Zasady zarządzania

Zasady zarządzania

organizacjami

organizacjami

dr Anna Adamik

dr Anna Adamik

Katedra Zarządzania

Katedra Zarządzania

Politechnika Łódzka

Wydział Organizacji i Zarządzania

Pojawia się pytanie, czy nauki o
zarządzaniu, zarządzanie

– jest wiedzą (nauką),
- czy też umiejętnością (sztuką)?

L. Gliuck (przedstawiciel nauk zarządzania),

określił kierowanie /zarządzanie, jako

dziedzinę wiedzy,

która dąży do

zrozumienia, dlaczego i w jaki sposób ludzie
współpracują, aby osiągnąć określone cele i
zwiększyć użyteczność systemów
współdziałania między ludźmi.

H.M. Boettinger (przemysłowiec i

wykładowca zarządzania)

twierdzi, że kierowanie jest sztuką

,

a więc

twórczym „porządkowaniem chaosu
organizacyjnego”.

Przy czym, jak każda dziedzina sztuki i literatury
wymaga trzech składników:

wizji artysty,

znajomości rzemiosła i skutecznego
komunikowania się.

Pod tym względem zarządzanie jest sztuką bo
wymaga tych składników.

R.A. Webber

twierdzi zaś, że wiedza (nauka) bez
umiejętności (czyli sztuki)

i sztuka bez wiedzy (nauki)

oznacza stagnację oraz niemożliwość
przekazania wiadomości i wykorzystania
ich w praktyce.

M.Crozier

zarządzanie jest sztuką praktyczną

nie może być ono stosowaniem doktryn, lecz

odpowiedzią na rzeczywiste problemy i

ograniczenia zależne od tego, na ile ludzie

zdolni są do odkrywania i stosowania

właściwych rozwiązań.

W związku z tym

zarządzanie będzie w

połowie nauką, a w połowie sztuką mądrego

działania w warunkach niepewności

Zarządzanie, to

działalność

kierownicza

polegająca na

ustalaniu celów i

powodowaniu ich realizacji

w organizacjach

podległych zarządzającemu

na podstawie własności

środków produkcji

lub

prawa dysponowania nimi

Zorganizowane działanie człowieka odbywa

się według pewnego schematu, który

obejmuje 6 następujących po sobie etapów

:

Schemat ten – stanowiący swoistą filozofię
sprawnego działania – stał się powszechnie
znany pod nazwą

Każdy z wymienionych w schemacie etapów
jest równie ważny i żadnego nie można
pominąć.

cyklu działania zorganizowanego

lub też

„cyklu organizacyjnego”.

Pierwszy etap cyklu

polega na

sformułowaniu określonego celu.

Chcąc go dobrze sformułować, dobrze czyli tak, by

zapewnić sobie wysokie prawdopodobieństwo jego

realizacji

spełnić trzeba kilka warunków,

MUSI ON BYĆ:

• JEDYNY,

• ŚCISŁY,

• OGRANICZONY

• I UŻYTECZNY

Następne

etapy cyklu organizacyjnego

zależą bezpośrednio

od ustalonego celu i

przebiegają pod kątem widzenia jego

osiągnięcia,

lub zbliżenia do jego osiągnięcia.

Drugi etap cyklu zorganizowanego działania

polega na badaniu warunków i środków działania
potrzebnych do osiągnięcia postawionego celu.

Zakłada

rozważenie wszelkich sposobów i

wybranie sposobu

najodpowiedniejszego do

wykonania danego działania.

W tym celu korzysta się tu więc z :
• obserwacji, która daje pierwsze pojęcie o danym

zjawisku lub problemie,

• doświadczenia, które pozwalają na ustalenie

ilościowych i jakościowych związków między tymi
zjawiskami

Trzeci etap

polega na zaplanowaniu działania ,

czyli na

obmyśleniu dróg dojścia do

celu

(celów).

W tym miejscu należy:

• szczegółowo zdezagregować cel na

konkretne zadania (czynności składowe

przedsięwzięcia),

• określić czasy trwania oraz wyznaczyć

imiennie osoby odpowiedzialne za ich

realizację

Czwarty etap

polega na przygotowaniu środków uznanych za
potrzebne.

W tym etapie chodzi o

pozyskanie i przygotowanie

odpowiedniej ilości (zasobów) - ludzi i środków
potrzebnych do osiągnięcia celów

oraz ich

„

rozmieszczenie”, czyli przydzielenie

im

zaplanowanych zadań i środków działania.

Piąty etap

polega na

wykonaniu zamierzonego

działania

stosownie do powziętego planu.

Po jego zakończeniu powinno nastąpić pełne

osiągnięcie postawionego celu

.

Szósty etap,

to kontrola osiągniętych wyników i wyciągnięcie

wniosków.

Ocena wyników

jest podstawą ponownego działania, bądź

wtórnego badania poszczególnych elementów i

odpowiedniego skorygowania planów (bądź sposobów

realizacji zadania).

Przy czym należy pamiętać, że kontrola możliwa jest w wielu

postaciach np. kontroli końcowej, kontroli bieżącej.

Może być realizowana:

• przez samego pracownika – samokontrola

• przez kierowników,

• kolegów lub

• inne powołane do tego jednostki (kontrola zewnętrzna).

W działalności organizacyjnej, w procesie
zarządzania/ kierowania,

by uzyskiwać lepsze rezultaty, w szybszym
niż rywale czasie należy kierować się
pewnymi

prawami i zasadami lub wytycznymi

, które

ułatwiają lub wręcz

umożliwiają

osiągnięcie

określonych zadań.

(PODOBNIE JEST I Z METODAMI I

TECHNIKAMI)

Znaczenie zasad polega na tym, że:

wyrażają one pewne prawidłowości
zachodzące

obiektywnie, bez względu na

cechy osoby kierującej oraz warunki działania

.

ułatwiają w

ten sposób realizację procesu

zarządzania i

chronią przed

popełnieniem poważniejszych

błędów.

W literaturze można znaleźć

wiele zasad,

ogólnie mając na uwadze zakres ich

zastosowania w praktyce można je

pogrupować w kilka grup:

• GRUPA1, to zasady o charakterze

ogólnym

a

zarazem podstawowym. Mają one
zastosowanie przy organizowaniu różnych
rodzajów prac, niektórzy nadają im wręcz
rangę PRAW

.

• GRUPA 2, to zasady i wytyczne

ekonomizujące

działanie i poprawiające jego

sprawność.

Grupa 1

Zasada podziału pracy

• Jest to podstawowa zasada działalności

zespołowej, która doceniana była już w

starożytności.

• Już Kartezjusz pisał, że każdą trudność trzeba

podzielić na tyle cząstek, na ile jest to możliwe

i na ile trzeba, aby je najlepiej rozwiązać.

• Adamiecki zaś zauważał, że

jeśli praca jakiejś jednostki składa się z
powtarzania dwóch lub więcej czynności

i podzielimy ją tak, by każdą czynność móc
wyróżnić i potem wykonywać seriami, lub
powierzymy organom specjalnie do nich
uzdolnionym lub przygotowanym,

to ogólny nakład pracy i środków wytwórczych
zmniejszy się, a wynik użyteczny powiększy się.

Realizując podział pracy (wg Smitha) osiąga

się:

• Wzrost sprawności działania każdego

pracownika wskutek osiąganej wprawy i rutyny

• Oszczędność czasu, który zwykle traci się, gdy

przechodzi się od jednego do drugiego rodzaju
pracy (zmiana narzędzi, metody itp.)

• Wynalezienie większej liczby maszyn

wykonujących powtarzalne czynności, które
ułatwiają i skracają pracę oraz pozwalają
jednemu człowiekowi wykonywać pracę wielu
ludzi

Zasady humanizacji pracy,

• Działalność zawodowa powinna prowadzić do aktywizowania

różnych zdolności robotnika, z własnym rytmem pracy

• Praca powinna być w taki sposób zorganizowana, aby

pracownik wykonując swe zadania uczył się czegoś nowego,

• Każdy potrzebuje minimum przestrzeni dla własnych decyzji,

musi mieć także możliwość kontrolowania wyników własnej

pracy,

• Praca powinna być tak zorganizowana, by zadania wypływały

jedne z drugich i tak zazębiały się oraz aby zapewniała

zmianę stanowisk pracy (rotację) i kontakty społeczne,

• Z każdą pracą powinna łączyć się nadzieja na przyszłe,

rosnące dochody, powierzanie władzy oraz możliwość

rozwoju i awansu

Zasada koncentracji pracy (lub scalania)

• Jest uzupełnieniem zasady podziału pracy.

• Głosi, że zgromadzenie i połączenie

wyspecjalizowanych w realizacji tego samego
zadania wykonawców i aparatury w jednym
miejscu (i pod jednym kierownictwem)
zwiększa wynik użyteczny pracy

Zasada harmonizacji pracy

• przy czym harmonizacja działań oznacza, że:

• wyniki pracy będą tym lepsze, im lepiej

dobrane będą i lepiej ze sobą skoordynowane
uczestniczące w niej elementy, ludzie i środki
działania oraz

• im czasy działania poszczególnych elementów

będą ze sobą lepiej zgrane i
zsynchronizowane

.

Zasada harmonii występuje w postaci

harmonii:

• Doboru organów
• Czasu działania organów
• Duchowej (zachodzącej między ludźmi w

procesie pracy)

Grupa 2

Zasada efektywności (ekonomiczności)

ekonomiczność= wyniki/nakłady> 1

Zasada optymalnej produkcji

Dla każdego organu (człowieka, maszyny)
istnieje zawsze pewna ściśle określona
granica wydajności, przy której koszt na
jednostkę jest najmniejszy, po jej
przekroczeniu koszt na jednostkę zaczyna
wzrastać

Zasada kompleksowości

Nakazuje określić zakres, obszar, wielkość
całego przedsięwzięcia organizacyjnego,

by osiągnąć cel trzeba bowiem być
świadomym wszystkich zagadnień tworzących
tematycznie dane zagadnienie docelowe.

Zasada systematyczności

By uniknąć chaosu trzeba w sposób planowy i
długofalowy rozwiązywać poszczególne
problemy i

unikać działalności improwizowanej –
minimalizować ją.

Zasada indywidualizacji

Zaleca rozwiązywanie zagadnień
organizacyjnych jako zjawisk
niepowtarzalnych, swoistych, odrębnych

a nie stosować sztywnych schematów, bo to
może wywołać wiele negatywnych skutków

Zasada jedności działania

Należy dążyć do sprzyjania powiązaniu celów
pracownika z celami instytucji,

chociaż bardzo często są różne, ale godne
poszanowania

Zasada dyscypliny pracy

Dyscyplina decyduje o sprawności

funkcjonowania organizacji, o jej wynikach.

Chodzi tu nie tylko dyscyplinę w zakresie

wykorzystania czasu pracy, ale i przestrzegania

porządku i reguł postępowania rodzinnego i

społecznego (punktualność, posłuszeństwo,

pracowitość, poszanowanie norm, umów i

zwyczajów społecznych w organizacji).

Pamiętać trzeba o dyscyplinie formalnej oraz

wewnętrznej- samodyscyplinie- zgodnej z

własnym sumieniem i świadomością.

Zasada ładu materialnego (porządku)

Polega na przestrzenny i logicznym
uporządkowaniu rzeczy. Działanie dobrze
zorganizowane będzie bardziej sprawne, gdy
zbiór przedmiotów do niego
wykorzystywanych będzie przestrzennie pod
jakimś względem uporządkowany.

„Odpowiednie miejsce dla każdej rzeczy i
każda rzecz na odpowiednim miejscu

”

Zasada równoległości (jednoczesności)

Przy realizowaniu jednego zadania starać się
realizować jednocześnie (przy okazji) kilka
innych zbieżnych działań, by zaoszczędzić
czas i środki.

Robiąc jedno- robić wiele

Umiejętność realizacji kilku działań
jednocześnie stanowi tajemnicę sukcesów
osobistych wielu sprawnych ludzi – Napoleon,
Edison

Zasada odpowiedniego miejsca

Aby działanie było sprawnie realizowane trzeba

dla niego wybrać najbardziej właściwe miejsce

realizacji.

Właściwa lokalizacja ludzi i obiektów to broń w

walce konkurencyjnej.

Zasada odpowiednich środków

Ten sam cel można osiągnąć różnymi jakościowo

środkami.

Można działać gospodarnie i rozrzutnie.

Najlepiej osiągać założony cel przy najmniejszych

nakładach ogólnych.

Zasada odpowiedniego sposobu

Ten sam cel można realizować różnymi
sposobami (metodami).

Ustalenie najwłaściwszego sposobu wymaga
analizy wielu wariantów, oraz wyboru
najodpowiedniejszego wariantu z punktu
widzenia realizacji danego zadania.

Zasada decydującego momentu (odpowiedniej

chwili)

Skutek i efekt końcowy czynu często zależy od

wyboru właściwej chwili, w której podejmujemy

działanie.

Najodpowiedniejszym jest moment , w którym

może nastąpić najwyższa sprawność czynu , czyli

nie za wcześnie, nie za późno ale „w sam raz”.

Istnieją jednak przypadki kiedy możemy

powiedzieć/ bo się opłaca „Im wcześniej tym lepiej”

(antycypacja – wyprzedzanie) lub „lepiej późno niż

wcale” – gra na zwłokę (kunktacja- zwlekanie)

Z cyklu działania zorganizowanego

,

wywodzi się cały zbiór zagadnień związanych z
metodami i technikami.

Każda bowiem metoda jest przykładem
działania zorganizowanego.

Rozważania nasze należy rozpocząć od sposobu
działania. Jest to najszersze pojęcie.

Sposób działania

– umyślny dobór zasobów i środków
działania (czyli celów pośrednich) oraz
zgodna z zamierzeniem kolejność ich
stosowania. (J. Zieleniewski).

Metoda to

uświadomiony i uporządkowany

sposób działania złożonego, powtarzalny z
racji swej skuteczności (Koźmiński, Zawiślak).

Metoda stanowi

zorganizowane

,

systematyczne postępowanie, w którym
działalność prowadzona jest w sposób

zrutynizowany.

Techniki są więc częścią składową metody.

Są one sposobami postępowania
przeznaczonymi do specjalnego celu,
elementu (części) lub okresu.

Są podporządkowane postępowaniu
stosowanemu w metodzie.

Technika, to celowy, racjonalny,

oparty na

teorii sposób wykonywania prac w jakiejś
dziedzinie

Głównym przedmiotem ich
zainteresowania jest człowiek,

jako podstawowy element w procesie pracy,

którego sposób postępowania i myślenia jest
różny w różnych etapach rozwoju
technicznego, ale który same te etapy
tworzy.

Należy pamiętać, że

aby skutecznie rozwiązywać problemy
zarządzania

korzystać trzeba z pomocy innych

dyscyplin naukowych, takich jak socjologia,
psychologia, ekonomia, prawo itd.

Dziś nie wystarczy znajomość jednej dziedziny
wiedzy czy jednej grupy technik zarządzania.

Problemy stojące przed dzisiejszym kierownikiem
są tak złożone, że musi on wręcz korzystać ze

współpracy ze specjalistami z wielu
dziedzin .

Np.

Nie można stworzyć racjonalnie

funkcjonującego systemu

przetwarzania danych

bez uprzedniego:

1.

zbadania organizacji pracy wewnątrz

instytucji,

2.

ustalenia obiegu dokumentów,

3.

sieci przepływów informacyjnych,

4.

form komunikowania się itd.

Nie można

właściwie zaprojektować organizacji
stanowisk roboczych

bez

przeprowadzenia badań ergonomicznych
racjonalizujących naturalne środowisko
pracy

do wymagań fizjologicznych i
psychologicznych człowieka

Różne metody i techniki służą rozwiązywaniu
różnych problemów.

Przy czym problem jest rodzajem zadania
(sytuacji), którego nie można rozwiązać za
pomocą posiadanego dotąd zasobu wiedzy.

Rozwiązanie go jest możliwe dzięki
czynnościom myślenia produktywnego, które
prowadzi do wzbogacenia wiedzy podmiotu
przeprowadzającego badanie/rozwiązującego
problem.

Ze względu na charakter problemu

wyróżniamy: problemy dewiacyjne

(dysfunkcyjne), organizacyjne i innowacyjne

(twórcze)

Problemy dewiacyjne mają miejsce, gdy

następuje odchylenie w działaniu od pożądanej

normy.

Dla ich rozwiązania niezbędne jest ustalenie

przyczyn odchyleń i zakłóceń. Ich likwidacja

często rozwiązuje problem.

Stosowane tu techniki to np.: badanie metod

pracy, analiza wartości, kwalifikowanie pracy –

ogólnie metody diagnozujące stan istniejący

Problemy optymalizacyjne powstają w
wyniku konieczności wprowadzenia zmian o
charakterze adaptacyjnym (modyfikacyjnym)
ze względu na zmiany w otoczeniu
przedsiębiorstwa.

Do ich rozwiązania stosowane mogą być np.:
matematyczne techniki optymalizacji, techniki
badania metod pracy, mierzenia i
kwalifikowania pracy, analizy wartości.

Problemy innowacyjne (twórcze)
Są konsekwencją zmian innowacyjnych w
otoczeniu, wzrostu wymagań odbiorców itp.

Wymagają zupełnie nowego rozwiązania
(twórczego), różnego od tego które istnieje.

Duża rola metod i technik heurystycznych w
rozwiązywaniu takich problemów.
Wykorzystywane mogą być itp..np. burza
mózgów, synektyka