Zintegrowane

Zintegrowane

systemy zarządzania

systemy zarządzania

(8)

(8)

Dr hab. inż. Ryszard NOWOSIELSKI Prof. Pol. Śl.

SZJ -System Zarządzania J akością ISO 9000

SZŚ -System Zarządzania Środowiskiem ISO 14000

SZBP -System Zarządzania Bezpieczeństwem Pracy

SZF -System Zarządzania Finansami

Księgi

Systemów

Kierownictwo

Zarząd

Procedury

Instrukcje

Pracownicy

Instrukcje

Dokumenty

wykonawcze

SZJ SZŚ SZBP SZF

SZJ

SZŚ

n

1

n

2

n

3

n

x

Specyficzne uzupełnienia księgi

Księga zarządzania systemem przedsiębiorstwa

I n s t r u k c j e

Polityka

przedsiębiorstwa

a)

SYSTEMY AUTONOMICZNE

A

B

C

SYSTEMY ZINTEGROWANE

A

B

C

b)

c)

ZINTEGROWANE SYSTEMY

ZARZĄDZANIA

A

B

C

Z dominacją jednego systemu

A

D

C

B

Bez dominacji żadnego systemu

Podobieństwo

istniejących

i

szeroko

stosowanych

systemów - zapewnienia jakości według ISO 9000 i
zarządzania środowiskowego według ISO 14000, oraz
zarządzanie BOP według ISO 18000 sugeruje możliwość ich
integracji w jeden system zarządzania. Podobieństwo to
przejawia się w następujących aspektach:

• podobny rozwój historyczny filozofii zarządzania - od
biernego

podejścia

inspekcyjnego

po

kompleksowe

zarządzanie, aktywne sterowanie procesami w firmie,
reprezentujące podejście prewencyjne,

• nacisk położony jest nie na szczegółowe rozwiązania
techniczne, ale na organizację systemu z dominującym
znaczeniem odpowiedzialności za system naczelnego
kierownictwa przedsiębiorstwa,

• potrzeba współdziałania wszystkich elementów cyklu
produkcyjnego dla osiągnięcia celów systemu,

• rozwój systemu w firmie wiąże się zwykle bardziej z
wpływem czynników zewnętrznych niż wewnętrznych
(niestety!),

• wiele elementów i mechanizmów w obu tych systemach
jest identyczne,

• systemy dla skutecznego funkcjonowania wymagają
podobnej kultury organizacyjnej.

Różnice, jakie dzielą aspekty zarządzania w tych
systemach:

różne cele (SZŚ - odpady, emisje, zużycie
energii - tzw. niepożądane efekty działalności;
SZJ - wyroby, usługi, zadowolenie klienta),

źródło wymagań (SZŚ oraz SBOP -
społeczeństwo, często reprezentowane przez
władze i przepisy prawne; SZJ - klient, odbiorca),

dodatkowe koszty związane z wdrażaniem i
funkcjonowaniem SZŚ trudniej jest „przerzucić”
na klienta niż w przypadku SZJ (tzn. klient jest
zwykle gotów zapłacić więcej mając gwarancję
powtarzalnej jakości wyrobów, ale ze względu na
to, że go to bezpośrednio nie dotyczy, może nie
być gotów zapłacić więcej za dbałość
przedsiębiorstwa o środowisko naturalne),

SZŚ wg ISO 14001 kładzie większy, niż
aktualnie obowiązujący SZJ według ISO 9000,
nacisk na ciągłą poprawę efektów działań.

Jednym z podstawowych problemów z jakim można się spotkać w
praktyce, jest lokalizacja nadzoru nad obydwoma systemami. W
wielu firmach, które podjęły się integrowania obu systemów
funkcje koordynacyjną pełni dział jakości. Wynika to z dwóch
zagadnień:
rozszerzonego pojęcia:

działalności gospodarczej - nie tylko dającej tzw.
produkty/usługi zamierzone, oferowane klientom (system
jakości), ale również mającej efekty uboczne - różnego
rodzaju odpady i emisje oraz eksploatację zasobów
naturalnych,

jakości,

jako

nie

tylko

spełnienia

wymagań

konsumpcyjnych klienta/ odbiorcy ale również szeroko
rozumianych potrzeb społecznych (zgodność ekologiczna
wyrobów i procesów, zrównoważony rozwój).

W wielu firmach aktywnie uczestniczących w grze ekonomicznej
istnieje już SZJ, którego wdrożenie i obsługę koordynuje dział
jakości; podobieństwa obu systemów oraz doświadczenie
pracowników działu jakości są zwykle wystarczającym powodem
do powierzenia im istotnych funkcji w ramach SZŚ.

Integracja systemu zarządzania jakością
i systemu zarządzania środowiskowego
może się wiązać z następującymi
korzyściami:

zmniejszenie

nakładów

firmy

na

wdrażanie

i

prowadzenie

nadzoru

systemów w związku z realizacją
różnych celów w sposób zintegrowany,

uzyskanie

efektu

synergicznego

(wzajemnego

wzmocnienia)

przy

funkcjonowaniu systemów,

wspólna, pisana podobnym "językiem"
dokumentacja

zawierająca

elementy

wymagane przez ISO 9000 i ISO 14000
(oba

standardy

wymagają

księgi,

procedur i instrukcji),

możliwość jednoczesnej certyfikacji i
auditowania,

otwartość na inne systemy, których
obecność może stać się koniecznością
(m.in. SBOP).

W zależności od potrzeb oraz bieżącej sytuacji
przedsiębiorstwa, integracja systemów może mieć
miejsce na następujących poziomach:

Integracja na poziomie środków - aspekty
(wymagania) obu systemów są brane pod uwagę łącznie
przy planowaniu i wdrażaniu odpowiednich środków
realizacji. Przykładem mogą być tu zmiany w procesie
produkcyjnym uwzględniające nie tylko potrzebę poprawy
jakości i efektywności ale również ograniczenia
negatywnych oddziaływań na środowisko.

Integracja na poziomie dokumentacji - częstą
praktyką przedsiębiorstw jest posiadanie "zintegrowanej"
księgi i procedur systemowych w których wykorzystuje się
tabele podające powiązania pomiędzy różnymi
elementami systemów oraz osoby odpowiedzialne za
różne działania.

Integracja całkowita systemów - traktująca jako
wspólne następujące elementy (tzw. model KPMG):

Integracja całkowita systemów - traktująca jako
wspólne następujące elementy (tzw. model KPMG):

•polityka i planowanie działań (wizja, powiązania
systemów, wymagania, ustalanie celów i planów ich
osiągania),

•przepływ informacji (wskaźniki, sposoby zbierania
informacji, dokumentowanie, komunikowanie się),

•doskonalenie

(identyfikacja

możliwości

do

udoskonalania, wdrażanie działań doskonalących),

•nadzorowanie

działań

(identyfikacja

działań

wymagających

nadzorowania,

realizacja

działań

zapewniających uzyskiwanie pożądanych efektów),

•ocena (porównywanie bieżących rezultatów procesów
i wymagań im stawianych, wykorzystanie sprzężeń
zwrotnych do weryfikacji działań),

•pracownicy

i

organizacja

(motywowanie

i

wspieranie pracowników, szkolenia i podnoszenie
kwalifikacji,

przydzielenie

zasobów,

zadań

i

odpowiedzialności, nadzór nad zasobami).

Potrzeby firmy oraz jej ewentualne doświadczenia we
wprowadzaniu systemów zarządzania, mogą warunkować
wybór jednej z następujących metod integracji:

wprowadzanie systemu zintegrowanego od
początku - ma miejsce wówczas, gdy w firmie nie istnieje
formalny system zarządzania; wiele przedsiębiorstw,
szczególnie większych o rozbudowanej organizacji, uznaje
tę metodę za zbyt wymagającą i angażującą ale w
przypadku sektora MŚP jest ona dość często stosowana,

wprowadzanie nowego systemu zarządzania na
bazie doświadczeń z innym systemem (np.
najczęstsza obecnie w praktyce sytuacja wdrażania SZŚ
według normy ISO 14001 w warunkach istniejącego SZJ
według normy ISO 9001); elementy nowego systemu są w
trakcie wdrażania włączane w funkcjonujące już
rozwiązania,

rozwijanie różnych systemów zarządzania
początkowo w izolacji od siebie a następnie po
udanym wdrożeniu ich integrowanie.

Czynnikach, które mogą zarówno wspierać, jak i utrudniać integrację:

•Cele. Jeśli aspekty obu systemów są zharmonizowane, integracja będzie
ułatwiona. Często jednak, aby np. osiągnąć pełne zadowolenie klienta z
oferowanych wyrobów lub usług - trzeba zdecydować się na działania
powodujące zwiększone zagrożenie zdrowia i bezpieczeństwa pracowników lub
niekorzystny wpływ na środowisko. To z kolei może powodować określone
konsekwencje ekonomiczne.

•Priorytety. Jeśli dla tzw. stron zainteresowanych (pracownicy, akcjonariusze,
sąsiedzi itp.) związanych z firmą, znaczenie jednego z systemów jest znacznie
większe niż innych, wówczas zagadnieniem pierwszoplanowym jest wdrażanie
systemu priorytetowego a integracja staje się celem długoterminowym.

•Znaczenie dla czynników zewnętrznych. Jeśli czynniki takie jak: klienci,
władze lokalne, banki, akcentują znaczenie przejrzystości wybranego systemu
zarządzania, może to być powodem zaniechania bądź ograniczenia integracji
(np. nieintegrowania księgi czy procedur).

•Stopień zaawansowania we wdrażaniu. Jeśli jeden lub więcej systemów
znajduje się w trakcie wdrażania, należy przed podjęciem działań
integracyjnych, zakończyć to wdrażanie. Dzięki temu rzetelniej i obiektywniej
można będzie uwzględnić doświadczenia z procesu wdrażania oraz różnice
systemów przy ich późniejszym integrowaniu.

•Możliwość fuzji przedsiębiorstw. W przypadku, gdy rozważana jest
możliwość połączenia firmy z inną, integracja systemów może nie być
wskazana, ze względu na duże prawdopodobieństwo występowania różnic w
koncepcji systemów oraz zaawansowaniu prac nad nimi.

•Podobieństwa oraz praktyczne uwagi dotyczące powiązań pomiędzy SZJ i SZŚ
SBOP według norm ISO 9001,14001, 18000.