„

„

Komunikacja w

Komunikacja w

zespole

zespole

projektowym”

projektowym”

przygotowali:

przygotowali:

Krzysztof

Krzysztof

Pawlina

Pawlina

Kamil Potaś

Kamil Potaś

Czym jest komunikacja w

Czym jest komunikacja w

IT ?

IT ?

Dobra komunikacja jest podstawą

Dobra komunikacja jest podstawą

dobrego funkcjonowania każdego i

dobrego funkcjonowania każdego i

wszystkich.

wszystkich.

Jak się komunikować ?

Jak się komunikować ?

Wybór formy komunikacji powinien być

Wybór formy komunikacji powinien być

świadomy, powinien zapewniać skuteczność i

świadomy, powinien zapewniać skuteczność i

efektywność.

efektywność.

Komunikacja międzyludzka dzieli się na

Komunikacja międzyludzka dzieli się na

komunikację werbalną i niewerbalną.

komunikację werbalną i niewerbalną.



Werbalna:

Werbalna:

spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje.

spotkania, rozmowy telefoniczne, telekonferencje.



Niewerbalna:

Niewerbalna:

listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny.

listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny.

Gesty!

Gesty!

mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja.

mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja.

Definicja komunikacji dla

Definicja komunikacji dla

informatyka

informatyka

Kiedy dojdzie do aktu

Kiedy dojdzie do aktu

komunikacji ?

komunikacji ?

informacja zostanie przekazana w języku

informacja zostanie przekazana w języku

zrozumiałym dla obu komunikujących się

zrozumiałym dla obu komunikujących się

stron,

stron,

zaistnieje skuteczny nośnik tej informacji,

zaistnieje skuteczny nośnik tej informacji,

przekaz pozostanie czysty od zniekształceń

przekaz pozostanie czysty od zniekształceń

przez czynniki zewnętrzne (tzw. szum),

przez czynniki zewnętrzne (tzw. szum),

przekaz spotka się z odbiorem,

przekaz spotka się z odbiorem,

informacja w założeniu będzie przeznaczona

informacja w założeniu będzie przeznaczona

dla danego odbiorcy.

dla danego odbiorcy.

Zespół projektowy

Zespół projektowy

Organizacja zespołu

Organizacja zespołu

projektowego wskazuje na

projektowego wskazuje na

dojrzałość organizacji i jej

dojrzałość organizacji i jej

podejście do tego

podejście do tego

zagadnienia.

zagadnienia.

Struktury budowy zespołów

Struktury budowy zespołów

projektowych:

projektowych:

Struktura sieciowa,

Struktura sieciowa,

Struktura gwiaździsta,

Struktura gwiaździsta,

Struktura izomorficzna,

Struktura izomorficzna,

Struktura specjalizacyjna,

Struktura specjalizacyjna,

Struktura nieegoistyczna.

Struktura nieegoistyczna.

Struktura sieciowa

Struktura sieciowa

Demokratyczna, dość równy udział

Demokratyczna, dość równy udział

członków w podejmowaniu decyzji

członków w podejmowaniu decyzji

rola lidera może być przechodnia

rola lidera może być przechodnia

w przypadku odejścia lidera – łatwa

w przypadku odejścia lidera – łatwa

rekonstrukcja zespołu

rekonstrukcja zespołu

komunikacja „każdy z każdym”

komunikacja „każdy z każdym”

liczba członków 8-12

liczba członków 8-12

Struktura sieciowa

Struktura sieciowa

(c.d.)

(c.d.)

lider: tylko koordynuje, reprezentuje zespół,

lider: tylko koordynuje, reprezentuje zespół,

pełni też funkcje administracyjne

pełni też funkcje administracyjne

brak podziału ze względu na odległość

brak podziału ze względu na odległość

służbową

służbową

nie ma miejsca dla nowych, niedoświadczonych

nie ma miejsca dla nowych, niedoświadczonych

członków, gdyż nie nadążaliby za tempem prac

członków, gdyż nie nadążaliby za tempem prac

często przeradza się w zespół o bardziej

często przeradza się w zespół o bardziej

scentralizowanej strukturze (np. typu

scentralizowanej strukturze (np. typu

gwiaździstego)

gwiaździstego)

Struktura sieciowa

Struktura sieciowa

(c.d.)

(c.d.)

Struktura gwiaździsta

Struktura gwiaździsta

centralna pozycja lidera

centralna pozycja lidera

lider pośredniczy w przekazywaniu

lider pośredniczy w przekazywaniu

wszystkich informacji

wszystkich informacji

wyłącznie on zna całość projektu – jego

wyłącznie on zna całość projektu – jego

odejście to ogromne niebezpieczeństwo

odejście to ogromne niebezpieczeństwo

lider przydziela wszystkim prace i

lider przydziela wszystkim prace i

kontroluje ich, każdego osobiście

kontroluje ich, każdego osobiście

Struktura gwiaździsta

Struktura gwiaździsta

(c.d.)

(c.d.)

scentralizowana władza

scentralizowana władza

może być to zespół z niedoświadczonymi

może być to zespół z niedoświadczonymi

ludźmi ( lider pomaga niedoświadczonym)

ludźmi ( lider pomaga niedoświadczonym)

pracownicy o różnym poziomie

pracownicy o różnym poziomie

zaawansowania

zaawansowania

problemem jest nieobecność kierownika-

problemem jest nieobecność kierownika-

np. jego urlop, choroba

np. jego urlop, choroba

Struktura gwiaździsta

Struktura gwiaździsta

(c.d.)

(c.d.)

Struktura izomorficzna

Struktura izomorficzna

oddaje strukturę projektu

oddaje strukturę projektu

opracowanie dokumentów zgodzie z kompetencjami

opracowanie dokumentów zgodzie z kompetencjami

zespołu

zespołu

prosta budowa

prosta budowa

jednoznacznie określona odpowiedzialność

jednoznacznie określona odpowiedzialność

praca równolegle

praca równolegle

zastosowanie w projektach złożonych,

zastosowanie w projektach złożonych,

wieloczęściowych

wieloczęściowych

Struktura izomorficzna

Struktura izomorficzna

(c.d.)

(c.d.)

Struktura specjalizacyjna

Struktura specjalizacyjna

odpowiedzialny za całość najbardziej

odpowiedzialny za całość najbardziej

doświadczony członek

doświadczony członek

zadania dla osób wg ich specjalizacji

zadania dla osób wg ich specjalizacji

istotne rozwijanie własnych predyspozycji

istotne rozwijanie własnych predyspozycji

wymaga samodzielności

wymaga samodzielności

Struktura specjalizacyjna

Struktura specjalizacyjna

(c.d.)

(c.d.)

Struktura nieegoistyczna

Struktura nieegoistyczna

podstawą pracy są zadania i ich znaczenie

podstawą pracy są zadania i ich znaczenie

praca członków podporządkowana realizacji

praca członków podporządkowana realizacji

zadań

zadań

zespoły mają wspólny (w różnym stopniu i

zespoły mają wspólny (w różnym stopniu i

czasie) cel

czasie) cel

sukces lub niepowodzenie to zasługa całego

sukces lub niepowodzenie to zasługa całego

zespołu

zespołu

wspólne podejmowanie decyzji, współdziałanie

wspólne podejmowanie decyzji, współdziałanie

Struktura nieegoistyczna

Struktura nieegoistyczna

(c.d.)

(c.d.)

Zarządzanie komunikacją

Zarządzanie komunikacją

Planowanie komunikacji

Planowanie komunikacji

Dystrybucja informacji

Dystrybucja informacji

Raporty

Raporty

Administracja

Administracja

Planowanie komunikacji

Planowanie komunikacji

Wymagania komunikacyjne (suma

Wymagania komunikacyjne (suma

wymagań informacyjnych uczestników

wymagań informacyjnych uczestników

projektu) :

projektu) :

- powiązania odpowiedzialności

- powiązania odpowiedzialności

projektu i

projektu i

uczestników,

uczestników,

- dziedziny i działy włączone w

- dziedziny i działy włączone w

projekt,

projekt,

informacje

informacje

o ilości i

o ilości i

rozmieszczeniu

rozmieszczeniu

uczestników,

uczestników,

- dodatkowe potrzeby informacyjne

- dodatkowe potrzeby informacyjne

(np.

(np.

kontakty z

kontakty z

mediami).

mediami).

Planowanie komunikacji

Planowanie komunikacji

Technologia komunikacji (metody i techniki

Technologia komunikacji (metody i techniki

używane do transferu informacji) :

używane do transferu informacji) :

- natychmiastowość dostarczenia

- natychmiastowość dostarczenia

informacji

informacji

(jak szybko powinny być

(jak szybko powinny być

dostarczane),

dostarczane),

- dostępność technologii, przewidywane

- dostępność technologii, przewidywane

zasoby ludzkie (czy są zdolni do

zasoby ludzkie (czy są zdolni do

obsługi systemu),

obsługi systemu),

- czas trwania projektu.

- czas trwania projektu.

Ograniczenia

Ograniczenia

Założenia

Założenia

Planowanie komunikacji

Planowanie komunikacji

Plan zarządzania komunikacją, zawiera :

Plan zarządzania komunikacją, zawiera :

- zestaw i strukturę metod, które będą

- zestaw i strukturę metod, które będą

używane do zdobywania i przechowywania

używane do zdobywania i przechowywania

informacji; strukturę systemu dystrybucji,

informacji; strukturę systemu dystrybucji,

- opis strony formalnej dystrybucji

- opis strony formalnej dystrybucji

(metody, format, zawartość, itp.)

(metody, format, zawartość, itp.)

- terminarz pokazujący kiedy informacje

- terminarz pokazujący kiedy informacje

będą potrzebne

będą potrzebne

- metody otrzymywania informacji

- metody otrzymywania informacji

pomiędzy zaplanowanymi spotkaniami

pomiędzy zaplanowanymi spotkaniami

- metody aktualizacji informacji.

- metody aktualizacji informacji.

Dystrybucja informacji

Dystrybucja informacji

Wyniki pracy

Wyniki pracy

Plan zarządzania komunikacją

Plan zarządzania komunikacją

System zdobywania informacji - informacja

System zdobywania informacji - informacja

może być dzielona pomiędzy członków

może być dzielona pomiędzy członków

zespołu z wykorzystaniem szeregu metod

zespołu z wykorzystaniem szeregu metod

od manualnych po elektroniczne

od manualnych po elektroniczne

System dystrybucji informacji - dystrybucja

System dystrybucji informacji - dystrybucja

może się odbywać przez spotkania, kopie

może się odbywać przez spotkania, kopie

dokumentów, dostęp do sieci i baz danych,

dokumentów, dostęp do sieci i baz danych,

fax, pocztę elektroniczną,

fax, pocztę elektroniczną,

wideokonferencje, itp.

wideokonferencje, itp.

Raporty

Raporty

Plany raportowania powinny

Plany raportowania powinny

uwzględniać:

uwzględniać:

- odbiorcę raportu

- odbiorcę raportu

- okres raportowania

- okres raportowania

- zawartość raportu

- zawartość raportu

- sposób dystrybucji raportu

- sposób dystrybucji raportu

Raporty

Raporty

Raporty podobnie jak inne plany projektu

Raporty podobnie jak inne plany projektu

powinny byc realizowane w trakcie

powinny byc realizowane w trakcie

wykonywania kolejnych zadań

wykonywania kolejnych zadań

Raporty zawierają informacje o postępie

Raporty zawierają informacje o postępie

prac projektowych (o zakończeniu zadań lub

prac projektowych (o zakończeniu zadań lub

stopniu ich zaawansowania)

stopniu ich zaawansowania)

Podstawowym odbiorcą jest kierownik

Podstawowym odbiorcą jest kierownik

grupy.

grupy.

Kierownik projektu przedstawia raporty

Kierownik projektu przedstawia raporty

(informacyjne, i postęp prac) inwestorowi

(informacyjne, i postęp prac) inwestorowi

Raporty

Raporty

Po co?

Po co?

Analiza odchyleń - porównywanie wyników

Analiza odchyleń - porównywanie wyników

projektu z planowanymi lub oczekiwanymi

projektu z planowanymi lub oczekiwanymi

wynikami.

wynikami.

Analiza trendu

Analiza trendu

Analiza korzyści - jest to wszechstronne

Analiza korzyści - jest to wszechstronne

narzędzie badawcze, gdyż bierze pod

narzędzie badawcze, gdyż bierze pod

uwagę zakres, koszty oraz terminarz. Dla

uwagę zakres, koszty oraz terminarz. Dla

każdego działania brane są pod uwagę trzy

każdego działania brane są pod uwagę trzy

wartości: budżet, aktualny koszt (wykonana

wartości: budżet, aktualny koszt (wykonana

praca) oraz korzyść (wartość procentowa

praca) oraz korzyść (wartość procentowa

porównania budżetu z wykonaną pracą).

porównania budżetu z wykonaną pracą).

Raporty

Raporty

Narzędzia i techniki dystrybucji

Narzędzia i techniki dystrybucji

informacji

informacji

Raporty wykonania - zestawienie

Raporty wykonania - zestawienie

informacji i wyników analiz. Często

informacji i wyników analiz. Często

stanowi wejścia do procesów

stanowi wejścia do procesów

kontrolnych.

kontrolnych.

Żądania zmian - jeżeli wyniki analiz

Żądania zmian - jeżeli wyniki analiz

wskazują na taką konieczność

wskazują na taką konieczność

Administracja

Administracja

Dokumentacja pomiarów

Dokumentacja pomiarów

wykonania - całą dokumentacja

wykonania - całą dokumentacja

stworzona dla zapisania i analizy

stworzona dla zapisania i analizy

wykonania projektu, włącznie z

wykonania projektu, włącznie z

dokumentami planistycznymi

dokumentami planistycznymi

Administracja

Administracja

Dokumentacja produktu projektu -

Dokumentacja produktu projektu -

dokumenty stworzone dla opisu produktu

dokumenty stworzone dla opisu produktu

(plany, specyfikacje, dokumentacja

(plany, specyfikacje, dokumentacja

techniczna, rysunku, pliki, itp.)

techniczna, rysunku, pliki, itp.)

Inne zapisy projektu

Inne zapisy projektu

Akceptacja formalna - dokumentacja, którą

Akceptacja formalna - dokumentacja, którą

akceptuje klient lub sponsor produktu

akceptuje klient lub sponsor produktu

powinna zostać przygotowana i

powinna zostać przygotowana i

rozpowszechniona

rozpowszechniona

Zdobyta wiedza.

Zdobyta wiedza.

Dokumentacja

Dokumentacja

Dokumentacja projektu

Dokumentacja projektu

stanowi

stanowi

jeden z elementów komunikacji

jeden z elementów komunikacji

w procesie projektowania.

w procesie projektowania.

Organizacja zebrań

Organizacja zebrań

Większość przeglądów

Większość przeglądów

rewizji oraz innych form

rewizji oraz innych form

komunikacji w projekcie jest

komunikacji w projekcie jest

realizowana na zebraniach

realizowana na zebraniach

.

.

Charakter zebrań

Charakter zebrań

Zebrania mogą mieć charakter:

Zebrania mogą mieć charakter:

- informacyjny

- informacyjny

- roboczy (rozdział zadań do

- roboczy (rozdział zadań do

realizacji)

realizacji)

- uzgodnień realizacyjnych

- uzgodnień realizacyjnych

- narad roboczych organizowanych

- narad roboczych organizowanych

w celu

w celu

rozwiązania jakiegoś problemu.

rozwiązania jakiegoś problemu.

Organizacja zebrań

Organizacja zebrań

Aby spotkania były zwięzłe i

Aby spotkania były zwięzłe i

efektywne należy przygotowywać je

efektywne należy przygotowywać je

kierując się kolejnymi fazami:

kierując się kolejnymi fazami:

- przygotowanie zebrania

- przygotowanie zebrania

- zwołanie zebrania

- zwołanie zebrania

- organizacja zebrania

- organizacja zebrania

- przeprowadzenie zebrania

- przeprowadzenie zebrania

- zamknięcie zebrania i wnioski

- zamknięcie zebrania i wnioski

Podsumowanie

Podsumowanie

Dobra

komunikacja

jest

podstawą

Dobra

komunikacja

jest

podstawą

dobrego

funkcjonowania

każdego

i

dobrego

funkcjonowania

każdego

i

wszystkich.

Umożliwia

przepływ

wszystkich.

Umożliwia

przepływ

informacji,

ułatwia

porozumienie

i

informacji,

ułatwia

porozumienie

i

minimalizuje konflikty, zwłaszcza te,

minimalizuje konflikty, zwłaszcza te,

które wynikają z nieporozumień. Sprawna

które wynikają z nieporozumień. Sprawna

komunikacja

jest

niezbędna

przy

komunikacja

jest

niezbędna

przy

realizacji projektów IT, gdzie w ramach

realizacji projektów IT, gdzie w ramach

projektu

współpracują

ze

sobą:

projektu

współpracują

ze

sobą:

managerowie, architekci, projektanci,

managerowie, architekci, projektanci,

programiści, testerzy.

programiści, testerzy.

Koniec

Koniec

Dziękujemy za

Dziękujemy za

uwagę.

uwagę.