28 kwietnia 2014, Jaskowska

Temat: INFORMACJE O ZBIORACH ARCHIWALNYCH

Archiwa:

o gromadzą
o przechowują
o opracowują
o udostępniają
o materiały o znaczeniu historycznym przeznaczone do wieczystego archiwizowania

Instytucje przechowujące polskie zbiory archiwalne:

Na terenie kraju

poza krajem – polonijne

poza krajem – w obcych

archiwach

Archiwa państwowe podległe naczelnemu dyrektorowi archiwów państwowych:



Archiwum główne akt dawnych



Archiwum akt nowych



Narodowe archiwum cyfrowe



31 archiwów państwowych z podlegającymi im 48 oddziałami zamiejscowymi i 5
ekspozyturami

Archiwa NIE PODLEGAJĄCE naczelnemu dyrektorowi archiwów państwowych:



Archiwa wyodrębnione



Archiwa z powierzonym zasobem



Archiwa partii politycznych, związaków zawodowych, stowarzyszeń i organizacji społecznych,
kościołów i związków wyznaniowych, bibliotek, muzeów

Struktura systemu :

I. ZASÓB zbiór zespołów

II. ZESPOŁY  zbiory jednostek

III. SERIE

IV. JEDNOSTKI  zbiory dokumentów

V. DOKUMENTY

28 kwietnia 2014, Jaskowska

Dokumenty archiwalne:

o niepowtarzalne, o unikatowym charakterze
o niejednorodne pod względem treści i formy:



dokumenty piśmiennicze



ikonografia



pieczęcie



mapy



fotografie



nagrania



filmy



dok. techniczne



dok. elektroniczne

Typy dokumentów w archiwach:

o Dokumenty pierwotne

same archiwalia w oryginalnej postaci

o Dokumenty wtórne

Odzwierciedlające w pełni treść, a często i formę dokumentów oryginalnych
Pełnią rolę zabezpieczenia zbiorów archiwalnych

o Dokumenty pochodne

Całokształt aparatu informacyjno-ewidencyjnego

JEDNOSTKI ARCHIWALNE (IV)

o Składa się na nie dokumentacja dotycząca jednego zagadnienia
o Podstawowymi formami jednostek archiwalnych są:



Akta spraw



Księgi wpisów



Księgi protokołów



Księgi finansowe



Kartoteki

ZESPOŁY ARCHIWALNE(II)
Są to zbiory dokumentów zgromadzonych w postaci jednostek archiwalnych, stanowiące
pozostałość dokumentacyjną zgromadzoną przez jednego twórcę (jednostkę organizacyjną),
najczęściej noszące jego nazwę
W obrębie zespołu istnieją części odzwierciedlające komórki organizacyjne funkcjonujące w
ramach jednostki organizacyjnej

Metoda archiwalna przewiduje zachowanie tej struktury ; odpowiednio do niej kształtują się
formy opisów archiwaliów

28 kwietnia 2014, Jaskowska

KLASYFIKACJA ŹRÓDEŁ INFORMACJI ARCHIWALNEJ
Zasób archiwalny

Informator o archiwach

Zespół archiwalny

spis zespołów

centralna kartoteka zespołów

przewodniki po archiwach

przewodniki tematyczne

Jednostki

inwentarze, katalogi, katalogi tematyczne, przewodniki po zespołach, niektóre

sumariusze

Dokumenty

Indeks, sumariusz

SPIS ZESPOŁÓW ( w wersji elektronicznej – baza SEZAM)



Numer zespołu w obrębie archiwum



Nazwa zespołu



Daty krańcowe (data najstarszego i najmłodszego dokumentu w danym zespole)



Rozmiar (mierzony na 2 sposoby : liczba jednostek archiwalnych, które tworzą dany
zbiór – liczbę teczek; 2 sposób opisu rozmiaru : metry bieżące półek – jak teczki są
ułożone pionowo na półkach mierzy się metry półek zajętych przez teczki)



Rodzaj karty (A lub B)

układ zespołów w spisie jest wg numerus currens nadawanego kolejnym

przyjętym przez archiwum zespołom

Centralna kartoteka zespołów archiwalnych przechowywanych w Archiwach Państwowych



Prowadzona przez Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej Naczelnej Dyrekcji Archiwów
Państwowych



Gromadzi egzemplarze inwentarzy archiwalnych przekazywane przez Archiwa Państwowe

Przewodniki



informują ogólnie o zawartości poszczególnych zespołów



Usystematyzowane w 4 rodzajach :

Przewodniki po archiwach o różnym zasięgu
Przewodniki po zespołach
Przewodniki Tematyczne
Przewodniki Historyczno-ustrojowe

28 kwietnia 2014, Jaskowska

Każde archiwum Państwowe posiada:



Spis zespołów archiwalnych



Kartotekę zespołów

Oraz



Inwentarze archiwalne dla opracowanej części zasobu a także skorowidze

KLASYFIKACJA ELEKTRONICZNYCH ŹRÓDEŁ INFORMACJI ARCHIWALNEJ



Zasób archiwalny

Spis archiwów w serwisie WWW (http:// www. archiwa.gov.pl)

Archiwa w Polsce Informator adresowy
Polskie instytucje za granicą. Przewodnik po zbiorach archiwalnych



Zespół archiwalny

Centralna Kartoteka Zespołów „SEZAM” (

http://baza.archiwa.gov.pl/sezam.index.php

Odtworzenie Pamięci Polski (

http://rmp.icm.edu.pl

Spisy zespołów w serwisach WWW poszczególnych archiwów

PRZEWODNIKI PO ARCHIWACH, PRZEWODNIKI TEMATYCZNE



Jednostki

Inwentarz jednostek archiwalnych „INWENTARZE”

(http://baza.archiwa.gov.pl/sezam.iza.php)

KATALOGI, KATALOGI TEMATYCZNE, PRZEWODNIKI PO ZESPOŁACH, NIEKTÓRE

SUMARIUSZE



DOKUMENTY

INDEKS, SUMARIUSZ

Stała Konferencja Muzeów, Bibliotek i Archiwów Polskich na zachodzie – http://mabpz.com

UNESCO Archives Portal (

http://www.uneso-ci.org/cgi-bin/portals/archives/page.cgi?d=1

)

Spuścizna

http://spuscizna.krakow.pl

UDOSTĘPNIANIE CYFROWYCH WERSJI DOKUMENTÓW ARCHIWALNYCH

WYKŁAD DRUGI

Dokumentacja pracownicza

Potrzebna jest do :



Wystawienia świadectwa pracy
poświadczenia wynagrodzenia



Wyliczania stażu ubezpieczeniowego



Ustalenia wymiaru emerytury



Kontroli indywidualnych kont ubezpieczeniowych



Ustalenia kapitału początkowego

28 kwietnia 2014, Jaskowska

Odpowiedzialność za przechowywanie i udostępnianie
Dokumentację potrzebną pracownikowi do ustalenia wymiaru emerytury czy renty ma obowiązek
przechowywać lub zabezpieczyć zakład pracy

Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej
Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie 50 lat od ustania pracy

Prawo do przechowywania dokumentacji płacowej nie istniejących już przedsiębiorstw posiadają:
Archiwa Państwowe
Stowarzyszenie Archiwistów Polskich

Jak poszukiwać?
Sprawdzić czy instytucja – byłe miejsce pracy jeszcze istnieje
Baza Danych ZUS : jest to baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy i wyszukiwanie
przez nazwę
Bazy Ogólnopolskie
-Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej
-Ewidencja przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej

Genealogia to…

Nauka pomocnicza historii

badająca stosunki pokrewieństwa i powinowactwa między ludźmi

określający daty narodzin, ślubów i zgonów

ustalająca stopień filiacji (pokrewieństwo), i koicji (związek dwojga osób plci odmiennej

zawarty dla wydania potomstwa)

Źródła badań genealogicznych :



Akta metrykalne



Spisy ludności



Księgi kościelne



Akta instytucji wymiaru sprawiedliwości



Akta placówek oświatowych



Akta partii i stowarzyszeń



Akta kancelarii z okresu staropolskiego



Akta instytucji powołanych do badania szlachectwa

Metryka:
Podstawa, źródło z którego coś pochodzi
Księga do zapisywania urodzin, chrztów, ślubów, pogrzebów
Pojedynczy akt
Odrębna jednostka w kancelarii, następnie w archiwum

„Księgi metrykalne i stanu cywilnego w archiwach państwowych w Polsce. Informator” Oprac. Anna
Laszuk 1998r.

28 kwietnia 2014, Jaskowska

Baza danych PRADZIAD
„Po mieczu i kądzieli” CD

Księgi kościelne

Księgi prowadzone w prafiach z rejestrami : prafian, zapowiedzi, ogłoszeń parafialnych,

Akta instytucji wymiaru sprawiedliwości

Księgi ziemskie i grodzkie
Księgi sądowe, ławnicze
Księgi hipoteczne
Akta instytucji hitlerowskich i stalinowskich
Materiały polskich władz emigracyjnych z czasów II wojny światowej

Akta placówek oświatowych

Akta kuratoriów
Akta Komisji Edukacji Narodowej
Akta cechowe

Akta partii i stowarzyszeń

Typy dokumentów:



Dokumenty papierowe



Mikrofilmy



Fotografie



Nagrania filmowe



Nagrania dźwiękowe



Kartoteki

PROJEKT DIGITALIZACJI

Archiwum cyfrowe powstaje od 2009 foku
Postać elektroniczną otrzymują akta spraw, kartoteki, fotografie, filmy i nagrania
W październiku 2012 roku rozpoczęto wdrożenie aplikacji „Cyfrowe Archiwum” umożliwiającej
dotarcie do dokumentów…