Dobór zespołu

negocjacyjnego

Jednym z istotnych, natomiast często
pomijanych zagadnień w procesie
negocjacji jest dobór zespołu
negocjacyjnego. W przygotowaniu i
przeprowadzeniu negocjacji z reguły
uczestniczy większa ilość osób. Czasy
„wilków samotników" odeszły już w
przeszłość i dzisiaj trudno sobie
wyobrazić poważne negocjacje
prowadzone przez jedną osobę.

Planując i prowadząc negocjacje należy pamiętać, że zespół

negocjatorów to grupa zgranych i współpracujących ze sobą osób,
a nie gromadka przypadkowo dobranych, nawet genialnych sobników.
Przypomina on pod pewnymi względami zespół sportowy np. drużynę
piłki nożnej, gdzie nie tylko występuje podział ról i pozycji w drużynie,
ale gdzie większość zachowań zostało uprzed nio przećwiczonych i
wytrenowanych. Podobnie w zespole negocjatorów powinien zaistnieć
podział ról do odegrania i zadań do wykonania. Nie zaszkodzi również
potrenować przed właściwym występem.

Dlatego też czasami trzeba zrezygnować z udziału wybitnej

osobowości na rzecz bardziej pasującej do reszty jednostki, a to w
celu poprawy funkcjonowania całości lub wykonywania jakiejś
pozornie prostej i nieefektownej czynności. Wracając do przykładu z
piłkarzami, zespół samych gwiazd nigdy nie będzie grał dobrze, jeśli
wszyscy zechcą strzelać bramki, to kto będzie grać w środku pola i
podawać.

Budując zespół do negocjacji trzeba brać pod uwagę wiele

uwarunkowań zarówno natury ogólnej, jak też dotyczących
indywidualnych zdolności i cech osobowości potencjalnych
negocjatorem Każdy uczestnik zespołu negocjacyjnego

niezależnie

od przewidzianej roli powinien charakteryzować się pewnymi
cechami. Na pierwszym miejscu zdecydowanie należy postawić
umiejętność pracy w zespole, następnie umiejętności opanowania
emocji i podporządkowania się interesowi ogólnemu. Konieczne
jest również posiadanie wiadomości i umiejętności

negocjacyjnych.
Nie bez znaczenia pozostaje zdolność pełnienia ról

przewidzianych w planie danych negocjacji. Zadania w
negocjacjach, a więc i role uczestników można podzielić na trzy
grupy:

• merytoryczno - formalne zwane inaczej oficjalnymi,

• taktyczne - manipulacyjne zwane inaczej społecznymi,

• ekspercko - doradcze zwane inaczej pomocniczymi.

Jest to oczywiście podział częściowo umowny,

bowiem role częściowo przenikają się

wzajemnie, a częściowo uzupełniają, trudno

jest więc przedstawić wyraźnie ostrą

typologię.
Role merytoryczne są zdecydowanie

najważniejsze. Pośród tych ról można

wyróżnić: kierownika, asystenta, oratora,

analityka informacji, obserwatora. Powinny być

obsadzone w pierwszej kolejno ści, gdyż to na

nich spoczywa cały ciężar prowadzenia

negocjacji i od ich sprawności działania i

umiejętności postępowania w głównej mierze

zależy ostateczny rezultat.

KIEROWNIK ZESPOŁU

inaczej szef lub lider jest

osobą kierującą pracą całego zespołu, kontrolu je on

przebieg negocjacji i czuwa nad całością, ponadto w

początkowej fazie negocjacji dobiera zespół i

rozdziela role. Szef nie musi, a nawet nic powinien

być specjalistą w danej dziedzinie, musi natomiast

posiadać zdolność myślenia strategicznego i powinien

być dobrym negocjatorem. Lider nie powinien

dominować nad zespołem, powinien natomiast

uwzględniać zdanie i punkt widzenia poszczególnych

osób biorących udział w prowadzeniu negocjacji.
Jego rolą jest również łagodzenie ewentualnych

sporów wewnątrz zespołu i koordynacja całości

prowadzonych prac. Posiada on ostateczne

uprawnienia decyzyjne.

ASYSTENT

kierownika zespołu, zwany inaczej

sekretarzem zespołu jest osobą czynnie
wspomagającą osobę kierownika, ponadto jest
odpowiedzialny za całokształt kwestii organizacyjno -
protokolarnych. Zapisuje przebieg rozmów, w tym
zwłaszcza dokonane uzgodnienia, jak również
kompletuje całość informacji i materiałów
prezentowanych przez strony. Kontroluje przebieg
negocjacji, czuwa nad prawidłową kolejnością oraz
przestrzeganiem ustaleń formalnych negocjacji,
czuwa nad prawidłową kolejnością oraz
przestrzeganiem ustaleń formalnych.

ORATOR

, spiker czyli rzecznik zespołu jest osobą

przemawiającą w imieniu zespołu, informuje on drugą
stronę o stanowisku i opiniach strony którą
reprezentuje, co pewien czas robi krótkie
podsumowania. Powinien posiadać łatwość
komunikowania się, gdyż jego rolą jest nawiązania
kontaktu i porozumienia z drugą stroną, powinien starać
się zbudować i utrzymać więź pomiędzy stronami. Musi
panować nad emocjami.

ANALITYK DANYCH

czyli selekcjoner informacji

jest osobą odpowiedzialną za zbieranie i
analizowanie przedstawionych przez drugą stronę
informacji i propozycji. Musi posiadać zdolność
analitycznego myślenia, powinien cieszyć się
zaufaniem reszty zespołu jako osoba rzetelna i
solidna. Przygotowuje on dane oraz elementy
składowe propozycji dla pozostałych członków
zespołu. Analizuje potencjalne korzyści i straty
wynikające z kolejnych ofert, wskazując
jednocześnie powody ich akceptacji, bądź
odrzucenia. Powinien wyjaśniać wątpliwości i
niezgodności dotyczące wszystkich
prezentowanych informacji.

OBSERWATOR

czyli analityk zachowań jest

osobą będącą nieco z boku nie angażuje się
bezpośrednio w przebieg rozmów, jego zadaniem
jest obserwacja zachowań poszczególnych
uczestników negocjacji zarówno jednej jak i
drugiej strony. Musi posiadać dar obserwacji,
pewną wiedzę na temat zachowań ludzi oraz
mowy niewerbalnej, powinien mieć zdolności
komunikacyjne i być taktowny. Śledzi on
zachowanie się poszczególnych osób, interpretuje
i wyciąga wnioski. Następnie prezentuje wyniki
swoich obserwacji członkom zespołu.

Role taktyczne są zdecydowanie najbardziej
kontrowersyjne. Spomiędzy takich ról można wymie
nić: fajtłapa, miły gość i wredny gość, błazen,
„dyżurny do picia". Zastosowanie tych zachowań w
konkretnym przypadku, a w konsekwencji
obsadzenie tych ról zależy od przyjętej strategii,
oraz zastosowanej taktyki postępowania. Niektóre z
nich można więc pominąć, inne rozbudować, każdy
zaś może stworzyć nowe innym nieznane.

GŁUPEK albo FAJTŁAPA

jest osobą, która przede

wszystkim popełnia różnego rodzaju błędy i gafy."

Gubi " dokumenty, lub zostawia je np. w

kserokopiarce, spóźnia się na spotkania, myli

pokoje lub sale konferencyjne, wraca po

zostawione okulary lub teczkę, nie rozumie

informacji i prosi o kilkakrotne wyjaśnienia,

"zapomina" ustaleń, itp. Czasem też doprowadza

do ujawnienia poufnych informacji. Oczywiście

wszystkie te działania są zamierzone i celowe.

Powinien on posiadać wygląd, maniery i

zachowanie roztargnionego "naukowca' jego

zadaniem jest np. zyskać na czasie, puścić plotkę

lub mylącą informację. Często pełni rolę "szpiega" ,

bo przecież nikt nie bierze go poważnie. Tak

naprawdę jest to bystry człowiek, musi posiadać

niezłe zdolności aktorskie oraz umiejętność

nawiązywania kontaktów.

MIŁY GOŚĆ

jest uprzejmy i uczynny, to ktoś kto

pomaga spikerowi nawiązać kontakt z drugą stroną,

jest przyjacielski, wylewnie serdeczny. Dużo pracuje

podczas kontaktów kuluarowych. Pomaga

przełamywać impas lub zażegnać rodzący się konflikt.

Czasami uzyskuje dodatkowe informacje od drugiej

strony, może też coś poufnie przekazać np. w celu

wysondowania opinii. Jego uprzejmość powinna być

wiarygodnie naturalna.

WREDNY GOŚĆ

jest arogancki i bezczelny,

doprowadza do sytuacji skrajnych lub grozi

konfrontacją. Z reguły zajmuje skrajne stanowisko,

straszy zerwaniem rozmów, doprowadza do obniżenia

oczekiwań strony przeciwnej. Jest nieustępliwy i nie

daje się przekonać, może wywoływać kłótnie lub

utarczki słowne. Wszystkie te zachowania są

ukierunkowane na rozpracowanie strony przeciwnej

lub jej wyraźne osłabienie.

WESOŁEK

czy też błazen pełni rolę swego rodzaju

katalizatora, jego zadaniem jest w odpowiednim
momencie opowiedzieć dowcip lub anegdotę, albo
też po prostu „zrobić minę" i w ten sposób
rozładować napiętą atmosferę. Ponadto jest on
również inicjatorem robienia różnego rodzaju
przerw i chwil odprężenia, jak również bywa
inicjatorem organizacji działań towarzyskich i
rozrywek. Pozwała dzięki temu uzyskać dodatkowy
czas lub możliwość konsultacji. W pewnym zakresie
pomaga miłemu gościowi, razem dbając o
stworzenie miłej atmosfery i obopólnej życzliwości
jak również dbając o powstanie i dotrzymanie
osobistych więzi sympatii. Wszystko to powinien
robić w sposób niewymuszony i swobodny.

„

DYŻURNY PIJAK

" - jak sama nazwą wskazuje jego

zadania są wybitnie pozamerytoryczne. W trakcie

negocjacji niektóre firmy lub środowiska stosują

techniki manipulacyjne polegające na „zmiękczaniu"

lub otępianiu drugiej strony poprzez długotrwałe

bankiety lub zwyczajne upijanie. Ponieważ trudno się

całkowicie wymówić od uczestnictwa, żeby nie urazić

partnera, jesteśmy za tem zmuszeni uczestniczyć w

tych spotkaniach. Jeśli chcemy być następnego dnia

rano w pełni sprawni, musimy dysponować

„dyżurnym pijącym", który dotrzymuje pola drugiej

stronie podczas wznoszenia toastów, natomiast

reszta zespołu może chronić się za jego plecami (lub

raczej gar dłem), Inną odmianą tej sytuacji może być

konieczność uczestniczenia w imprezach

kulturalnych, zwiedzaniu miast lub poznawaniu

historii firmy, czasem w takich wypadkach warto

mieć „dyżurnego turystę".

Pośród grupy ekspertów, doradców możemy wyróżnić
takie role jak: prawnik, finansista, inżynier,
kulturoznawca, tłumacz. Ich zadania są bardzo
podobne, każdy z nich ma służyć radą i pomocą, w
zakresie swej specjalności, pozostałym członkom
zespołu, w razie gdy zachodzi taka potrzeba. Często
nie ma ich fizycznie na sali obrad, korzysta się z ich
usług po rozmowach, w trakcie przerw, osobiście lub
telefonicznie. Bywa i tak, że biorą oni udział jedynie w
przygotowaniach lub opiniują gotowy projekt
kontraktu bądź porozumienia.

PRAWNIK

dostarcza wiedzy specjalistycznej z zakresu

prawa, określa ramy prawne rozmów, interpretuje

przepisy, wynajduje nowe możliwości. Powinien

doskonale znać materię prawną danego zagadnienia,

oraz inne aspekty formalno - prawne.

FINANSISTA

wspomaga zespół wiedzą specjalistyczną

z zakresu ekonomii, bankowości lub finansów, określa

granice możliwych i efektywnych wariantów, ponadto

kreuje nowe rozwiązania ekonomiczno - finansowe.

Musi pilnować przestrzegania narzuconych ograniczeń.

INŻYNIER

zasila zespół wiedzą i doświadczeniem

technicznym, ocenia przydatność i możliwość całej

oferty z punktu widzenia technicznych zastosowań.

Podejmuje techniczne dyskusje i rozważania z

technikiem drugiej strony. Musi być doskonale

zorientowany zarówno w nowościach rynkowych i

osiągnięciach naukowych jak też znać aktualną

sytuację w danej branży.

KULTUROZNAWCA

(czasami religioznawca) jest to osoba która

doskonale zna zwyczaje, kulturę, religię, sposób myślenia i
działania, oraz reagowania drugiej strony. Wspiera on zespół swą
wiedzą w tym zakresie, aby można było skorzystać ze słabości
przeciwników lub korzystniej zaprezentować się partnerom. Jego
podstawową rolą jest wyjaśnianie i interpretowanie innych -
nietypowych zachowań, celem uniknięcia nieporozumień,
popełnienia gafy i nietaktów (lub nawet obrazy ).

TŁUMACZ

należy podkreślić, iż niezależnie od poziomu

znajomości języka przez poszczególnych członków zespołu
warto skorzystać z usług profesjonalnych tłumaczy, przy
rozmowach prowadzonych w obcym języku. Widać to wyraźnie w
momencie natrafiania na różnego typu idiomy, wyrazy
bliskoznaczne, oraz w tekstach pisanych. Niezależnie od
wszystkiego czujemy się wtedy dużo pewniej. Ponadto czas
tłumaczenia zwiększa nam margines czasu, na zastanowienie się
i decyzje, zwłaszcza wtedy jeśli sami znamy język obrad.
Tłumacz musi mieć podstawową orientację w przedmiocie obrad,
oraz znać słownictwo fachowe i żargon zawodowy.

Oprócz wszystkich już zaprezentowanych postaci występuje

jeszcze jedna, bardzo ważna choć zupełnie niewidoczna, jest to

zleceniodawca czyli ten, który ich wszystkich wysłał aby załatwili

tę sprawę dla niego, lub w jego imieniu. To on ostatecznie

skorzysta z osiągniętego rezultatu, ale to również on ponosi całe

ryzyko w wypadku porażki. Tak więc to ten, którego nie ma, jest

najbar dziej zainteresowany osiągnięciem najbardziej korzystnego

rezultatu.
Jeśli jest nas dużo lub zachodzi taka potrzeba, możemy niektóre

role obsadzić podwójnie, jeśli z różnych przyczyn mamy mały

zespół niektóre role można pominąć. W tym ostatnim przypadku

korzystniej jest połączyć kilka ról, przykładowo ktoś role można

pominąć. W tym ostatnim przypadku korzystniej jest połączyć kilka

ról, przykładowo ktoś może być jednocześnie sekretarzem,

wrednym gościem i prawnikiem, inny analitykiem danych,

wesołkiem i finansistą. Czasem nie ma innej możliwości i dwie lub

trzy osoby muszą grać wszystkie role po kolei, najważniejsze to się

nie pogubić.
Nawet najpełniejsza prezentacja me wyczerpie wszystkich

możliwości. Należy pamiętać iż były to wyłącznie przykłady,

rzeczywistość przekracza wszelkie wyobrażenia, w praktyce

możemy natknąć się na inne role, sami też powinniśmy wymyślić

nowe role "wszystko idzie naprzód".
Najważniejsze to nie dać się zaskoczyć lub nie dać sobą

manipulować i w konsekwencji osiągnąć swój cel.

ZESPÓŁ NEGOCJATORÓW (typowe role uczestników)

I.

Merytoryczno - formalne

•

Kierownik zespołu

•

Asystent / sekretarz

•

Orator / spiker

•

Analityk danych

•

Obserwator / śledzący

sytuację

II.

Taktyczno -

manipulacyjne

•

Fajtłapa / głupek

•

Miły gość

•

Wredny gość

•

Wesołek / błazen

•

"Dyżurny do picia"

III Eksperckie
• Prawnik
• Finansista
• Inżynier / technik
• Kulturoznawca
• Tłumacz

Dziękuję za uwagę