Nowa instrukcja

kancelaryjna

wykład nr 1

Dr Agnieszka Piskorz-Ryń

Wprowadzenie



Początek obowiązywania,



Rozporządzenie

wydane

w

oparciu o ustawę o narodowym

zasobie archiwalnym i archiwach,



Zastępuje cztery rozporządzenia

wydane w oparciu o przepisy

ustrojowe,

Instrukcja kancelaryjna

§ 1. 1. Rozporządzenie określa: 1)

instrukcję kancelaryjną,

2) jednoliterzeczowewykazyakt,

3) instrukcję w sprawie organizacji i

zakresu

działania

archiwów

zakładowych, zwaną dalej „instrukcją

archiwalną”,

dla

organów

gminy

i

związków

międzygminnych, organów powiatu,

organów samorządu województwa i

organów

zespolonej

administracji

rządowej w województwie, a także

urzędów obsługujących te organy,

zwanych dalej „podmiotami”.

Instrukcja kancelaryjna

•

Zakres podmiotowy,

–

Gminy, powiaty i województwa

samorządowe,

–

wojewoda

–

Różnice

• jednostki organizacyjne,

•

Zakres przedmiotowy,

–

Różnice

• Tajemnica służbowa

• Tajemnica państwowa

Instrukcja kancelaryjna

§ 2. Rozporządzenie reguluje

postępowaniez dokumentacją

niezależnie od techniki jej

wytwarzania, postaci fizycznej

oraz informacji w niej zawartych,

jeżeli przepisy odrębne nie

stanowią inaczej.

Instrukcja kancelaryjna

§ 2. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym

wykonywaniem czynności kancelaryjnych

w podmiocie należy do obowiązków

kierownika podmiotu.

2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością

wykonywania czynności kancelaryjnych, w

szczególności w zakresie doboru klas z

wykazu akt do załatwianych spraw,

właściwego zakładania spraw i prowadzenia

akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza

koordynatora czynności kancelaryjnych.

3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się

archiwiście.

Instrukcja kancelaryjna

archiwista –

realizującego zadania

archiwum zakładowego

pracownika podmiotu;

Instrukcja kancelaryjna

Bez zmian:

• System bezdziennikowy

rejestrowy,

• Oparty na klasyfikacji

dziesiętnej

Różnice:

• Elementy składowe JRWA,

• Zmiany w JRWA

Instrukcja kancelaryjna

Zmiany w wykazie akt polegające

na przekształceniu lub dodaniu

nowych klas dokonuje, w drodze

zarządzenia, kierownik podmiotu

wporozumieniu z dyrektorem

właściwego miejscowo archiwum

państwowego,

Instrukcja kancelaryjna

Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie

•

tradycyjnym

•

EZD.

Decyzja o wyborze systemu:

•

Kierownik podmiotu,

•

Charakter decyzji,

•

Forma prawna

•

Nieodwołalność decyzji,

•

Możliwość wyłączeń.

Instrukcja kancelaryjna

system

EZD

–

system

teleinformatyczny do elektronicznego

zarządzania

dokumentacją

umożliwiający wykonywanie w nim

czynności

kancelaryjnych,

dokumentowanie

przebiegu

załatwiania spraw oraz gromadzenie i

tworzenie

dokumentów

elektronicznych;

Instrukcja kancelaryjna

naturalny dokument elektroniczny

– dokument będący od początku

swojego istnienia zbiorem zapisanym

w postaci elektronicznej, możliwym

do odczytania wyłącznie za

pośrednictwem odpowiednich

urządzeń elektronicznych,

nieposiadający pierwowzoru w

postaci nieelektronicznej;

Instrukcja kancelaryjna

odwzorowanie cyfrowe – dokument

elektroniczny będący kopią

elektroniczną dowolnej treści

zapisanej w postaci innej niż

elektroniczna, umożliwiający

zapoznanie się z tą treścią i jej

zrozumienie, bez konieczności

bezpośredniego dostępu do

pierwowzoru;

Instrukcja kancelaryjna

system tradycyjny – system

wykonywania czynności

kancelaryjnych, dokumentowania

przebiegu załatwiania spraw,

gromadzenia i tworzenia

dokumentacji w postaci

nieelektronicznej, z możliwością

korzystania z narzędzi

informatycznych do wspomagania

procesu obiegu dokumentacji w

tej postaci

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna