Niniejszy dokument

Zatwierdzam

jako obowiązujący w

LOGO

[data

zatwierdze

nia]

data

Imię i Nazwisko

– Właściciel/Dyrektor

.........

...................................................

podpis

Dokument jest wydany przez

LOGO/ lub nazwa FIRMY

Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.

LOGO

Nazwa i adres FIRMY

P

R

O

C

E

D

U

R

A

S

y

s

t

e

m

o

w

a

P06.03

wyd.

[data wydania]

str. 1 / stron

5

ilość załączników: 2

egz. nr: ...............

Tytuł:

Procesy magazynowe

Spi s treści

1. Cel

................................

................................

................................

................................

................................

...

2

2. Przedmiot i zakres

................................

................................

................................

................................

.........

2

3. Definicje

................................

................................

................................

................................

.........................

2

4. Odpowiedzialność i uprawnienia

................................

................................

................................

..................

2

5. Schemat blokowy

................................

................................

................................

................................

..........

3

6. Opis postępowania

................................

................................

................................

................................

........

4

6.1 Przyjmowanie i weryfikacja materiałów

/

wyrobów

................................

................................

........................

4

6.2 Przechowywanie

materiałów/wyrobów

................................

................................

................................

........

4

6.3 Wydawanie i weryfikacj

a przy wydawaniu

materiałów/wyrobów

................................

................................

..

4

6.4 Środki dotyczące statusu kontroli i badań

................................

................................

................................

...

4

6.5 Dokumentowanie obrotu magazynowego

................................

................................

................................

....

4

7. Dokumenty związane

................................

................................

................................

................................

.....

5

8. Zapisy

................................

................................

................................

................................

.............................

5

9. Załączniki

................................

................................

................................

................................

.......................

5

10. Zmiany do wydania poprzedniego

................................

................................

................................

..............

5

11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe

................................

................................

......................

5

LOGO

P06.03, wyd.

[data wydania]

str.

2 z

5

1.

Ce

l

Zapewnienie,

że

procesy

magazynowe

przebiegają

w

nadzorowanych

warunkach

obejmujących

weryfikację

przyjmowanych

i

wydawanych

materiałów

/wyrobów

oraz

przechowywanie

materiałów

/

wyrobów

w

sposób

zapobiegający

ich

zniszczeniu,

skorodowaniu,

pomieszaniu,

uszkodzeniu, pomięciu, zawilgoceniu, przemarznięciu oraz zanieczyszczeniu

2.

Przedmiot i zakres

Procedura

ustala

system

i

instrukcje

dla

przyjmowania

i

weryfikacji

materiałów

/

wyrobów,

przechowywania

materiałów/wyrobów

oraz

wydawania

i

weryfikacji

przy

wydaniu

i/lub

dostarczaniu

materiałów/wyrobów

.

Procedura

ustala

jednocześnie

środki

dla

identyfikacji

materiałów/wyrobów

,

w

tym identyfikacji statusu dot. kontroli i badań.

Procedura

przywołuje

również

system

dla

zaewidencjonowania

przepływu

materiał

ów/wyrobów

oraz wykazania stanów magazynowych.

Dotyczy wszystkich

materiałów/wyrobów

przepływających przez obszar magazynu.

3.

Definicje

Terminy użyte w procedurze nie wymagają definiowania.

4.

Odpowiedzialność i uprawnienia

W realizacji działań opisanyc

h w procedurze uczestniczą:



Właściciel

/Dyrektor

,



Dyrektor Handlowy



Kierownik Techniczny,



Magazynier

,



Pracownicy

wyznaczeni

do

realizacji

zakupu,

załadunku,

rozładunku,

porządkowania

i zabezpieczenia materiałów oraz wyrobów.

W szczeg

ólności:



Właściciel

/Dyrektor

i

działający

na

jego

polecenie

i

z

upoważnienia

Dyrektor

Handlowy

lub

Kierownik

Techniczny

ponosi odpowiedzialność za przyjmowanie zamówień, zakupy materiałów,

zorganizowanie

transportu,

za

i

rozładunku,

zabezpieczenie

materi

ałów,

nadzorowanie

magazynowania

materiałów/wyrobów

,

nadzorowanie

kompletowania

zestawów

wysyłkowych

i

wysyłania

ich

do

odbiorców,

gospodarkę

materiałową

i

nadzorowanie

stosowania

procedury

przez personel.



Magazynier

ponosi

odpowiedzialność

za

wydawanie

materiałów/wyrobów

,

zabezpieczenie

materiałów/wyrobów

oraz

za

stan

zapasów

materiałowych,

odpowiednie

oznaczanie

identyfikujące,

o

pakowanie

materiałów/wyrobów

w

opakowania

jednostkowe

i

zbiorcze,

kompletowanie

zestawów

wysyłkowych

i

wysyłanie

ich

do

odbi

orców,

dokonywanie

odpowiednich

zapisów

w

dokumentach,

rejestrach,

zestawieniach,

wywieszkach

magazynowych

i na formularzach.

LOGO

P06.03, wyd.

[data wydania]

str.

3 z

5

5.

Schemat blokowy

D

o

ku

m

e

n

t

y

z

g

ł

o

sz

e

n

i

o

w

e

P

rz

y

j

m

ow

ani

e

i

w

ery

f

i

k

acj

a

m

at

eri

ałów

i

w

y

robów

w

prow

adz

ony

ch

do

m

agaz

y

nu

Z

a

p

i

sy

d

o

t

y

cz

ą

ce

ko

n

t

ro

l

i

(z

a

ł

.

n

r

1

)

o

ra

z

d

o

ku

m

e

n

t

y

m

a

g

a

z

y

n

o

w

e

(p

.

6

.

5

).

D

o

st

a

w

y

z

a

o

p

a

t

rz

e

n

i

o

w

e

.

Ma

t

e

r

i

a

ł

y

pr

z

e

d

wy

k

o

n

.

u

sł

g

W

y

ro

b

y

g

o

t

o

w

e

,

n

o

rm

a

l

i

a

.

W

a

ru

n

ki

p

rz

e

ch

o

w

y

w

a

n

i

a

(p

.

6

.

2

).

P

rz

echow

y

w

ani

e

m

at

eri

ałów



odpow

i

edni

e

s

k

ładow

ani

e,



oz

nak

ow

ani

e,



w

arunk

i

prz

echow

y

w

ani

a.

P

ro

t

o

kó

ł

ko

n

t

ro

l

i

p

rz

e

ch

o

w

y

w

a

n

i

a

.

D

y

sp

o

z

y

cj

e

w

y

d

a

n

i

a

i

/

l

u

b

d

o

st

a

rcz

e

n

i

a

.

W

y

daw

ani

e

i

w

ery

f

i

k

acj

a

m

at

eri

ałów

i

w

y

robów

w

y

daw

any

ch

do

real

i

z

acj

i

produk

cj

i

l

ub

dos

t

aw

dl

a

k

l

i

ent

ów

.

Z

a

p

i

sy

d

o

t

y

cz

ą

ce

w

e

ry

f

i

k

a

cj

i

(z

a

ł

.

n

r

1

)

o

ra

z

d

o

ku

m

e

n

t

y

m

a

g

a

z

y

n

o

w

e

(p

.

6

.

5

).

W

y

ro

b

y

g

o

t

o

w

e

,

n

o

rm

a

l

i

a

,

cz

ę

ści

ku

p

n

e

w

re

z

e

rw

i

e

.

.

M

a

t

e

ri

a

ł

y

d

o

re

a

l

i

z

a

cj

i

u

sł

u

g

.

W

y

ro

b

y

g

o

t

o

w

e

d

o

re

a

l

i

z

a

-

cj

i

d

o

st

a

w

d

l

a

kl

i

e

n

t

ó

w

.

LOGO

P06.03, wyd.

[data wydania]

str.

4 z

5

6.

Opis postępowania

6.1

Przyjmowanie i weryfikacja materiałów i wyrobów

1)

Zgłoszone

do

prz

yjęcia

na

stan

magazynu

materiały

/

wyroby

muszą

być

zaopatrzone

w odpowiednie dokumenty towarzyszące identyfikujące te wyroby.

2)

Przed

wprowadzeniem

materiały/wyroby

na

stan

magazynu

muszą

być

wykonane

czynności

weryfikacyjne w zakresie ustalonym

w planie kontroli (p. zał. nr 1).

3)

O

ile

wyniki

kontroli

(p.

pkt.

2)

są

pozytywne,

materiały/wyroby

są

wprowadzane

na

stan

magazynu,

w

przeciwnym

wypadku

pozostawiane

są

do

dyspozycji

dostawcy

zewnętrznego

lub wewnętrznego lub też prowadzone jest postępowa

nie reklamacyjne (p. pkt. 4).

4)

Stwierdzone

niezgodności

w

dostawach

są

rejestrowane

w

rejestrze

reklamacji

dostaw

i prowadzone jest postępowanie reklamacyjne.

5)

Zakwestionowane

materiały/wyroby

muszą

być

wyraźnie

oznakowane

i

wydzielone

od

materi

ałów dobrych.

6.2

Przechowywanie materiałów

1)

Wszystkie

materiały/wyroby

muszą

być

przechowywane

w

sposób

zapobiegający

ich

pomieszaniu

lub

uszkodzeniu

tzn.

muszą

być

poukładane

rodzajami

na

regałach

lub

w

pojemnikach.

2)

Przechowywane

materiały/wyroby

muszą

być

j

ednoznacznie

oznakowane

co

do

rodzaju,

typu,

gatunku

itp.

Poszczególne

pola

odkładcze

czy

pola

na

regałach

muszą

być

zaopatrzone

w przywieszki magazynowe.

3)

Status

dot.

kontroli

i

badań

musi

być

jednoznacznie

wykazany

przy

zastosowaniu

środków

(p.

zał.

nr 1, zał. nr 2)

4)

Stan

przechowywanych

materiałów

i

wyrobów

musi

być

systematycznie

sprawdzany

w

ramach

nadzoru.

Przynajmniej

raz

na

kwartał

należy

przeprowadzić

formalną

udokumentowaną

protokolarnie kontrolę stanu przechowywanych materiałów i wyr

obów.

5)

Warunki

przechowywania

takie,

jak

temperatura,

wilgotność,

zapylenie

muszą

być

zachowane

w zgodności z wymaganiami wynikającymi z norm technicznych lub instrukcji producentów.

6.3

Wydawanie i weryfikacja przy wydawaniu materiałów oraz wyrobów

1)

Wyd

anie materiałów i wyrobów może nastąpić wyłącznie na podstawie formalnej dyspozycji.

2)

Wydanie materiałów i wyrobów może nastąpić dopiero po przeprowadzeniu i uzyskaniu

pozytywnych wyników wymaganych kontroli i badań. Zakres kontroli wynika z zał. nr 1.

3)

Wyda

nie materiału i wyrobów należy odnotować w ewidencji magazynowej.

6.4

Środki dotyczące statusu kontroli i badań

Środki

dot.

statusu

kontroli

i

badań

są

wymienione

w

zał.

nr

1.

Wzory

tych

środków

są

przedstawione w

zał. nr 2.

6.5

Dokumentowanie obrotu magazy

nowego

Niezależnie

od

zapisów

związanych

z

czynnościami

weryfikacyjnymi

(p.

zał.

nr

1)

mają

zastosowanie

następujące

dokumenty

rejestrujące

przepływ

materiałów

i

wyrobów,

wykazujące

stany magazynowe:



PZ

...........

Przyjęcie towaru z zewnątrz,



RW

..........

Rozchód wewnęt

rzny,



PW

..........

Przyjęcie

materiałów/wyrobów

,



ZW

..........

Przyjęcie z produkcji wyrobów zakwestionowanych.



Komputerowa kartoteka magazynowa.

LOGO

P06.03, wyd.

[data wydania]

str.

5 z

5

7.

Dokumenty związane

1.

Instrukcja wystawiania, obiegu i przechowywania dokumentów dot. rejestracji przepływu

materiałów / wyrobów.

8.

Zapisy

Zapisy związane z procedurą wynikają z zał. nr 1 i pkt. 6.5.

9.

Załączniki

1.

Plan kontroli

–

zał. nr 1.

2.

Środki dot. statusu kontroli i badań

–

zał. nr 2.

10.

Zmiany do wydania poprzedniego

Nie dotyczy

-

jest to pierwsze wydanie.

11.

Informacje dodatkowe i posta

nowienia końcowe

1.

Autor procedury:

Stanisław Ziółkowski

.

2.

Procedura

przed

zatwierdzeniem

została

zweryfikowana

i

uzgodniona

przez

zainteresowane

strony, co jest wykazane poniżej:

Potwierdzenie weryfikacji i uzgodnień treści proce

dury

Lp.

Imię i nazwisko

Stanowisko

Data

Podpis

1.

2.

3.

>> Koniec procedury <<

LOGO

Załącznik Nr 1 do procedury P06.03, wyd.

[data wydania]

str.

1 /

2

Plan kontroli

Zakres: kontrola przy przyjęciu / wydaniu na stan lub z magazynu.

Kontrola wyrobów z dostaw zaopatrzeniowych

Lp.

Rodzaj wyrobu i

wymag

ania

Zakres czynności kontrolnych

Zapisy i środki

dot.

statusu

1.

Materiały

i środki techniczne stosowane

do

pr

odukcji

,

eksploatacji i remontów



stan ogólny bez uszkodzeń

mechanicznych,



naniesione oznakowanie typu

materiału/

wyrobu wg normy lub katalogu,



n

aniesione oznakowanie dot. certyfikatu

bezpieczeństwa,



wyroby muszą być zaopatrzone w

świadectwo jakości (ew. inny identyfikator

kontroli jakości) producenta,



pozostałe wymagania wg zamówienia.

Kontrola 100% ilości dostaw

Pieczęć przyjęcia

na dowodzie

dost

awy lub pieczęć

i protokół dot.

reklamacji.

3.

E

lementy

wyposażenia, narzędzia

,

normalia



stan ogólny bez uszkodzeń

mechanicznych, powłoki ochronne bez

rozwarstwień,



tolerancja wymiarów wg przedmiotowej

normy lub innej specyfikacji,



musi być dołączone świ

adectwo jakości

producenta / sprzedawcy.



inne wymagania wg zamówienia.

Kontrola wyrywkowa do

10

% z partii w

odniesieniu do postawionych wymagań.

Jeżeli zostaną stwierdzone

niezgodności należy dokonać kontroli

100% lub partię w całości reklamować

w zależno

ści od uzgodnień z dostawcą.

Pieczęć przyjęcia

na dowodzie

dostawy lub pieczęć

i protokół dot.

reklamacji.

4.

Materiały chemiczne (tworzywa sztuczne,

subst. akt., oleje, płyny, farby, kleje,

inne)



opakowania nieuszkodzone i bez śladów

otwarcia,



czytelne

i jednoznaczne oznakowanie dot.

rodzajów wyrobu,



ważność z odpowiednim zapasem

terminu przydatności,



do materiałów niebezpiecznych musi być

dołączona karta charakterystyki.



inne wymagania wg zamówienia.

Kontrola 100% w odniesieniu do

postawionych wymagań.

W przypadku

stwierdzenia niezgodności należy

reklamować te opakowania / pojemniki,

które są niezgodne ew. reklamować

całą dostawę

.

Pieczęć przyjęcia

na dowodzie

dostawy lub pieczęć

i protokół dot.

reklamacji.

LOGO

Załącznik Nr 1 do procedury P06.03, wyd.

[data wydania]

str.

2 /

2

Kontrola towarów przyjmowanych od klientów

Lp.

Rodzaj wyrobu i

wymagania

Zakres czynności kontrolnych

Zapisy i środki

dot.

statusu

1.

Towary przyjmowane od zleceniodawcy,

z jego magazynów



towary muszą być poukładane rodzajami

w pojemnikach lub w opakowaniach,



stan ogólny bez uszkodzeń

mechanic

znych,



przekazywana partia musi być

zaopatrzona w etykietę dostawcy, lub inny

dokument , na której podany jest rodzaj i

ilość wyrobów oraz pieczęć i podpis

dostawcy.

Należy sprawdzić zgodność rodzajową

towarów w odniesieniu do specyfikacji na

etykiecie dot

. przekazywanej partii.

W przypadku niezgodności wyroby są

pozostawione do dyspozycji

przekazującego.

Potwierdzenie

przyjęcia

dokonywane jest

w rejestrach

zleceń

2.

Towary dostarczane przez

zleceniodawcę



towary muszą być zapakowane w

uzgodnione opakowan

ia zleceniodawcy.



opakowania nie mogą posiadać

uszkodzeń,



przekazywana partia musi być

zaopatrzona w etykietę dostawcy, lub inny

dokument , na której podany jest rodzaj i

ilość wyrobów oraz pieczęć i podpis

dostawcy.

Należy sprawdzić zgodność rodzajową

to

warów w odniesieniu do specyfikacji na

etykiecie dot. przekazywanej partii.

W przypadku niezgodności

podejmowane są działania wyjaśniające.

Potwierdzenie

przekazania

dokonywane jest

w rejestrach

zleceń

Kontrola

materiałów/

wyrobów wydawanych z magazyn

u

Lp.

Rodzaj wyrobu i

wymagania

Zakres czynności kontrolnych

Zapisy i środki

dot.

statusu

1.

Wszystkie materiały, środki i wyroby

wydawane z magazynu



wyroby

powinny

być

, w miarę możliwości

zapakowane w opakowania producenta,



dalsze wymagania (np. dołącz

enie

deklaracji zgodności) wynikają z ustaleń

dot. przedmiotowej dostawy.



materiały/

wyroby muszą posiadać

wymagane oznakowania, tam gdzie

właściwe,



materiały chemiczne muszą być w okresie

ważności.

Kontrola 100% w odniesieniu do

postawionych wymagań oraz

kontrola

załadunku na środek transportowy.

Należy sprawdzić zgodność rodzajową

wyrobu w odniesieniu do specyfikacji wg

dyspozycji zapotrzebowania.

W odniesieniu do materiałów

chemicznych i innych, tam gdzie

właściwe należy sprawdzić wydawanie na

zgodność z

zasadą FIFO.

Kartoteka

magazynowa.

Pieczęć na

dowodzie WZ

LOGO

Załącznik Nr 2 do procedury P06.03, wyd.

[data wydania]

str.

1 /

3

Środki dotyczące statusu kontroli i badań

1.

Pieczęć dla potwierdzenia weryfikacji dostawy

LOGO

Dostawa zgodna z wymaganiami

...............

................................

imię i nazwisko, data, podpis

należy stosować dla

opieczętowania

dowodu dostawy

2.

Pieczęć dot. reklamacji dostawy

LOGO

Reklamacja dostawy

protokół rekl. nr ..........................

.................................

..............

imię i nazwisko, data, podpis

należy stosować dla

opieczętowania

dowodu dostawy

3.

Przywieszka dla wyrobów pojemnikach zbiorczych

LOGO

Świadectwo

kontroli

Wyrób

................................

............................

Ilość (szt.)

................................

......................

Zlecający

................................

........................

Zlecenie

/ poz. rej.

................................

..........

Potwierdzamy, że ww. wyroby spełniają wymagania wg

specyfikacji zlecenia

...................

....................................

data

pieczęć Kontroli Jakości

Przywieszka jest dołączona

do poszczególnych

materiałów lub

pojemników

z wyrobami.

LOGO

Załącznik Nr 2 do

procedury P06.03, wyd.

[data wydania]

str.

2 /

3

4.

Pieczęć dla potwierdzenia kontroli przy wydaniu

LOGO

Kontrola

mat./

w

yrobu

przy wydaniu

Przy wydaniu partii

materiału/

wyrobu wg specyfikacji na

dowodzie dostawy

................................

........................

Sprawdzono

:

kompletność dostaw

y

................................

..............



zgodność z zamówieniem

................................

.........



stan opakowań

................................

........................



oznakowania na opakowaniu

................................

...



świadectwa jakości

................................

..................



poprawność załadunku

................................

............



...................

....................................

data

pieczęć Kontroli Jakości

Należy stosować do

opieczętowania kopii dowodu

dostawy.

Personel magazynu uprawniony do

kontroli i wydania wyrobu.

LOGO

Załącznik Nr 2 do

procedury P06.03, wyd.

[data wydania]

str.

3 /

3

5.

Przywieszka magazynowa

Służy do

identyfikacji przechowywanych wyrobów i do rejestracji stanu ilościowego.

LOGO

Karta magazynowa

Nr

Nazwa wyrobu:

Symbol

Wymiar(y)

Norma

J.m.

Lokalizacja

Gatunek

Cecha

Kolor

Masa

Regał

Pole

Półka

Data

Dok. ref.

Przychód

Rozchód

Stan

P

odpis

Adnotacje

Uwaga

: w przypadku komputerowej rejestracji przychodów i rozchodów ka

rta służy tylko do

identyfikacji materiałów / wyrobów (zastosowanie ma część nagłówkowa).