Przygotowała :

Monika Bombol s2450

2

2

Co to jest komunikacja?

Co to jest komunikacja?



Komunikowanie interpersonalne (międzyludzkie) to

Komunikowanie interpersonalne (międzyludzkie) to

podejmowana w określonym kontekście wymiana

podejmowana w określonym kontekście wymiana

werbalnych, wokalnych i niewerbalnych sygnałów

werbalnych, wokalnych i niewerbalnych sygnałów

(symboli) w celu osiągnięcia lepszego poziomu

(symboli) w celu osiągnięcia lepszego poziomu

współdziałania, uzgodnienia zachowań wzajemnych

współdziałania, uzgodnienia zachowań wzajemnych

i realizacji celów jednego lub obu uczestników

i realizacji celów jednego lub obu uczestników

procesu (rozmówców).

procesu (rozmówców).



Wymiana symboli wymaga wspólnego kodu,

Wymiana symboli wymaga wspólnego kodu,

znanego wszystkim uczestnikom sytuacji

znanego wszystkim uczestnikom sytuacji

komunikacyjnej.

komunikacyjnej.



Celem komunikowania jest poprawa

Celem komunikowania jest poprawa

współdziałania, a nie porozumienia. Porozumienie

współdziałania, a nie porozumienia. Porozumienie

jest tylko jednym z możliwych efektów komunikacji.

jest tylko jednym z możliwych efektów komunikacji.

3

3

Po co nam komunikacja?

Po co nam komunikacja?



w celu

w celu

ustalani

ustalani

a

a

celów i zadań

celów i zadań



podejmowanie decyzji i ich wprowadzanie

podejmowanie decyzji i ich wprowadzanie

w życie

w życie



pomiar i ocena wyników

pomiar i ocena wyników



zatrudnianie, rozwój, ocena i awansowanie

zatrudnianie, rozwój, ocena i awansowanie

pracowników

pracowników



współpraca z klientami i dostawcami

współpraca z klientami i dostawcami



współpraca z administracją oraz

współpraca z administracją oraz

instytucjami rządowymi

instytucjami rządowymi



wytwarzanie dóbr, świadczenie usług ...

wytwarzanie dóbr, świadczenie usług ...

4

4

Jak należy się

Jak należy się

komunikować?

komunikować?

Wybór formy komunikacji powinien być

Wybór formy komunikacji powinien być

świadomy, powinien zapewniać skuteczność i

świadomy, powinien zapewniać skuteczność i

efektywność.

efektywność.

Komunikacja międzyludzka dzieli się na

Komunikacja międzyludzka dzieli się na

komunikację werbalną i niewerbalną.

komunikację werbalną i niewerbalną.

Werbalna:

Werbalna:

spotkania, rozmowy telefoniczne,

spotkania, rozmowy telefoniczne,

telekonferencje, …

telekonferencje, …

Niewerbalna:

Niewerbalna:

listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny, …

listy, faxy, sprawozdania, mail, biuletyny, …

Gesty!

Gesty!

mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja, …

mimika twarzy, postawa, brzmienie głosu, gestykulacja, …

5

5

Jak należy się komunikować?

Jak należy się komunikować?

Komunikacja werbalna

zalety

zalety

wady

wady

- Pozwala unikać zakłóceń

- Pozwala unikać zakłóceń

- Daje poczucie autentyczności

- Daje poczucie autentyczności

- Szybkie uzyskiwanie

- Szybkie uzyskiwanie

informacji zwrotnych

informacji zwrotnych

-

Ustalenie odpowiadających

Ustalenie odpowiadających

wszystkim terminów

wszystkim terminów

-

Dojazdy

Dojazdy

-

W przypadku rozmów, rzadko

W przypadku rozmów, rzadko

notujemy, co prowadzi czasem

notujemy, co prowadzi czasem

do zapominania, pretensji,

do zapominania, pretensji,

nieporozumień, zamieszania, ...

nieporozumień, zamieszania, ...

6

6

Jak należy się komunikować?

Jak należy się komunikować?

Komunikacja niewerbalna

zalety

zalety

wady

wady

-

Forma pisemna stanowi

dokumentacje

-

Mniejsze ryzyko nieporozumień

miedzy stronami

-

Wprowadzenie porządku

-

Oszczędność czasu

-

W przypadku formy pisemnej

W przypadku formy pisemnej

nie widzimy rozmówcy

nie widzimy rozmówcy

-

Wymaga czasu na odpowiedź

Wymaga czasu na odpowiedź

7

7

Jak należy się komunikować?

Jak należy się komunikować?

W komunikacji międzyludzkiej nie tylko ważnym

elementem jest porozumiewanie się, ale również bardzo

ważna jest umiejętność aktywnego słuchania jako

przejaw uważnego słuchania partnera. Wyrażamy tę

umiejętność niewerbalnie poprzez kontakt wzrokowy,

skinienie głowy, uśmiech, pochylenie, akceptujący

wyraz twarzy...

Podstawowe reguły aktywnego słuchania to :
- uważne słuchanie,

- zadawanie pytań, by upewnić się, czy dobrze
zrozumieliśmy wypowiedź i uczucia osoby mówiącej,

- podsumowanie wypowiedzi własnymi słowami po to,
żeby mówiący mógł usłyszeć od kogoś innego
to co powiedział.

8

8

Jak należy się komunikować?

Jak należy się komunikować?

Z badań naukowych wynika, że sens przekazu

odbieramy

w 55 % z mowy ciała,

w 38 % z cech głosu

i zaledwie

w 7 % z treści słów!

9

9

Jak należy się komunikować?

Jak należy się komunikować?

• Przedstaw się, a w odniesieniu do innych staraj się określić

wykształcenie, poziom wiedzy, zainteresowania,

osobowość, zdolności percepcji ...

• Unikaj słów sugerujących wiedzę absolutną i niepodważalną

tj. zawsze, nigdy, wcale, zupełnie itp.

• Bądź wrażliwy na odczucia słuchaczy,

a jako słuchacz bądź otwarty i elastyczny.

• Bądź świadom odczuć, emocji, jakie budzą się w

Tobie i w innych, staraj się nad nimi panować.

• Unikaj stosowania tych samych rozwiązań,

dostosowuj je do problemu, sytuacji.

• Zrozumienie i chęć słuchania pomagają osobom

obawiającym się zaakceptować ciebie i twoje pomysły.

10

10

Jak należy się komunikować?

Jak należy się komunikować?

• Uznaj fakt, że jednostki są bardziej otwarte na wiadomości

zgodne z wartościami wyznawanymi przez grupę,
z którą się identyfikują.

• Za wiele informacji to równie źle niż za mało;

nadmiar powoduje zmniejszenie zdolności percepcji i
wyłapania istotnych wiadomości.

• Zadawaj pytania, słuchaj uważnie, i pokaż swoje reakcje.

• Planuj wystąpienie, rozmowę itp.;

staraj się uporządkować przyjmowane komunikaty,
jeśli są nieuporządkowane.

• Swój komunikat uczyń możliwie najprostszym i bezpośrednim,

a jeśli jest adresowany do wielu odbiorców,
podaj go w formie pisemnej.

11

11

Komunikacja w zespole

Komunikacja w zespole

projektowym

projektowym

Zarządzanie komunikacją w grupie projektowej obejmuje procesy,

Zarządzanie komunikacją w grupie projektowej obejmuje procesy,

które mają zapewnić odpowiednie zbieranie, udostępnianie,

które mają zapewnić odpowiednie zbieranie, udostępnianie,

przechowywanie i dyspozycyjność informacji.

przechowywanie i dyspozycyjność informacji.

Zapewnia łączność między uczestnikami projektu.

Zapewnia łączność między uczestnikami projektu.

Każdy związany z projektem musi być przygotowany do wysyłania

Każdy związany z projektem musi być przygotowany do wysyłania

i odbierania komunikatów w „języku projektowym” i musi zdawać

i odbierania komunikatów w „języku projektowym” i musi zdawać

sobie sprawę z wpływu jego komunikatów na całość projektu.

sobie sprawę z wpływu jego komunikatów na całość projektu.

Podstawowe procesy związane z komunikacją w grupie

Podstawowe procesy związane z komunikacją w grupie

projektowej:

projektowej:

·

·

Planowanie komunikacji (Communications Planning).

Planowanie komunikacji (Communications Planning).

·

·

Dystrybucja informacji (Information Distribution).

Dystrybucja informacji (Information Distribution).

·

·

Raportowanie o postępach (Performance Reporting).

Raportowanie o postępach (Performance Reporting).

·

·

Zamknięcie administracyjne projektu/fazy (Administrative

Zamknięcie administracyjne projektu/fazy (Administrative

Closure).

Closure).

Procesy te powinny pojawić się przynajmniej raz w każdej fazie

Procesy te powinny pojawić się przynajmniej raz w każdej fazie

projektu.

projektu.

12

12

Planowanie komunikacji

Planowanie komunikacji

Jest ważnym czynnikiem decydującym o sukcesie projektu.

Jest ważnym czynnikiem decydującym o sukcesie projektu.

W większości przypadków planowanie komunikacji jest

W większości przypadków planowanie komunikacji jest

częścią fazy początkowej projektu, jednak rezultaty tego

częścią fazy początkowej projektu, jednak rezultaty tego

procesu powinny być przeglądane co jakiś czas i w razie

procesu powinny być przeglądane co jakiś czas i w razie

potrzeby modernizowane.

potrzeby modernizowane.

Co może pomóc w dobrej organizacji komunikatu?

Co może pomóc w dobrej organizacji komunikatu?



Określenie:

Określenie:

strategji (ogólnego celu), tematu, konkretnego celu, głównej

strategji (ogólnego celu), tematu, konkretnego celu, głównej

myśli

myśli



Należy

Należy

wziąść pod uwag

wziąść pod uwag

ę:

ę:

odbiorców, własny styl, nastrój oraz czynniki kulturowe

odbiorców, własny styl, nastrój oraz czynniki kulturowe

,

,

dostępne technologie i personel, długość projektu,

dostępne technologie i personel, długość projektu,



Wybór sposobu przekazu zależy od:

Wybór sposobu przekazu zależy od:

wiadomości, odbiorców, sytuacji,

wiadomości, odbiorców, sytuacji,

wymagań dotyczących szybkości przekazu,

wymagań dotyczących szybkości przekazu,

Wynik: Plan zarządzania komunikacją.

13

13

Dystrybucja informacji

Dystrybucja informacji

Obejmuje udostępnianie informacji potrzebnych osobom

Obejmuje udostępnianie informacji potrzebnych osobom

związanym z projektem.

związanym z projektem.

Polega na wprowadzeniu w życie Planu zarządzania

Polega na wprowadzeniu w życie Planu zarządzania

komunikacją jak również reagowanie na nieoczekiwane

komunikacją jak również reagowanie na nieoczekiwane

żądania informacji.

żądania informacji.

Rodzaje dystrybucji:

Rodzaje dystrybucji:

- pisemna/oralna, słuchanie i mówienie

- pisemna/oralna, słuchanie i mówienie

- wewnętrzna i zewnętrzna

- wewnętrzna i zewnętrzna

- formalna i nieformalna

- formalna i nieformalna

Czego potrzebujemy?

Czego potrzebujemy?

•

 

 

Wynik pracy

Wynik pracy

•

 

 

Plan zarządzania komunikacją

Plan zarządzania komunikacją

•

 

 

Plan projektu

Plan projektu

Wynik:

Wynik:

Dane o projekcie

Dane o projekcie

(korespondencja, notatki, raporty, dokumenty opisujące

(korespondencja, notatki, raporty, dokumenty opisujące

projekt)

projekt)

14

14

Raportowanie o postępach

Raportowanie o postępach

Raportowanie o postępach obejmuje zbieranie informacji o

Raportowanie o postępach obejmuje zbieranie informacji o

postępach w projekcie mające na celu udostępnienie osobom

postępach w projekcie mające na celu udostępnienie osobom

związanym z projektem informacji w jaki sposób

związanym z projektem informacji w jaki sposób

wykorzystywane są wszelkie środki do osiągnięcia sukcesu.

wykorzystywane są wszelkie środki do osiągnięcia sukcesu.

Obejmuje ono:

Obejmuje ono:

•

Raportowanie o statusie – w jakiej fazie znajduje się projekt.

Raportowanie o statusie – w jakiej fazie znajduje się projekt.

•

Raportowanie o postępach – co udało się osiągnąć grupie

Raportowanie o postępach – co udało się osiągnąć grupie

projektowej.

projektowej.

•

Przewidywanie o przyszłych postępach i statusie.

Przewidywanie o przyszłych postępach i statusie.

Czego potrzebujemy?

Czego potrzebujemy?

•

Plan projektu

Plan projektu

•

Wynik pracy

Wynik pracy

•

Inne dane dotyczące projektu j

Inne dane dotyczące projektu j

ak: wszekie

ak: wszekie

analizy

analizy

(porównanie rezultatów osiągniętych z zakładanymi – koszty,

(porównanie rezultatów osiągniętych z zakładanymi – koszty,

terminy...), analiza trendu projektu (określa czy postępy w

terminy...), analiza trendu projektu (określa czy postępy w

miarę upływu czasu są coraz lepsze czy coraz gorsze).

miarę upływu czasu są coraz lepsze czy coraz gorsze).

 

 

Wyniki: Raport o postępach , Wymagania zmian.

15

15

Zamknięcie administracyjne

Zamknięcie administracyjne

Projekt (lub jego faza) po osiągnięciu założeń bądź gdy zostanie

Projekt (lub jego faza) po osiągnięciu założeń bądź gdy zostanie

odwołany wymaga oficjalnego zamknięcia.

odwołany wymaga oficjalnego zamknięcia.

Zamknięcie administracyjne projektu polega na weryfikowaniu i

Zamknięcie administracyjne projektu polega na weryfikowaniu i

dokumentowaniu wyników projektu w celu uzyskania formalnej

dokumentowaniu wyników projektu w celu uzyskania formalnej

akceptacji ze strony sponsora, klienta

akceptacji ze strony sponsora, klienta

lub kupca

lub kupca

.

.

Obejmuje ono zbiór danych o projekcie, analizy dotyczące

Obejmuje ono zbiór danych o projekcie, analizy dotyczące

efektywności projektu, oraz archiwizację tych informacji w celu

efektywności projektu, oraz archiwizację tych informacji w celu

dalszego użycia.

dalszego użycia.

Zamknięcie administracyjne nie powinno być odkładane na sam

Zamknięcie administracyjne nie powinno być odkładane na sam

koniec, kiedy już projekt zostanie ukończony.

koniec, kiedy już projekt zostanie ukończony.

Każda faza projektu wymaga takiego zakończenia w celu

Każda faza projektu wymaga takiego zakończenia w celu

upewnienia się, że ważne i użyteczne informacje nie zostały

upewnienia się, że ważne i użyteczne informacje nie zostały

zagubione.

zagubione.

Potrzebujemy:

Potrzebujemy:

•

Dokumentacja postępów.

Dokumentacja postępów.

•

Dokumentacja ostatecznego produktu

Dokumentacja ostatecznego produktu

.

.

•

Inne dane dotyczące projektu.

Inne dane dotyczące projektu.

Wynik: Akta projektu i Formalną akceptację.

16

16

Jak usprawnić komunikację?

Jak usprawnić komunikację?

- Przygotowuj komunikat starannie przewidując ewentualne

- Przygotowuj komunikat starannie przewidując ewentualne

problemy.

problemy.

- M

- M

yśl o celu i słuchaczach

yśl o celu i słuchaczach

- P

- P

owiedz słuchaczom, czego mogą się spodziewać

owiedz słuchaczom, czego mogą się spodziewać

- Bądź konkretny, precyzyjny

- Bądź konkretny, precyzyjny

(używaj słów mających jednoznaczne konotacje, przywołujące

(używaj słów mających jednoznaczne konotacje, przywołujące

wrażenia zmysłowe np. obrazy, bezpośrednich odniesień,

wrażenia zmysłowe np. obrazy, bezpośrednich odniesień,

ilustracji,

ilustracji,

przykładów liczbowych ...)

przykładów liczbowych ...)

- Trzymaj się tematu

- Trzymaj się tematu

- Stwarzaj okazję udzielenia odpowiedzi

- Stwarzaj okazję udzielenia odpowiedzi

pozwoli to sprawdzić poprawność i trafność przekazu i

pozwoli to sprawdzić poprawność i trafność przekazu i

wyjaśnić nieścisłości.

wyjaśnić nieścisłości.

- Przewiduj wątpliwości odbiorców i możliwości odpowiedzi

- Przewiduj wątpliwości odbiorców i możliwości odpowiedzi

-

-

Z

Z

achęć do szczerości

achęć do szczerości

- Pomóż włączyć się do rozmowy

- Pomóż włączyć się do rozmowy

- N

- N

a koniec zrób podsumowanie przypominając kluczowe myśli

a koniec zrób podsumowanie przypominając kluczowe myśli

17

17

Nie ulega wątpliwości, iż komunikacja

Nie ulega wątpliwości, iż komunikacja

w zespole projektowym powinna być

w zespole projektowym powinna być

jednoznaczna, spójna i skuteczna. Jej

jednoznaczna, spójna i skuteczna. Jej

skuteczność jest jednym z czynników,

skuteczność jest jednym z czynników,

który wydatnie wpływa na

który wydatnie wpływa na

organizację pracy zespołu

organizację pracy zespołu

projektowego, a przez to pozwalają

projektowego, a przez to pozwalają

zwiększyć rentowność całego

zwiększyć rentowność całego

projektu.

projektu.

18

18

Bibliografia:

Bibliografia:



Materiały z witryny internetowej HOMO CREATORE, Ośrodka

Materiały z witryny internetowej HOMO CREATORE, Ośrodka

Doradztwa i Treningów Szkoleniowych

Doradztwa i Treningów Szkoleniowych



Allan Pease „Język ciała”

Allan Pease „Język ciała”



Wykłady z

Wykłady z

Katedr

Katedr

y

y

Informatyki 

Informatyki 

Akademii Ekonomicznej w Krakowie

Akademii Ekonomicznej w Krakowie

dotyczące komunikacji w

dotyczące komunikacji w

biznesie.

biznesie.



Wykłady z BYT

Wykłady z BYT



Google.pl

Google.pl

19

19