Rodzaje
dokumentacji
współczesnej

• Cechą charakterystyczną wszelkiej

zinstytucjonalizowanej działalności,
w ramach określonego systemu
ustrojowego i prawnego, jest
sformalizowany sposób utrwalania,
czyli dokumentowania działań, a
nawet czynności pomoc niczych, to
znaczy wykonania zapisu, który
można odczytać w dowolnym czasie.

•W wyniku powyższych

procesów powstaje
„dokumentacja” a jej
jednostkowym elementem
jest „dokument”. (tu w
rozumieniu jako utrwalona
informacja)

• Nie należy mylić z pojęciem:

„pismo sporządzone we właściwej
dla danego czasu i miejsca
formie, zaopatrzone w środki
uwierzytelniające (np.: pieczęcie,
listę świadków, podpis), które
stwarza, potwierdza lub zmienia
pewien stan prawny". – definicja z
Wielkiej Encyklopedii PWN

•W procesie powstawania,

przechowywania i

udostępniania

dokumentacji ze względów

praktycznych stosuje się

kryteria klasyfikacji

wynikające z konieczności:

• - wyboru optymalnej formy zapisu,

• - doboru właściwego nośnika,

• -ustalenia sposobu sporządzania i

kompletowania dokumentacji dla

określonych celów,

• - ustalenia zasad i metod klasyfikacji

rzeczowej,

• -określenia warunków formalnych

dostępu do informacji zawartych w

dokumentacji,

• - ustalania okresów przechowywania

•Podział dokumentacji

pod względem formy
zapisu:

•1) tekstową (rękopisy,

maszynopisy, druki,
pisma powielone),

•2) graficzną (szkice,

rysunki, schematy,
wykresy, diagramy,
plany, mapy, plansze,
afisze itp.),

•3) fotograficzną i filmową

(obrazy utrwalone technikami

fotograficznymi, polegającymi

na naświetleniu materiału

światłoczułego umieszczonego

na płótnie, płytkach

metalowych, szkle, błonie

celuloidowej i papierze

•

4) dźwiękową (analogowe
płyty gramofonowe i
taśmy magnetofonowe,
obecnie niemal zupełnie
wyparte przez zapis
elektroniczny),

•

5) elektroniczną (zapisy
tekstów, grafiki,
fotografii i filmów oraz
dźwięku w formatach
komputerowych na
informatycznych
nośnikach danych).

• Cechą charakterystyczną form:

tekstowej, graficznej i
fotograficznej jest możliwość
bezpośredniego odczytu
(oglądu), natomiast odbiór form:
filmowej, dźwiękowej i
elektronicznej bez zastosowania
odpowiednich urządzeń
technicznych jest niemożliwy.

•Nośniki zapisu

• -

trwałe, służące do

zachowania informacji
w niezmienionej postaci
przez okres co najmniej
kilkudziesięciu lat,

• -nietrwałe, które najczęściej

służą do przejściowego zapisu

informacji w celu ich

przeniesienia na nośnik trwały,

na przykład matryce z

materiałów przeźroczystych,

przeznaczone do powielenia

treści dokumentu w wielu

egzemplarzach na nośniku

papierowym

•Podział

dokumentacji w
zależności od jej
przeznaczenia

• 1) dokumentację aktową,
• 2) dokumentację techniczną,
• 3) dokumentację geologiczną,
• 4) dokumentację geodezyjną i

kartograficzną,

• 5) dokumentację audiowizualną,
• 6) dokumenty elektroniczne.

• Uwaga:

Nie wszystkie

jednostki

organizacyjne

tworzą równolegle

wymienione rodzaje

dokumentacji.

• Większość wytwarza tylko dwa

rodzaje dokumentacji:

- aktową i dokumenty elektroniczne

(głównie bazy danych i, coraz
częściej, własne strony www)

- pozostałe - kilka rodzajów,
- tylko nieliczne - wszystkie rodzaje

•Dokumentacja

aktowa

• Dokumentacja aktowa, czyli akta, to

dokumentacja w formie tekstowej
(pisanej), powstająca w toku działalności
jednostki organizacyjnej, podmiotu
gospodarczego, osoby prawnej lub
fizycznej, utrwalona różną techniką na
papierze (rękopis, maszynopis, druk,
kserokopia, fotokopia), sporządzana w
celu utrwalenia czynności formalno-
prawnych lub po porostu w celu zapisu
informacji.

Współcześnie akta
powstające w toku

działalności jednostki

organizacyjnej gromadzone

są na bieżąco w formie:

•1) zbiorów dokumentów

aktowych,

•2) akt spraw,
•3) korespondencji

• Zbiory dokumentów aktowych

charakteryzują strukturą
wewnętrzną dokumentu i
dotyczą określonego rodzaju
działania aktotwórcy. W
zależności od tego możemy
wyróżnić, przykładowo,
następujące ich typy:

•zbiory akt ogólnych

odzwierciedlają zagadnienia

ogólne związane z realizacją

podstawowych zadań jednostki

organizacyjnej i dotyczą

najczęściej organizacji, stanu

majątkowego, zarządzania,

planowania i sprawozdawczości

•zbiory akt

normatywnych

obejmują

akta, które zawierają
przepisy regulujące
podstawy organizacyjno-
prawne jednostki
organizacyjnej

•zbiory akt finansowo-

księgowych

składają się

na nie ogół akt
dokumentujących przebieg
lub skutek prowadzonych
operacji gospodarczych i
finansowych

•zbiory akt osobowych

(personalne)

obejmują

dokumenty i materiały
zawierające dane osobowe
poszczególnych pracowników
oraz informa cje o stosunku i
przebiegu ich pracy

•zbiory akt stanu

cywilnego

czyli księgi

urodzeń, małżeństw i
zgonów oraz związane z
nimi akta zbiorcze

•zbiory akt notarialnych

to akta prawne obejmujące
przeważnie umowy kupna-
sprzedaży, darowizny,
testamenty oraz intercyzy
przedślubne i inwentarze
masy spadkowej

•Akta spraw

• zbiór wszelkich dokumentów, bez

względu na ich formę, jakie są
wymagane i mogą być przydatne
przy rozpatrywaniu określonej
sprawy, a zatem w aktach
sprawy mogą znajdować się
również formy graficzne
(załączone mapy, rysunki itp.)
czy fotografie.

• W takim wypadku nie do

końca

jest to zgodne z

przytoczonym wyżej
terminem „akta",
właściwszym byłoby tu
używanie określenia
„dokumentacja sprawy".

•Korespondencja

•składają się na nią pisma

niewchodzące w skład akt spraw
bądź zbiorów dokumentów
jednorodnych. Najczęściej są
informacje w formie zawiadomień
i komunikatów, uzgodnienia
terminów, zaproszenia itp.

•Akta typowe

i specyficzne

(ten

podział
dotyczy wszelkich rodzajów
dokumentacji)

•

Aktami typowymi

nazywamy takie akta, które
powstają w każdej
jednostce organizacyjnej
bez względu na jej wielkość,
charakter działalności i
zakres kompetencji

•Akta specyficzne

występują

również we wszystkich

jednostkach orga nizacyjnych,

ale w każdej stanowią zawsze

odbicie podstawowej,

statutowej działalności, która

nie powtarza się w zakładach

pracy innego typu czy branży

•Dokumentacja

techniczna

•Ze względu na zakres

rzeczowy dokumentację tę
dzielimy na:

•dokumentację

inwestycyjną

czyli taką, w

której skład wchodzą dane i
dokumenty umożliwiające
realizację zamierzonej
inwestycji (programy,
dokumentacja planistyczna,
projekty techniczne)

•dokumentację

konstrukcyjną,

czyli zbiór

dokumentów określających
jednoznacznie wyrób, jego
części składowe oraz
wymagania dotyczące
wykonania i

działania

• dokumentację technologiczną,

czyli zbiór dokumentów zawierających
dane procesu technologicznego, obróbki
lub montażu oraz dane pomocy
używanych w tych procesach (karty
technologiczne, instrukcje obróbki,
instrukcje montażu, wykazy pomocy,
karty normowania i inne dokumenty
związane z procesem technologicznym),

•dokumentację fabryczną,

czyli

zbiór dokumentów potrzebnych
do zlecenia robót produkcyjnych,
ewidencjonowania danych o
przebiegu i realizacji oraz
gromadzenia danych do
rozliczenia kosztów własnych
produkcji

•Dokumentacja

geologiczna

•Dokumentacja

geologiczna odzwierciedla
w formie tekstowej,
graficznej i tabelarycznej
wyniki badań budowy
skorupy ziemskiej na
określonym obszarze

• Podzielić ją możemy na:
- geologia surowcowa (bada złoża kopalin

użytecznych, ustala jakość złóż i ich zasoby),

- hydrogeologia (zajmuje się badaniem wód

podziemnych),

- geologia inżynierska (bada warunki

geologiczne, hydrogeologiczne i geologiczno-

inżynierskie w związku ze sporządzaniem

miejscowych planów zagospodarowania

przestrzennego, projektowaniem posadowienia

obiektów budowlanych, w tym budownictwa

wodnego, zakładu górniczego, i inwestycji

liniowych oraz projektowaniem magazynowania

i składowania substancji i odpadów).

•Dokumentacja

geodezyjna i
kartograficzna

• Podstawowymi grupami tej

dokumentacji są:

1) zbiory punktów osnów geodezyjnych,
2) ewidencja gruntów i budynków,
3) gleboznawcza klasyfikacja gruntów,
4) powszechna taksacja nieruchomości

5) geodezyjna ewidencja

sieci uzbrojenia terenu,

6) system informacji o

terenie.

• W skład tej dokumentacji

wchodzą: zbiory map
ogólnogeograficznych (w tym
topograficznych), arkusze mapy
zasadniczej oraz map
tematycznych, a ponadto
materiały i dokumenty w postaci
operatów, rejestrów, wykazów,
katalogów map, wydawnictw.

•Dokumentacja

audiowizualna

• Składają się na nią fotografie w postaci

negatywów lub diapozytywów, odbitek

zdjęć luźnych lub zebranych w

albumach na określony temat.

Wykonuje się je i gromadzi w celach

dokumentacyjnych (fotografie ludzi,

zwierząt, przedmiotów, obiektów

budowlanych itd.), ale również w celu

utrwalenia ważnych wydarzeń w życiu

polityczno-społecznym, artystycznym

instytucji, przedsiębiorstw czy

miejscowości

•Podobne

zastosowanie ma
dokumentacja
wideofonowa (filmowa
i dźwiękowa)

•Dokumenty

elektroniczne

•Dokument elektroniczny

to stanowiący odrębną
całość znaczeniową zbiór
danych uporządkowanych
w określonej strukturze
wewnętrznej i zapisany na
informatycznym nośniku.

•Podział

dokumentacji w
zależności od jej
dostępności

•Dokumentacja

jawna

•Dokumentacja

niejawna

•Przetworzona

•Podział

dokumentacji w
zależności od jej
znaczenia

•Dokumentacja przeznaczone

do wieczystego
przechowywania

•Dokumentację podlegającą

zniszczeniu po upływie
ustalonego okresu
przechowywania

•Oryginał i kopia

• Pierwszy egzemplarz dokumentu, na

podstawie którego wykonano
różnymi technikami jego kopie, jest
oczywiście oryginałem. Pod
względem fizycznym łatwo odróżnić
oryginał od kopii tylko wtedy, gdy
oryginał wykonano odręcznie (na
przykład odręcznie napisano czy
narysowano), a potem mechanicznie
go skopiowano.

• Jeśli „ręcznie" kopiowano rękopiśmienny

dokument, można odróżnić kopię od
oryginału głównie na podstawie podpisu
twórcy dokumentu (zwłaszcza jeżeli
oryginał i kopia powstały w dużym, na
przykład kilkuletnim, odstępie czasu),
często jest to jednak możliwe tylko
dzięki wyraźnej adnotacji na
dokumencie, stwierdzającej, że dany
egzemplarz jest kopią

• Nieco inaczej należy określić

relacje między pierwszym

egzemplarzem i jego

powielonymi obrazami, jeśli

pierwszy egzemplarz

dokumentu został sporządzony

metodą mechaniczną

(maszynopis, fotografia, film,

dokument elektroniczny,

wydruk komputerowy).

•Treść i forma pierwszego i

następnych egzemplarzy są
identyczne, wszystkie więc
posiadają strukturę
wewnętrzną (treść) i formę
zewnętrzną taką, jaką nadał
im twórca dokumentu.

• Przyjmuje się, że oryginałem jest w tym

wypadku egzemplarz bądź kilka
egzemplarzy podpisanych ręcznie przez
wystawcę (autora) dokumentu. Kryterium
to jednak nie może mieć zastosowania w
przypadku zamieszczania podpisu
elektronicznego - wówczas wszystkie
egzemplarze z tym samym podpisem
(właściwie:
zakodowanym identyfikatorem) posiadają
cechy oryginału.

• Współcześnie masowym zjawiskiem, ze

względu na coraz większe ułatwienia
techniczne, jest sporządzanie kserokopii
dla doraźnych celów informacyjnych.
Takie kopie, w przypadku zachowania
oryginałów lub „urzędowych" kopii w
aktach spraw, nie mają żadnej wartości
archiwalnej i z chwilą doraźnego
wykorzystania przez użytkownika

mogą być niszczone.