Organizacja i zasady

działania archiwów

zakładowych i składnic

akt

• Archiwum zakładowe to komórka

organizacyjna w urzędzie, instytucji,

przedsiębiorstwie lub organizacji,

zajmującą się przejmowaniem

dokumentacji i innych źródeł

informacji niepotrzebnych już do

bieżącego urzędowania oraz

czasowym ich przechowywaniem,

ewidencjonowaniem,

udostępnianiem, brakowaniem, a

także przekazywaniem materiałów

archiwalnych zasługujących na

trwałe przechowywanie do

właściwego archiwum państwowego.

• W jednostkach

organizacyjnych, które nie
wytwarzają materiałów
archiwalnych
„wyprodukowaną"
dokumentację niearchiwalną
(akta kategorii B)
przechowują składnice akt

• O utworzeniu archiwum

zakładowego decydują:

- W odniesieniu do jednostek

organizacyjnym o charakterze
ogólnopolskim – Naczelny
Dyrektor Archiwów
Państwowych

- W odniesieniu do jednostek o

charakterze lokalnym – właściwy
terytorialnie dyrektor archiwum
państwowego

•Cele i zadania archiwów

zakładowych

• Archiwum zakładowe

powinno gromadzić wszystkie
akta wytworzone w instytucji
bez względu na ich
przynależność do
określonych kategorii
archiwalnych.

• Archiwum zakładowe ma do

spełnienia dwojaką rolę:

1/ odciąża poszczególne komórki

organizacyjne od akt, które nie
są już niezbędne do bieżącego
urzędowania, lecz zgodnie z
obowiązującymi przepisami
muszą być jeszcze przez pewien
czas zabezpieczone i
przechowywane,

2/ zabezpiecza i przechowuje, a w

razie potrzeby porządkuje tą
część akt (materiały archiwalne),
która po określonym czasie
winna być przekazana
właściwemu archiwum
państwowemu.

• Do sprawnego

funkcjonowania każdego
archiwum zakładowego
niezbędne są określone
działania kierownictwa
zakładu pracy, które powinny
sprowadzać się do:

1/ wprowadzenia i stosowania

w praktyce uzgodnionych z
państwową służbą archiwalną
kompletu normatywów
kancelaryjno-archiwalnych
(instrukcja kancelaryjna,
rzeczowy wykaz akt,
instrukcja archiwalna)

2/ zorganizowania właściwego

lokalu dla archiwum
zakładowego oraz jego
odpowiedniego wyposażenia,

3/ zatrudnienia stałego i

posiadającego stosowne
wykształcenie bądź
przeszkolenie pracownika,

4/ systematycznego szkolenia

personelu biurowego w zakresie
właściwego tworzenia akt oraz
ich odpowiedniego
przygotowania do przekazania
archiwum zakładowemu

• Cele i zadania archiwum

zakładowego określa „Instrukcja
w sprawie organizacji i zakresie
działania archiwum
zakładowego”, wprowadzania w
życie zarządzeniem kierownika
jednostki organizacyjnej, która
powinna określać:

1/ współpracę z komórkami

organizacyjnymi w zakresie
prawidłowego tworzenia
teczek spraw i ich
przygotowaniem do
przekazania archiwum
zakładowemu

2/ tryb przejmowania

dokumentacji z
poszczególnych komórek
organizacyjnych

3/ sposób przechowywanie,

zabezpieczanie oraz
ewidencjonowanie
posiadanych i przejmowanej
dokumentacji,

4/ porządkowanie (w razie

potrzeby) dokumentacji
niewłaściwie opracowanych

5/ udostępnianie dokumentacji

do celów służbowych i
innych,

6/ prowadzenie brakowania

dokumentacji niearchiwalnej,
której okres przechowywania
już upłynął,

7/ dbałość o zachowanie

dokumentacji w odpowiednim
stanie fizycznym oraz
prowadzenie w razie takiej
konieczności niezbędnych
prac konserwatorskich,

8/ przekazywanie materiałów

archiwalnych do archiwów
państwowych,

Zadania składnic akt:
- przechowywać dokumentację

o czasowym okresie
przechowywania i jej
brakowanie po ustaniu
okresów jej przechowywania

Lokal archiwum

zakładowego

• Już w trakcie prowadzenia

prac nad dokumentacją
techniczną dla
projektowanych budynków
administracyjnych należy
zadbać o wydzielenie i
przeznaczenie ich części na
cele archiwalne.

• W budynkach już istniejącym,

pomieszczenia archiwum
zakładowego powinny
znajdować się w budynku
biurowym
(administracyjnym).

• Lokal archiwum zakładowego

należy umieścić w północnej
części gmachu

• Pamiętać należy by stropy

pozwalały na ich obciążenie
minimum 800 kg na metr
kwadratowy (w przypadku
stosowania w magazynach
archiwalnych regałów
stacjonarnych) lub 1400 kg
(w przypadku regałów
kompaktowych).

• W pomieszczeniach, które zostały

zaadaptowane na potrzeby
magazynu archiwalnego, należy
dążyć do zastosowania ogrzewania
centralnego oraz ograniczyć do
minimum możliwość ich penetracji
przez promienie słoneczne, które
niezwykle szkodliwie wpływają na
stan fizyczny przechowywanych
akt

• Innym wrogiem akt jest woda

stąd też postulat zadbania o
szczelność wszelkich
instalacji wodnych oraz
ograniczenie ich przebiegu
przez lokale archiwalne do
niezbędnego minimum

• Okna w pomieszczeniach

magazynowych powinny być
jak najmniejsze i zaopatrzone
w przyciemnione lub
zmatowione szyby oraz
zasłonięte lnianymi
zasłonami

• Drzwi do archiwum muszą

być masywne i obite blachą,
zaopatrzone w mocne zamki.

• Pomieszczenie archiwalne

powinno być plombowane po
zakończeniu pracy.

• Okna, szczególnie w

przypadku ulokowania
archiwum na parterze,
powinny być okratowane
oraz dodatkowo
zabezpieczone siatką o
drobnych oczkach.

•Wyposażenie archiwum

zakładowego

• Podstawowym wyposażeniem

każdego archiwum
zakładowego są regały
przeznaczone do
przechowywania akt,
najlepiej metalowe

• Regały powinny być

ustawione prostopadle do
okien

• W przypadkach koniecznych

magazyny archiwalne należy też
wyposażyć w specjalistyczne
szafy przeznaczone do
przechowywania map, planów,
rysunków oraz innych
materiałów o nietypowych
formatach

• Regały w magazynach

archiwalnych należy
odpowiednio oznakować
(regały cyfrą rzymską, półki
cyfrą arabską). Oznaczenie
regałów i półek ułatwia w
razie potrzeby szybkie
dotarcie do ułożonych na
nich teczek aktowych i
segregatorów.

• Odległość pomiędzy ciągami

regałów powinna wynosić 80-
100 cm

• Półki należy instalować w

odstępach 40 - 50 cm

• Magazyny archiwalne powinny

być także wyposażone w sprzęt
służący do pomiaru
temperatury i wilgotności czyli
czynników wpływających
najbardziej na stan fizyczny
przechowywanej dokumentacji.

• Do niezbędnego wyposażenia

każdego archiwum zakładowego
należy także sprzęt
przeciwpożarowy. W archiwum
zakładowym wykorzystywać można
jedynie gaśnice proszkowe. Do
innego sprzętu przeciwpożarowego
należy zaliczyć koce gaśnicze i
worki ewakuacyjne

•Przejmowanie akt z

komórek
organizacyjnych

• Do najważniejszych czynności

każdego archiwum
zakładowego należy
przejmowanie dokumentacji z
komórek organizacyjnych
funkcjonujących w danym
zakładzie pracy.

• Archiwum zakładowe powinno

gromadzić dokumentację ze
wszystkich komórek
organizacyjnych zakładu pracy

• W prawidłowo prowadzonym

archiwum zakładowym powinna
się znaleźć całość dokumentacji
wytworzone przez zakład pracy,
a niepotrzebne już do
prowadzenia bieżącej
działalności

• Archiwum zakładowe powinno

przejmować dokumentację
jedynie w stanie
uporządkowanym i tylko
kompletnymi rocznikami.

• Z porządkowaniem

wewnętrznym będziemy mieć
do czynienia przede
wszystkim w przypadku
przygotowywania do
przekazania materiałów
archiwalnych (akt kategorii
A)

• Przez uporządkowanie tych akt

należy rozumieć ułożenie pism w
obrębie poszczególnych teczek
zgodnie z instrukcją kancelaryjną
i według spisu spraw

•

Sprawy najstarsze znaleźć się

powinny pod okładką tytułową,
natomiast sprawy najmłodsze na
dole teczki. W obrębie
poszczególnych spraw tworzące
je pisma i dokumenty należy
ułożyć chronologicznie, czyli w
sposób umożliwiający
odtworzenie toku ich załatwiania.

• Wszystkie pisma w danej

sprawie należy ułożyć kolejno
według dat ich
wyekspediowania lub
otrzymania

• W podobny sposób należy

ułożyć wszystkie sprawy
występujące w teczce oraz
nadać im porządek
adekwatny do ich kolejności
w spisie spraw

• W trakcie porządkowania

wewnętrznego teczki aktowej
należy usunąć z niej
wszystkie części metalowe
oraz brudnopisy i wtórniki
pism pozostawionych (kopie)

• Materiały archiwalne czyli

akta kategorii A powinny
otrzymać po uporządkowaniu
wewnętrznym nowe
kartonowe okładki

• Uporządkowane wewnętrznie

i zaopatrzone w nowe okładki
akta kategorii A powinny być
zszyte, sklejone lub
oprawione introligatorsko

• Wszystkie wymienione wyżej

czynności spoczywają na
komórkach organizacyjnych,
które przekazują akta do
archiwum zakładowego

• Odpowiednie opisanie

uformowanych teczek należy,
obok ich właściwe go
uporządkowania wewnętrznego,
do najważniejszych czynności
związanych z przekazywaniem
akt ostatecznie zakończonych do
archiwum zakładowego.

• Ścisłego przestrzegania wymaga

także zasada zachowywania w
jednej teczce akt zaliczonych do
tej samej kategorii archiwalnej

• Opis jednostki archiwalnej

• Przy porządkowaniu akt

zaliczonych do materiałów
archiwalnych należy uważać, by
grubość jednostki aktowej nie
przekraczała 4-5 cm, co
odpowiada około 400-500
stronom papieru maszynowego

• poszczególne komórki

organizacyjne przekazują
swoją dokumentację do
archiwum zakładowego w
terminach ustalonych przez
obowiązującą w danym
zakładzie pracy instrukcję
kancelaryjną

• Przejmowanie akt przez

archiwum zakładowe odbywa
się na podstawie spi sów
zdawczo-odbiorczych
sporządzanych na drukach
Pu-A-30,

• Komórki organizacyjne

wypełniają następujące rubryki
spisu zdawczo-odbiorczego:

1 - liczba porządkowa, 2 - znak teczki

lub tomu, 3 - tytuł teczki lub tomu, 4
- daty skrajne, 5 - kategoria
archiwalna akt, 6 - liczba teczek

• Spisy takie sporządza się

osobno dla materiałów
archiwalnych (kategorii A w
czterech egzemplarzach) i do
kumentacji niearchiwalnej
(kategorii B w trzech
egzemplarzach)

• Do zadań personelu archiwum

zakładowego należy
sprawdzenie, czy spisy zdawczo-
odbiorcze zostały prawidłowo
sporządzone i czy wymienione na
nich akta zostały odpowiednio
przygotowane do przekazania

• Pracownik archiwum

zakładowego, jeżeli nie stwierdzi
żadnych uchy bień w spisach
zdawczo-odbiorczych oraz
przygotowanych do przekazania
ak tach, przejmuje je i potwierdza
ten fakt swoim podpisem
umieszczonym na końcu spisu.

• Od tej pory całkowita

odpowiedzialność za stan akt
oraz ich wła ściwe zabezpieczenie
przechodzi na archiwum
zakładowe oraz jego personel

• Spisy zdawczo odbiorcze

wpisywane są do wykazu spisów

• zdawczo-odbiorczych

sporządzonego na druku Pu-A-31

• Dokumentacja przejęta do

archiwum zakładowego
oznaczone powinny być
sygnaturą archiwalną.

• Do jej utworzenia służy numer

spisu zdawczo-odbiorczego
łamany przez poszczególną
pozycję danego spisu (liczba
porządkowa stanowiąca numer
teczki)

• Przykładowo jeżeli nadajemy

sygnaturę aktom przekazanym
wraz ze spisem, który otrzymał
numer 12, to teczka
zarejestrowana pod liczbą
porządkową 2 otrzyma sygnaturę
archiwalną

12/2

• Dokumentacja opatrzona

sygnaturą archiwalną może
być złożona w magazynach
archiwalnych

• Po złożeniu dokumentacji w

magazynach należy na spisy
zdawczo-odbiorcze nanieść
informację o miejscu jej
przechowywania

Przykład: 1/I/48

• Gdzie:
1 – numer magazynu
I – numer regału
15 – numer półki

Środki ewidencyjne archiwum

zakładowego

• Spisy zdawczo-odbiorcze akt
• Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
• Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów

archiwalnych przekazanych do archi
wum państwowego

• Kartoteka udostępniania

dokumentacji

• Protokoły o braku lub zniszczeniu akt
• Spisy dokumentacji niearchiwalnej

(aktowej) przeznaczonej na
makulaturę lub zniszczenie

• Wszystkie pomoce ewidencyjne

prowadzone w archiwum
zakładowym, oprócz
wymienionych w punkcie 4 ,
należy traktować jako materiały
archiwalne (akta kategorii A)

•Udostępnianie

dokumentacji

• Dokumentację można

udostępniać na miejscu lub
wypożyczać komórek
organizacyjnych lub na
zewnątrz jednostki
organizacyjnej.

• Dla potrzeb urzędowych

dokumentację udostępnia się na
podstawie karty udostępniania
akt (wzór Pu-A- 32), wypełnionej
przez osobę, która chce
korzystać z akt oraz podpisanej
przez kierownika komórki
organizacyjnej, z której dane
akta pochodzą

• Wydawanie dokumentacji poza

zakład pracy odbywać się
powinno tylko w wyjątkowych
sytuacjach. Każdorazowo winien
wydawać na to zgodę kierownik
jednostki organizacyjnej, na
podstawie odpowiedniego
pisemnego wniosku instytucji
zainteresowanej o wypożyczenie
akt na zewnątrz

•Konserwacja dokumentacji

• W przypadku archiwum

zakładowego przez
konserwację będziemy
rozumieli zarówno
działalność profilaktyczną jak
i w mniejszym stopniu
konserwację właściwą.

• Do działań profilaktycznych

zaliczamy przede wszystkim
stworzenie archiwaliom
właściwych warunków
przechowywania poprzez wybór
odpowiedniego lokalu dla
archiwum oraz jego właściwe
wyposażenie w sprzęt

• W pomieszczeniu archiwum

należy utrzymywać
odpowiednia temperaturę i
wilgotność

• Optymalna temperatura

utrzymywana w
pomieszczeniach
archiwalnych powinna być
zawarta w granicach od +16°
do +18° C. Jej przekraczanie
powoduje osłabianie papieru
lub nawet jego zżółknięcie

• Równie ważne jest zapewnienie

właściwej wilgotności, którą
należy utrzymywać w
przedziale 55 - 65 %
wilgotności względnej.
Wilgotność wyższa niż 65 % wil
gotności względnej powoduje
rozwój bakterii i grzybów