Obieg i kontrola

dokumentów

Organizacja obiegu i kontroli

dokumentów w jednostce

Przepisy ustawy o rachunkowości

nie określają zasad obiegu czy też
systemu

kontroli

wewnętrznej

dokumentów

księgowych,

stanowiących

podstawę

dokonywanych zapisów w księgach
rachunkowych jednostki.

Obieg dokumentów

• przyjmowanie dowodów z zewnątrz (obcych) lub

sporządzanie (wystawianie) dowodów własnych,

• gromadzenie i grupowanie dowodów oraz

przeprowadzanie wstępnej kontroli,

• kontrola (sprawdzenie) dowodów pod względem

formalno-rachunkowym i merytorycznym,

• przetwarzanie dowodów na inne dowody np. zbiorcze,

rozliczeniowe,

• ujęcie danych z dowodów w prowadzonej ewidencji

księgowej (księgach rachunkowych), w tym z

uwzględnieniem potrzeb rozliczeń z tytułu podatków i

ubezpieczeń oraz analiz wewnętrznych,

• przechowywanie bieżące, tj. do końca roku

obrotowego w podziale na okresy sprawozdawcze,

• archiwowanie akt przez okres ustawowo wymagany.

Podstawę opracowania instrukcji obiegu

dokumentów powinna stanowić inwentaryzacja

występujących w jednostce dowodów księgowych,

której celem powinno być:

• zidentyfikowanie wszystkich dokumentów,

• zweryfikowanie zakresu obowiązków, uprawnień i

odpowiedzialności

poszczególnych

komórek

organizacyjnych

uczestniczących

w

obiegu

dowodów,

• określenie i zlokalizowanie ogniw organizacyjnych

(zgodnie ze strukturą jednostki) uczestniczących w

obiegu każdego dokumentu,

• wytyczenie

dróg

(kanałów

przepływu)

dla

poszczególnych

dokumentów

z

przyporządkowaniem

czynności

dla

każdego

ogniwa organizacyjnego.

Metody obiegu dokumentów

księgowych

• metoda graficzna - polega na oznakowaniu dowodów

księgowych, czynności, ogniw i kanałów przepływu oraz

innych elementów systemu obiegu dokumentów za pomocą

znaków graficznych i przedstawieniu całości w logicznym

powiązaniu lub przy dużej ilości dokumentów w oddzielnych

schematach graficznych dla każdego dowodu;

• metoda tabelaryczna - polega na utworzeniu tablic

przepływu dowodów księgowych, z wykorzystaniem

symboli, skrótów nazw i znaków umownych, odpowiednio

zdefiniowanych

i

objaśnionych

dla

potencjalnych

użytkowników dokumentacji;

• metoda opisowa - polega na opisaniu całego systemu

obiegu dowodów księgowych, tj. dla wszystkich dowodów

opisanie

poszczególnych

czynności,

przypisanych

wszystkim

ogniwom

organizacyjnym

w

logicznym

powiązaniu;

• metoda kartotekowa - polega na wprowadzeniu dowolnej

ilości

kart

stanowiących

całość

systemu

obiegu

dokumentów księgowych, gdzie każda karta obejmuje jeden

dokument; metoda ta wymaga wcześniejszego opracowania

karty wzorcowej, na której zostaną następnie odpowiednio

przedstawione obiegi poszczególnych dokumentów.

Metoda graficzna

 - przyjęcie dowodu z zewnątrz
 - kanał przepływu dowodu i

kierunek obiegu

- jednostki zewnętrzne

Przechowywanie dowodów

księgowych

• siedziba zarządu jednostki

• siedziba zakładów (oddziałów)

Przechowywanie: w oryginalnej postaci, w ustalonym

porządku oraz w podziale na okresy sprawozdawcze.

Odpowiedzialność: pracownicy otrzymujący kolejno

dokumentację zgodnie z ustaleniami instrukcji

obiegu dokumentów.

Po dokonaniu wszystkich księgowań za każdy okres

sprawozdawczy wszystkie dowody księgowe, które

stanowiły podstawę tych księgowań powinny być

ułożone w ustalonym porządku dostosowanym do

sposobu prowadzenia ksiąg i przechowywania tak,

aby odszukanie każdego z dowodów nie nastręczało

trudności oraz aby zapewnić ich nienaruszalność.

Archiwowane zbiory dokumentacji

księgowej powinny być oznaczone:

• nazwą jednostki,
• symbolem lub nazwą zbioru i

numerów w zbiorze,

• symbolem kategorii akt (wraz z liczbą

lat przechowywania),

• wskazaniem roku

Czas przechowywania

• dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być

przechowywane co najmniej przez okres 5 lat licząc od

początku roku następującego po roku obrotowym, którego

dotyczą.

wyjątki:

• karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki

przechowuje się przez okres wymaganego dostępu do tych

informacji,

wynikający

z

przepisów

emerytalnych,

rentowych oraz podatkowych (nie krócej jednak niż 5 lat),

• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży

detalicznej - przechowuje się do dnia zatwierdzenia

sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie

krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym

powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowuje się

1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Czas przechowywania

• dowody

księgowe

dotyczące

wieloletnich

inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz

umów handlowych, roszczeń dochodzonych w

postępowaniu

cywilnym

lub

objętym

postępowaniem karnym albo podatkowym -

przechowuje się przez 5 lat od początku roku

następującego po roku obrotowym, w którym

operacje, transakcje i postępowanie zostały

ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub

przedawnione,

• dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia

(polityki) rachunkowości - przechowuje się przez

okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności,

• zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe

podlegają trwałemu przechowywaniu.

Gospodarka drukami ścisłego

zarachowania

Druki ścisłego zarachowania

Jednostka samodzielnie określa rodzaje druków, które

z chwilą ponumerowania traktowane są jako druki

ścisłego zarachowania - formularze objęte ilościową

kontrolą zużycia.

W Jednostce najczęściej obowiązują następujące druki

ścisłego zarachowania:

• arkusze spisu z natury,

• dokumenty kasowe "KP" i "KW",

• karty drogowe,

• dowody wydania "WZ",

• dowody wydania materiałów "RW",

• przepustki materiałowe,

• faktury VAT,

• inne dokumenty w zależności od potrzeb.

Gospodarka drukami ścisłego

zarachowania

Odpowiedzialność ponosi pracownik

wyznaczony przez kierownika działu.

Przed wydaniem druków do użytkowania

dokonuje on:

• ponumerowania druków każdego rodzaju

nadając im bieżący numer kolejno w danym

roku obrotowym, jeżeli druki wystawiane są w

kilku egzemplarzach oznacza się tym samym

numerem oryginał i wszystkie kopie,

• wpisania poszczególnych druków do książki

druków ścisłego zarachowania,

• wydania druków za pokwitowaniem w książce

druków ścisłego zarachowania,

• przed wydaniem nowej partii druków rozliczenia

z poprzednio wydanych.

Rejestracja dokumentów

Przed rejestracją w księgach rachunkowych

dokumenty księgowe powinny zostać poddane

segregacji oraz kontroli pod względem

merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

Segregacja ma na celu wyodrębnienie

dokumentów podlegających ewidencji, a następnie

ich łączenie w jednorodne grupy, np. dowody

bankowe.

W ramach jednej grupy dowody są zestawiane

według dat operacji, banków, rodzajów rachunków

bankowych, np. rachunek bieżący, pomocniczy,

lokat

terminowych.

Posegregowane

dowody

księgowe są następnie oznaczane symbolami i

numerami.

Kontrola

dokumentów

• formalna

dotyczy

zgodności

zaszłości

gospodarczej i opisującego ją dokumentu pod

względem zgodności z uregulowaniami prawnymi

• merytoryczna polega na sprawdzeniu zgodności

treści dokumentu z rzeczywistym przebiegiem

opisywanej w nim zaszłości gospodarczej. Do jej

przeprowadzenia zobowiązany jest zazwyczaj

kierownik właściwej komórki organizacyjnej

• rachunkowa dotyczy poprawności obliczeń na

sprawdzanym dokumencie (czy dokument zawiera

wszystkie wymagane dla niego elementy, a w

szczególności nazwy, adresy, przedmiot i datę

dokonania operacji, podpisy stron, itp. oraz czy

podane w dokumentach dane liczbowe nie

zawierają błędów arytmetycznych).

Kontroli formalno-rachunkowej dokonuje

zazwyczaj

upoważniony

przez

głównego

księgowego pracownik działu księgowości.

Wykonanie kontroli merytorycznej

dokumentów i formalno - rachunkowej winno być

stwierdzone i uwidocznione na dokumencie w

postaci podpisu osoby upoważnionej do

przeprowadzenia kontroli oraz daty jej

dokonania.

W przypadku stwierdzenia braków lub

nieprawidłowości w dowodzie księgowym, główny

księgowy lub osoba przez niego upoważniona

zwraca dokument właściwej komórce (osobie) w

celu dokonania odpowiednich zmian lub poprawek

(o ile obowiązujące przepisy, np. o podatku od

towarów i usług, nie stanowią inaczej).

Tak sprawdzony dokument księgowy,

zawierający podpis dyrektora (właściciela) i

głównego księgowego stanowi podstawę

księgowania w odpowiednim urządzeniu

księgowym.

Poprawianie błędów w dowodach

księgowych

Dowody księgowe powinny być wystawione w

sposób

staranny,

czytelny

i

trwały

(długopisem,

atramentem

lub

pismem

maszynowym). Powinny być rzetelne, to jest

zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji

gospodarczych,

które

dokumentują,

kompletne, zawierające co najmniej dane

określone jw. oraz wolne od błędów

rachunkowych.

Niedopuszczalne

jest

dokonywanie

w

dowodach

księgowych

wymazywania i przeróbek. Treść i wszelkie

dane liczbowe dowodów nie mogą być

zamazywane,

przerabiane,

wycierane,

wyskrobywane lub usuwane innymi środkami

(np. chemicznymi).

Poprawianie błędów w dowodach

księgowych

• dowody źródłowe zewnętrzne obce i własne

można korygować jedynie przez wysłanie

kontrahentowi

odpowiedniego

dokumentu

korygującego zawierającego sprostowanie, wraz

ze stosownym uzasadnieniem (o ile inne

przepisy, np. o podatku od towarów i usług, nie

stanowią inaczej),

• w dowodach księgowych wewnętrznych

mogą być poprawiane poprzez skreślenie błędnej

treści lub kwoty - z utrzymaniem czytelności

skreślonych wyrażeń lub liczb - oraz wpisanie

poprawnej treści, daty poprawki i złożenie

podpisu osoby do tego upoważnionej (o ile

odrębne przepisy nie stanowią inaczej); nie

można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Błędy w dowodach źródłowych

zewnętrznych obcych i własnych
można korygować jedynie przez
wysłanie

kontrahentowi

odpowiedniego

dokumentu

zawierającego

sprostowanie,

wraz ze stosownym uzasadnieniem,
chyba że odrębne przepisy stanowią
inaczej.

Najczęściej popełniane błędy w

dokumentacji źródłowej

• nieprawidłowo sporządzony dokument

źródłowy (brak daty, podpisu

wystawiającego itp.),

• nieprawidłowa dekretacja operacji

gospodarczej,

• niewłaściwe zakwalifikowanie

dokumentu do okresu

sprawozdawczego,

• nieprawidłowe zestawienie dowodów

księgowych, np. raportu kasowego,

• braki dokumentów księgowych.

W przypadku ujawnienia błędów w

zapisach księgowych po zamknięciu

miesiąca lub dokonywania zapisów w

księgach

rachunkowych

przy użyciu

komputera, stwierdzone błędy poprawia

się następująco:

• jednostka

sporządza

własny

dowód

księgowy zawierający korekty błędnych

poprzednich

zapisów

(np.

polecenie

księgowania,

notę

księgową,

notę

memoriałową),

• jednostka wprowadza korekty do ksiąg

rachunkowych, dokonując tylko zapisów

dodatnich albo tylko zapisów ujemnych.

Błędy w urządzeniach

ewidencyjnych

Wynikają z naruszenia zasady podwójnego zapisu:

• opuszczenie operacji gospodarczych,

• niewłaściwa korespondencja kont (strony kont),

• zaksięgowanie tej samej operacji różnymi

kwotami,

• zapisanie dwukrotnie dokumentu w księgach

rachunkowych obrazujące określone operacje

gospodarcze,

• zniekształcenie danych źródłowych przy

dokonywaniu zapisu operacji (nieprawidłowa

suma),

• zapisanie w niewłaściwej rubryce urządzenia

księgowego,

• błędne sumowanie obrotów lub sald kont

syntetycznych czy innych urządzeń księgowych

(np. zestawienie obrotów i sald).

Działania kontrolne z związku z błędami

• kontrola

dokumentów

księgowych

(formalna,

merytoryczna i rachunkowa),

• uzgadnianie ewidencji syntetycznej z analityczną,

• porównanie zapisów w urządzeniach księgowych z

danymi ujętymi w dokumentacji źródłowej,

• porównanie dowodów wtórnych ze źródłowymi,

• inwentaryzacja

(nadanie

dokumentacji

inwentaryzacyjnej

statusu

druków

ścisłego

zarachowania,

dokonywanie

inwentaryzacji

wszystkich składników majątku w ustalonych

terminach i z określoną częstotliwością, konieczność

udziału w inwentaryzacji drogą spisu z natury osoby

materialnie odpowiedzialnej, rozliczanie wyników

inwentaryzacji na podstawie decyzji kierownika

jednostki itp.),

• sporządzenie szeregu zestawień kontrolnych (np.

zestawień dotyczących kontrahentów z podziałem

na wierzytelności według terminów wymagalności).

Przykład

Na fakturze VAT wystawionej przez

przedsiębiorstwo zastosowano

niewłaściwą stawkę podatku VAT (22%

zamiast 7%) - kontrahent zwrócił

fakturę z prośbą o sprostowanie.

Uznanie pomyłki dotyczącej stawki

podatku VAT wymaga wystawienia

faktury VAT-korekta, w której następuje

sprostowanie błędu (powołując się na

pierwotną fakturę VAT).

Błąd dostrzeżony w trakcie okresu

sprawozdawczego przed zamknięciem

ksiąg

Błędną treść lub liczbę przekreśla się i

wpisuje nową - zachowując czytelność
błędnego zapisu. Musi być przy nim
umieszczona data i podpis (skrót podpisu)
osoby dokonującej poprawki. Poprawka
powinna być czytelna i trwała. Poprawki
muszą być dokonane jednocześnie we
wszystkich urządzeniach ewidencyjnych.

Ten sposób nie może być stosowany po

zamknięciu miesiąca, a także wówczas gdy
księgi prowadzi się komputerowo.

Błędy księgowe ujawnione po

zamknięciu ksiąg rachunkowych

Są poprawiane za pomocą storna

(czerwonego lub czarnego).

Niedozwolone jest dokonywanie

storna czerwono-czarnego.

Błędy stwierdzone po zatwierdzeniu

rocznego sprawozdania finansowego
koryguje się w księgach rachunkowych
roku obrotowego, w którym te błędy
ujawniono.

Błąd podstawowy

Jest to błąd wykryty w bieżącym okresie,

który wiąże się z ujawnieniem zdarzeń o

istotnym wpływie na sprawozdanie finansowe i

powoduje, że:

• sprawozdanie finansowe za rok lub lata

poprzednie nie będzie mogło być uznane za

wiarygodne, rzetelne i jasno przedstawiające

stan majątkowy i sytuację finansową jednostki,

• wystąpi zagrożenie kontynuowania działalności.

Błąd ten może być spowodowany:

• błędem w polityce rachunkowości,

• pomyłkami arytmetycznymi (matematycznymi),

• błędem interpretacji przepisów,

• oszustwami, nadużyciami lub defraudacją,

• pominięciem lub nieprawidłowościami w

sprawozdaniu finansowym.

Przykład błędu podstawowego

• błędna kwalifikacja składników, skutkująca

nieprawidłowym wykazaniem ich wielkości w

bilansie (np. błędne ustalenie stawki

amortyzacyjnej środków trwałych o istotnej

wartości),

• nieprawidłowa wycena zapasów, spowodowana np.

brakiem inwentaryzacji, niewłaściwym jej

przeprowadzeniem czy rozliczeniem,

• nieutworzenie istotnych rezerw, których

utworzenie było obowiązkowe,

• celowe zawyżenie aktywów lub zaniżenie

zobowiązań,

• włączenie do sprawozdania finansowego istotnych

kwot składników majątkowych nieistniejących lub

wynikających z umów niemożliwych do

wyegzekwowania.

Nie zalicza się do błędów

podstawowych

• błędów nieistotnych,
• skutków zmian szacunków, np. wysokości

amortyzacji, odpisów aktualizujących

wartość aktywów, rezerw,

• zdarzeń, o których jednostka nie mogła

wiedzieć (np. o wyrokach sądowych, które

zapadły po dacie zatwierdzenia bilansu),

• skutków zmiany zasad (polityki)

rachunkowości stosowanych przez

jednostkę.

Zasady korekty błędu

Wykrycie błędu podstawowego stwarza

konieczność ujęcia go w księgach rachunkowych i w

sprawozdaniu finansowym.

Sposób korekty błędów popełnionych w latach ubiegłych,

a wykrytych w bieżącym roku obrotowym zależy od

istotności skutków ich popełnienia. Błędy niemające

istotnego znaczenia mogą być ujmowane jako operacje

bieżącego roku obrotowego.

Przykład
W wyniku kontroli w stowarzyszeniu „Sami sobie”

stwierdzono zaniżenie naliczenia zaliczek na podatek

dochodowy od osób fizycznych w wysokości 100 zł. Kwota

ta nie została uznana za błąd podstawowy z uwagi na

niewielką sumę. Zostanie ona zaksięgowana jako:

a) Ma konto „Rozrachunki publicznoprawne”,
b) Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”.

Zasady korekty błędu

Skutki błędu podstawowego są ujmowane na

dobro lub w ciężar funduszu własnego, jako

zysk lub strata z lat ubiegłych, za

pośrednictwem konta „Rozliczenie wyniku

finansowego”.

Księgowania są dokonywane w roku

następnym po otwarciu ksiąg rachunkowych.

Wypracowany wynik finansowy na dzień

zamknięcia

ksiąg

rachunkowych

jest

przenoszony pod datą ich zamknięcia na konto

„Rozliczenie wyniku finansowego”. Korekta

wyniku

finansowego

po

zatwierdzeniu

sprawozdania finansowego następuje na koncie

„Rozliczenie

wyniku

finansowego”

w

korespondencji z kontem, którego błąd dotyczy.

Przykład

Jednostka w maju 2008 r. stwierdziła błąd w

zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym za rok

2007, polegający na niedokonywaniu odpisów

amortyzacyjnych od środków trwałych za rok 2007.

Błąd ten spowodował zaniżenie kosztów o

kwotę 15 000 zł i niewłaściwą wielkość wyniku

finansowego. Jednostka uznała popełniony błąd za

podstawowy.

Korekta błędu podstawowego z tytułu

niedokonywania odpisów amortyzacyjnych

za 2007 r.:

• Wn konto „Rozliczenie wyniku finansowego” 15

000 zł

• Ma konto „Umorzenie środków trwałych” 15 000 zł

Korekta błędu podstawowego powinna

być opisana w informacji dodatkowej

przez podanie charakteru błędu, jego

kwoty według lat, których błąd

dotyczy.

Ma to na celu zapewnienie

porównywalności sprawozdania finansowego

jednostki. Korekta błędu podstawowego w

jednostkach

prowadzących

działalność

gospodarczą jest wykazywana w bilansie w

pozycji „Wynik finansowy z lat ubiegłych”.

Zasady poprawy

Zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami, np.

instrukcją obiegu i kontroli dokumentów, po

stwierdzeniu błędu pracownicy księgowości lub

inne osoby do tego uprawnione powinny

sporządzić odpowiedni dokument korygujący

błędny zapis. Następnie wprowadzić go do ksiąg

rachunkowych, ale sposób jego dekretacji

powinien być uregulowany w zasadach (polityce)

rachunkowości obowiązujących w jednostce.

W polityce rachunkowości jednostki powinny

znaleźć się uregulowania dotyczące

dokonywania korekty.