Niniejszy dokument

Zatwierdzam

jako obowiązujący w

LOGO

[data

zatwierdze

nia]

data

Imię i Nazwisko

– Właściciel/Dyrektor

............................................................

podpis

Dokument jest wydany przez

LOGO/ lub nazwa FIRMY

Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedru

k, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.

LOGO

Nazwa i adres FIRMY

P

R

O

C

E

D

U

R

A

S

y

s

t

e

m

o

w

a

P04.03

wyd.

[data wydania]

str. 1 / stron

7

ilość załączników: 2 formularze

egz. nr: ...............

Tytuł:

Przegląd umo

wy

Spis treści

1. Cel

................................

................................

................................

................................

................................

...

2

2. Przedmiot i zakres

................................

................................

................................

................................

.........

2

3. Definicje

................................

................................

................................

................................

.........................

2

4. Odpowiedzialność i uprawnienia

................................

................................

................................

..................

2

5. Schemat blokowy

................................

................................

................................

................................

..........

3

6. Opis postępowania

................................

................................

................................

................................

........

4

6.1 Wymagania i zasady ogólne

................................

................................

................................

.......................

4

6.1.1 Określenie wymagań

................................

................................

................................

...........................

4

6.1.2 Przegląd wymagań

................................

................................

................................

..............................

4

6.2 Rejestracja i wstępna analiza zapytań ofertowych i zamówień

................................

................................

....

5

6.3 Przyjęcie i potwierdzenie zamówień na

materiały/

wyroby katalogowe lub w następstwie oferty umowy

.......

5

6.4 Postępowanie z zamó

wieniami wymagającymi prac projektowych lub zawarcia umów / kontraktów

............

6

6.5 Zmiany w umowach

................................

................................

................................

................................

....

6

6.6 Zapisy dotyczące przeglądu umów

................................

................................

................................

.............

6

7. Dokumenty związane

................................

................................

................................

................................

.....

6

8. Zapisy

................................

................................

................................

................................

.............................

7

9. Załączniki

................................

................................

................................

................................

.......................

7

10. Zmiany do wydania poprzedniego

................................

................................

................................

..............

7

11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe

................................

................................

......................

7

LOGO

P04.03, wyd.

[data wydania]

str.

2 z

7

1.

Cel

Zapewnienie,

że

wszystkie

zamówienia

i

umowy

są

przeglądane

przez

kompetentny

personel

oraz,

że

związane

działania

są

odpowiednio

skoordynowane

tak,

aby

jednoznacznie

zidentyfikować

potrzeby

i

oczekiwania

klientów

i

zbadać

możliwości

ich

speł

nienia

przed

zobowiązaniem do dostarczenia wyrobu.

2.

Przedmiot i zakres

Procedura

określa

postępowanie

w

odniesieniu

do

zapytań

ofertowych,

ofert,

zamówień

i

proponowanych

umów,

jak

również

podane

są

regulacje

dotyczące

wprowadzenia

zmian

do

umów.

Procedura

określa

jednocześnie

wymagania

i

zasady

dotyczące

przechowywania

zapisów

dotyczących

umów.

Obowiązuje

dla

zamówień

/

umów

związanych

z

dostawami

zamówionych

materiałów/wyrobów

.

3.

Definicje

1.

Zapytanie

ofertowe:

wpływające

od

klientów

propozycje

dotyczące

możliwości

zakupu

materiału/

wyrobu.

Uwagi:



Zamówienia

i

projekty

umów

nie

będące

następstwem

oferty

są

traktowane

jak

zapytania

ofertowe.

2.

Oferta:

propozycja

złożona

przez

Przedsiębiorstwo

dotyczące

sprzedaży

materiałów/

wyrobów

okreś

lająca istotne warunki przyszłej umowy kupna

-

sprzedaży.

3.

Zamówienie

: propozycja na przystąpienie do umowy kupna

-

sprzedaży ze strony naby

w

cy.

Uwaga:

W

przypadku

potwierdzenia

zamówienia

przez

dostawcę,

umowę

uważa

się

za

zawartą na warunkach zamieszczony

ch w zamówieniu.

4.

Umowa

/

kontrakt

:

wzajemne

dwustronne

lub

wielostronne

porozumienie

o

ustanowieniu

praw

i

obowiązków między stronami w zakresie dostarczania

materiałów/

wyrobów.

Uwaga:

Określenie

„umowa”

i

„kontrakt”

są

stosowane

zamiennie

w

zależności

od

terminologii

stosowanej przez Klienta.

4.

Odpowiedzialność i uprawnienia

Odpowiedzialność

i

uprawnienia

osób

/

funkcji

biorących

udział

w

procesie

jest

pokazana

szczegółowo

na

schemacie

blokowym

(pkt.

5)

i

w

opisie

postępowania

(pkt.

6)

i

rozciąga

się

n

a

następujące funkcje:



Właściciel

/Dyrektor

.



Dyrektor Handlowy

.



Specjalista ds. Handlu

.

Właściciel

jest

odpowiedzialny

za

ciągłą

adekwatność

i

przydatność

niniejszej

procedury

oraz

za

doskonalenie procesu opisanego niniejszą procedurą.

LOGO

P04.03, wyd.

[data wydania]

str.

3 z

7

5.

Schemat blokowy

Z

a

p

y

t

a

n

i

e

.

Z

a

m

ó

w

i

e

n

i

e

.

Of

e

rt

y

,

K

a

t

a

l

o

g

i

,

U

m

o

w

y

.

H

S

6

.

2

R

e

j

e

st

ra

cj

a

i

w

st

ę

p

n

a

a

n

a

l

i

z

a

z

a

p

y

t

a

ń

i

z

a

m

ó

w

i

e

ń

.

T

N

R

e

j

e

st

r.

D

H

6

.

2

W

y

e

l

i

m

i

n

o

w

a

n

i

e

/

w

y

j

a

śn

i

e

n

i

e

ró

ż

n

i

c

d

o

o

f

e

rt

y

/

u

m

o

w

y

D

H

/

D

/

D

H

6

.

3

U

z

g

o

d

n

i

e

n

i

a

d

o

t

y

cz

ą

ce

d

o

st

a

w

y

.

P

o

t

w

i

e

rd

z

e

n

i

e

z

a

m

ó

w

i

e

n

i

a

.

Of

e

rt

y

/

u

m

o

w

y

.

cz

y

z

a

p

y

t

a

n

i

e

d

o

t

y

cz

y

o

f

e

rt

y

ka

t

a

l

o

g

o

w

e

j

l

u

b

w

cz

e

śn

i

e

j

sz

e

j

u

m

o

w

y

i

cz

y

n

i

e

j

e

st

w

y

m

a

g

a

n

a

u

m

o

w

a

/

ko

n

t

ra

kt

?

T

N

cz

y

są

ro

z

b

i

e

ż

n

o

ści

d

o

o

f

e

rt

y

/

u

m

o

w

y

?

D

H

/

D

6

.

4

D

o

kł

a

d

n

e

b

a

d

a

n

i

e

z

a

p

y

t

a

n

i

a

o

f

e

rt

o

w

e

g

o

.

D

6

.

4

D

e

cy

z

j

e

o

d

n

o

śn

i

e

p

ro

j

e

kt

o

w

a

n

i

a

l

u

b

p

rz

y

g

o

t

o

w

a

n

i

a

ko

n

t

ra

kt

u

.

D

/

D

H

6

.

4

Z

l

e

ce

n

i

e

n

a

p

ro

j

e

kt

l

u

b

p

rz

y

g

o

t

o

w

a

n

i

e

ko

n

t

ra

kt

u

.

K

a

rt

a

p

rz

e

g

l

ą

d

u

.

Z

a

p

y

t

a

n

i

e

o

f

e

rt

o

w

e

.

K

a

rt

a

p

rz

e

g

l

ą

d

u

.

N

o

t

a

t

ki

.

U

z

g

o

d

n

i

e

n

i

a

.

K

o

re

sp

o

n

d

e

n

cj

a

.

U

m

o

w

y

.

D

H

6

.

4

Ot

w

a

rci

e

K

a

rt

y

p

rz

e

g

l

ą

d

u

.

K

a

rt

a

p

rz

e

g

l

ą

d

u

K

o

re

sp

o

n

d

e

n

cj

a

.

N

o

t

a

t

ki

.

P

o

t

w

i

e

rd

z

e

n

i

a

w

e

w

n

ę

t

rz

n

e

(p

i

e

cz

ę

ć).

P

o

t

w

i

e

rd

z

e

n

i

e

d

l

a

kl

i

e

n

t

a

.

R

e

j

e

st

r

z

l

e

ce

ń

w

t

o

ku

.

K

a

rt

o

t

e

ka

m

a

g

a

z

y

n

o

w

a

.

H

S

:

S

p

e

cj

a

l

i

st

a

d

s.

H

a

n

d

l

u

D

H

:

D

y

re

kt

o

r

H

a

n

d

l

o

w

y

.

D

:

W

ł

a

ści

ci

e

l

/

D

y

re

kt

o

r

.

LOGO

P04.03, wyd.

[data wydania]

str.

4 z

7

6.

Opis postępowania

6.1

Wymagania i zasady ogólne

6.1.1

Określenie wymagań

Wymagania dotyczące

materiałów/

wyrobów muszą obejmować:

a)

wymagania

wyspecyfikowane

prze

klienta

w

tym

wymagania

dotyczące

dostawy

i

działań

po

dostawie,

b)

w

ymagania

nie

wyspecyfikowane

prze

klienta,

ale

niezbędne

ze

względu

na

ustalone

lub

zamierzone użycie

materiału/

wyrobu, gdy jest ono znane,

c)

wymagania ustawowe i przepisy dotyczące

materiału/

wyrobu,

d)

wszelkie dodatkowe wymagania określone przez przedsiębiors

two.

Uwagi:



Definiowanie

wymagań

technicznych

i

dotyczących

właściwości

jest

realizowane

na

etapie

projektowania

umowy

.



Wymagania

dotyczące

warunków

i

terminów

dostawy

są

określane

na

etapie

przeglądu umowy

(p. 6.1.2).

6.1.2

Przegląd wymagań

Przegląd

wym

agań

dotyczących

materiału/

wyrobu

musi

być

wykonany

przed

zobowiązaniem

się

do

dostarczenia

materiału/

wyrobu

tzn.

przed

przedłożeniem

ofert,

akceptację

umów

lub

zamówień.

Celem przeglądu jest zapewnienie, że:

a)

określono wymagania dotyczące

materiału/

wy

robu,

b)

wyeliminowano

/

rozwiązano

różnice

między

wymaganiami

podanymi

w

umowie

lub

zamówieniu,

a określonymi wcześniej,

c)

jest zbadana i potwierdzona zdolność do spełnienia wymagań.

Zapisy

związane

z

wynikami

przeglądu

i

działań

wynikających

z

przeg

lądu

muszą

być

sporz

ą-

dzone

i przechowywane.

Jeżeli

klient

wprowadza

nieudokumentowane

oświadczenie

lub

wymaganie,

to

należy

zapewnić

potwierdzenie tych wymagań przed ich akceptacją.

Wszelkie

zmiany

wymagań

dotyczących

materiału/

wyrobu

muszą

by

ć

wprowadzone

do

odpowiednich dokumentów i odpowiedni personel musi być o tych zmianach poinformowany.

Uwagi:



Przegląd

wymagań

dotyczących

oferty

katalogowej

jest

dokonywany

na

etapie

projektowania

umowy

i tworzenia oferty katalogowej.

LOGO

P04.03, wyd.

[data wydania]

str.

5 z

7

6.2

Rejestracja i wst

ępna analiza zapytań ofertowych i zamówień

Wszystkie

wchodzące

zapytania

ofertowe,

zamówienia

i

propozycje

umów

są

rejestrowane

(formularz FP04.03

–

2) przez

Specjalistę ds. Handlu

.

Specjalista

ds.

Handlu,

a

przypadkach

budzących

wątpliwości

lub

doty

czących

większej

skali

Dyrektor

Handlowy

dokonuje

wstępnej

oceny

zapytania

/

zamówienia

ze

względu

na

następujące

kryteria:

1.

czy zapytanie / zamówienie dotyczy oferty katalogowej lub jest następstwem umowy ramowej?

2.

czy

zapytanie

/

zamówienie

dotyczy

oferty

katalogowej,

ale

będzie

wymagana

umowa

ramowa

lub kontrakt?

3.

czy zapytanie / zamówienie dotyczy

materiałów/

wyrobów nie będących w ofercie katalogowej?

Jeżeli

spełnione

jest

kryterium

1.

należy

upewnić

się

czy

je

st

pełna

zgodność

zamówienia

z

ofertą

katalogową

/

wcześniejszą

umową

i

w

razie

potrzeby

należy

wyeliminować

lub

rozwiązać

ewentualne różnice. Dalsze postępowanie w tym przypadku wg pkt. 6.3.

Uzgodnienia

dotyczące

wyeliminowania

różnic

muszą

być

udokum

entowane

i

przechowywane

z dokumentacją zamówienia.

W odniesieniu do zapytań odpowiadającym kryterium 2 i 3 postępowania wg pkt. 6.4.

6.3

Przyjęcie i potwierdzenie zamówień na

materiały/

wyroby katalogowe lub w

następstwie oferty umowy

Zamówi

enie

na

materiały/

wyroby

katalogowe

lub

w

następstwie

umowy

ramowej

Specjalistę

ds.

Handlu

omawia zamówienie z

Dyrektorem Handlowym

.

Dyrektor

Handlowy

oraz

Specjalista

ds.

Handlu

określają

możliwy

termin

wykonania

w

powiązaniu

z planami

sprzedaży

i zapas

ami magazynowymi.

Ustalenia

w

tym

zakresie

Specjalista

ds.

Handlu

wpisuje

na

zamówieniu,

ma

zastosowanie

pieczęć wg wzoru jak niżej:

LOGO

Potwierdzenie

zamówienia

Włączono do planu

sprzedaży

.....................



Dokonano rezerwy magazynowej

................



Termin odbioru / dost

awy od dn.

......................

...............................................................

imię i nazwisko, data i podpis

Na

podstawie

powyższych

działań

i

ustaleń

Specjalista

ds.

Handlu

dokonuje

potwierdzenia

zamówienia klientowi.

W

potwierdzeniu

zam

ówienia

muszą

być

zawarte

również

informuje

nt.

warunków

i

terminów

odbioru lub dostarczenia.

LOGO

P04.03, wyd.

[data wydania]

str.

6 z

7

6.4

Postępowanie z zamówieniami wymagającymi zawarcia umów / kontraktów

Wszystkie

zapytania

ofertowe

w

tym

propozycje

umów

muszą

być

poddane

gruntownej

analizie

i

ocenie.

Dla

tego

rodzaju

zapytań

Dyrektor

Handlowy

otwiera

kartę

przeglądu

umowy

(formularz

F04.03

-

2) i przekazuje

Właścicielowi

do ukierunkowania dalszego przebiegu.

W zależności od sytuacji może mieć miejsce:



Zamówienie materiału/

wyrobu,



przy

gotowanie umowy ramowej.

Decyzje

w

tym

zakresie

są

dokumentowane

w

karcie

przeglądu.

Również

w

karcie

przeglądu

są

dokonywane

ustalenia

i

adnotacje

odnośnie

potwierdzeń

i

korespondencji

z

klientem

w

przedmiotowej sprawie.

Uwagi:

1.

Przy sporządzaniu umów

należy:



kierować się wymaganiami przepisów prawnych,



konsultować

treść

umowy

z

prawnikiem,

który

musi

ten

fakt

potwierdzić

swoim

podpisem

na

umowie.

2.

Przy

współpracy

z

klientami

zagranicznymi

należy

zapewnić

tłumaczenie

niezbędnych

dokumentów. Umowy muszą

być tłumaczone przez tłumacza przysięgłego.

3.

W umowach należy określić sposoby komunikowania się i współpracy z organizacją klienta.

4.

W

przypadku,

gdy

umowa

dotyczy

stosowania

materiałów

powierzonych

muszą

być

dokonane

stosowne ustalenia co do jakości tych w

yrobów i harmonogramów dostaw.

6.5

Zmiany w umowach

1.

Zmiany do umów są rozpatrywane w tym samym trybie co i umowy pierwotne.

2.

Tryb wprowadzania zmian obejmuje:



określenie i udokumentowanie proponowanych zmian z klientem,



sporządzenie stosownych aneksów.

3.

Zmiany

do umów są przekazywane do wszystkich, których dotyczą.

6.6

Zapisy dotyczące przeglądu umów

Na

zapisy

związane

z

przeglądem

zapytań

ofertowych,

zamówień

i

umów

składają

się:

rejestr

zamówień,

wewnętrzne

uzgodnienia

i

potwierdzenia

na

zamówieniach,

kart

y

przeglądu

umowy

i

wszelkie

dokumenty

takie

jak;

notatki,

uzgodnienia,

opinie

i

kalkulacja

oraz

korespondencja

z klientem.

Całą

dokumentację

w

tym

zapisy

związane

z

zamówieniami

na

wyroby

katalogowe

lub

w następstwie oferty / umowy kompletuje i przechowuje

Kierownik Administracyjny

.

Karty

przeglądu

umowy,

związaną

dokumentację

i

umowy

ramowe

kompletuje

i

przechowuje

Dyrektor Handlowy

.

7.

Dokumenty związane

1.

Księga jakości.

2.

Kodeks handlowy.

3.

Kodeks cywi

lny.

LOGO

P04.03, wyd.

[data wydania]

str.

7 z

7

8.

Zapisy

Zapisy związane z procedurą są wymienione w pkt. 6.6.

9.

Załączniki

1.

Formularz FP04.03

–

1 „Karta przeglądu umowy”.

2.

Formularz FP04.03

–

2 „Rejestr zapytań ofertowych, zamówień i umów”.

10.

Zmiany do wydania poprzedniego

Nie dotyczy

-

jest to pierwsze w

ydanie.

11.

Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe

1.

Autor procedury:

Stanisław Ziółkowski

.

2.

Przy

przekazywaniu

dokumentacji

związanej

z

ofertami

i

umowami

dla

przeprowadzenia

procesu

przeglądu

i

następnie

opracowania

realizacyjn

ego

obowiązuje

zasada,

że

muszą

być

przekazane

wszystkie

właściwe

dokumenty

lub

ich

części,

które

umożliwią

przegląd,

a

następnie

realizację.

Te

dokumenty

lub

ich

części,

które

zawierają

szczegóły

dotyczące

warunków handlowych i cen zazwyczaj pozostają w z

biorze dokumentacji

Właściciela

.

3.

Procedura

przed

zatwierdzeniem

została

zweryfikowana

i

uzgodniona

przez

zainteresowane

strony, co jest wykazane poniżej:

Potwierdzenie weryfikacji i uzgodnień treści procedury

Lp.

Imię i nazwisko

Stanowisko

Data

Podpis

1

.

2.

3.

>> Koniec procedury <<