Ochrona informacji niejawnych

Sposoby oznaczania

informacji niejawnych

Ochrona informacji niejawnych

1. Dokument nieelektroniczny utrwalony w

formie pisma oznacza się w następujący
sposób:

1/ na każdej stronie umieszcza się:
• na środku, jako pierwszy element w

nagłówku strony, klauzulę tajności,

• numer egzemplarza, a w przypadku gdy

dokument

wykonano

w

jednym

egzemplarzu, napis „egz. pojedynczy”

Ochrona informacji niejawnych

• sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają

się:

o literowe oznaczenie jednostki lub komórki

organizacyjnej,

o symbol oznaczenia klauzuli tajności,
o numer,

pod

którym

dokument

został

zarejestrowany, i rok rejestracji, a także, w
zależności

od

potrzeb,

inne

oznaczenia

ułatwiające

ustalenie

miejsca

wykonania

dokumentu lub też jego przynależność do
określonej sprawy,

Ochrona informacji niejawnych

•

numer strony oraz liczbę stron całego
dokumentu,

•

na środku, jako ostatni element w stopce
strony, klauzulę tajności;

 2. Na pierwszej stronie umieszcza się

również:

•

nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,

•

nazwę miejscowości i datę podpisania
dokumentu,

Ochrona informacji niejawnych

• w przypadku dokumentu, któremu

nadano bieg korespondencyjny, imię i
nazwisko lub nazwę stanowiska
adresata, a w przypadku wielu
adresatów dopuszcza się możliwość
umieszczenia

jedynie

adnotacji

„adresaci według rozdzielnika";

Ochrona informacji niejawnych

3/ na ostatniej stronie pod treścią umieszcza

się również:

• liczbę załączników,
• liczbę stron lub innych jednostek miary

wszystkich załączników lub informację
określającą rodzaj załączonego materiału i
jego odpowiednią jednostkę miary,

• klauzulę tajności załączników wraz z

numerami

pod

jakimi

zostały

zarejestrowane oraz liczbę

Ochrona informacji niejawnych

stron każdego załącznika lub informację

określającą rodzaj załączonego materiału
i jego odpowiednią jednostkę miary,

• w przypadku gdy adresatowi wysyła się

inną liczbę załączników niż pozostawia w
aktach, dodatkowo napis „tylko adresat”
– jeżeli załączniki mają być przekazane
adresatowi bez pozostawiania w aktach,
lub napis „do zwrotu” – jeżeli załączniki
mają zostać zwrócone nadawcy,

Ochrona informacji niejawnych

• stanowisko oraz imię i nazwisko lub inne

oznaczenie wskazujące osobę uprawnioną
do jego podpisania,

• liczbę wykonanych egzemplarzy,

• adresatów poszczególnych egzemplarzy albo

adnotację „adresaci według rozdzielnika",

• dyspozycję

„ad

acta"

w

przypadku

egzemplarza

pozostającego

w

aktach

nadawcy,

• imię i nazwisko wykonawcy dokumentu.

Oznaczanie dokumentu niejawnego

TAJNE

STAROSTWO POWIATOWE
W KRAKOWIE
VB – 0375/11
Egz. nr 2
Kraków, 22 luty 2012

r.

„Podlega ochronie do

31.10.2012 r.”

„Wykonanie odpisu tylko
za pisemną zgodą

nadawcy”

Oznaczanie dokumentu niejawnego

MAŁOPOLSKI URZĄD

WOJEWÓDZKI

WYDZIAŁ BEZPIECZEŃSTWA

Pan Jan Jasiński
ul. Basztowa 22
30-433 KRAKÓW

Dotyczy: kwalifikacji wojskowej

Oznaczanie dokumentu niejawnego

TAJNE

VB-0375/12 Egz.

nr 2

Treść pisma

Str. 2/3

TAJNE

Oznaczanie dokumentu niejawnego

TAJNE

VB -0375/12 Egz.

nr 2

Treść pisma

Załączniki – 2 na 2 str.

Zał. nr 1 – Tajne – DEWD -0235/12 na 1 str. – tylko adresat

Zał. nr 2 - Tajne - DEWD -0236/12 na 1 str. – tylko

adresat

STAROSTA

mgr Jan KOWALSKI

Wykonano w 2 egzemplarzach
Egz. nr 1 – adresat
Egz. nr 2 – a/a
Sporządził i wykonał P. Śliwa (tel. 123542)

Str. 3/3

TAJNE

Ochrona informacji niejawnych

2. Dokument elektroniczny oznacza się w ten

sposób, że jego metryka zawiera następujące
informacje:

• klauzulę tajności;
• sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają

się:

o klauzula tajności,
o sygnatura literowo-cyfrowa (j.w.),
o data rejestracji dokumentu,

Ochrona informacji niejawnych

• w przypadku dokumentu, któremu

nadano

bieg

korespondencyjny,

wskazanie adresatów przez podanie
imion i nazwisk lub nazw ich stanowisk;

• klauzule tajności załączników wraz z

numerami,

pod

jakimi

zostały

zarejestrowane;

• stanowisko, imię i nazwisko osoby

uprawnionej do podpisania dokumentu

Ochrona informacji niejawnych

• imię i nazwisko lub inne

oznaczenie

wskazujące

wykonawcę dokumentu;

• nazwę nadaną dokumentowi lub

określenie,

czego

dokument

dotyczy.

Ochrona informacji niejawnych

Na dokumencie nieelektronicznym

można zamieścić dyspozycję dotyczącą:

• braku zgody na kopiowanie lub tłumaczenie

części albo całości dokumentu;

• braku zgody na udzielanie informacji o

treści dokumentu;

• określenia daty lub wydarzenia, po którym

nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli
tajności całości lub części dokumentu.

Ochrona informacji niejawnych

Na dokumencie

nieelektronicznym

stanowiącym

załącznik

na

pierwszej

stronie

umieszcza się dodatkowo informację:
„Załącznik nr ... do dokumentu nr... z
dnia ...".

Ochrona informacji niejawnych

Jeżeli wraz z dokumentem przesyła się

załączniki zawierające informacje niejawne, to:

• dokument oznacza się klauzulą nie niższą niż

najwyższa klauzula tajności załączników;

• na dokumencie - jeżeli po trwałym odłączeniu

załączników, dokument jest jawny albo jego
klauzula tajności jest inna - na każdej stronie
pod numerem egzemplarza umieszcza się
adnotację o jego jawności albo tajności po
odłączeniu załączników.

Ochrona informacji niejawnych

Utrwalanie informacji niejawnych

w formie dźwięku lub obrazu
poprzedza się i kończy informacją o
nadanej klauzuli tajności, o ile
istnieją takie możliwości.

Ochrona informacji niejawnych

Na trwałe oprawionych zbiorach

dokumentów,

rejestrach,

książkach,

broszurach

i

reprodukcjach

klauzule

tajności

umieszcza się pośrodku, na górze i na
dole zewnętrznych ścianek okładki
oraz - jeżeli jest - na stronie tytułowej.

 

Ochrona informacji niejawnych

Oznaczenia zniesienia klauzuli tajności

na dokumencie nieelektronicznym utrwalonym
w formie pisma dokonuje się następująco:

• skreśla

się

wszystkie

dotychczasowe

oznaczenia znoszonej klauzuli tajności;

• nad pierwszym w kolejności skreślonym

oznaczeniem klauzuli tajności umieszcza się
napis „Zniesiono klauzulę tajności" oraz datę,
podpis, imię i nazwisko osoby dokonującej
tych adnotacji oraz podstawę jej dokonania.

Ochrona informacji niejawnych

Oznaczenia zmiany klauzuli tajności na

dokumencie nieelektronicznym utrwalonym w formie
pisma, dokonuje się następująco:

• skreśla się wszystkie dotychczasowe oznaczenia

klauzuli tajności;

• nad skreślonymi oznaczeniami umieszcza się nowe;
• nad pierwszym w kolejności skreślonym oznaczeniem

klauzuli tajności umieszcza się datę, podpis, imię i
nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę
dokonującą tych adnotacji oraz wskazuje się podstawę
dokonania tej czynności.

 

Ochrona informacji niejawnych

Na

dokumencie

nieelektronicznym

wytworzonym w wyniku kopiowania
lub tłumaczenia umieszcza się:

• w przypadku kopii - na pierwszej

stronie sygnaturę literowo-cyfrową
pisma,

• w pozostałych przypadkach – wszystkie

odpowiednie oznaczenia,

Ochrona informacji niejawnych

• na wszystkich stronach:
o w przypadku kopiowania napis

„Wydruk", „Kopia", „Odpis", „Wyciąg"
albo „Wypis",

• w przypadku tłumaczenia napis

„Tłumaczenie z języka (nazwa języka)"
oraz podpis, imię i nazwisko lub inne
oznaczenie wskazujące osobę
dokonującą tłumaczenia;

Ochrona informacji niejawnych

• na ostatniej stronie w przypadku

kopiowania dodatkowo potwierdzenie
zgodności z oryginałem zawierające:

o napis „Za zgodność",
o odcisk pieczęci z nazwą jednostki lub

komórki organizacyjnej, w której
wytworzono dokument,

Ochrona informacji niejawnych

o liczbie

egzemplarzy

dokumentu wytworzonego,

o dacie

wytworzenia

dokumentu,

o numerze,

pod

jakim

wytworzony dokument został
zarejestrowany.

Ochrona informacji niejawnych

Informacje niejawne przekazane przez

organizacje

międzynarodowe

lub

inne

państwa

na

podstawie

umów

międzynarodowych oznacza się polskim
odpowiednikiem

posiadanej

klauzuli

tajności: 

•Top secret –

Ściśle tajne

•Secret –

Tajne

•Confidential -

Poufne

•Restricted

- Zastrzeżone.