Inwentaryzacja

Istota inwentaryzacji

Formy inwentaryzacji

Metody inwentaryzacji

Niedobory i nadwyżki

Kompensata

Ewidencja

Inwentaryzacja

Według ustawy o rachunkowości inwentaryzacja to ogół
czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia
szczegółowego spisu z natury składników majątkowych
danej jednostki (czyli aktywów) oraz źródeł ich
pochodzenia (czyli pasywów) na dany moment bilansowy.
Inwentaryzacja polega więc na ustaleniu za pomocą spisu
faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych
składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic
między stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji
(rzeczywistej) a stanem wynikającym z ewidencji
księgowej.

Inwentaryzacja

Służy do okresowego sprawdzania

stanu aktywów i pasywów
wykazywanego w księgach
rachunkowych lub jego ustalenia,
jeżeli nie prowadzi się bieżącej
ewidencji stanów (np. produkty w
toku, materiały, towary odpisywane
w koszty w momencie ich zakupu)

Inwentaryzacja

Słowo inwentaryzacja pochodzi od
łacińskiego słowa

inventarium

- czyli

służący do odnalezienia, zaś spis od słowa

invenire

- co oznacza znaleźć, odkryć.

Remanent z łacińskiego

remanere

oznacza pozostawać i odnosi się ilości
rzeczy będących w danym miejscu i
czasie

Obowiązki kierownika

jednostki

Formy inwentaryzacji

-

inwentaryzacja pełna okresowa

-

inwentaryzacja pełna ciągła

-

inwentaryzacja wyrywkowa
okresowa lub ciągła

Rodzaje inwentaryzacji

Inwentaryzacja pełna

okresowa

Polega na ustaleniu rzeczywistego stanu

wszystkich składników aktywów i pasywów
na określony dzień.

Polega ona na inwentaryzacji poszczególnych

składników nie w jednym terminie, lecz
sukcesywnie, tak aby określić stan
inwentaryzowanych aktywów i pasywów w
określonym przedziale czasowym (różne
grupy w różnych dniach).

Inwentaryzacja pełna

ciągła

Polega na dokonywaniu systematycznie

w ciągu okresu inwentaryzacyjnego w
różnych, planowo określonych
terminach, spisów z natury
poszczególnych składników środków
w taki sposób, aby wszystkie środki w
ciągu tego okresu zostały objęte
inwentaryzacją z wyznaczoną
częstotliwością.

Inwentaryzacja pełna

ciągła

Ustala się tutaj roczny plan

inwentaryzacji (daty inwentaryzacji

poszczególnych składników są

poufne) z zachowaniem terminów

określonych w Ustawie o

rachunkowości.

Plan inwentaryzacji zatwierdza

kierownik jednostki.

Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub

okresowa

Polega na ustaleniu rzeczywistego

stanu części (fragmentu)
składników aktywów i pasywów
na wybrany dzień lub w
określonym terminie.

Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub
okresowa

Obejmuje ona tylko objęte

ewidencją ilościowo-wartościową:

-

materiały,

-

towary,

-

produkty gotowe,

-

półfabrykaty.

Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub
okresowa

Cel:

-

kontrola osób materialnie
odpowiedzialnych,

-

zmiana osoby materialnie
odpowiedzialnej,

-

określenie strat w przypadku
zdarzeń losowych.

Sposoby inwentaryzacji



Spis z natury



Potwierdzenie salda



Porównanie danych
ewidencyjnych z dokumentami

Spis z natury

Spis z natury składników

majątkowych, ich wycena,
porównanie z danymi z ksiąg
rachunkowych oraz wyjaśnienie i
rozliczenie ewentualnych różnic

Spis z natury

Stosowany jest do składników

dających się policzyć, zmierzyć,
zważyć

Dotyczy składników będących

własnością jednostki jak i obcych
powierzonych w celu sprzedaży,
przechowywania, przetwarzania
lub używania.

Potwierdzenie prawidłowości

sald księgowych

To otrzymywanie od banków i

kontrahentów potwierdzenia
prawidłowości wykazywanego w
księgach jednostki stanu aktywów
oraz wyjaśnienie i rozliczenie
ewentualnych różnic.

Potwierdzenie prawidłowości

sald księgowych

Tą metodą inwentaryzuje się:

-

środki pieniężne zgromadzone na
rachunkach bankowych,

-

należności,

-

pożyczki,

-

zobowiązania,

-

aktywa własne powierzone
kontrahentom.

Porównanie danych ewidencyjnych z

dokumentami

To porównanie danych z ksiąg

rachunkowych z odpowiednimi
dokumentami i weryfikacja
realnej wartości tych składników.

Porównanie danych ewidencyjnych z

dokumentami

Obejmuje ono pozostałe składniki

aktywów i pasywów,
niezinwentaryzowane na koniec
roku obrotowego w inny sposób.

Terminy inwentaryzacji



w okresie ostatnich trzech miesięcy roku obrotowego oraz pierwszych 15 dni

następnego roku obrotowego – pozostałych aktywów i pasywów oraz innych

składników obejmowanych roczną inwentaryzacją, pod warunkiem, że ustalenia

ich stanu dokonuje się przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego

drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów

(zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia

a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan

wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,



raz w

roku obrotowym w dowolnym terminie – zapasów towarów i materiałów

(opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego

jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną

.

Terminy inwentaryzacji



w ostatnim dniu roku obrotowego – aktywów pieniężnych, produkcji w toku

(w tym środków trwałych w budowie), papierów wartościowych, materiałów,

towarów i produktów gotowych,



raz na cztery lata drogą spisu z natury, zaś w ciągu pozostałych trzech lat

drogą porównania ewidencji z dokumentacją oraz analizy i weryfikacji –

środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków

trwałych

w budowie- znajdujących się na terenie strzeżonym,



raz na dwa lata - zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych

i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych

ewidencją ilościowo-wartościową

,

Różnice inwentaryzacyjne

-

Niedobory

-

Szkody

-

Nadwyżki

Różnice inwentaryzacyjne

Niedobory i nadwyżki ustala się:

-

ilościowo i wartościowo

-

wartościowo.

Różnice inwentaryzacyjne

Ilościowo i wartościowo dotyczy

rzeczowych składników majątku
(środków trwałych, towarów,
materiałów i opakowań), jeżeli ich
ewidencja w księgach
rachunkowych jest prowadzona
wartościowo i w jednostkach
naturalnych.

Różnice inwentaryzacyjne

Wartościowo dotyczy gotówki,

papierów wartościowych, towarów
i opakowań w placówkach handlu
detalicznego, jeżeli ich ewidencja
w księgach rachunkowych
prowadzona jest wartościowo.

Niedobory

Ujemne różnice ilościowe i

wartościowe ujawnione w drodze
porównywania stanu rzeczywistego
ze stanem księgowym.

Stan rzeczywisty < Stan księgowy

Powstają podczas transportu,

magazynowania, użytkowania,
produkcji.

Szkody

To utrata pierwotnej wartości

użytkowej składnika majątku.

Przyczyny powstania:

-

niewłaściwe warunki składowania,

-

warunki atmosferyczne,

-

zaniedbania osób materialnie
odpowiedzialnych.

Nadwyżki

Dodatnie różnice ilościowe i

wartościowe ujawnione w wyniku
porównania stanu rzeczywistego ze
stanem księgowym.

Stan rzeczywisty > Stan księgowy

Powstają podczas:
- transportu, magazynowania,

użytkowania, produkcji.

Niedobory

-

ubytki naturalne

-

niedobory i szkody niezawinione

-

niedobory i szkody zawinione.

Ubytki naturalne

To nie dające się się uniknąć

zmniejszenia ilości składnika
mieszczące się w granicach norm
ubytków naturalnych, powstałe w
wyniku takich procesów
fizykochemicznych, takich jak
wysychanie, ulatnianie,
parowanie.

Niedobory i szkody

niezawinione

Powstają z przyczyn niezależnych od

osób materialnie odpowiedzialnych:

-

ubytki przekraczające normy
niezawinione np. powstałe w
wyniku złego pakowania,

-

w wyniku niedokładności urządzeń
pomiarowych,

-

zdarzenia losowe (pożar, kradzież).

Niedobory i szkody

zawinione

Powstają z winy osób materialnie

odpowiedzialnych lub innych
osób, w wyniku:

-

niedbalstwa,

-

nadużyć,

-

naruszenia przepisów.

Niedobory i szkody

zawinione

1)

Niedobory bezsporne – osoba
winna wyraża zgodę na ich
pokrycie.

2)

Niedobory sporne – osoba winna
nie wyraża zgody na ich pokrycie:
a) niedobory dochodzone na
drodze postępowania sądowego,
b) niedobory niedochodzone.

Niedobory i nadwyżki

W trakcie przemieszczania, magazynowania, przyjmowania oraz wydawania powstają
niedobory, szkody, ubytki naturalne czy nadwyżki. Przyczynami tych różnic, są
najczęściej:



zmiany fizyczne i chemiczne oraz ubytki naturalne,



wypadki losowe, w których powstają nieodwracalne szkody w składnikach majątku,

spowodowane niezamierzonym działaniem ludzkim, a mianowicie:



błędne przyjmowanie i wydawanie towarów przez pracowników (błąd pomiaru

w ilości, mierzenia, liczenia),



błędne wypełnianie dokumentacji – złe ilość, gatunku, ceny lub rodzaju,



błędy w księgach rachunkowych w ewidencji operacji gospodarczych,



niedbałym wykonaniem czynności lub celowym działaniem człowieka na przykładzie:



fałszowanie dokumentów,



kradzież z włamaniem,



celowe zniszczenie lub uszkodzenie,



pożar spowodowany podpaleniem,



brak troski o powierzone mienie.

Nadwyżki

Powstają w wyniku:

-

niedokładności urządzeń
pomiarowych mieszczące się w
granicach dopuszczalnego błędu,

-

błędów w dokumentacji,

-

pomyłkowej zamiany podobnych
składników.

Klasyfikacja różnic inwentaryzacyjnych

Kompensata niedoborów z

nadwyżkami



Przyjmuje się tu za prawdopodobne, że
w ruchu magazynowym zaistniały
pomyłki przy przyjmowaniu bądź
wydawaniu składników, powodujące że
zamiast materiału „A” można
nieumyślnie wydać podobny do niego
materiał „B”.



Kompensata jest dokonywana przed
obliczeniem ubytków naturalnych.

Warunki kompensaty

nadwyżek i niedoborów



zostały ustalone w ramach tego

samego spisu z natury,



dotyczą tej samej osoby

odpowiedzialnej materialnie lub osób

rozliczanych i objętych

współodpowiedzialnością majątkową,



powstały w pokrewnych

asortymentach (dot. kształtu,

rozmiaru, koloru ...)

Sposoby kompensaty



globalnie,



indywidualnie

Globalnie



w ramach z góry ustalonych „grup
kompensacyjnych”, obejmujących
składniki tego samego lub pokrewnego
asortymentu, w podobnych
opakowaniach, podobnych
kolorystycznie;



kompensaty wewnątrz grup przebiegają
globalnie według zasady „wszystkie
niedobory ze wszystkimi nadwyżkami”.

Indywidualanie



w ramach wytypowanej jednej
nadwyżki i jednego niedoboru;



stosowany w odniesieniu do
składników zaliczonych do różnych
grup kompensacyjnych oraz tam
gdzie nie ustala się grup
kompensacyjnych, gdy spełnione są
warunki umożliwiające kompensatę.

Podstawowa zasada

kompensaty

„Zasada mniejszej ilości i niższej

ceny”

Różnice pozostające po

kompensacie (do dalszego

rozliczenia):



ilościowe – gdy ceny kompensowanych
składników są równe, ale ilości są
różne,



wartościowe – gdy ilości
kompensowanych składników są
równe, ale ceny są różne,



zarówno ilościowe, jak i
wartościowe – gdy różne są ilości oraz
ceny kompensowanych składników.

Przykład 1

Niedobór

800 szt. * 5 zł

=

Nadwyżka

500 szt. * 3 zł

=

Kompensata

Niedobór
Niedobór

Przykład 2

Niedobór

10.000 szt. * 8 zł

=

80.000
Nadwyżka

5.000 szt. * 6 zł

=

30.000

Kompensata

Niedobór
Niedobór

Przykład 3

Niedobór

10.000 szt. * 8 zł =

80.000
Nadwyżka

5.000 szt. *10 zł =

50.000

Kompensata

N
N

Przykład 4

Niedobór

10.000 szt. * 8 zł =

80.000
Nadwyżka

15.000 szt. *10 zł =

150.000

Kompensata

N
N

Księgowe ujęcie różnic

Księgowe ujęcie różnic

1.

PK -

2.

PK -

3.

PK –

4.

PK –

a)

b)

c)

5. PK –

Konto „Rozliczenie niedoborów i

nadwyżek”



Na koncie 24 „Rozliczenie niedoborów, szkód oraz nadwyżek” ujmuje się:



po stronie Winien:

o

niedobory i szkody składników majątku obrotowego według ich wartości ewidencyjnej

skorygowanej o ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych, księgowane w

korespondencji z kontami odpowiednich składników majątkowych, tj. na kontach na których

stwierdzono niedobór lub szkodę,

o

niedobory

i

szkody

w

środkach

trwałych

według

ich

wartości

netto

w korespondencji z kontami środków trwałych i ich umorzenia,

o

niedobory środków pieniężnych według wartości nominalnej, księgowane w korespondencji

z odpowiednimi kontami aktywów pieniężnych,

o

podwyższenie wartości niedoboru lub szkody - tzw. „doksięgowanie różnicy” księgowane w

korespondencji z pozostałymi przychodami operacyjnymi.

Konto „Rozliczenie niedoborów i

nadwyżek”



po stronie Ma:

o

nadwyżki składników majątku obrotowego według ich wartości ewidencyjnej

skorygowanej o ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych, księgowane w

korespondencji z kontami odpowiednimi składników majątkowych, w których

stwierdzono nadwyżkę,

o

nadwyżki

środków

trwałych

według

ich

wartości

netto

w korespondencji z kontami środków trwałych i ich umorzenia,

o

nadwyżki środków pieniężnych według wartości nominalnej, księgowane w

korespondencji z odpowiednim kontem aktywów pieniężnych,

o

obniżenie wartości niedoboru i szkody, zgodnie z decyzją komisji, księgowanie

w korespondencji z pozostałymi kosztami operacyjnymi.

Ujęcie ewidencji rozliczeń

niedoborów i szkód

Ujęcie ewidencji rozliczeń niedoborów i szkód

„ Rozliczenie niedoborów, szkód”

Ma

Konto korespondujące

Winien

Dokonanie kompensaty niedoboru z nadwyżką
Niedobory zakwalifikowane, jako ubytki naturalne w
granicy norm
Niedobory niezawinione, wynikające z niedokładności
urządzeń w granicach tolerancji

„Koszty działalności
operacyjnej”
konta zespołów 4 i 5

Ubytki przekraczające normy oraz niedobory
niezawinione

Niedobory i szkody spowodowane zdarzeniami
losowymi

Niedobory zawinione, zaakceptowane przez osobę
materialnie odpowiedzialną- niedobory bezsporne

Niedobory zawinione skierowane na drogę sądową

Ujęcie ewidencji rozliczeń nadwyżek

Ujęcie ewidencji rozliczeń nadwyżek

Konto korespondujące

Ma

„Rozliczenie nadwyżek”

Winien

Dokonanie kompensaty niedoboru z
nadwyżką
Nadwyżki wynikające z niedokładności
urządzeń pomiarowych

Inne nadwyżki, których przyczyny nie
ustalono

Zadanie 1

Spółka „Piotruś” w dniu przeprowadzenia spisu z natury posiadała w magazynie
zapas materiałów, który zgodnie z prowadzoną ewidencją wyniósł:

-

2.000 szt. opakowań zielonych po 4,20 zł za sztukę,

-

2.400 szt. Opakowań czerwonych po 5 zł za sztukę.

W wyniku przeprowadzonego spisu z natury ustalono, że rzeczywisty stan zapasu
opakowań zielonych wynosi 3.200 szt., a zakrętek czerwonych 2.000 szt.
Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej, zatwierdzony przez kierownika jednostki,
postanowiono ujawniony niedobór skompensować z nadwyżką, a różnice
nieskompensowane uznać za niezawinione.
Polecenia:

1.

Wycenić spisane z natury zapasy i ustalić różnice inwentaryzacyjne.

2.

Zaksięgować ujawnione różnice i ich rozliczenie.

3.

Zamknąć konta.

Zadanie 2

Spółka „Piotruś” w dniu przeprowadzenia spisu z natury posiadała w magazynie
zapas materiałów, który zgodnie z prowadzoną ewidencją wyniósł:

-

360 l soku truskawkowego po 5 zł zł za litr,

-

320 l soku wiśniowego po 4,5 zł za litr.

W wyniku przeprowadzonego spisu z natury ustalono, że rzeczywisty stan zapasu
soków wynosi 200 l soku truskawkowego i 400 l soku wiśniowego.
Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej, zatwierdzony przez kierownika jednostki,
postanowiono ujawniony niedobór skompensować z nadwyżką, a różnice
nieskompensowane uznać za niezawinione.
Polecenia:



Wycenić spisane z natury zapasy i ustalić różnice inwentaryzacyjne.



Zaksięgować ujawnione różnice i ich rozliczenie.



Zamknąć konta.

Zadanie 3

Stan zapasu czekolad na dzień 31.12.20XX r. w hurtowni „Piotruś” wynikający z ksiąg
rachunkowych wyniósł:

-

czekolady z orzechami

5.580 sztukpo 5,60 zł/szt.

-

czekolady z bakaliami 5.220 sztuk

po 5,20 zł/szt.

-

czekolady miętowe

6.860 sztukpo 2,20 zł/szt.

-

czekolady truskawkowe

7.250 sztuk

po 2,80 zł/szt.

-

czekolady białe

5.450 sztukpo 6,60 zł/szt.

-

czekolady gorzkie

4.190 sztukpo 7,40 zł/szt.

W Wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji na podstawie spisu z natury stwierdzono, że
rzeczywisty stan zapasów wyniósł:

-

czekolady z orzechami

5.280 sztuk

-

czekolady z bakaliami 5.420 sztuk

-

czekolady miętowe

6.410 sztuk

-

czekolady truskawkowe

7.450 sztuk

-

czekolady białe

6.200 sztuk

-

czekolady gorzkie

3.690 sztuk

Polecenia:
Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki podjął decyzje o dokonaniu kompensaty
niedoborów z nadwyżkami osobno dla następujących asortymentów czekolad:

Zadanie 3

Polecenia:
Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki podjął decyzje o dokonaniu
kompensaty niedoborów z nadwyżkami osobno dla następujących asortymentów czekolad:

-

kompensata czekolad z orzechami z czekoladami z bakaliami

-

kompensata czekolad truskawkowych z miętowymi

-

kompensata czekolad białych z gorzkimi.

Różnice nieskompensowane uznano za niezawinione i powstałe z przyczyn, których nie udało się
ustalić.

Zaksięgować powstałe różnice inwentaryzacyjne i ich rozliczenie.