki sposób to mówi

Odczytuj sygnały niewerbalne

---