Narzędzia wartościowania

dokumentacji – rzeczowy

wykaz akt

Podstawy teoretyczne i prawne.

1. Pojęcie – rzeczowy wykaz akt.

•A. Rzeczowy wykaz akt - rejestr wszystkich rodzajów

dokumentacji tworzonych w czasie działalności

instytucji.

•B. Prawodawstwo jako podstawowy czynnik decydujący

o istnieniu różnych rodzajów dokumentacji.

•C. Rodzaje rzeczowych wykazów akt:
•a. strukturalny,
•b. jednolity rzeczowy wykaz akt

1. Pojęcie – rzeczowy wykaz akt.

•D. Pojęcie – strukturalny wykaz akt.
•a. wykaz akt stanowiący rejestr wszystkich rodzajów

dokumentacji występujących w określonej komórce

organizacyjnej.

•E. Pojęcie – jednolity rzeczowy wykaz akt.
•a. wykaz akt stanowiący rejestr wszystkich rodzajów

dokumentacji występujących w określonej instytucji,

wykaz taki najczęściej oparty jest na systemie

klasyfikacji dziesiętnej, wykaz taki stanowi odejście od

struktury organizacyjnej instytucji.

2. Funkcje rzeczowego wykazu akt.

•A. Kancelaria – miejsce tworzenia dokumentu:

formowanie spraw na podstawie wykazu, włączanie

pism do spraw.

•B. Kancelaria – miejsce tworzenia dokumentu: włączanie

spraw do poszczególnych grup rzeczowych.

•C. Kancelaria –miejsce tworzenia dokumentu:

klasyfikacja spraw.

•D. Kancelaria – miejsce tworzenia dokumentu:

kwalifikacja spraw, ustalanie okresów ich

przechowywania.

2. Funkcje rzeczowego wykazu akt.

•E. Archiwum zakładowe – podstawa tworzenia działów

archiwum.

•F. Archiwum zakładowe – kwalifikacja czyli ustalanie

okresów przechowywania.

•G. Archiwum zakładowe – podstawa brakowania.
•I. Archiwum historyczne – podstawa opracowania.

3. Tworzenie rzeczowego wykazu

akt.

•A. Sporządzenie rejestru wszystkich rodzajów

dokumentacji występujących w danej instytucji.

•B. Uzgodnienie grup podstawowych dokumentacji w

oparciu o analizę kompetencji i zakresu działania

instytucji.

•C. Wyodrębnienie akt typowych i specyficznych.
•D. Stworzenie pierwszej wersji wykazu akt w formie

tabeli zawierającej podział dokumentacji, hasła

klasyfikacyjne, okresy przechowywania dokumentacji.

3. Tworzenie rzeczowego wykazu

akt.

•E. Konsultacja wykazu akt z pracownikami instytucji.
•F. Konsultacje z archiwum nadzorującym.
•G. Konsultacje z kadrą menedżerską.
•H. Zatwierdzenie wykazu – nadanie mu ostatecznej

postaci.

•I. Szkolenie pracowników.
•J. Wdrażanie rzeczowego wykazu akt.
•K. Monitorowanie stosowania rzeczowego wykazu akt.

4. Przykładowy rzeczowy wykaz akt

typowych.

•A. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa

Narodowego z 16 września 2002 r.

•B. Definicje – dokumentacja.
•C. Procedura brakowania.
•D. Procedura przekazywania akt do archiwum

zakładowego.

•E. Rzeczowy wykaz akt – ważniejsze rodzaje

dokumentacji.

5. Ważniejsze rodzaje dokumentacji.

•A. Dokumentacja posiedzeń ciał kolegialnych –

protokoły.

•B. Decyzje ciał kolegialnych – ustawy, uchwały.
•C. Dokumentacja działalności instytucji – sprawozdania,

kroniki, analizy działalności.

•D. Podstawy prawne działania instytucji.
•E. Własne regulacje wewnętrzne instytucji – statuty,

regulaminy, itp.

•F. Administrowanie nieruchomościami.
•G. Roczne sprawozdanie finansowe – bilans.

6. Rzeczowe wykazy akt instytucji.

•A. Jednolity rzeczowy wykaz akt UW.

7. Procedura brakowania akt.

•A. Ocena akt przez archiwistę zakładowego.
•B. Sporządzenie spisów akt przeznaczonych do

brakowania.

•C. Powołanie komisji oceniającej dokumentację.
•D. Sporządzenie protokołu obrad komisji.
•E. Sporządzenie wniosku o zezwolenie na wybrakowanie

akt z załączonym protokołem komisji i spisami akt

przeznaczonych do brakowania.

•F. Skierowanie wniosku do właściwego archiwum.

7. Procedura brakowania akt.

•G. Analiza wniosku przez Archiwalną Komisję Oceny

Dokumentacji właściwego archiwum.

•H. Decyzja właściwego archiwum.
•I. Zniszczenie dokumentacji.

8. Procedura przekazania

materiałów archiwalnych do

archiwum.

•A. Zgłoszenie chęci przekazania akt do archiwum.
•B. Uzgodnienia z archiwum.
•C. Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych.
•D. Przekazywanie akt uporządkowanych – wewnątrz

teczki akta ułożone zgodnie ze sprawami, sprawy

ułożone chronologicznie.

•E. Opis teczki – instytucja, komórka, symbol z

jednolitego rzeczowego wykazu akt, hasło z jrwa, kat.A,

liczba stron.

•F. Teczki i pudła zabezpieczone (uzgodnienia z

archiwum).