Wykorzystanie modelu
procesów biznesowych w
projektowaniu systemów
informatycznych

Zagadnienia w prezentacji

• IT w perspektywie organizacji

• Dlaczego warto wykorzystać wiedzę o procesach w

projektowaniu systemów informatycznych

Strategia

Wyniki

Procesy biznesowe - uwarunkowania

Uwarunkowa
nia prawne

Potrzeby
klientów

Uwarunkowa
nia rynkowe

Oczekiwani
a
udziałowcó
w

Procesy

Technologia

Kwalifikacje pracowników

Sposób

zarządzania

Struktura

organizacyjna

Kapitał

Wyposażenie

Komunikacja

ZARZĄDZANIE

PROCESAMI

Rola IT w procesach

Realizacja oraz
transformacja
procesów

• Automatyzacja
• Uproszczenie,

eliminacja,

standaryzacja działań

• Zmiana przebiegu

działań

Monitorowanie
procesów

• Monitorowanie

przebiegu procesów –

statusu poszczególnych

działań (systemy

workflow)

• Monitorowanie

efektywności procesów

(systemy

wspomagające ABC,

BSC)

Firmy uzyskują przewagę konkurencyjną przede
wszystkim
dzięki temu,

w jaki sposób

wykorzystują technologię

informacyjną,
a

nie jaką technologię

IT w perspektywie organizacji funkcyjnej i
procesowej (1)

Organizacja

zorientowana

funkcyjnie

D
O
S
T
A
W
A

M
A
R
K
E
T
I
N
G

F
I
N
A
N
S
E

K

L

I

E

N

T

K

L

I

E

N

T

Sprzedaż

Przygotowywanie

oferty

Organizacja

zorientowana

procesowo

K

L

I

E

N

T

K

L

I

E

N

T

Obsługa po

sprzedaży

Sposób spojrzenia na organizację

przekłada się na kierunek

podejmowanych decyzji o inwestowaniu w zasoby, w tym w IT

•

Wdrożenie systemów najczęściej
powiązane z

usprawnieniami procesów

,

co zwiększa ich efektywność

•

Rozwiązania IT są

zintegrowane i

wspierają cały proces

•

Dane raz wprowadzone są
wykorzystywane

na wszystkich etapach

w procesie

•

Zapewniony

wysoki poziom spójności

informacji

•

Większa elastyczność

na zmiany

Organizacja zorientowana

funkcyjnie

Organizacja zorientowana

procesowo

•

Systemy wspomagają

nieefektywne procesy

•

Wdrażanie rozwiązań IT w

wycinkach procesu

bez oceny ich wpływu na całość procesu

•

Występowanie wysp informacyjnych -
systemów dostarczających

wycinkowe dane

•

Powielanie się danych

w różnych bazach, co

jest przyczyną:

– niespójności

danych,

– różnych definicji

tych samych obiektów

(sposobu interpretacji, dziedziny
wartości, reguł biznesowych)

•

Kosztowne i długotrwałe

wprowadzanie

zmian, bardziej złożone utrzymanie systemu

IT w perspektywie organizacji funkcyjnej i
procesowej (2)

Wdrożenie rozwiązań IT pod kątem

wspomagania całych procesów

, a

nie ich wycinków

daje

większy zwrot z inwestycji w IT

• IT w perspektywie organizacji

• Dlaczego warto wykorzystać wiedzę o procesach w

projektowaniu systemów informatycznych

Zagadnienia w prezentacji cd ...

Analiza istniejących

procesów

Analiza istniejących

procesów

Opracowanie specyfikacji

wymagań

dla rozwiązań IT

Opracowanie specyfikacji

wymagań

dla rozwiązań IT

Trendy i

benchmarking

Trendy i

benchmarking

Analiza kontekstu

biznesowego

Analiza kontekstu

biznesowego

Klasyfikacja

Klasyfikacja

procesów

procesów

Opis

Opis

procesów

procesów

Identyfikacja

Identyfikacja

usprawnień

usprawnień

Model

Model

wymagań

wymagań

biznesowych

biznesowych

Wybór

Wybór

kierunku

kierunku

rozwoju IT

rozwoju IT

System

System

„

„

z półki”

z półki”

Implemen-

Implemen-

tacja

tacja

Analiza kontekstu biznesowego

Obszar biznesu

Obszar IT

W jakim zakresie firma ma być

pionierem

a w jakim

naśladowcą

?

W jakim zakresie zastosowanie rozwiązań

IT powinno mieć

standardowy (rozwiązanie

‘z półki’)

, a w jakim

unikatowy (‘skrojony

na miarę’)

charakter?

W jakim zakresie poszczególne

obszary

działalności powinny być

zróżnicowane

ze względu

na

produkty

?

Jaki zakres

rozwiązań IT

powinien być

wspólny, a jaki

zróżnicowany na produkty

?

Czy obsługa i

wymiana informacji

z

klientami, dostawcami ma dokonywać

się w

sposób elektroniczny

?

Jakie są wymagane

standardy

bezpieczeństwa

oraz standardy

wymiany

danych

z ‘otoczeniem’?

Jaki

stopień dynamiki

oraz

zakres

zmian

przewidywany jest w

poszczególnych obszarach?

Jaki jest wymagany

zakres elastyczności

systemu na zmiany?

Na czym firma chce budować wartość,

co ma decydować o jej

przewadze

konkurencyjnej

?

- cena
- oferta produktowa
- jakość obsługi

Jakie są

priorytety wdrożenia

rozwiązań w

poszczególnych procesach?

Analiza kontekstu

biznesowego

Analiza kontekstu

biznesowego

Analiza istniejących

procesów

Analiza istniejących

procesów

Opracowanie specyfikacji

wymagań

dla rozwiązań IT

Opracowanie specyfikacji

wymagań

dla rozwiązań IT

Analiza kontekstu

biznesowego

Analiza kontekstu

biznesowego

Klasyfikacja

Klasyfikacja

procesów

procesów

Opis

Opis

procesów

procesów

Identyfikacja

Identyfikacja

usprawnień

usprawnień

Model

wymagań

biznesowych

Model

wymagań

biznesowych

Wybór

kierunku

rozwoju IT

Wybór

kierunku

rozwoju IT

System

„z półki”

System

„z półki”

Implemen-

tacja

Implemen-

tacja

Trendy i

benchmarking

Trendy i

benchmarking

Klasyfikacja procesów

•

Podejście do klasyfikacji procesów:

– Top down

– wstępna klasyfikacja, przed rozpoczęciem

opracowania map procesów

– Bottom up

– klasyfikacja procesów po dokonaniu analizy

powiązań pomiędzy działaniami

•

Określenie

zdarzeń/podmiotów inicjujących procesy

oraz

końcowych

rezultatów/odbiorców produktów

•

Przełożenie zdarzeń/rezultatów na procesy - łączenie działań

wg ciągów przyczynowo-skutkowych

•

Zachowanie

rozłączności

procesów

•

Określenie

priorytetów

procesów

•

Dostosowanie poziomu

szczegółowości

opisu procesów do ich

priorytetów

oraz wymaganego

poziomu standaryzacji

•

Przyjęcie

kilku wzorcowych

(2-3) jednostek organizacyjnych

dla opracowania modelu

Klasyfikacja

Klasyfikacja

procesów

procesów

•

Wykorzystanie umownej

notacji

dla przedstawienia:

– zdarzeń inicjujących proces
– rezultatów procesu
– działań (zróżnicowanych na

manualne oraz zautomatyzowane

: dialogowe,

wsadowe)

– przebiegu procesu (z wyodrębnionym

elektronicznym przepływem danych

) z

uwzględnieniem wyjątków oraz alternatywnych ścieżek

•

Rozszerzenie

opisu działań

o następujące elementy:

– wymagane kontrole
– powiązania

z dokumentacją

wykorzystywaną w procesie

– powiązania

z jednostkami organizacyjnymi

, w których działania są realizowane

– powiązania z aktualnie wykorzystywanymi

systemami informatycznymi

•

Określenie

parametrów

procesów:

– czas realizacji
– koszt realizacji
– liczba zaangażowanych etatów
– częstotliwość zdarzeń w procesach
– liczba jednostek obsługiwanych w procesach
– liczba błędów występujących w procesach

Opis procesów

Opis

Opis

procesów

procesów

Identyfikacja usprawnień z wykorzystaniem
rozwiązań IT

• Ocena

‘jakości’

procesów biznesowych

• Określenie

przyczyn

, dla których procesy biznesowe nie dostarczają

oczekiwanych rezultatów

• Identyfikacja

słabych punktów

w procesach wynikających z braku bądź

nieefektywności rozwiązań IT

• Określenie usprawnień, których wdrożenie jest możliwe dzięki rozwiązaniom IT
• Wyodrębnienie w modelu procesów wszystkich działań, które:

– są obecnie zautomatyzowane, jednakże

wymagają uzupełnienia bądź migracji

do

nowego rozwiązania

– powinny zostać zautomatyzowane

:

• przekształcenie danych w działaniach można opisać algorytmem
• działania są kluczowe dla realizacji procesu (efektywność, jakość, ryzyko operacyjne)
• działania są realizowane często i/lub są złożone
• są stabilne ze względu na zmiany

• Określenie przebiegu procesów po

wdrożeniu usprawnień

• Oszacowanie

korzyści/oszczędności

wynikające z wdrożenia rozwiązań IT

• Określenie

priorytetów

dla wdrożenia rozwiązań IT w różnych obszarach

realizacji procesów

Identyfikacja

Identyfikacja

usprawnień

usprawnień

Analiza istniejących

procesów

Analiza istniejących

procesów

Opracowanie specyfikacji

wymagań

dla rozwiązań IT

Opracowanie specyfikacji

wymagań

dla rozwiązań IT

Analiza kontekstu

biznesowego

Analiza kontekstu

biznesowego

Klasyfikacja

procesów

Klasyfikacja

procesów

Opis

procesów

Opis

procesów

Identyfikacja

usprawnień

Identyfikacja

usprawnień

Model

Model

wymagań

wymagań

biznesowych

biznesowych

Wybór

Wybór

kierunku

kierunku

rozwoju IT

rozwoju IT

System

System

„

„

z półki”

z półki”

Implemen-

Implemen-

tacja

tacja

Trendy i

benchmarking

Trendy i

benchmarking

Opracowanie specyfikacji wymagań
dla rozwiązań IT

Model koncepcyjny

Model wymagań biznesowych

Model techniczny

Model obiektów

Model procesów

Projekt bazy

Projekt modułów

System ‘z półki’

Proces wyboru i
dostosowania
oprogramowania

Implementacja

Opracowanie

specyfikacji wymagań

dla rozwiązań IT

Opracowanie

specyfikacji wymagań

dla rozwiązań IT

Model wymagań biznesowych

•

Model procesów biznesowych

uwzględniający usprawnienia

•

Opisuje

sposób wykorzystania systemów informatycznych

z punktu

widzenia użytkownika:

– przeznaczenie systemu
– zakres działań realizowanych przez system
– opis interakcji z użytkownikami, innymi systemami, podmiotami zewnętrznymi

•

Jest uzupełniony o

oczekiwane wartości mierników

efektywnościowych

•

Określa

wymagania funkcjonalne oraz informacyjne

wynikające z potrzeby:

– modyfikacji istniejących systemów
– wdrożenia nowych systemów

•

Określa wymagania w zakresie

integracji systemów

:

– dostęp do wspólnych baz danych
– zbudowanie interfejsów wymiany danych

Model

Model

wymagań

wymagań

biznesowych

biznesowych

• Czy procesy, czy rozwiązania technologiczne stanowią o

przewadze

konkurencyjnej

?

• Jaki jest

stopień dopasowania

pomiędzy rozważanym rozwiązaniem IT

oraz istniejącymi potrzebami biznesowymi?

• Koszt

?

• Czas

trwania wdrożenia?

• Zakres zmian

w procesach, systemach IT?

• Ryzyko

niepowodzenia wdrożenia?

• Jak rozwiązanie wpływa na

relacje z otoczeniem

?

Wybór kierunku rozwoju IT (1)

Czy dostosować system do procesu czy proces do
systemu ?

proces

system

Wybór

Wybór

kierunku

kierunku

rozwoju IT

rozwoju IT

Wybór kierunku rozwoju IT (2)

System

implementowany

od początku

System ‘z półki’

• Proces

standardowy

• Duża

presja czasu

na

wdrożenie

• Systemy IT posiadają

wystarczający zakres
parametryzacji

w ramach

istniejącej funkcjonalności

• Wysoki poziom

niezawodności

• Możliwość

rozbudowy oraz

integracji

w istniejącym

środowisku
informatycznym

• Proces stanowi o

przewadze
konkurencyjnej

• W procesach o specyfice,

dla której

brak wsparcia

w systemach ‘z półki’

• Nakłady dostosowania

systemu ‘z półki’

przewyższają

nakłady

implementacji systemu
od początku

Wybór

Wybór

kierunku

kierunku

rozwoju IT

rozwoju IT

– Oddalenie się od osiągnięcia

głównych czynników

stanowiących o przewadze
konkurencyjnej

– Opór przed wdrożeniem

zmian do

procesów

– Trudności w integracji

w

istniejącej infrastrukturze
technologicznej

– Niewykorzystanie pełnej

funkcjonalności

standardowego

oprogramowania

Wybór kierunku rozwoju IT (3)

– Wymaga

bardzo

szczegółowej specyfikacji

wymagań użytkowników

– Wysokie

ryzyko

niepowodzenia wdrożenia

System

implementowany

od początku

System ‘z półki’



Wybór

Wybór

kierunku

kierunku

rozwoju IT

rozwoju IT

System ‘z półki’

• Analiza

luk

pomiędzy wymaganiami biznesowymi a

istniejącą funkcjonalnością systemu

• Określenie możliwości

parametryzacji systemu

lub

określenie zakresu

zmian wymaganych w procesach

• Przygotowanie szczegółowej specyfikacji w zakresie

uzupełnienia luki

pomiędzy istniejącą, a wymaganą

funkcjonalnością systemów

• Analiza

nakładającej się funkcjonalności

pomiędzy różnymi

aplikacjami

• Określenie

możliwości integracji

aplikacji z innymi

systemami

• Specyfikacja wymaganych interfejsów pomiędzy systemami

System

System

„

„

z półki”

z półki”

Implementacja – model koncepcyjny

• Model obiektów

obejmuje:

– wyodrębnione obiekty biznesowe, które są przedmiotem działań realizowanych w procesie
– atrybuty opisujące poszczególne obiekty

• Model procesów

obejmuje:

– zdarzenia

, które inicjują proces

– sekwencje

działań

wykonywanych przez poszczególne jednostki organizacyjne

– zakres informacji –

powiązania z obiektami

- wykorzystywanych (będących na wejściu/wyjściu) w procesie

oraz jego poszczególnych działań

– operacje na obiektach

: utworzenie, odczyt, modyfikacja, usunięcie

– reguły i/lub warunki wykonania operacji

na obiektach zdefiniowane za pomocą sformalizowanych algorytmów

– reguły kontroli

danych

– interakcje

w procesie

• z użytkownikami
• z innymi procesami

• Wymagania pozafunkcjonalne

:

– Wydajność
– Bezpieczeństwo
– Rozszerzalność
– Otwartość

Implemen-

Implemen-

tacja

tacja

Poziom
zaangażowa
nia

Analiza
kontekstu
biznesowego

Opracowani
e modelu
techniczneg
o

Zaangażowanie
pracowników ‘biznesowych’

Zaangażowanie
pracowników IT

• Współpraca między IT oraz biznesem –

dobra

komunikacja

zwłaszcza przy wprowadzaniu zmian

Kluczowe czynniki sukcesu przy wdrażaniu rozwiązań
IT

Kluczowe czynniki sukcesu przy wdrażaniu rozwiązań
IT

• Określenie

właścicieli

procesów

• Powiązanie wdrożenia rozwiązań informatycznych

z

usprawnieniami

procesów

• Uwzględnienie w strategii IT

specyfiki procesów

biznesowych

• Większy nacisk na

sposób wykorzystania

IT, niż na

rodzaj technologii

• Zsynchronizowanie

rozwiązań technologicznych

z innymi

czynnikami zaangażowanymi w realizację procesów
biznesowych

• Wykorzystanie

aplikacji

wspomagających

projektowanie

procesów

oraz

systemów informatycznych

Dziękuję za uwagę