Załącznik nr 9. System zarządzania i kontroli

Jednostka
kontrolowana
/nazwa

Tryb kontroli Termin

kontroli

Przedmiot/zakres
kontroli

Główne stwierdzenia, w tym
nieprawidłowości

Rekomendacje

Instytucja
Zarządzająca

Województwo
Zachodniopomors
kie.

Kontrola
planowa

28.02-
13.03.2007

Funkcjonowanie
systemu zarządzania i
kontroli w
instytucjach
zaangażowanych we
wdrażanie ZPORR w
województwie
zachodniopomorskim.
Kontroli poddane
zostały następujące
podmioty,
uczestniczące we
wdrażaniu ZPORR:
- Urząd
Marszałkowski
Województwa
Zachodniopomorskieg
o w Szczecinie
(UMWZ)
– instytucja
uczestnicząca w
zarządzaniu
komponentem
regionalnym programu
ZPORR dla Priorytetu
1 i 3 ZPORR;
- Wojewódzki Urząd
Pracy w Szczecinie
(WUP) – Instytucja
Wdrażająca Działania
2.1,

Informacja

pokontrolna

została

przesłana do jednostek kontrolowanych
dnia

05.04.2007r.

Zastrzeżenia

do

informacji zostały zgłoszone w dniu
08.05.2007r.Ostateczna

wersja

informacji pokontrolnej została wysłana
w dniu 15.05.2007r.

Zalecenia pokontrolne zostały przesłane w dniu 09.07.2007r.

2.2, 2.3, 2.4;
- Zachodniopomorska
Agencja Rozwoju
Regionalnego S.A. w
Szczecinie (ZARR
S.A.)
– Instytucja
Wdrażająca Działania
2.5, 2.6 i 3.4;
- Zachodniopomorski
Urząd Wojewódzki w
Szczecinie (ZUW) –
Instytucja
Pośrednicząca we
wdrażaniu ZPORR w
województwie
zachodniopomorskim,
oraz wybrany podczas
kontroli projekt
realizowany w ramach
ZPORR,
współfinansowany z
EFRR:
Z/2.32/I/1.5/573/05
„Budowa łącza
teleinformatycznego
AMSK pomiędzy
Politechniką

Szczecińską, a
Uniwersytetem
Szczecińskim

”.

Województwo
Lubelskie

Kontrola
planowa

16.04-
29.05.2007

Funkcjonowanie
systemu zarządzania i
kontroli w
instytucjach
zaangażowanych we
wdrażanie ZPORR w
województwie

Informacja

pokontrolna

została

przesłana do jednostek kontrolowanych
dnia

15.06.2007r.

Zastrzeżenia

do

informacji zostały zgłoszone w dniu
12.07.2007r.Ostateczna

wersja

informacji pokontrolnej została wysłana
w dniu 26.07.2007r.

.

lubelskim.
Kontroli poddane
zostały następujące
podmioty,
uczestniczące we
wdrażaniu ZPORR:

-

Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie –
instytucja
uczestnicząca
w
zarządzaniu
komponente
m
regionalnym
programu
ZPORR dla
Priorytetu 1 i
3 ZPORR
oraz
Instytucja
Wdrażająca
Działania 2.2
i 2.6;

-

Lubelska
Fundacja
Rozwoju
S.A. w
Lublinie –
Instytucja
Wdrażająca
Działania 2.5
i 3.4;

Do

dnia

dzisiejszego

informacja

pokontrolna nie została podpisana przez
wszystkie kontrolowane jednostki.

-

Lubelski
Urząd
Wojewódzki
w Lublinie –
Instytucja
Pośrednicząc
a we
wdrażaniu
ZPORR w
województwi
e lubelskim,

oraz wybrane podczas
kontroli projekty
realizowany w ramach
ZPORR, jeden
współfinansowany z
EFRR:
Z/2.06/I/1.5/167/04
„Informatyzacja
Miejskiej Biblioteki
Publicznej w Lublinie
i utworzenie PIAP-ów
w filiach MBP – I
etap”, beneficjent
Miejska Biblioteka
Publiczna w Lublinie
i jeden
współfinansowany z
EFS
Z/2.06/II/2.4/32/06
„Od służby wojskowej
do służby cywilnej”,
beneficjent Centrum
Szkolenia Samorządu
i Administracji w
Lublinie.

Województwo
Kujawsko-

Pomorskie
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Kujawsko –
Pomorskiego w
Toruniu

Kontrola
planowa

11.06–
13.07.2007

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ma na celu uzyskanie
uzasadnionej pewności,
ż

e system funkcjonuje

prawidłowo i
efektywnie, zgodnie z
prawem.

Zespół Kontrolujący stwierdził, że w
procesie systemu zarządzania i kontroli
w zakresie wdrażanym w Urzędzie
Marszałkowskim

Województwa

Kujawsko - Pomorskiego w Toruniu
jako Instytucji Wdrażającej dla działań
2.2, 2.5, 2.6, 3.4, ZPORR, w stosunku
do okresu objętego poprzednią kontrolą
(czerwiec 2006r.), nastąpiło dalsze
usprawnienie systemu zarządzania, a
większość

stwierdzonych

ówcześnie

uchybień

wyeliminowano.

Nadal

aktualne jednak pozostają uchybienia,
których

likwidacja

jest

konieczna.

Dotyczą one przede wszystkim:



aktualizacji

Podręcznika

Procedur;



zachowania

obowiązujących

procedur w procesie weryfikacji
wniosków

beneficjentów

o

płatność;



przestrzegania

procedur

dot.

weryfikacji

obowiązującej

sprawozdawczości
w

procesie

monitorowania

projektów;



wypełniania funkcji kontrolnych
Instytucji

Wdrażającej

polegających

na

ocenie

faktycznej realizacji projektu po
jego zakończeniu.

- aktualizacja Podręcznika Procedur powinna polegać na

dostosowaniu do aktualnej struktury organizacyjnej
Urzędu Marszałkowskiego, zmianach zapisów
dotyczących obowiązującego „Systemu informowania o
nieprawidłowościach w zakresie wykorzystywania
funduszy strukturalnych” oraz dostosowaniu zapisów
Podręcznika dot. procesów kontroli do obowiązujących
przepisów prawa,

- aktualizacja Podręcznika Procedur w części dotyczącej

procedur weryfikacji i potwierdzania płatności, a w
szczególności procedur stosowanych na wszystkich
etapach weryfikacji formalnej, rachunkowej i
merytorycznej wniosków o płatność, z uwzględnieniem
terminów i osób odpowiedzialnych za poszczególne
czynności, określenie trybu odpowiedzialności za
akceptację i zatwierdzenie listy kontrolnej i opisu
procedur przekazywania do beneficjentów refundacji
poniesionych wydatków,

- aktualizacja Podręcznika Procedur w zakresie terminów

przesłania przez Beneficjentów sprawozdań, wypełniania
list sprawdzających przez pracownika weryfikującego
sprawozdanie oraz zatwierdzającego sprawozdanie,
przechowywania wszystkich wersji sprawozdań
przekazanych przez Beneficjentów, a także
powiadamiania Beneficjenta o zaakceptowaniu
sprawozdania końcowego,

- wypełnianie funkcji kontrolnych przez IW poprzez ocenę

faktycznej realizacji projektów po złożeniu wniosków o
płatność końcową w formie kontroli ich wykonania na
miejscu realizacji lub kontroli na dokumentach
potwierdzonych stosownymi listami sprawdzającymi.

Zdaniem kontrolujących stwierdzone usterki i braki w
systemie zarządzania i kontroli w Urzędzie
Marszałkowskim jako Instytucji Wdrażającej ZPORR,
stanowią uchybienia w procesie wdrażania Programu. Jak
najszybsze ich wyeliminowanie powinno przyczynić się do
poprawy funkcjonowania systemu oraz uzasadnionej
pewności, że funkcjonuje

on prawidłowo, zgodnie z prawem wspólnotowym i
krajowym. IW została zobowiązana do poinformowania
IPoś o wyeliminowaniu uchybień do 30.09.2007r.

Toruńska Agencja
Rozwoju
Regionalnego
S.A.

Kontrola
planowa

11.12.2006 –
31.01.2007

Zespół Kontrolujący stwierdził
uchybienia, które dotyczyły:
aktualności Podręcznika Procedur
Instytucji Wdrażającej; prawidłowości
i terminowości sporządzania Umów
o dofinansowanie, wnoszenia
zabezpieczeń prawidłowej realizacji
oraz terminowości sporządzania
aneksów do Umów
o dofinansowanie; przepływów
finansowych;
terminowości i weryfikacji sprawozdań
z realizacji; opóźnień w przekazywaniu
informacji dotyczących
nieprawidłowości; braku ramowego
planu kontroli na miejscu realizacji
projektu dla Działań 2.5 i 3.4 ZPORR,
opóźnień w przekazywaniu rocznych
planów kontroli

- aktualizacja Podręcznika Procedur Instytucji Wdrażającej,
- przestrzeganie prawidłowości i terminowości

sporządzania Umów o dofinansowanie projektu oraz
aneksów do Umów o dofinansowanie projektu,

- egzekwowanie terminowości wnoszenia zabezpieczeń

prawidłowej realizacji projektów,

- przestrzeganie obowiązujących terminów w zakresie

przepływów finansowych,

- przestrzeganie terminowości oraz procedur weryfikacji

sprawozdań z realizacji projektów,

- zachowanie obowiązujących terminów przekazywania

informacji dotyczących nieprawidłowości,

- opracowanie programu kontroli realizacji projektu dla

Działań 2.5 i 3.4 ZPORR oraz jego stosowanie zgodnie z
wytycznymi określonymi w „Podręczniku procedur
wdrażania Zintegrowanego Programu Operacyjnego
Rozwoju Regionalnego”,

- przestrzeganie obowiązujących terminów przekazywania

rocznych planów kontroli.

IW została zobowiązana do poinformowania IPoś o
wyeliminowaniu uchybień w terminie do 08.06.2007r.
Pismem z dnia 02.04.2007 r. l.dz.773/2007 IW przesłała
informację do IPoś o wykonaniu ww. zaleceń
pokontrolnych.

Województwo
Lubelskie

Wojewódzki
Urząd Pracy w
Lublinie –
Instytucja
Wdrażająca dla
działania 2.1, 2.3,
2.4 ZPORR

Kontrola
planowa

29.11.2006 –
30.01.2007

Ocena
funkcjonowania
systemu zarządzania i
kontroli w Instytucji
Wdrażającej dla
Działania 2.1, 2.3, 2.4
ZPORR w
województwie
lubelskim

Stwierdzono realizację rekomendacji z
przeprowadzonej kontroli systemów
zarządzania i kontroli w roku 2005.

Brak

Lubelska
Fundacja
Rozwoju – ARR
w Lublinie –
Instytucja
\Wdrażająca dla
działania 2.5 i 3.4
ZPORR

Kontrola
planowa

12.03.2007 –
17.04.2007

Ocena
funkcjonowania
systemu zarządzania i
kontroli w Instytucji
Wdrażającej

dla

Działania 2.5 i 3.4
ZPORR

w

województwie
lubelskim

1. Brak kompletnego i aktualnego

podręcznika procedur Instytucji
Wdrażającej dla działania 2.5 i 3.4
ZPORR

2. System zarządzania i kontroli w

Instytucji Wdrażającej dla Działania
2.5
i 3.4 ZPORR w województwie
lubelskim wymaga usprawnienia.

Uzupełnienie zapisów podręcznika procedur:

1. stosowanie obowiązujących wytycznych IZ

ZPORR w zakresie przeprowadzania wizyty
monitorującej/kontrolnej na miejscu

2. stosowanie obowiązujących wytycznych IZ

ZPORR w zakresie kontroli stosowania przepisów
dotyczących zamówień publicznych

3. o procedurę przeprowadzania wizyt monitorujących

dla projektów realizowanych w ramach działania
2.5 oraz procedurę sporządzania
planu/harmonogramu wizyty

4. w zakresie procedury kontroli wykonywania

zaleceń pokontrolnych oraz kontroli na miejscu

5. w części dotyczącej procedury podpisywania

umowy o dofinansowanie projektu

6. o procedurę weryfikacji, rejestru i przechowywania

zabezpieczeń prawidłowej realizacji projektów

7. o procedurę rozwiązywania umów z beneficjentami
8. zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i

Pracy z 22.09.2004 r. oraz wytyczną IZ w zakresie
sprawozdawczości.

Ponadto zalecono stosowanie obowiązujących
przepisów z zakresu terminów na dokonywanie zmian w
projektach, zapewnienie terminowej weryfikacji
wniosków beneficjenta o płatność oraz sprawozdań z
realizacji projektów składanych przez beneficjentów.

Województwo
Łódzkie

Regionalne
Centrum Polityki
Społecznej w
Łodzi

Kontrola
planowa

23.11.2005 –

21.09.2006

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ZPORR w 2005r.

1. niewystarczająca liczba osób
zajmująca się wdrażaniem ZPORR, brak
szkoleń dla pracowników zajmujących
się ZPORR
2. nieterminowe sporządzanie
sprawozdań
3. brak możliwości stwierdzenia
rzeczywistego zamieszczenia ogłoszenia
o konkursie

1. zwiększenie liczby etatów
2. przeszkolenie pracowników nie uczestniczących
dotychczas w szkoleniach
3. sporządzanie sprawozdań zgodnie z obowiązującymi
terminami
4. większa dokładność i rzetelność podczas wykonywania
obowiązków przez pracowników RCPS
5. weryfikowanie sprawozdań od beneficjentów zgodnie
z obowiązującymi terminami
6. prowadzenie dokumentacji o naborze wniosków w sposób

umożliwiający kontrolującym jednoznaczne stwierdzenie,
iż zostały wypełnione obowiązki związane z ogłaszaniem i
przeprowadzaniem konkursów.

Wojewódzki
Urząd Pracy w
Łodzi

Kontrola
planowa

22.12.2005 –

7.07.2006

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ZPORR w 2005r.

1.nieterminowe sporządzanie
sprawozdań
2. brak zapisów w Podręczniku Procedur
o możliwości zwolnienia beneficjenta z
obowiązku składania sprawozdań w
uzasadnionych przypadkach

1. zaleca się terminowe sporządzanie sprawozdań z realizacji
Działań.
2. zaleca się wprowadzenie do Podręcznika Procedur
Wdrażania ZPORR Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Łodzi
zapisów, które umożliwiałyby zwolnienie beneficjenta ze
złożenia sprawozdania okresowego lub rocznego w
uzasadnionych przypadkach.

Łódzka Agencja
Rozwoju
Regionalnego
S.A.

Kontrola
planowa a

12.03.2007-

12.04.2007

Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ZPORR w 2006r.

1. brak odpowiednich szkoleń
2. nieścisłości występujące w
protokołach z posiedzeń KOP
3. operacja przyjęcia zabezpieczeń nie
została zaewidencjonowana w księgach
rachunkowych
4. nierzetelne przeprowadzanie
weryfikacji wniosków o płatność, nie
stosowanie zasady „dwóch par oczu”
5. niedokładna weryfikacja
dokumentacji przetargowej
6. brak zatwierdzania list
sprawdzających do weryfikacji
sprawozdań, weryfikacja przez jedną
osobę
7. nadanie archiwizowanej dokumentacji
kategorii B-7

1. uwzględnienie w planach potrzeb szkoleniowych
wszystkich pracowników zaangażowanych ZPORR
2. aktualizacja podręcznika
3. sporządzanie protokołów KOP z należytą starannością
4. operacje przyjęcia weksla in blanco należy ująć w
księgach rachunkowych,
5. uregulowanie w podręczniku procedur kwestii
związanych z przyjmowaniem zabezpieczeń
6. przy weryfikacji wniosków o płatność należy przestrzegać
zasady dwóch par oczu
7. należy każdorazowo przeprowadzać weryfikację
wniosków o płatność pod względem formalno-prawnym,
merytorycznym i finansowym,
8. należy wystąpić do Prezesa Zamówień Publicznych o
potwierdzenie rażącego naruszenia przepisów ustawy PZP
przez jednego z beneficjentów
9. sporządzanie list sprawdzających do kontroli
10. stosowanie zasady dwóch par oczu przy weryfikacji
sprawozdań oraz każdorazowe zatwierdzanie listy
sprawdzającej
11. zmiana kategorii B-7 na B-10 dla archiwizowanej
dokumentacji

Województwo
Mazowieckie

Wojewódzki
Urząd Pracy w
Warszawie /

Kontrola
planowa

07.05-
12.06.2007

1. monitorowanie i

ocena wdrażania
projektów i

1. w zakresie sprawozdawczości-
stwierdzono drobne odstępstwa od
procedur opisanych

Wystosowano zalecenia pokontrolne, w zakresie:
1. sprawozdawczości
(w przypadku przekazania przez Beneficjentów sprawozdań

Beneficjent
Działania 2.3

Działania 2.3 w
ramach II
Priorytetu
ZPORR,

2. procedury

rozliczeń
finansowych, w
tym poprawność
kwalifikowania
wydatków,

3. procedury

przeprowadzania
kontroli,

4. przestrzeganie

zasad archiwizacji
dokumentów
związanych z
wdrażaniem
projektów w
ramach Działania
2.3 ZPORR,

5. sposób

informowania i
promocji
Działania 2.3 w
ramach II
Priorytetu
ZPORR,

6. wykonanie zaleceń

pokontrolnych
Instytucji
Pośredniczącej z
kontroli systemu
zarządzania i
kontroli.

w Podręczniku procedur WUP.
2. w zakresie rozliczeń finansowych-
uchybienia dotyczące stosowania opisu
na dokumentach księgowych, oraz
opisów odnoszących się do Ustawy
PZP.
3. w zakresie informacji i promocji –
część korespondencji nie zawierała
logotypów, numeru Działania oraz
informacji o współfinansowaniu
projektu z EFS i budżetu państwa.
4. niezachowanie należytej staranności
przy składaniu podpisów przez strony
umowy.
5. zalecenia pokontrolne z poprzedniej
kontroli (oprócz zachowania należytej
staranności przy sporządzaniu aneksów)
zostały zrealizowane.

zawierających błędy lub niewypełnione pola, należy żądać
korekty sprawozdania).
2. rozliczeń finansowych (przestrzeganie stosowania opisu
na dokumentach księgowych zgodnie z obowiązującą
Instrukcją do Wniosków
o płatność).
3. informacji i promocji (zaleca się stosowanie logotypów na
dokumentach).

Województwo

Opolskie
Instytucja
Wdrażająca
działanie 3.4 -
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Opolskiego w
Opolu/Regionalna
Instytucja
Finansująca-
Stowarzyszenie
„Promocja
Przedsiębiorczośc
i” w Opolu

Kontrola
planowa

06.11-
15.12.2006
(podpisanie
informacji
pokontrolnej
w I półroczu
2007 r.)

Sprawdzenie
prawidłowości
przestrzegania
procedur w zakresie
realizacji zadań
nałożonych na
Instytucję Wdrażającą
działanie 3.4

Stwierdzono, że w procesie zarządzania
i kontroli w zakresie wdrażania
Działania 3.4. przez Instytucję
Wdrażającą, występują uchybienia,
które dotyczą w szczególności:
-przepływów finansowych
-podpisywanych

z

Beneficjentami

umów o dofinansowanie
-procesu

naboru

wniosków

aplikacyjnych
-sprawozdawczości i monitoringu
-archiwizacji dokumentów
-kontroli na miejscu realizacji projektów

IPoś. w zaleceniach pokontrolnych nakazała
wyeliminowanie stwierdzonych uchybień poprzez realizację
zaleceń. IW zobowiązała się do realizacji zaleceń
pokontrolnych.

Instytucja
Wdrażająca
działanie 3.4 -
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Opolskiego w
Opolu/Regionalna
Instytucja
Finansująca-
Stowarzyszenie
„Promocja
Przedsiębiorczośc
i” w Opolu

Kontrola
doraźna

02-
06.04.2007

Sprawdzenie
przestrzegania
procedur w zakresie
funkcjonowania KOP
dla Dz. 3.4

Zespół Kontrolujący stwierdził, że
procedury w zakresie funkcjonowania
Komisji Oceny Projektów w ramach
ZPORR 2004-2006 do Działania 3.4
wdrażanego w województwie opolskim
nie były w pełni przestrzegane.
Jednakże, na postawie Kart Oceny
Merytorycznej 100% wniosków
ocenianych podczas posiedzeń KOP
oraz Oświadczenia Przewodniczącego
KOP (zał. 22 do akt kontroli),
stwierdzono, iż mimo wystąpienia
poważnych uchybień formalnych (m. in.
brak listy obecności oraz brak
podpisanych dodatkowych deklaracji
bezstronności i poufności - KOP 05-11.
01. 2005 r.) posiedzenia KOP były
ważne.

Zalecenia pokontrolne dla IW zostały wystosowane w
zaleceniach podsumowujących kontrolę planowaną oraz
kontrolę doraźną (patrz wiersz powyżej)

Województwo
Podkarpackie

Rzeszowska
Agencja Rozwoju
Regionalnego
S.A.– Instytucja

Kontrola
planowa

18.12.2006 -
28.02. 2007

System zarządzania i
kontroli w proces
wdrażania Działań 2.5
i 3.4 w szczególności:

Kontrola wykazała, że system
zarządzania i kontroli oparty jest na
opracowanych procedurach zawartych w
Podręczniku Procedur IW”, który jednak

1. uzupełnienie Podręcznika Procedur IW o brakujące
elementy;

2. egzekwowanie od Beneficjentów terminowych i

Wdrażająca
Działanie 2.5,
Priorytet II i
Działanie 3.4,
Priorytet III
ZPORR

struktura
organizacyjna IW,
przestrzeganie
zapisów Podręcznika
Procedur IW, ocena
wniosków i wybór
projektów, płatności,
ewidencja księgowa,
odzyskiwanie kwot
nienależnie
wypłaconych,
monitoring i
sprawozdawczość,
kontrole IW na
miejscu realizacji
projektów,
przestrzeganie ustawy
prawo zamówień
publicznych,
informacja i promocja

wymaga ciągłej aktualizacji . Wykazane
uchybienia nie zagrażają procesowi
wdrażania Działań 2.5 i 3.4 w regionie.

poprawnych sprawozdań;

3. dbanie o należyte oznaczanie dokumentów logo Funduszu
i Programu;

4. przechowywanie dokumentacji w sposób uporządkowany
i umożliwiający prześledzenie ścieżki życia projektu,

5. dbanie o terminowe przedkładanie przez beneficjentów
zabezpieczeń realizacji umów;

6. uzupełnienie regulaminu RARR S.A. o zapisy dotyczące
obowiązków związanych z wdrażaniem Działań 2.5 i 3.4
ZPORR ,

Województwo
Pomorskie

Wojewódzki
Urząd Pracy w
Gdańsku

Kontrola
planowa

23- 27.04
2007

Kontrola SZiK w
ramach działania 2.1,
2.2, 2.3, 2.4. Kontroli
zostały poddane
następujące kwestie:
struktura
organizacyjna
Instytucji
Wdrążającej,
Podręcznik Procedur
Instytucji
Wdrażającej, Ramowy
Planu Realizacji
Działania, wybór
wniosków o
dofinansowanie
realizacji projektu

Nieprawidłowości nie stwierdzono. IW
postępuje zgodnie z Podręcznikiem
Procedur oraz obowiązującymi
wytycznymi.

Uchybień nie stwierdzono, zalecenia pokontrolne dotyczyły
następujących kwestii: sprawdzenia podczas kontroli na
zakończenie realizacji projektu, czy dany projekt został
zrealizowany zgodnie z politykami horyzontalnymi
oraz zachowanie dowodów przekazania kopii Informacji
Pokontrolnej do innych komórek organizacyjnych WUP oraz
do beneficjentów, zgodnie z Podręcznikiem procedur WUP.
Wraz z podpisaną Informacją Pokontrolną IW
ustosunkowała się do zaleceń pokontrolnych oraz
poinformowała iż zalecenia realizowane są one na bieżąco.
IPoś zaakceptowała wyjaśnienia.

ZPORR,
podpisywanie umów i
aneksów do umów,
weryfikacja wniosków
o płatność i
przekazywanie
ś

rodków na rzecz

beneficjentów,
sprawozdawczość i
monitoring, kontrola,
postępowania w
przypadku
stwierdzenia
nieprawidłowości,
informacja i promocja,
archiwizacja i
bezpieczeństwo
systemu
informatycznego,
pomoc techniczna,
audyt wewnętrzny

Województwo
Śląskie

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Ś

ląskiego

Kontrola
planowa

13.06–
04.07.2007

Przedmiotem kontroli
było funkcjonowanie
systemu zarządzania i
kontroli w Urzędzie
Marszałkowskim
Województwa
Ś

ląskiego jako

instytucji
uczestniczącej we
wdrażaniu Priorytetu I
i III ZPORR,
Instytucji Wdrażającej
oraz instytucji
sprawującej nadzór
nad instytucjami,
którym Samorząd

Do końca okresu sprawozdawczego nie
sporządzono informacji pokontrolnej.

Do końca okresu sprawozdawczego nie sporządzono
informacji pokontrolnej.

Województwa
powierzył cześć zadań
związanych z
wdrażaniem ZPORR.
Ponadto kontroli
poddano dwa wybrane
podczas kontroli
projekty realizowane
w ramach ZPORR w
ramach Działania 2.6:
Z/2.24/II/2.6/1/04
Stypendia dla
najzdolniejszych
doktorantów Śląskiego
Ś

rodowiskowego

Studium
Doktoranckiego i
Z/2.24/II/2.6/13/04
Pomoc firmom branży
chemicznej w
funkcjonowaniu na
rynku Unii
Europejskiej.

Województwo
Świętokrzyskie

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Ś

więtokrzyskiego

Kontrola
doraźna

25.04.2007

1. Weryfikacja

przestrzegania
procedur ujętych w
Podręczniku
procedur Instytucji
Wdrażającej

w

zakresie
dokonywania
płatności na rzecz
Beneficjentów
Ostatecznych;

2. Uzyskanie

informacji

nt.

1. W przypadku wniosków o płatność

podlegających

kontroli

nie

stwierdzono przekroczenia przez
Instytucję Wdrażającą 60 dniowego
terminu na przekazanie środków
beneficjentowi ostatecznemu;

2. W przypadku 1 wniosku o płatność

istniało uzasadnione podejrzenie
przekroczenia 60 dniowego terminu
na przekazanie środków;

3. Średni

czas

od

momentu

przekazania poprawnego wniosku o
płatność do momentu wydania

Instytucja Pośrednicząca zaleciła:
1. Aktualizację

Podręcznika

Procedur

w

zakresie

weryfikacji wniosków o płatność ze szczególnym
uwzględnieniem określenia terminów przypisanych do
poszczególnych etapów tej weryfikacji;

2. Uporządkowanie

dokumentacji

związanej

z

weryfikowanymi wnioskami o płatność w sposób
umożliwiający wiarygodne odtworzenie procesu ich
weryfikacji;

3. Rygorystyczne

przestrzeganie

kolejności

poszczególnych etapów weryfikacji wniosków o
płatność,

ze

szczególnym

uwzględnieniem

nie

dopuszczania do sytuacji, kiedy wystawiana jest

ewentualnych
problemów, jakie
wystąpiły w czasie
realizacji działania
i sposobu w jaki
zostały rozwiązane
przez

Instytucję

Wdrażającą
Działanie

2.5

„Promocja
przedsiębiorczośc”

dyspozycji przekazania środków
wynosi ok. 13 dni;

4. Wnioski o płatność są wielokrotnie

korygowane przez Beneficjentów
ostatecznych, co znacznie wydłuża
okres procedowania przez Instytucję
Wdrażającą;

5. Stwierdzono przypadki wydania

dyspozycji przelewu środków przed
zakończeniem weryfikacji wniosku
o płatność

6. Dokumentacja związana z

weryfikacją wniosków o płatność
jest przechowywana w sposób
utrudniający odtworzenie procesu
weryfikacji w Instytucji
Wdrażającej – mają miejsce
sytuacje, gdzie dokumenty nie są
skatalogowane chronologicznie.

7. Wydanie dyspozycji przekazania

ś

rodków na rachunek bankowy

beneficjenta jest wstrzymywane z
uwagi na fakt nie wypełniania przez
beneficjenta zobowiązań z umowy o
dofinansowanie projektu –
opóźnienia w dostarczaniu
sprawozdań;

8. Procedury ujęte w Podręczniku

Procedur uległy dezaktualizacji.

dyspozycja przelewu, zanim zostanie zakończona
weryfikacja wniosku o płatność;

4. Przeprowadzenie akcji informacyjnej wśród

beneficjentów w zakresie upowszechnienia wiedzy o
konieczności systematycznego składania wniosków o
płatność, a w razie konieczności mobilizowanie, poprzez
kontakt telefoniczny lub drogą pocztową, beneficjentów
do terminowego składania sprawozdań z realizacji
projektu.

Województwo
Wielkopolskie

Urząd
Marszałkowski
Województwa
Wielkopolskiego

Kontrola
planowa

13 –
26.02.2007

Prawidłowość
realizacji zadań
Instytucji Wdrażającej

W

wyniku

kontroli

stwierdzono

sporadyczne przypadki niedochowania
terminów

poinformowania

wnioskodawców o wynikach oceny
wniosków.

W związku z zakończeniem procedury wyboru wniosków o
dofinansowanie w ramach ZPORR nie wydano
rekomendacji.

Agencja Rozwoju
regionalnego S.A.
w Koninie

Kontrola
planowa

26.03 – 4.04.
2007

Prawidłowość
realizacji zadań
Instytucji Wdrażającej

Nie

stwierdzono

uchybień

ani

nieprawidłowości.

Nie wydano rekomendacji.

Wojewódzki
Urząd Pracy w
Poznaniu

Kontrola
planowa

23 –
30.04.2007

Prawidłowość
realizacji zadań
Instytucji Wdrażającej

W wyniku kontroli nie stwierdzono
nieprawidłowości. Podkreślić należy, że
instytucja WUP w Poznaniu nie stosuje
się jednak do wytycznych dotyczących
zakresu kontroli wydawanych przez
Instytucję Pośredniczącą.

Nie wydano rekomendacji.

Województwo
Zachodniopomor
skie

Samorząd
Województwa
Zachodniopomors
kiego

Kontrola
planowa

03-
05.01.2007

Brak danych

Brak danych

Brak danych

Jednostka kontrolowana /nazwa – należy podać dokładną nazwę jednostki kontrolowanej: właściwego Urzędu Marszałkowskiego/IW, WUP-u
lub RIF-u
Tryb kontroli – należy wpisać odpowiedni symbol:
D- kontrola doraźna,
P- planowana,
S- sprawdzająca.
Termin kontroli - w rozumieniu trwania kontroli od do. Dotyczy kontroli, która już została zakończona. Jeśli kontrola rozpoczęła się w
bieżącym okresie sprawozdawczym i nie została jeszcze zakończona nie wpisujemy jej!
Przedmiot/zakres kontroli – należy podać numery kontrolowanych Działań i procesy poddane kontroli.
Stwierdzone nieprawidłowości – należy wypisać (od myślników) jedynie poważne uchybienia Instytucji Wdrażających związanych z
nieprzestrzeganiem wytycznych dotyczących wdrażania ZPORR
Rekomendacje

należy podać (od myślników) zalecane działania w celu usunięcia w/w uchybień.