Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Postępowanie prowadzące do

zawarcia umowy o roboty

budowlane

opracowanie:

dr hab.inż. Andrzej Kosecki, prof.AGH

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Postępowanie prowadzące do

zawarcia umowy o roboty

budowlane

Obejmuje okres od podjęcia decyzji przez zamawiającego o
konieczności znalezienia wykonawcy robót budowlanych do
momentu podpisania umowy.

Celem jest wybór wykonawcy robót i ustalenie szczegółów
zobowiązań stron umowy.

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Postępowanie prowadzące do

zawarcia umowy o roboty

budowlane

Wykorzystanie mechanizmu konkurencji rynkowej

Różne procedury

Jaki rodzaj postępowania wybrać?

Zakładamy, że inwestor – klient – chce wybrać najlepszego w danych warunkach wykonawcę i ma
swobodę w tym zakresie

negocjacje

konkurencja

Prawie wyłącznie konkurencja:

-

publiczne ogłoszenie,

-

brak warunków wstępnych,

-

zakaz rozmów

Brak konkurencji:

- negocjacje z jedną tylko firmą

przetarg nieograniczony

przetarg
ograniczony

negocjacje z wieloma
firmami

????????

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Wybór sposobu postępowania

przedumownego

Ogólna zasada:

Wybór sposobu postępowania przedumownego jest niezależny od

preferowanych zapisów umowy, w tym od sposobu określenia ceny za

przedmiot zamówienia,

lecz jest zależny od sytuacji, w której znajduje się zamawiający lub od

celu, który chce on w ramach tego postępowania osiągnąć.

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Obiektywizacja wyboru wykonawcy



ważne zagadnienie – formułowanie kryteriów oceny ofert

- kryteria powinny odzwierciedlać potrzeby zamawiającego

- wyłącznie najniższa cena ???
- typowe potrzeby zamawiającego: tanio, szybko, solidnie

cena , termin, okres gwarancji
jakości



wymierność a kompletność oceny

- inne kryteria

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Przetarg

- jest to forma konkursu organizowanego przez zamawiającego roboty budowlane
lub przez jego reprezentanta w celu uzyskania jak najkorzystniejszych warunków
ich realizacji

Rodzaje przetargów:
- dostępność



nieograniczony



ograniczony

- przebieg



jednostopniowy



wielostopniowy

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Procedura przetargu

nieograniczonego

1/ ogłoszenie przetargu
2/ przygotowanie ofert
3/ składanie ofert (wadium)
4/ otwarcie ofert
5/ badanie i ocena ofert
6/ wybór wykonawcy lub unieważnienie przetargu
7/ podpisanie umowy

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

1/ ogłoszenie przetargu

Zakładamy, że zamawiający dysponuje opisem przedmiotu zamówienia
(dokumentacja projektowa,…) oraz wymagań pod adresem oferentów i ich
ofert.
Ogłoszenie:



w prasie lokalnej, ogólnokrajowej, w siedzibie zamawiającego, w
internecie, w specjalnych wydawnictwach, …



informacje, które pozwolą zainteresowanym zorientować się w
przedmiocie zamówienia oraz podstawowych warunkach uczestnictwa, a
także nawiązać kontakt z organizatorem przetargu,



w Polsce nie ma zwyczaju podawania szacunkowej wartości zamówienia

2/ przygotowanie ofert

•

Pozyskanie dokumentacji przetargowej (SIWZ w sektorze
publicznym),

•

Analiza dokumentacji przetargowej, pytania, odpowiedzi,

•

Decyzja o udziale w przetargu – przygotowanie oferty,
złożony proces – odpowiedni okres czasu!,

•

Oferta atrakcyjna dla klienta, a jednocześnie korzystna dla
firmy – strategia przetargowa

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

3/ składanie ofert ( wadium)



zabezpieczone przed przedwczesnym odczytaniem,



przechowywane w bezpiecznym miejscu (sejf),

Wadium



Wnoszone w formach wskazanych przez zamawiającego



Podstawowa rola – poważne traktowanie udziału w przetargu



Utrata wadium – najczęściej: odmowa podpisania umowy na warunkach
zawartych w ofercie

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

4/ otwarcie ofert



możliwie niezwłocznie po terminie składania ofert,



najczęściej otwarcie publiczne,



okazja do zapoznania się i skonfrontowania z ofertami konkurentów

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

5/ badanie i ocena ofert



Niejawna praca komisji przetargowej,



2 główne zadania: sprawdzenie ważności ofert i ocena ofert uznanych za
ważne,



Sprawdzenie ważności ofert to odpowiedź na pytania: czy nie ma w nich
błędów oraz czy dochowane zostały wszystkie wymogi określone w
dokumentacji przetargowej (SIWZ) – możliwość żądania wyjaśnień,



Ocena ofert ważnych odbywa się w oparciu o kryteria i formułę oceny
określone w dokumentacji przetargowej (SIWZ).

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

6/ wybór wykonawcy lub

unieważnienie przetargu



Wybiera się wykonawcę, który przedłożył najlepszą ofertę ocenioną
według przyjętej formuły



Może zaistnieć sytuacja, w której żaden z oferentów nie przedłożył
satysfakcjonującej klienta oferty – unieważnienie przetargu powinna
poprzedzać analiza przyczyn zaistnienia takiej sytuacji

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

7/ podpisanie umowy



zwłoka w czasie pomiędzy rozstrzygnięciem przetargu a podpisaniem
umowy – „pole manewru” na wypadek błędu popełnionego przez
organizatora przetargu,



pobranie zabezpieczenia należytego wykonania umowy – możliwość
rozłożenia go na części



podpisanie umowy

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Procedura przetargu

ograniczonego

- Dwa warianty, z których wybór uzależniony jest głównie od
doświadczenia zamawiającego, jego znajomości rynku budowlanego
oraz posiadanej bazy danych o wykonawcach

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Wariant 1 procedury przetargu ograniczonego –

zamawiający doświadczony

1/ sporządzenie listy potencjalnych wykonawców,
2/ zapytanie ich, czy zainteresowani są przedłożeniem oferty – do zapytania
dołącza się krótki opis przedmiotu zamówienia,
3/ tych, którzy odpowiedzieli pozytywnie umieszcza się na liście
zapraszanych,
4/ zaproszeni oferenci pozyskują dokumentację przetargową
- dalej jak w przetargu nieograniczonym

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Wariant 2 procedury przetargu ograniczonego

– zamawiający niedoświadczony

1/ ogłoszenie zamiaru zorganizowania przetargu ograniczonego z krótkim
opisem przedmiotu zamówienia,
2/ potencjalni wykonawcy (firmy) zgłaszają zainteresowanie,
3/ zamawiający prosi o prezentację swoich możliwości firmy, które się
zgłosiły,
4/ kolejne firmy dokonują prezentacji,
5/ na podstawie wyników prezentacji zamawiający sporządza listę firm
zapraszanych,
6/ zaproszone firmy pozyskują dokumentację przetargową,
- dalej jak w przetargu nieograniczonym

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Zalety i wady przetargu

nieograniczonego i ograniczonego

z punktu widzenia klienta

PN

Zalety:



Trudno postawić zarzut stronniczości



Dynamizuje rynek („nowa krew”)



Niska cena – jednak jest to chwilowa korzyść!

Wady:



Koszt w szerszym wymiarze społeczno-
gospodarczym jest znaczny – wzrost cen usług
budowlanych



Ryzyko związania się z niesolidną firmą

PO

Zalety:



Tylko sprawdzone firmy mogą przedkładać
oferty



Koszt w szerszym wymiarze społeczno-
gospodarczym – niższy niż w PN



Motywacja dla firm, by dbać o reputację –
otrzymać zaproszenie

Wady:



Poziom cen w ofertach może być wyższy niż w PN



Ogranicza wejścia nowych firm na rynek –
„skostnienie rynku”

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Alternatywą dla przetargu jest podjęcie

negocjacji

Negocjacje to rozmowy, których celem jest dojście do uzgodnionego
wspólnego stanowiska w jakiejś sprawie.
Przystąpienie do negocjacji oznacza zgodę na poszukiwanie możliwości
dotarcia do takiego stanowiska poprzez stopniowe uzgadnianie
interesujących strony spraw. Efektem może być umowa.
- aspekty psychospołeczne

-

aspekty proceduralne

Dość bogata literatura, lecz nie obejmująca negocjacji kontraktów
budowlanych – można jednak z niej korzystać,

np. Mastenbroek W., Negocjowanie, PWN, Warszawa 1996

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Przygotowanie się do negocjacji



Zebranie informacji

-

o przedmiocie umowy – obiekt budowlany, roboty budowlane, …

-

o własnej firmie – kadra, wyposażenie, finanse,…

-

o sytuacji rynkowej – podaż, popyt, ceny, konkurencja,…

-

o drugiej stronie – ich atutach i słabościach,…

- …

Źródła informacji:



oficjalne dane statystyczne,



prasa, inne publikacje,



własne obserwacje i doświadczenia,



znajomości,



stowarzyszenia zawodowe,



wywiad rynkowy,



…

SIM – system informacji
marketingowej

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Przygotowanie się do negocjacji c.d.



Lista spraw i kolejność ich omawiania

- ma zapobiec możliwości pominięcia lub uzgodnienia w niepełnym lub

niedokładnym wymiarze spraw, które mogą doprowadzić do sporu.



Pozycja wyjściowa

- Typowe dla budownictwa indywidualne podejście do podejmowanego
przedsięwzięcia ( kosztorys inwestorski a kosztorys ofertowy, harmonogram
robót, standardy jakościowe - gwarancje, zagadnienia bezpieczeństwa i
ochrony zdrowia, zagospodarowania placu budowy, …)

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Przygotowanie się do negocjacji c.d.

•

Cele

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Przygotowanie się do negocjacji c.d.



Atuty i słabości

– dotyczące konkretnej
sytuacji, w której
realizowane ma być
przedsięwzięcie

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Przygotowanie się do negocjacji c.d.



Lista możliwych ustępstw + lista postulatów pod adresem drugiej strony



Styl i taktyka prowadzenia rozmów + kontrtaktyki

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Styl rzeczowy prowadzenia

negocjacji



Główna cecha charakterystyczna – traktowanie negocjacji jako
rozmów przebiegających na dwu poziomach.

-

pierwszy poziom – to poziom interesów, konkretnych wartości, w
zakresie których należy dokonać uzgodnień – ceny, terminy,
gwarancje,…

-

drugi poziom – to poziom stosunków międzyludzkich towarzyszących
każdemu spotkaniu ludzi – sympatia, antypatia, sposób mówienia,
zachowanie,…



Te dwa poziomy powinny być od siebie oddzielone

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Styl rzeczowy



Podawane są 4 zasady, które w trakcie negocjacji powinny być
przestrzegane:

1.

Nie mieszaj swego stosunku do sprawy ze swym stosunkiem do ludzi,
z którymi rozmawiasz. Oddzielaj ludzi od sprawy.

2.

Skoncentruj się na interesie, problemie do rozwiązania, a nie na
przedstawianych stanowiskach.

3.

Przedstawiając propozycję, miej w zanadrzu możliwie wiele różnych
jej wariantów.

4.

Nalegaj na stosowanie obiektywnych kryteriów oceny
negocjowanych rozwiązań.

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Prowadzenie negocjacji



Otwarcie – pierwsze spotkanie negocjatorów, „rozgrzewka”, pozycje
wyjściowe



Właściwe rozmowy

- składanie propozycji – sposób na ukierunkowanie przebiegu rozmów,
forma warunkowa (jeśli wy…, to my…)
- wymiana ustępstw – sztuka ustępowania



Zamknięcie negocjacji – sprawdzenie, co zostało osiągnięte,
wyklarowanie niejasności, protokół

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Ciekawostka

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Zespół negocjujący



Postulaty:

-

podział obowiązków i odpowiedzialności

-

dobranie pod względem zdolności i umiejętności

-

wzajemne zaufanie

-

uznanie strony przeciwnej

lider -----------

obserwator/analityk -------------

protokolant ----------

- Uwaga na zakres kompetencji lidera!

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Zespół negocjujący



Lider

- Wyposażony w kompetencje do podejmowania decyzji ( warto je przemyśleć – w
szczególności w zakresie dokonywania ustępstw),

-

Znajomość przedmiotu negocjacji – merytoryczna kompetencja,

-

Zdolność do precyzyjnego myślenia w warunkach napięcia,

-

Umiejętność tworzenia alternatywnych propozycji,

-

Umiejętność budowania zaufania strony przeciwnej,

-

…

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Zespół negocjujący



Obserwator/analityk

-

Pozornie nic nie robi – słucha – powinien jednak zapamiętywać: co jest mówione, jak
jest mówione, co nie zostało powiedziane itp.

-

Dokonuje krytycznej analizy negocjacji,

-

Uaktywnia się w czasie przerw,

-

Dokonuje także krytyki własnej strony,

-

…



Protokolant

-

Notuje wszelkie ustalenia oraz dane ujawniane przez obie strony,

-

Współpracuje z liderem – podsuwa stosowne dane, czuwa nad kolejnością omawiana
zagadnień, dokonuje podsumowań,…

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Zalety i wady

przetargów i negocjacji

z punktu widzenia klienta

Przetargi (konkurencja)

Zalety:



Porównywalność ofert



Konkurencja nie pozwala na odejście, na niekorzyść
klienta, od realiów rynkowych



Trudno postawić zarzut stronniczości



Łatwo uzasadnić wybór wykonawcy

Wady:



Ograniczona możliwość uzgodnienia szczegółów
kontraktu



Znaczna możliwość powstawania sporów



Znaczny czas dojścia do umowy



Znaczne koszty (w szerszym znaczeniu)
przeprowadzenia postępowania

Negocjacje ( z jedną firmą)

Zalety:



Możliwość szczegółowego uzgodnienia zobowiązań
stron, lepsze poznanie się



Ograniczona możliwość powstawania sporów



Możliwość szybkiego dojścia do umowy



Umiarkowane koszty przeprowadzenia
postępowania

Wady:



Klient ma do czynienia z jedna ofertą



Brak konkurencji – możliwość odejścia od realiów
rynkowych na niekorzyść klienta



Łatwo postawić zarzut stronniczości w wyborze
wykonawcy



Trudno uzasadnić wybór wykonawcy

Projekt „Rozwój potencjału dydaktycznego Politechniki Krakowskiej – studia podyplomowe, szkolenia, kursy” współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego

Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

Przetarg a negocjacje

Co wybrać?

Generalnie klientom firm budowlanych zaleca się przetargowy tryb dojścia
do umowy.
Można, jednak, wskazać sytuacje, kiedy warto zastanowić się nad
podjęciem negocjacji (nawet z jedną tylko firmą)



pozytywna opinia o poprzednim wykonawcy – podobne przedsięwzięcie



szybkie rozpoczęcie robót



specjalistyczne umiejętności lub sprzęt



niewielki zakres/ ilość robót



gotowość finansowania robót przez wykonawcę



powiązania w prowadzonych interesach



…