KANCELARIA

OMEGA

Załącznik Nr

1

do procedury P08.01, wyd. 30.03.04

1

/

1

KANCELARIA

OMEGA

Plan

audi

tów na rok 200

5

str./stron

1 /

2

Lp.

Audi

towana

S

ymbol

Miesiące roku

jednostka lub

proces

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1.

Włascicielka

Kancelarii

W

2.

Pełnomocnik

Wł.

Ds. SZJ

Q

3.

Dyrek

tor

Kancelarii

D

4.

Asystent Wł.

Kancelarii

WA

5.

Kierownik Działu

Księgowości

DK

6.

Sam. Księgowa

ds. KR

KR

7.

Sam. Księgowa

ds. KP

KP

8.

Księgowa ds.

KR

KZ

9.

Księgowa ds.

KP

KU

10.

Referent ds.

Księgwych

K

11.

Kierownik Działu

R. PD od Os. F. i ZUS

DF

12.

Specjalista ds.

R. PD od Os. F. i ZUS

FD

13.

Samodz. Stan.

R. PD od Os. F. i ZUS

FS

14.

Pracownik

Administracyjny

Adm

15

Specjalista ds.

Audi

tu

A

17.

Specjalista ds.

Szkoleń

S

-

audit planowany

-

audi

t przeprowadzony, działania

korygujące lub zapobiegawcze w

toku

-

audi

t przeprowadzony i zamknięte działanie korygujące lub

zapobiegawcze, lub

audi t przeprowadzony i zakończony bez

niezgodności

Adnotacje:

AC

Audi

t certyfikacyjny

................................

................................

................................

.........

................................

................................

................................

................................

................................

..

Sporządził:

.................................................

Zatwierdził:

........

.............................

Pełnomocnik (data, podpis)

Właścicielka

(data, podpis)

KANCELARIA

OMEGA

Załącznik Nr

2

do procedury P08.01, wyd

. 30.03.04

2

/

2

Plan aud

i

tu z dnia

15.

10

.200

5

1.

Aud

i

t na miejscu

:

Siedziba

KANCELARI

I

OMEGA

, Koszalin

.

2.

Kryteria

aud

i

tu

:

Zgodność

realizowanego

systemu

zarządzania

jakością

z

wymaga

niami

normy

PN

-

EN

ISO

9001

:

2001

oraz

z

ustanowioną

i

przyjętą

do

realizacji

dokumentacją

systemu

.

3.

Cel

i

zakres

:

Zbadanie

zgodności

wszystkich

procesów

realizowanych

oraz

świadczonych

usług

z

obowiązkiem

spełnienia

wymogów

zapewnienia

deklarowanej

jakości

i

satysfakcji

klientów oraz potrzebą ciągłego doskonalenia systemu i rozwoju firmy.

4.

Aud

i

tor wiodący

:

Katarzyna K

.

5.

Aud

i

torzy

:

Maria P

.

,

Krzysztof S

.

6.

Język prowadzenia aud

i

tu

:

polski

7.

Data wydania listy pytań

:

przyjęto do stosowania jako obowiązującą

lis

tę zagadnień z dnia

15.10. 2005 r. oraz

listę pytań TUV

Data

Godzina

Komórka

organ

i

zacyjna

Badane działania / procesy

(rozdz. Księgi Jakości)

Auditorzy

02.11.2005

7.00

W

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Maria P

.

Krzysztof S

.

02.11.2005

7.30

Q

1; 2; 3; 4; 5

; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K

.

Krzysztof S

.

02.11.2005

8.00

D

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Maria P.

Krzysztof S.

02.11.2005

8.30

WA

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Maria P.

Krzysztof S.

02.11.2005

9.00

DK

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S

.

02.11.2005

9.30

KR

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

10.00

KP

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

10.30

KZ

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

11.00

KU

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

11.30

K

2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

12.00

DF

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

12.30

FD

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna

K.

Krzysztof S.

02.11.2005

13.00

FS

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

13.30

Adm

2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

14.00

A

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

14.30

S

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

Załączniki: 1) Macierz aud

i

tu.

Plan sporządził

Plan

audi

tu został uzgodniony przez

Katarzyna K

.

, 15.10. 2005

.........................

Maria P

.

,15.10. 2005

............................

imię

i nazwisko, data i podpis

imię i nazwisko, data i podpis

KANCELARIA

OMEGA

Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd. 30.03.04

1

/

1

KANCELARIA

OMEGA

Raport z aud

i

tu

Nr

audi

tu

2/2005

str. ...

1

.... / ......

2

.....

1.

Miejsce

audi

tu

/

jednostki

aud

i

towane

:

Siedziba

KANCELARI

I

OMEGA

,

Koszalin

/

Wszystkie

jednostki organizacyjne

firmy i wszystkie procesy oraz obszary działalności.

2.

Cel,

zakres

i

plan

aud

i

tu

:

Zbadanie

zgodności

wszystkich

procesów

realizowanych

oraz

świadczonych

usług

z

obowiązkiem

spełnienia

wymogów

zapewnienia

deklarowanej

jakości

i

satysfakc

ji

klientów

oraz

potrzebą

ciągłego

doskonalenia

systemu

i

rozwoju

firmy.

Plan

aud

i

tu

w załączeniu.

Data

Godzina

Komórka

organ

i

zacyjna

Badane działania / procesy

(rozdz. Księgi Jakości)

Auditorzy

02.11.2005

7.00

W

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Mari

a P.

Krzysztof S.

02.11.2005

7.30

Q

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

8.00

D

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Maria P.

Krzysztof S.

02.11.2005

8.30

WA

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Maria P.

Krzysztof S.

02.11.2005

9.00

DK

1

; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

9.30

KR

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

10.00

KP

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

10.30

KZ

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Kat

arzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

11.00

KU

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

11.30

K

2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

12.00

DF

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11

.2005

12.30

FD

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

13.00

FS

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

13.30

Adm

2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

14.00

A

1; 2; 3; 4; 5;

6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

02.11.2005

14.30

S

1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.

Katarzyna K.

Krzysztof S.

3.

Termin aud

i

tu

:

02.11.2005

4.

Kryteria

aud

i

tu

:

Zgodność

realizowanego

systemu

zarządzania

jakością

z

wymaganiami

normy

PN

-

EN

ISO

9001

:

2001

oraz

z

ustanowioną

i

przyjętą

do

realizacji

dokumentacją

systemu,

przyjęto

do stosowania jako obowiązującą listę pytań TUV.

5.

Aud

i

tor wiodący

:

Katarzyna K

.

6

.

Aud

i

torzy

:

Audi

tor:

Maria P

.

,

Audi

tor:

Krzysztof S

.

.

KANCELARIA

OMEGA

Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd.

30.03.04

2

/

2

7

.

Sposób prowadzenia aud

i

tu

(

w tym oświadczenie o losowym charakterze badań)

Aud

i

t

obejmował

wszystkie

jednostki

organizacyjne

firmy

i

wszystkie

procesy

oraz

obszary

działalności

i

z

tego

względu

wybór

poszczególnych

zagadnień

do

auditowania

miał

charakter

losowy.

Ze

względu

na

wyrywk

owy

charakter

badań

aud

i

towych

w

ramach

prób

losowych

należy

zwrócić

uwagę

na

fakt,

że

ew.

mogły

mieć

miejsce

niezgodności,

ew.

dalsze

niezgodności,

które

nie

zostały stwierdzone podczas aud

i

tu.

8.

Zestawienie niezgodności

Lp.

Badane działania / procesy

Nr

protokołu

niezgodności

Waga

niezgodności

Uwagi

1.

Przyjmowane od klientów

dokumenty księgowe nie są

rejestrowane na formularzu F1

N2

/2005

lekka

Zobowiązano Dyrektor

Kancelarii do rozwiązania

problemu

9

.

Wyniki aud

i

tu

Podczas

przeprowadzania

aud

i

tu

wewn

ętrz

nego

w

obszarze

aud

i

towanym

panował

ład

i

porządek.

Dokumentacja

systemu

jest

znana

zainteresowanym

i

jest

stosowana.

Planowanie,

realizacja

i

zapisy

wykonywane

są

prawidłowo.

Sprawdzone

w

sposób

losowy

procesy

systemu

zarządzania

wykazały

,

że

przyjęcie

od

klientów

dokumentów

nie

jest

rejestrowane

na

formularzach

F1,

a

jedynie

odnotowywana

jest

ich

zbiorcza

ilość.

Konieczną

jest

taka

identyfikacja

przyjmowanych

dokumentów,

aby

w

przypadkach

spornych

można

było

jednoznacznie

stwierdzić,

jaki

e

dokumenty

klient

dostarczył. Poza tym nie stwierdzono

żadnych uchybień ani niezgodności.

10

.

Wnioski z aud

i

tu

Dokumentacja

stosowanego

systemu

i

system

oraz

sposób

realizacji

systemu

spełnia

j

ą

wymagania

normy

PN

-

EN

ISO

9001:2001

.

Dokumentacja

jest

znana

zainteresowanym

i

jest

stosowana.

Planowanie, realizacja i zapisy wykonywane są prawidłowo.

1

1

.

Oświadczenie dotyczące poufności

Aud

i

t

i

badania

aud

i

towe

mają

charakter

poufny.

Wszystkie

osoby

uczestniczące

oraz

towarzyszące

w

aud

i

cie,

badaniach

aud

i

tow

ych

oraz

mające

dostęp

do

dokumentacji

aud

i

towej

i

związanej

z

badaniami

aud

i

towymi

zobowiązane

są,

pod

groźbą

sankcji

regulaminowych

i

karnych,

do

zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych w związku z aud

i

tem.

Sporządził

: Aud

i

tor wiodący

Z raportem zapoznał się i zaakceptował

Katarzyna K

.

, 02.11.2005.......................... M

aria P

.

,

02.11.2005

.................................

imię i nazwisko, data, podpis

Pełnomocnik (imię i nazwisko, data, podpis)

Rozdzielnik rap

ortu (

imię i nazwisko

)

1.

Halina K

.

2.

Marta D

.

3.

Maria P

.

4.

Katarzyna K

.

Potwierdzenie otrzymania (

data i podpis

)

02.11.2005

......................................................

02.11.2005

......................................................

02.11.2005

........

..............................................

02.11.2005

.....................................................

Potwierdzenie otrzymania (

data i podpis

)

........................................................................

..............................

..........................................

........................................................................

........................................................................

KANCELARIA

OMEGA

Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd.

30.03.04

3

/

3

KANCELARIA

OMEGA

Protokół Niezgodności z Aud

i

tu

data / miejsc

e:

12

.11.2005 / Biuro Kanc. „debet”

Audi

t Nr

2/ 2005

Protokół Nr

N2/05

1.

Opis niezgodności

Waga

1)

L

x

H



Przyjmowanie od klientów dokumentów nie jest rejestrowane na formularzach F1, a jedynie

odnotowywana jest ich zbiorcza ilość

Niezgodność dotyczy: ele

ment / proces wg KJ

Rozdz. 2/ proc. 4.2

, Procedura/instrukcja

P02.02

Katarzyna K

.

, 02.11.2005

..........................

Marta D

.

,

02.11.2005

....................

Aud

i

tor wiodący: (imię i nazwisko, data, podpis)

K

-

k

audi

towanej komórki: (imię i nazwis

ko, data, podpis)

2.

Planowane i uzgodnione działania korygujące

(w tym określenie przyczyn)

Nierejestrowanie na formularzach F1, a jedynie odnotowywana jest ich zbiorczej ilości tłumaczone

jest nadmiarem obowiązków i dość dużą pracochłonnością tej czynnoś

ci. Ze względu na wagę

przyjmowa

-

nych dokumentów i

konieczność uniknięcia niejednoznaczności w tym zakresie należy

stworzyć takie warunki organizacyjne pracy, aby przyjęcie dokumentów rejestrowane było również

rodzajowo, a nie tylko ilościowo.

Termin wdro

żenia:

10.12.2005 r.

Odpowiedzialny za wdrożenie:

Marta D

.

Marta D

.

,

02.11.2005

....................

Maria P

.

,

02.11.2005

.............................

(imię i nazwisko, data, podpis)

Pełnomocnik

:

( imię i nazwisko, data, podpis)

3.

Ocena wdrożenia działań korygujących

Działania korygujące zrealizowano w pełnym zakresie.

.

Katarzyna K

.

, 10.12.2005

...............................

Aud

i

tor: (imię i nazwisko, data, podpis)

Działania skuteczne



, nieskuteczne



-

kontynuacja wg prot. DKZ Nr

.............................

Maria P

.

,

02.11.2005

..........................

Pełnomocnik: (imię i nazwisko, data, podpis)

1)

Należy zaznaczyć

X

wagę niezgodnoś

ci: L

- nieznaczna, H

- znacząca (krytyczna).

Protokół otrzymują i przechowują: Kierownik audi

towanej komórki, Pełnomocnik i jeśli właściwe Kierownik Pionu.

KANCELARIA

OMEGA

Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd.

30.03.04

4

/

4