NEGOCJACJE I SZTUKA POROZUMIEWANIA SIĘ WYKŁAD 2

14.04.2013

d. analiza możliwych reakcji drugiej strony



Kim jest druga strona negocjacji?

- zapoznanie się z historią biznesową przeciwnej strony
- analiza wcześniejszych negocjacji
- zapoznanie się z danymi finansowymi
- bezpośrednie rozmowy z przyjaciółmi czy znajomymi przyszłych kontr rozmówców



Jaki jest jej styl negocjacyjnych ?

- jak poprzednicy drugiej strony negocjowali z nami w przeszłości?
- jak druga strona negocjowała z nami w przeszłości ?
- jak druga strona negocjowała z innymi w przeszłości ?



Jakie są cele drugiej strony?
Informacje takie można uzyskać bezpośrednio od drugiej strony.
Błąd – widzenie celów jedynie przez pryzmat własnych celów i wartości



Jakie są jej potrzeby ?



Jak dalece uprawniona jest do podejmowania decyzji ?

Należy zawczasu określać kompetencje decyzyjne strony przeciwnej.
Uwaga – niekiedy strony świadomie wysyłają na rozmowy osobę bez uprawnień, jedynie w celu
zdobycia informacji i rozpoznania oczekiwań drugiej strony.

e. budowa zespołu negocjacyjnego



Kierownik

- odpowiedzialny za całokształt pracy zespołu, formułowanie i modyfikowanie celów negocjacji
- ocenia skuteczność pracy zespołu
- powinien być zdolny do podejmowania trafnych decyzji, myślenia strategicznego i unikać
zaangażowania emocjonalnego w prowadzeniu rozmów.



Rzecznik

- kontroluje i koordynuje proces komunikacji między stronami
- powinien przyjmować na siebie ciężar w wyrażaniu stanowiska zespołu i jednolitość artykułowanych
opinii
- powinien być osoba komunikatywną, dobrze wyrażającą intencje



Ekspert

- osoba dobrze zorientowana w omawianych kwestiach
- powinien dbać aby żadne z zagadnień nie zostało pominięte praz udzielać pełnych informacji strony
przeciwnej



Analityk

- osoba nie biorąca bezpośredniego udziału w negocjacjach
- obserwuje przebieg negocjacji, analizuje oferty, przyczyny ich odrzucenia oraz zachowania
uczestników
- w trakcie przerw powinien doradzać, wskazywać popełnione błędy, zwracać uwagę na mocne i słabe
strony każdego zespołu
- powinien mieć zdolności obserwacyjne i analityczne



Rozjemca

- odpowiada za klimat rozmów – podtrzymuje dobre kontakty w czasie negocjacji i poza salą obrad
- usuwa ewentualne zadrażnienia między stronami
- powinna być to osoba pogodna, chętna do współpracy, posiadająca łatwość w nawiązywaniu
kontaktów



Protokolant

-spisuje to wszystko o czym jest mowa w negocjacjach

Poziomy przygotowania negocjacji:

a. Strategiczny



Zdefiniowanie przedmiotu sporu



Określenie interesów stron



Opisanie różnic i obszaru wspólnych interesów



Zdefiniowanie pozycji stron [ustalenie, jak chcą rozwiązać konflikt]



Określenie wariantów możliwych do przyjęcia w wyniku negocjacji



Zdefiniowanie konsekwencji wynikających z przyjęcia zakładanego porozumienia

b. Taktyczny



Określanie zasad i sposobów i budowy klimatu zaufania



Zaplanowanie taktyki negocjacyjnej



Wytyczenie kierunków prowadzonej argumentacji



Określenie sposobów i faktów wspierających naszą argumentację



Określenie najbardziej skutecznych sposobów prezentacji własnej argumentacji i odpierania
argumentów drugiej strony

c. administracyjny



określenie momentu rozpoczęcia rozmów, czasu trwania negocjacji i ewentualnych przerw w
negocjacjach



określenie miejsca negocjacji



określenie składu zespołu negocjacyjnego

2. Otwarcie rozmów - pierwsze wrażenie



Bardzo ważny element negocjacji, szczególnie jeśli strony nie miały ze sobą wcześniej do czynienia.
Należy o tym pamiętać, gdyż nie można dwa razy zrobić pierwszego wrażenia
Podanie ręki np. niepewne, świadczy iż druga strona jest mało wiarygodna lub niezdecydowana



odbycie wstępnej rozmowy służącej przełamaniu pierwszych lodów. Ważny jest dobór tematu
rozmowy czy właściwe budowanie zdań, np. dobierać temat rozmowy tak aby nie dzielił rozmówców, a
ich łączył w przypadku braku tematu można rozmawiać np. o pogodzie, sporcie, ostatnio obejrzanych
filmach. Aby rozwijać rozmowę należy zadawać pytania otwarte, rozpoczynające się od c ? Jak ?
Dlaczego ? odwrotnie działają pytania zamknięte czy ? na które rozmówca może udzielić odpowiedzi
„tak” lub „nie”



upodobnienie się do norm, zachowań kultury organizacyjnej drugiej strony, np. wygląd, ubiór, ton
głosu, sposób gestykulacji



zachowanie punktualności, nie reagowanie gniewem na niepunktualność drugiej strony



w celu rozpoczęcia rozmowy zwrócenie uwagi drugiej strony na jakiś charakterystyczny dla danej

osoby przedmiot, np. dyplom skoku bungee, drogie wieczne pióra, ekstrawagancki krawat, broszka.
WAŻNE – zdefiniowane kwestie do dyskusji powinny być uszeregowane ze względu na ich ważność –
będzie to miało wpływ na dokonywanie późniejszych ustępstw

3. właściwe negocjacje
4. zamknięcie i wprowadzenie w życie porozumienia

Negocjacje manipulacyjnej - techniki manipulowania

1. Manipulowanie czasem trwania negocjacji

a. gra na zwłokę - zadawanie drobiazgowych pytań, wyjaśnianie kwestii terminologicznych,

odwoływanie spotkań, dyplomatyczne choroby. Celem jest zawarcie porozumienia pod presją czasu
i osłabienie równowagi psychologicznej strony manipulowanej. Sposoby obrony:

 konsekwentne omawiane problemów według z góry ustalonej kolejności
 staranne przygotowanie informacji i przekazanie jej drugiej stronie przed rozpoczęciem

negocjacji

 opracowanie objaśnień podstawowych pojęć używanych w negocjacjach
 wykazanie wprost iż jest to gra na zwłokę i wpisanie tego do protokołu
 określenie ram czasowych negocjacji i przeprowadzenie rozmów przedwstępnych

b. ograniczenie czasowe

Ograniczenia czasowe – generalnie technika dyscyplinującą strony, ale może być także wykorzystywana
do wywierania presji na drugą stronę lub jej zmęczenia psychicznego i fizycznego

c. wybór terminu negocjacji
Tworzenie presji zewnętrznej na drugą stronę. Można temu zapobiegać poprzez określenie z góry
terminów negocjacji lub opatrzenie uzp. Zawartego na czas określony klauzulą o zakazie renegocjacji w
czasie jego obowiązywania,
d. zwód

 Przedstawienie nieoczekiwanych, odmiennych od dotychczas proponowanych rozwiązań, które

do tego stopnia zaskoczą stronę przeciwną, że zgodzi się ona na ich przyjęcie

 działanie z zaskoczenia – stosowana po to, aby strona przeciwna nie miała czasu na

przemyślenia i analizę propozycji i w wyniku zaskoczenia je przyjęła.

e. Wyczekiwanie - zarządzanie przerwy w momencie napięcia lub rysowania się niekorzystnych

rozwiązań dla danej strony

f. Wycofanie się - jednego dnia ustala coś, a następnie rozmyśla się z tego, mówiąc, np. że miała coś

innego na myśli czy została źle zrozumiana

2. Manipulowanie miejscem, prowadzenia negocjacji

 tworzenie warunków relaksowych
 tworzenie warunków stresujących
 tworzenie warunków izolacji
 tworzenie sytuacji nierówności stron

3. Manipulacje personalne:

 Kochajmy się – przekonywanie partnera, że łącza nas z nim np. więzy przyjaźni, wspólne

korzenie, a w związku z tym nie powinniśmy robić sobie przykrości

 Komplementy
 Taktyka cykliczna – stawianie początkowo wygórowanych żądań, a następnie nagłe zmienianie

zdania [np. taktyka dobry i zły policjant]

 Stosowanie gróźb
 Zerwanie negocjacji
 Atak personalny

4. Manipulowanie problemami

a. Taktyka małych kroków (salami, odcinanie ogona po kawałku) – stosowana, jeżeli szanse na

jednorazowe załatwienie problemu zgodnie z racjami jednej strony są nikłe, wtedy strona
próbuje uzyskać rozwiązanie jednego małego elementu tego problemu.

b. zmiana tematu – stosowana, jeżeli strona nie jest zadowolona z przebiegu negocjacji i wzrastają

emocje w negocjacjach

c. akredytacja – uzasadnienie sensowności proponowanego rozwiązania przez ukazanie korzyści,

jakie osiągnęła firma, ciesząca się prestiżem czy dobrą kondycją, po zastosowaniu tego
rozwiązani

d. dyskredytacja – przeciwieństwo akredytywy
e. Rozstajne drogi – próba jednoczesnego dyskutowania kilku problemów o różnej wadze, Orzy

czym z góry się zakłada rezygnacje z niektórych z nich w celu załatwienia tych, na których
stronie zależy najbardziej

f. Widełki – określa się poziom maksimum i minimum pożądanego rozwiązania
g. Na wyrost – jedna ze stron rozpoczyna negocjacje od bardzo wysokiego poziomu żądań, żeby

mogła je obniżyć

h. Polaryzacja żądań – stawianie żądań nierealnych, aby zerwać negocjacje
i. Eskalacja żądań – stawianie nowych, kolejnych żądań zaraz po spełnieniu dotychczasowych.

Ustępstwa są pułapką.

j. Sztywny partner – zasłanianie się np. twardym szefem, który nie zgodzi się na żądania
k. Makiawelizm – taktyka polegająca na bardzo wysokiej ocenie celów własnych, a niskiej –

celów cudzych

l. Groźba negatywnych konsekwencji

5. Manipulowanie informacją



stwarzanie wrażenia, że jest się dobrze poinformowanym



bezpodstawne uogólnienie – zamiast rzeczowych argumentów, używa się stwierdzeń typu –
„większość specjalistów uważa że…”, „W większości krajów stosuje się takie rozwiązania ….”



badania opinii publicznej



informacje statystyczne