1

ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI

Kazimiera Winiarska

Organizowanie- proces porządkowania i przydzielania pracy, uprawnien decyzyjnych i zasobow poszczególnym
członkom organizacji w taki sposób, aby mogli zrealizowad swoje cele. Organizacja to logiczne grupowanie
dzialan i zasobow.

Organizacja rach- zespol sposobow umożliwiających upozadkowane powizanie roznych czynności i urzadzen
niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rach. w
jedn. Gosp. z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych i kadrowych , przy racjonalnym
zaangażowaniu srodkow i narzedzi pracy.

Zakres organizacji rachunkowości:
-organizacjia dokumentacji księgowej
-organizacja ewidencji księgowej
-organizacja inwentaryzacji i kontroli
-organizacja sprawozdawczości

Zakres organizacji w szerszym ujęciu:
-lokalizacja dzialu rach,
- wewn. Struktura dzialu rach.
-podzial pracy w dziale rach,
-wyposarzenie techniczne dzialu rach.
-dobor i przygotowanie pracowników

Zasady organizacji rachunkowości:
1.Zasada planowania i kontroli w ramach której koniecnze jest stworzenie wytycznych dot:
-dokumentacji zasad prowadzenia rach. w jedn. Gosp., w tym zakładowy plan kont
-planu dokumentacji księgowej i jej obiegu
-instrukcji i planu inwentaryzacji
-okreslenia przebiegu prac sprawozdawczych, schematu organizacyjnego oraz planu pracy dzialu rach.

2

2. Zasada racjonalnego podzialu pracy, której założeniami sa:
-uwzglednienie dzialu rach. w schemacie organizacyjnym podmiotu gosp.
-stworzene struktury organizacyjnej rach.
-nabor odpowiednio wykwalifikowanych pracownikow
-utworzenie stanowisk niezbędnych do realizacji zadao rach
-opracowanie zakresow czynności dla poszczególnych stanowisk

Oprócz ogolnych zasad organizacji pracy, organizacja rach wymaga
-znajomości zasad prawidłowej rach. (zasada kontynuacji, ciaglosci, memorialowa, ostrożnej wyceny, wyzszosci
treści nad forma, istotności, periodyzacji),
-przestrzegania obowiązujących przepisów nie tylko z zakresu rach. ale również z zakresu prawa podatkowego,
celnego, ubezpieczeniowego, dewizowego, cywilnego i pracy,
-znojomosci form i technik ksiegowosci, czyli wybrania takich form ksiegowosci właściwych do specyfiki i
wielkości danej firmy
-okreslenia zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych, czyli okreslic rodzaj, zakres, czestotliwosc
tych inf.
-zdefiniowania przedmiotu ewidencji, czyli ustalenia co, kiedy, w jakiej postaci itd


DOKUMENTACJA OPERACJI GOSPODARCZYCH

Art. 15-24 uor
nie każde zdarzenie jest operacją, musi być udokumentowane!

Dowody księgowe (źródłowe) - nośniki informacji o przebiegu działalności jednostek gospodarczych w
systemie informacyjnym rachunkowości zajmują czołowe miejsca, stanowią pisemne odzwierciedlenie operacji
gospodarczych oraz są źródłowymi nośnikami wiarygodnych informacji o przebiegu działalności
przedsiębiorstwa.

Dokumentowanie operacji gospodarczych jest obowiązkiem wszystkich podmiotów gospodarczych.
Art. 20 ust. 2 uor
,, podstawą zapisów księgowych w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie
operacji gospodarczych"dokumenty podlegaja kryteriom wiarygodności i formalnego ujecia dowodow
ksiegowych

Wiarygodny dowod księgowy- powinien zgodnie z prawda odwzorowywac operacje gosp., co wymaga aby
odzwierciedlenie operacji gosp. w dowodzie księgowym było
Jednoznaczne i przejrzyste. Niedopuszczalne jest w dowodach księgowych wymazywanie i przrobki.

Nie można poprawiac:



List plac



Asygnat kasowych



Dokumentow zewnętrznych

Jeżeli jest taka konieczność to można uznac oświadczenie (ale nie na towary objete vatem i na materialy
szlachetne)
Paragon również może być uznany jako dowod ksiegowy

Formalne ujęcie operacji polega na zawarciu w nim co najmniej następujących danych:
- określenie rodzaju dowodu i nr identyfikacyjnego
- określenie stron (nazwa, adres) dokonywanych operacji gosp

3

- opis operacji oraz jej wartość w jednostkach naturalnych
- data operacji/sporządzenia dokumentu (jeśli się różnią)
- podpisy wystawcy dowodu oraz osobe, ktorej wydano lub od ktorej przyjeto skl. aktywow
- sprawdzenie i zakwalifikowanie dowodu do ujecia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz
sposobu ujecia dowodu w księgach rach (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania


















Dopuszcza się zastępowanie podpisów znakami podpisów os. wystawiających dowody księgowe oraz osob
którym wydano lub d których przyjeto skl. Majatkowe- pod warunkiem iż dowody takie nie sa dokumentacja
przejecia skl. Majatkowego, przeniesienia prawa własności lub uzytkowania wieczystego gruntu albo nie sa
dowodami zastępczymi . wymagane jest aby zastos. znaki umożliwiały identyfikacje.

Klasyfikacja dowodów

Kryterium kwalifikacji

Rodzaje dowodów

Etapy sporządzenia

- źródłowe
- wtórne

Charakter

- dyspozycyjne
- wykonawcze
- dyspozycyjno-wykonawcze

Jednostka sporządzająca

- własne
- obce

Przeznaczenie

- wewnętrzne
- zewnętrzne

Liczba operacji

- pojedyncze
- zbiorcze

Sposób płatności

- gotówkowe
- bezgotówkowe

Zakres obejmowania

(wewnątrz wspólnotowe)

- podstawowe
- dodatkowe

Dowód księgowy musi być:
- rzetelny (odzwierciedla rzeczywisty przebieg oper. gosp)
- kompletny (zawiera cechy okr. W art. 21 uor)
- sprawdzony pod względem:
a) merytorycznym (treść zgodna z przepisami prawnymi i dotyczy działalności jednostki)
b) formalnym (wyrażenia liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych)
- pozbawiony poprawek
- opatrzony w oznaczenia identyfikujące go zapisami w księdze rachunkowej

4

- sprawdzony w j. polskim/obcym a dane w obcej walucie przeliczone na złotówki
nr wewnętrzne dokumentów:
kasa

01/XI/262

bank

02

zakup

03

sprzedaż

04

polecenie księgowania

05

Kwalifikacja dowodów księgowych wg rodzaju operacji
Rodzaj operacji

Rodzaj dowodu

Dowody operacji pieniężnych
bankowe bezgotówkowe

- polecenie przelewu
- BDW - bankowy dowód wpłaty
- WB - wyciąg bankowy

Dowody operacji pieniężnych
kasowe gotówkowe

- KP - kasa przyjmie
- KW - kasa wypłaci
- RK - raport kasowy
- czeki gotówkowe

Dowody stanu i ruchu zapasu
materiałów/towarów/produktów (przychody i rozchody)

- PZ - dowód przyjęcia
- WZ - dowód wydania zewnątrz
- RW - dowód wydania wewnątrz, rozchód
wewnętrzny
- ZM - zwrot wewnętrzny
- MM - przesunięcie magazynowe

Zakupu i sprzedaży

- Fa VAT
- Fa korygująca VAT

Stanu i ruchu składników majątku trwałego

- OT - przyjęcie ŚT
- PT - przekazanie ŚT
- LT - likwidacja ŚT

Rachunek może wystawic osoba nie bedaca vatowcem
Etap I - kontrola dowodów:
1) formalna
2) rachunkowa
3) merytoryczna
Obowiązek sprawdzenia dowodow księgowych leży w interesie jednostki, przed wprowadzeniem danych do
ksiąg rachunkowych

Kontrola ze względu na czas jej wykonywania:
I. wstępna (przed realizacja oper. Gosp.)
II. bieżąca ( w trakcie)
III. następna (po zakończeniu transakcji)
- legalność
- celowość
- gospodarność
- rzetelność
- prawidłowość

Etap II dekretowanie i segregowanie



Dekretowanie - pisemne wskazanie na dowodzie, kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych na których
operacja gospodarcza wyrażona z dowodzie powinna być zapisana. Cel: wskazanie korespondencji
kont.



Segregacja dokumentow w paczki



Księgowanie

5

Obieg dokumentów księgowych-obejmuje droge od chwili sporządzenia dokumentu (otrzymania dokumetu)
do momentu dekreatcji i przekazania go do zaksięgowania. Podstawowym celem org rach. w zakresie dowodow
księgowych jest dazenie do tego, aby droga obiegu była jak najkrotsza. Dlatego tez niezbędne jest stos. zasad
obiegu dowodow księgowych.

Zasady obiegu dowodow księgowych:
-terminowosci: przestrzeganie terminow wystawiania dowodow księgowych wewn. oraz własnych
zewnętrznych i ich przekazanie
-systematycznosci: wykonywanie czynności zw. z obiegiem w sposób ciagly i systematyczny, zapobiegający
zwiększaniu pomylek
-samokontroli obiegu:wzajemne kontrolowanie i ciagly ruch obiegowy
-odpowiedzialnosci indywidualnej: wskazanie osob odpowiedzialnych za terminowe wystawianie dowodow,
kontrole merytoryczna, formalna, rachunkowa dowodow, przekazywanie dowodow wlasciwym komorkom
-czestotliwosci: przepływ tych samych dokumentów przy określonej czestotliwosci

Na obieg dokumentów skladaja się:
- przyjmowanie dowodow z zewnątrz (obcych) lub sporządzanie (wystawianie) dowodow własnych
-gromadzenie i grupowanie dowodow oraz przeprowadzanie wstępnej kontroli
-kontrola (sprawdzenie) dowodow pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym
-przetwarzanie dowodow na inne dowody np. zbiorcze, rozliczeniowe
-ujecie danych z dowodow w prowadzonej ewidencji księgowej (księgach rachunkowych) w tym uwzglednie
iem potrzeb rozliczen z tyt. podatkow i bezpieczen oraz analiz wewnętrznych
-przechowywanie bieżące tj do kooca roku obrotowego w podziale na okresy sprawozdawcze
-archiwowanie akt przez okres ustawowo wymagany

Obieg dowodow księgowych powinien byd tak zorganizowany aby odpowiadal strukturze organizacyjnej przeds.

Obieg dowodow księgowych może byd zorganizowany również w formie elektronicznej, czyli informacje i
dokumenty sa przekazywane w formie komputerowej. Pozwala on stworzyd jedna, spojna i aktualna baze
wszystkich dokumentów i inf., która chroni przed utrata czasu i narzuca porządek rejestrowania, grupowania i
przetwarzania dokumentów. Wprowadzenie takiego systemu ulatwia podpis elektr.
System ten sluzy do administrowania elektr. Obiegiem dokumentów, rozdzielania zad. Dla poszczególnych
dzialow i pracowników oraz do zarzadzania dostępem do elektr. Obiegu dokumentów w zaleznosci od pozycji i
funkcji danej osoby w jednostce.

Korzyści posiadania elektr. Obiegu dokumentów:
- ograniczenie kosztów przeds. dzięki wyeliminowaniu lub znacznebu ograniczeniu drukowania dokumentacji
papierowej
-wzrost wydajności pracowników, którzy nie musza tracic czasu na poszukiwanie potrzebnych im inf.
-mozliwosc kontroli jakości pracy i realizacji zadao
-mozliwosc sprawdzenia historii realizacji poszczególnych zadao oraz weryfikacji czasu przeprowadzenia oeracji
- ułatwienie zaplanowania podobnych dzialan w przyszłości

Metody obiegu dokumentów księgowych:
- kartotekowa: wprowadzenie dowolnej ilości kar, kazda karta obejmuje jeden dokument. Jest to karta
wzorcowa dla każdego dokumentu.
-tabelaryczna: przedstawianie w formie tabeli nastepujacych danych; nazwa dowodu księgowego, miejsce
opracowania dowodu, ilośd rgzamplazy, miejsce przeznaczenia, termin przekazania, osoba odpowiedzialna za
zatwierdzenie dowodu.

6

-graficzna: oznakowanie czynności dokonywanych na dokumencie za pomocą znakow graficznych dla każdego
dokumentu oddzielnie
-opisowa: przedstawienie całego systemu dowodw księgowych w formie instrukcji, regulaminu lub innego
rodzaju zarzadzenia wewnętrznego jednostki.


Podstawowe el. instrukcji obiegu dowodow księgowych

1. Czesc ogolna

-inf. wstępne
-zasady obiegu dok.
-komorki w obiegu dok.
-zakres obowiazkow pracowników
-zasady obiegu dok. Wg rodzajow oper. Gosp.
-terminy przepływu dok.

2. Czesc szczegolowa

-karty obiegu, harmonogramy kontroli i obiegu oraz schematy obiegu poszczególnych dowodow
księgowych
-archiwizowanie dok. I zasady oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji

ZAKŁADOWY PLAN KONT

Kazda jedn. Gosp. musi opracowad polityke rach., która wychodzi jako zarzadzenie kierownika tej jednostki.
(art. 10 UOR)

El. polityki rach. jest zakładowy plan kont. W UOR nie ma wytycznych do opracowania tego planu. MF posiada
jednak kompetencje w sprawie opracowania wzorcowych planow kont dla wybranych sektorow, np. dla sektora
fin publ, dla banków, zakl. Ubezp, funduszy emeryt.

Plan kont:
0 majatek trwaly
1 sr. Pieiezne
2 r-ki i rozczenia
3zapasy
4koszty do eozliczenia
5koszty rozliczone
6 produkty
7 przychody i KSP
8 fundusze, WF

Rachunkwosc powinna gromadzic dane księgowe we wcześniej przewidzianych przekrojach

PEFRON- Podatek placony gdy firma zatrudnia niedostatecznie duza liczbe pracowników niepełnosprawnych.
Nie stanowi KUP.


Podatek dochodowy od osob prawnych
Przychody- KUP=dochod
Dochod *0,19= dochod po opodatkowaniu

7

KRYTERIA DOBORU KOMPUTEROWYCH PROGRAMOW FINANSOWO- KWIĘGOWYCH

Wspolczesne firmy powinny bieżąco rejestrowad operacje gospodarcze aby elastycznie dostosowad się do
pojawiających się szans i zagrozen. Wybor oprogramowania komputerowego nie jest prosty. Najpierw trzeba
okreslic jakie ma spelniac funkcje obecnie i w przyszłości.

Systemy komputerowe roznia się od rach. prowadzonej tradycyjnie m.in. takmi cechami:



Księgi rach. sa prowadzone na maszynowych nośnikach danych



Raz wprowadzone do komputera dane mogą byd wielokrotnie wykorzystane wg roznych kryteriów



Można dokonad zapisow księgowych za pomocą laczy telekomunikacyjnych



Niektóre operacje gosp. sa dekretowane samoczynnie wg wcześniej zaprogramowanych
automatycznych dekretow



W trakcie wprowadzania danych do pamięci komp. Wystepuja czynności sprawdzające np. sumy
obrotow wn i ma wynikające z księgowanego dokumentu, saldo koocowe księgowanego raportu
kasowego



Istnieje obowiązek przenoszenia zapisow z pamięci komputera na inny trwaly nosnik

Systemy komputerowe mogą:



Unikatowe: opracowywane na zamówienie jednostki i uwzglednia jej specyfikę.



Powielarne: nie uwzglednia specyfiki potrzeb jednostki ale użytkownik ma wpływ przetwarzanie
danych. Może byd sparametryzowane lub niesparametryzowane

Przetwarzanie danych w komputerze może byd:



Wsadowe: przez caly miesiąc zbiera się faktory zakupow i się ich nie ksieguje, a na koniec się siqada i
ksieguje



Bieżące: na bieżąco się ksieguje

Bledy w przy wprowadzaniu danych:



Brak niektórych obligatoryjnych obligatoryjnych dokumentów ksiąg rach., np. dziennika



Brak trwałych oznaczen ksiąg rach. nazwa jedn. I autora systemu komputerowego



Podawanie niezrozumialej nazwy księgi, no dziennik nosi naze zestawienie transakcji



Niezgodnośd obrotow, liczonych narastająco od początku roku obrotowego, wykazanych w dzienniku
z obrotami zestawienia obrotow i sald



Poprawianie bledow w sposób niezgodny z UOR, nie powinno byd storna czarno-czerwonego



Niekompletnośd zapisow księgowych, np. brak daty czy treści



Brak sum obrotow dziennika oraz zestawienie obrotow i sald na kolejnych stronach wydruku



Brak numeracji kolejnych str. wydruku, określenia okresow objętych wydrukiem i daty wydruku i
nazwy programu



Niezgodnośd sald kont księgi gł z sumami sald ksiąg pomocniczych



Niepodawanie orzy zapisie księgowym nr operacji pod która była wprowadzona w dzienniku



Ujmowanie na kontach zespołu 4 i 5 KF, PKO i SN



Uniemożliwienie księgowania na kontach zesp 5 innych kwot niż na kontach zesp. 4



Wykorzystanie w toku spisow z natury wydrukow komputerowych zamiast arkuszy spisow z natury

8

Rodzaje oprogramowania:



Kupujący na podstawie dokumentacji i własnej wiedzy o działaniu komp. Sam instaluje system



Firma opefujaca oprogramowanie organizuje pokazy, opracowuje dodatkowe funkcje lub
przeprowadza szkolenia a nawet dokonuje wdrożenia i pilotowania przetwarzanych danych

Niezależnie od tego czy samodzielnie instalujemy system czy zamówimy oporgramowanie ze szkoleniem
powinnismy w kontrakcie zawrzed nastepujace wymagania:



Gwarancje prawidłowego działania systemu i niezwłocznego usuwania usterek



Bezpłatne konsultacje tel. W okresie gwarancji



Zobowiązanie firmy sprzedającej do odpłatnego dostosowania systemu do zmieniających się
przepisów



Zobowiązanie do odpłatnego wykonania polaczenia z innymi modulami systemu

Każdy system FK może byd dobry. Zależy to bowiem od oczekiwan kupującego i jego umiejetnosci posługiwania
się technika komputerowa. Niektóre systemy sa przez bardziej wtajemniczonych oceniane jako zbyt proste,
podczas gdy dla mniej wtajemniczonych będą niezrozumiale. System FK trzeba kupowad na miarę:



Możliwości finansowe firmy



Potrzeby informacyjne zgłaszane przez zarząd



Umiejetnosci techniczne pracowników



Dotychczasowy stan komputeryzacji firmy



Wielkośd ispecyfika działalności przeds.



Liczba jakośd oferowanych wydrukow

Dobry ststem KF powinien:



Umozliwoc tworzenie planu kont z wieloma analitykami



Tworzyd dziennik



Prowadzic rejestry vat



Ewidencjonowad rozrachunki krajowe i dewizowe z podaniem salda w każdej prowadzonej walucie,



posiadac automatyczne dekrety



wprowadzad klucze rozliczeniowe kosztów



automatycznie otwierac i zamykac konta na przełomie lat



zachowad dane liczbowe z lat poprzednich



możliwośd drukowania treści operacji z dowolnych kont za dowolnie wybrany okres



drukowad wezwania do zaplaty, polecenia przelewu, noty odsetkowe



wyliczad roznice kursowe



pilnowad terminow platnosci

Na początek trzeba się nauczyd:



tworzenia zakładowego planu kont



ksiegowac operacje na bieżąco



zrobid zestawienie obrotow i sald na koniec miesiąca

9

Następnie:



prowadzic rejestry vat



uzgadniad rozrach krajowe i zagraniczne



ustalad roznice kursowe



wyszukiwac wlasciwe konto rozrachunku przez nr NIP, czesc nazy



pisanie polecen przelewu, not odsetkowych, wezwan do zaplaty



automatyczne dekrety



klucze rozliczeniowe kosztów



wykorzystanie kont pozabilansowych



korzystanie z operacji wyprzedzających



stos. Zbioru operacji niezbilansowanych

Po opanowaniu powyższych funkcji można:



budżetowanie kosztów



symulacja wynikow



obliczanie wskaznikow analitycznych



drukowanie drukow sprawozdawczych



ocena plynnosci



graficzna prezentacja danych

to ograniczenie czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywow i
pasywow, porownanie go ze stanem ewidencyjnym za pomoca odpowiednich metod oraz ustalenie…

Warunkiem prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji jest udokumentowanie jej wynikow…

…

Przedmiotem inwentaryzacji sa składniki aktywow i pasywow jednostki, a w szczegolnosci:



rzeczowe składniki aktywow trwałych (ŚT, ŚT wbudowie), WNiP (patenty)



rzeczowe składniki aktywow obrotowych (materialy, polfabrykaty, PG, towary)



aktywa finansowe (inwestycje długoterminowe



należności i zobowiązania



pozostale aktywa trwale

Inwentaryzacja ….


Przed przystapieniem do inwentaryzacji…


Metody:



spis z natury,



uzgodnienie sald (rozrachunki)



weryfikacja stanu księgowego

2 i 3 obowiazuje dzial ksiegowosci

Spis z natury:



aktywa pieniężne (z wyjątkiem tych na rach bankowym)

10



pap. Wart.



rzeczowe skł. Aktywow finansowych



rzeczowe skł. Aktywow trwałych



nieruchomości zaliczone do inwestycji



maszyny i urzadzenia wchodzące w sklad ŚT w budowie

Arkusz spisu sporzadza się w 2 egzemplarzach:



oryginal- Komorka finansowa



kopia- dla osoby materialnie odpowiedzialnej

nie wolno zostawiac zadnych niewypelnionych miejsc/wierszy.

Instrukcja inwentaryzacji w jednostce
Metoda uzgodnienia sald- …

-aktywa finansowe zgromadzone na RB przechowywane przez inne jednostki
-…


…


Weryfikacja stanu księgowego- porównanie danych wynikających z ksiag rach. z odpowiednia