Wydatki ponoszone przez pracodawcę w celu zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych

Jak w księgach rachunkowych ująć wydatki ponoszone przez pracodawcę w celu zapewnienia pracownikowi pracującemu przy komputerze powyżej 4 godzin okularów korekcyjnych? Okulary przepisał mu lekarz okulista przeprowadzający okresowe badania lekarskie. Zgodnie z decyzją kierownika jednostki zapewnienie pracownikowi okularów następuje na podstawie faktury VAT dokumentującej zakup okularów, wystawionej na jednostkę.

1. Obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych wynikający z przepisów bhp

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Powyższe wynika z § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973) - zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy. Obowiązek ten ma zastosowanie łącznie z § 2 pkt 4 ww. rozporządzenia, a więc obejmuje każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy nie określa wysokości kwoty, która podlega refundacji w związku z zakupem okularów korekcyjnych. Decyzja ta leży zatem w gestii pracodawcy. Pracodawca może pokryć te koszty w pełnej wysokości, bądź też może ograniczyć swój udział w ponoszeniu tych kosztów.

2. Zasady opodatkowania i oskładkowania świadczeń polegających na zapewnieniu pracownikom okularów

Czy wartość świadczenia polegającego na zapewnieniu pracownikom okularów korekcyjnych podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, przychód uzyskany przez pracownika w związku z zapewnieniem przez pracodawcę takich okularów jest wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof. Wartość tego świadczenia jest również zwolniona ze składek ZUS - na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Czy wartość świadczenia polegającego na zapewnieniu pracownikom szkieł kontaktowych korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Z przepisu § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy wynika jedynie, iż pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok.

Niemniej jednak Dyrektor Departamentu Podatków Dochodowych w piśmie z 27 lipca 2009 r., nr DD3/066/46/CRS/09/586, opublikowanym w Biuletynie Skarbowym Ministerstwa Finansów nr 1, przyznał, iż soczewki kontaktowe, niewątpliwie pełnią tę samą funkcję, co okulary korekcyjne, tzn. znoszą lub zmniejszają skutki wrodzonej lub nabytej wady wzroku, takiej jak nadwzroczność, krótkowzroczność, astygmatyzm (niezborność) czy starczowzroczność. Przy czym możliwość ich zaliczenia do świadczeń rzeczowych przysługujących na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy uzależnił od wyjaśnień udzielonych przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, z których wynika, iż w pewnych przypadkach pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy do zapewnienia pracownikom również soczewek kontaktowych. Chodzi tu o sytuacje, kiedy lekarz specjalista w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, zaleci stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów - soczewek kontaktowych, gdyż przy danej wadzie wzroku pracownika nie jest możliwe skorygowanie wzroku przy pomocy okularów, tj. w szczególności:

• gdy różnica wady wzroku pomiędzy jednym okiem a drugim jest większa niż 4 dioptrie (wada w jednym oku jest duża, a w drugim mała lub jej wcale nie ma),

• przy dużym astygmatyzmie wzroku.

Zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, w takich sytuacjach należy uznać, że soczewki (szkła) kontaktowe przeznaczone (zgodnie z zaleceniem lekarza) do korekty wzroku pracownika przy obsłudze monitora spełniają ten sam cel, co okulary korygujące wzrok. Pracodawca powinien wówczas, zgodnie z zaleceniem lekarza zapewnić pracownikowi soczewki (szkła) kontaktowe. W takim przypadku soczewki kontaktowe należy zaliczyć do świadczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 updof.

3. Ewidencja księgowa wydatków ponoszonych w celu zapewnienia pracownikom okularów

Wydatki ponoszone przez pracodawcę w celu zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze należą do grupy wydatków ponoszonych w związku z zapewnieniem bezpiecznych warunków pracy. Zatem poniesiony przez pracodawcę wydatek powinien zostać zarachowany w ciężar kosztów działalności operacyjnej analogicznie jak inne świadczenia na rzecz pracowników wynikające z przepisów w sprawie bhp.

W księgach rachunkowych wydatek ten można ująć zapisem:
 

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5          (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),       - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"          (w analityce: Imienne konto pracownika) lub 30 "Rozliczenie zakupu".

3.1. Ewidencja w sytuacji, gdy pracodawca pokrywa w całości koszt zakupu okularów

W sytuacji gdy faktura za zakup okularów korygujących wzrok jest wystawiona na pracodawcę (firmę finansującą ten zakup), przysługuje mu prawo do odliczenia z niej VAT na zasadach ogólnych. Warunkiem prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanej faktury jest bowiem związek nabywanych przez firmę towarów lub usług z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT (por. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik zatrudniony przy monitorze ekranowym został skierowany na badania okresowe. W wyniku przeprowadzonych badań lekarz medycyny pracy stwierdził konieczność używania przez pracownika okularów korekcyjnych.

2. Zgodnie z regulaminem pracy, pracodawca zapewnia pracownikom okulary. Koszt okularów pokrywa w 100% pracodawca.

3. Faktura dotycząca zakupu okularów została wystawiona na pracodawcę i zawierała następujące dane:

a) wartość netto: 500 zł,

b) VAT naliczony: 35 zł,

c) wartość brutto: 535 zł.

4. Płatności za fakturę dokonał pracownik z własnych środków.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. Ewidencja faktury VAT:
a) wartość okularów w cenie netto	500 zł	30
b) VAT naliczony podlegający rozliczeniu z urzędem skarbowym	35 zł	22-1
c) wartość okularów w cenie detalicznej (brutto)        stanowiąca zobowiązanie wobec pracownika	535 zł		23-4
d) zarachowanie wartości okularów korekcyjnych w cenie        nabycia w ciężar kosztów	500 zł	40	30
2. WB - uregulowanie zobowiązania wobec pracownika	535 zł	23-4	13-0

III. Księgowania:

3.2. Ewidencja w sytuacji, gdy pracodawca pokrywa koszt zakupu okularów do określonego limitu

W sytuacji gdy pracodawca pokrywa koszty z tytułu zakupu okularów do wysokości określonego limitu, a pozostała część wydatku obciąża pracownika, do kosztów pracodawca zalicza tylko kwotę do wysokości tego limitu, mimo że faktura wystawiona jest na pracodawcę (firmę).

Również tylko w tej części wydatek daje podstawę do odliczenia VAT naliczonego. Wydatek w części pokrytej przez pracownika nie jest bowiem związany z zakupem towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, w związku z czym - stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT - jednostce nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Do ewidencji księgowej należy wprowadzić wydatek poniesiony na zakup okularów korygujących w tej części, która finansowana jest przez pracodawcę, a wyłączyć równowartość kwoty, którą obciążony jest pracownik.

Przykład

I. Założenia:

1. W wyniku badań okulistycznych lekarz przeprowadzający badania pracownika w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zalecił stosowanie okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorze ekranowym.

2. Pracownik zakupił zalecone przez lekarza okulary. Faktura dokumentująca ten zakup została wystawiona na pracodawcę i zawierała następujące dane:

a) wartość netto: 400 zł,

b) VAT naliczony: 28 zł,

c) wartość brutto: 428 zł.

3. Zgodnie z przyjętą w spółce zasadą, z tytułu wydatków poniesionych na zakup okularów zwrócono pracownikowi: 200 zł.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. FV - zakup okularów korygujących wzrok pracownika (do wysokości przyjętego limitu):
a) wartość w cenie zakupu	186,92 zł	30
b) VAT podlegający odliczeniu w części dotyczącej         pracodawcy	13,08 zł	22-1
c) łączna kwota zobowiązania	200,00 zł		23-4
d) zaliczenie wydatku poniesionego w związku        z zakupem okularów do kosztów działalności operacyjnej	186,92 zł	40	30
2. WB - zwrot pracownikowi kosztów poniesionych w związku z zakupem okularów (do wysokości przyjętego limitu)	200,00 zł	23-4	13-0

III. Księgowania:

---