Pracownia rachunkowości

23.09.2012 rok

Temat: Przechowywanie dowodów księgowych , archiwizowanie i kontrola dokumentów.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane w siedzibie zarządu
jednostki lub siedzibach jej zakładów ( oddziałów).

Dokumenty wykorzystane dla celów księgowych polegają przechowywaniu w oryginalnej postaci w
ustalonym porządku oraz w podziale na okresy sprawozdawcze.

W toku opracowanie dokumentacji księgowej za jej przechowanie odpowiedzialni są pracownicy
otrzymujący kolejne dokumentację zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów.

Po dokonaniu wszystkich księgowań za każdy okres sprawozdawczy wszystkie dowody księgowe
powinny być ułożone w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg i przechowywania
tak , aby odszukanie następujących dowodów nie nastąpiło trudności.

Archiwowane zbiory dokumentacji księgowej powinny być skontrolowane pod prawidłowością :

- nazwą jednostki
- symbolem lub nazwą zbioru i numerów w zbiorze
- symbolem kategorii i liczbą przechowywania
- wskazaniu roku obrotowego i okresu sprawozdawczego , którego dotyczą.

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych z wyłączeniem list płac
dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych znaczących umów i innych ważnych
dokumentów może być przeniesione na nośniki danych.

Archiwowane zbiory dowodów mogą być udostępnione i wydane po za siedzibą jednostki na
podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki.

Dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane przez co najmniej okres 5 lat
licząc od roku następującego po rok obrotowy, którego dotyczą.

Od tej generalnej zasady są następujące wyjątki :

Karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowuje się przez okres
wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych , rentowych
oraz podatkowych ( nie krócej niż 5 lat);

Dowody księgowe dotyczące wpływu ze sprzedaży detalicznej przechowuje się do dnia
zatwierdzenia sprawozdania obrotowego nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób ,
którym powierzono składniki aktywów;

Dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji przechowywane są 1 rok po terminie odpisu
rękojmi lub rozliczenia reklamacji;

Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych (pożyczek , kredytów ,
umów handlowych , roszczeń dochodowych) w postępowaniu cywilnym przechowywane są

przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym , którym operacji , transakcje
i postępowanie zostały ostatecznie spłacone , rozliczone lub przedawnione.

Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia polityki rachunkowości przechowuje się
przez okres nie krótszy od 5 lat od wpływu należności;

Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

Kontrola dokumentów
Każdy dowód księgowy przed zaksięgowaniem powinien być podany szczegółowej kontroli , która ma
na celu ustaleniu prawidłowości stałych dokumentów praz prawidłowości operacji gospodarczych
przedstawionych w tych dokumentach.

Nazwa kontroli

Opis – cel sprawdzenia

Kontrola formalna

Pozwala na sprawdzenie czy dokument został sporządzony zgodnie z
przepisami to znaczy:
- czy jest kompletny?
- czy zawiera wszystkie dane ( nazwę , adres , NIP , podpisy)?
- czy właściwie charakteryzuje ujęte w nim operacje gospodarcze?
- czy został wystawiony na właściwym formularzu?

Kontrola
merytoryczna

Celem tej kontroli jest sprawdzenie czy wszystkie podane w dokumencie
dane jakościowe , ilościowe i wartościowe są zgodnie w rzeczywistości .
Powinna ona się odbywać w strukturach wykonujących dokonanie transakcji.
Szczególnie warto zwrócić uwagę na :
- prawidłowość danej operacji;
- pomiar ilościowy i jakościowy ;
- celowość transakcji ;
- informację o płatności.
Kontrola ma na celu stwierdzenie czy określone w dowodzie operacje
gospodarcze była celowa z punktu widzenia gospodarczego oraz zgodna z
obowiązującymi przepisami. Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej
zobowiązany jest zazwyczaj kierownik właściwej komórki organizacyjnej.

Kontrola
rachunkowa

Kontrola polega na sprawdzeniu czy:
- dokument nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniu;
- zawarte na dowodach dane liczbowe są prawidłowo wyliczone.

Wykonanie kontroli merytorycznej dokumentów i formalno-rachunkowej powinno być stwierdzone i
uwidocznione na dokumencie w postaci podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli
oraz daty jej dokonania.

W przypadku stwierdzenia braku lub nie prawidłowości w dowodzie księgowym , główny księgow2y
lub osoba przez niego upoważniona zwraca dokument własnej komórce w celu dokonania
odpowiednich zmian lub poprawek o ile obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.

Tak sprawdzany dokument księgowy zawierający podpis dyrektora ( właściciela ) i głównego
księgowego stanowi podstawę księgowania w odpowiednim urządzeniu księgowym.