5. Procedura wyboru gotowego ZSI

Proste przeniesienie zachodnich metodyk realizacji ZSI na grunt polski nie gwarantuje powodzenia przedsięwzięcia. Problem polega bowiem na ich umiejętnym przystosowaniu do lokalnych warunków bądź zaproponowaniu nowych1. Muszą one uwzględniać krajowe realia, takie jak trudności w wyznaczaniu i weryfikacji strategicznego kierunku rozwoju przedsiębiorstwa w perspektywie 5-10 lat lub trudności w wypracowaniu taktycznych celów i kierunków działania w okresie 2-5 lat. Problemy te wymuszają konieczność stosowania nieco odmiennego sposobu planowania realizacji ZSI. Możliwe jest tylko planowanie w ograniczonym horyzoncie czasowym, co z kolei powoduje, że realizacja całego przedsięwzięcia musi odbywać się we względnie krótkich etapach, z których każdy stanowi względnie zamkniętą całość, a także przynosi w informatyzowanym przedsiębiorstwie wymierny efekt i gwarantuje stosunkowo szybki zwrot inwestycji.
Efektywna realizacja ZSI wymaga zastosowania formalnego procesu zarządzania wdrożeniem, aby:
• uzyskać peÅ‚ne zaangażowanie naczelnego kierownictwa przedsiÄ™biorstwa w przebieg prac projektowo-wdrożeniowych,
• ustalić, co i kiedy należy wykonać oraz kto powinien być za to odpowiedzialny,
• opracować możliwy do wykonania plan realizacji systemu,
• przydzielić wymagane wewnÄ™trzne i zewnÄ™trzne zasoby ludzkie (użytkownik i wykonawcy zewnÄ™trzni),
• wÅ‚aÅ›ciwie kierować realizacjÄ™ przedsiÄ™wziÄ™cia i jÄ… kontrolować.
1 Zdecydowaną większość metodyk wykorzystywanych w warunkach krajowych stanowią rozwiązania zagraniczne lub ich adaptacje (por. Aneks 1).
90
Zintegrowane systemy informatyczne
Dla proponowanej metodyki realizacji ZSI przyjęto następujące założenia:
• obejmuje ona caÅ‚y cykl życia systemu, tj. od zdefiniowania problemu aż po konserwowanie eksploatowanego systemu i prace rozwojowe,
• bazuje na orientacji procesowej,
• przyjmuje za punkt wyjÅ›cia spiralny model prototypowania systemu, wykorzystujÄ…c wariant prototypu rozwojowego (z elementami modelu kaskadowego),
• wspomaga proces tworzenia systemu różnymi technikami i narzÄ™dziami CASE,
• zapewnia sprawny mechanizm komunikowania siÄ™ czÅ‚onków zespoÅ‚u wykonawczego.
Prezentowana w dalszej części rozważań metodyka klasyfikuje się w grupie metodyk SDLC (ang. System Development Life Cycle), stanowiącej egzemplifikacją praktycznych doświadczeń autora w zakresie realizacji ZSI. Przyjęto, że każde przedsięwzięcie podzielone jest na wyraźnie odróżnialne etapy. Ukończeniem każdego z nich są z góry określone efekty pod względem zakresu prac i odpowiedniej dokumentacji. Wyniki każdego etapu w ramach prac projektowo-wdrożeniowych są spccyfikowane ze szczególną starannością. W przypadku przerwania działań w dowolnym momencie, tworzona na bieżąco dokumentacja daje kompleksowy obraz wykonanych prac i stanowi podstawę do wznowienia i kontynuowania prac, również przez innych wykonawców. Stosowanie sformalizowanej metodyki realizacji ZSI może wydawać się zbyt czasochłonne i uciążliwe, ale jak wskazuje praktyka, jest to jedyny sposób zapanowania nad złożonością prac, zapewniający pełne powodzenie przedsięwzięcia.
W ujęciu procesowym działania projektowo-wdrożeniowe ZSI można opisać jako procesy składające się z wielu powiązanych ze sobą elementów, np. etapów cyklu życia systemu. Każdy z tych etapów jest również procesem, który można dckompo-nować na poszczególne elementy (fazy, kroki, zadania, czynności). Elementy z różnych poziomów przekazują sobie produkty, będące informacją wejściową lub wytworem materialnym dla kolejnych procesów. Poszczególne procesy w ramach realizacji ZSI można opisywać na różnym poziomie szczegółowości, przy czym jego idea pozostaje uniwersalna (por. rys. 30).
Na opis procesu składają się następujące elementy:
• dane wejÅ›ciowe - opis danych (produktów), z których proces korzysta,
• dane wyjÅ›ciowe - opis danych (produktów), które proces generuje,
• metryka procesu - ogólny opis procesu, umożliwiajÄ…cy zarzÄ…dzanie,
• wÅ‚aÅ›ciciel procesu - opis podmiotu, w gestii którego pozostaje proces,
• procedura procesu - opis dziaÅ‚aÅ„ (czynnoÅ›ci) wykonywanych w procesie,
• narzÄ™dzia (metody) - opis narzÄ™dzi (metod) wykorzystywanych przez proces,
• zasoby - opis zasobów, z których proces korzysta,
Procedura wyboru gotowego ZSI
91
komentarz - opis pozostałych danych o procesie, które są niezbędne do jego prawidłowej realizacji (wymagania, ograniczenia, dokumenty, standardy, zależności itp.).
dane wejściowe
proces
metryka
właściciel
procedura
narzędzia (metody)
zasoby «.
komentarz
dane wyjściowe
Rysunek 30. Proces w ramach realizacji ZSI (opracowanie wÅ‚asne) ....'.<•.
Szczegółowa specyfikacji procesów i ich wyczerpujące opisy są podstawą efektywnego zarządzania całym przedsięwzięciem. W ramach zarządzania realizacją ZSI można wyróżnić dwa typy procesów:
1. Procesy kierownicze - odpowiedzialne za organizowanie i monitorowanie działań, np.:
• planowanie przedsiÄ™wziÄ™cia (cele, wymagania, ograniczenia),
• opracowanie harmonogramu,
• szacowanie kosztów,
• organizowanie zespołów wykonawczych,
• zarzÄ…dzanie jakoÅ›ciÄ…,
• zarzÄ…dzanie ryzykiem, , : • ,• • . •
• zarzÄ…dzanie zmianami,
• zarzÄ…dzanie komunikowaniem siÄ™ wykonawców,
• zarzÄ…dzanie kontaktami z kooperantami,
2. Procesy wykonawcze-związane z tworzeniem produktów, np.:
• specyfikacja wymagaÅ„ i ograniczeÅ„,
• analizowanie wymagaÅ„ i ograniczeÅ„,
• specyfikowanie struktury funkcjonalnej i realizacyjnych systemu,
• projektowanie szczegółowe,
92
Zintegrowane systemy informatyc/.ne
• szkolenie użytkowników, >/ ; .
• instalowanie systemu, '.?•• :;;;'
• konwersja danych,
• integrowanie i testowanie systemu,
• konserwowanie i rozwój systemu.
Praktyczne doświadczenia autora w zakresie realizacji ZSI wskazują na konieczność traktowania zarządzania całym przedsięwzięciem na trzech poziomach: strategicznym, taktycznym i operacyjnym (por. tab. 7).
ZarzÄ…dzanie na poziomie strategicznym dotyczy:
• zdefiniowania celów przedsiÄ™wziÄ™cia,
• ustalenia zakresu koniecznej restrukturyzacji przedsiÄ™biorstwa,
• okreÅ›lenia zapotrzebowania na niezbÄ™dne zasoby (finanse, sprzÄ™t, ludzie, technologie),
• ustalenia zasad planowania, organizacji i kontroli.
Cele przedsięwzięcia definiuje się na podstawie celów gospodarczych obiektu, które powinien charakteryzować zespół cech SMART (ang. JSpecific - Measurable -Acceptable - Realistic - Time-related), czyli:
• specyficzne (ang. specific) - uwzglÄ™dniajÄ… elementy specyficzne dla przedsiÄ™biorstwa, np. rozwiÄ…zania organizacyjno-techniczne, procesy produkcyjne, stosowane technologie,
• mierzalne (ang. measumble) - pozwalajÄ… na jednoznaczne okreÅ›lenie jego osiÄ…gniÄ™cia, np. redukcja kosztów wytwarzania, skrócenie czasu obsÅ‚ugi zamówieÅ„, zmniejszenie zapasów,
• akceptowalne (ang. acceptable) - akceptowalne przez wszystkich zainteresowanych,
• realistyczne (ang. realistic) - osiÄ…galne w rozsÄ…dnym czasie przy okreÅ›lonych nakÅ‚adach,
• uwarunkowane czasowo (ang. time-related) - okreÅ›lajÄ…, co i kiedy ma być zrealizowane.
Procedura wyboru gotowego ZSI
93
Tabela 7. Poziomy zarządzania realizacją ZSI (opracowanie własne)
i
Poziom
Wyszczególnienie działań strategiczny taktyczny operacyjny
Zdefiniowanie celów przedsięwzięcia X
Ustalenie zakresu koniecznej restruk-tu- ryzacj i przedsiębiorstwa v X
Określenie zapotrzebowania na niezbędne zasoby X
Ustalenie zasad planowania, organizacji i kontroli prac X
Zdefiniowanie punktów kontrolnych i ich wzajemnej zależności X
Ustalenie organizacji i przebiegu prac X
Określenie odpowiedzialności w osiąganiu punktów kontrolnych X
Ustalenie zasad obiegu informacji wśród realizatorów prac X
Zdefiniowanie dziaÅ‚aÅ„ szczegółowych dla osiÄ…gniÄ™cia punktów kontrolnych /-s *•• ' J ..M..H • •: L;.>**IX«.!> X .>'•'. !''• ? '
Ustalenie zespołów wykonawczych x
Imienny przydziaÅ‚ wykonawców do zadaÅ„ :f t f i -: ' < i f. '• " ''•• '••••'•••• X
Oszacowanie koniecznych zasobów _. -,,:• . : •"" x
Określenie czasu realizacji prac i ich X
ścieżki krytycznej
94
Zintegrowane systemy informatyczne
Przykładowo zdefiniowane cele realizacji ZSI dla konkretnego przedsiębiorstwa można ująć jako:
• skrócenie czasu obsÅ‚ugi (realizacji) zamówienia klienta o 20 procent,
• zmniejszenie stanów magazynowych wyrobów gotowych o 25 procent,
• podniesienie wydajnoÅ›ci produkcyjnej wydziałów A i B o 15 procent w przeciÄ…gu 8 miesiÄ™cy,....................:.,:.. . -
• obniżenie kosztów funkcjonowania sÅ‚użb administracji ogólnej o 25 procent w perspektywie 6 miesiÄ™cy.
Istotą zarządzania na poziomie taktycznym są punkty kontrolne (tzw. kamienie milowe), określające efekty osiągane w kolejnych krokach działania. Planowanie na tym poziomie dotyczy:
• zdefiniowania punktów kontrolnych i ich wzajemnych zależnoÅ›ci,
• ustalenia organizacji i przebiegu prac,
• okreÅ›lenia odpowiedzialnoÅ›ci w osiÄ…ganiu punktów kontrolnych,
• ustalenia zasad obiegu informacji wÅ›ród realizatorów prac projektowo-wdrożeniowych.
Punkty kontrolne definiuje się jako stany, które mają być osiągnięte. Specyflkują one "co" ma być uzyskane, a nie ,jak" należy to zrealizować. Punkty kontrolne określają zatem stany, przez które musi przejść całe przedsięwzięcie, aby osiągnąć zakładane cele. Zespół cech charakteryzujących te punkty można ująć następująco:
• jednoznaczność i obiektywizm sformuÅ‚owania,
• realizm w zaÅ‚ożonych celach,
• mierzalność oparta na kontrolowanych kryteriach.
Przykładowymi punktami kontrolnymi mogą być:
• zatwierdzenie zadania projektowego,
• przygotowanie i akceptacja struktury funkcjonalnej systemu,
• przeprowadzenie cyklu szkoleÅ„ użytkowników kluczowych ZSI,
• przeprowadzenie konwersji danych,
• przeprowadzenie testów integracji wdrożonych modułów systemu.
Planowanie działań na poziomie operacyjnym obejmuje:
• zdefiniowanie dziaÅ‚aÅ„ szczegółowych, poprzez które można osiÄ…gnąć punkt kontrolny,
• ustalenie zespołów wykonawczych,
• imienny przydziaÅ‚ wykonawców do każdego zadania (czynnoÅ›ci),
Procedura wyboru gotowego ZSI
95
• oszacowanie koniecznych zasobów,
• szczegółowe okreÅ›lenie czasu realizacji prac i Å›cieżki krytycznej.
Określenie zadań (czynności) dla poszczególnych realizatorów następuje poprzez ustalenie zakresu odpowiedzialności. Na poziomie strategicznym uzgadnia się zakresy odpowiedzialności stron przez podpisanie kontraktu między dostawcą rozwiązania (integratorem), kierownictwem informatyzowanego przedsiębiorstwa i ewentualnie stronami trzecimi. Na poziomie taktycznym definiowany jest zakres odpowiedzialności za realizację każdego z punktów kontrolnych z uwagi na czas, koszty, jakość i akceptację przez przyszłego użytkownika ZSI. Powstaje opis ukazujący osoby odpowiedzialne za opracowanie harmonogramu i monitorowanie prac. Podział odpowiedzialności jest zapisywany w formie zakresu dla konkretnych wykonawców. Na poziomie operacyjnym szczegółowo określa się realizatorów poszczególnych działań, tworząc odpowiedni zakres odpowiedzialności.
Zdefiniowany plan przedsięwzięcia musi być realizowany w sposób gwarantujący jego pełną kontrolę. Oznacza to, że monitorowanie przebiegu działań odbywa się poprzez porównywanie planów z realnymi dokonaniami. Kontrola nie sprowadza się do oceniania tylko postępu prac, ale oznacza także identyfikowanie odchyleń od planu i podejmowanie działań korygujących. Powinna ona odbywać się poprzez monitorowanie postępu prac na dwóch poziomach: taktycznym i operacyjnym - por. rys. 31.
Całość prowadzonych prac realizacyjnych ZSI musi być skrupulatnie dokumentowana, efektem czego jest możliwość bieżącego monitorowania działań i podejmowania ewentualnych kroków profilaktycznych w przypadku stwierdzenia rysujących się zagrożeń. Dokumentacja taka musi obejmować m.in.:
• zatwierdzone wymagania i oczekiwania użytkowników wzglÄ™dem realizowanego systemu,
• konieczne zmiany organizacyjne w ramach restrukturyzacji przedsiÄ™biorstwa,
• przyj etÄ… do realizacji koncepcjÄ™ systemu,
• ewentualnie pojawiajÄ…ce siÄ™ na bieżąco zmiany użytkowników w odniesieniu do wczeÅ›niej przyjÄ™tych ustaleÅ„,
• plan prac projektowo-wdrożeniowych,
• dokumentacjÄ™ użytkowÄ… (wraz z ewentualnymi zmianami),
• dokumentacjÄ™ eksploatacyjnÄ… (wraz z ewentualnymi zmianami),
• materiaÅ‚y szkoleniowe (wraz z ewentualnymi zmianami).
96
Zintegrowane systemy informatyczne
poziom taktyczny
organizacja przedsięwzięcia
CO OSIĄGNĄĆ
plan punktów kontrolnych
plan odpowiedzialności
CO OSIĄGNĄĆ
plan działań
zakres odpowiedzialności działania
poziom operacyjny
Rysunek 31. Monitorowanie postępu prac w realizacji ZSI (opracowanie własne)
Każdą realizację ZSI charakteryzuje pewna specyfika, wynikająca m.in. z ogólniejszego kontekstu funkcjonowania przedsiębiorstwa, jego praktycznych doświadczeń w zakresie stosowania technologii informatycznej, wykorzystywanej infrastruktury technicznej i zaangażowania użytkowników systemu, ale można określić sekwencję działań, których prawidłowy przebieg warunkuje osiągnięcie zakładanych celów informatyzacji. Z uwagi na odmienność obiektów gospodarczych nie sposób zastosować statycznej metodyki realizacji ZSI. Można jednak zarysować pewien schemat postępowania, wyszczególniając etapy prac działań szczegółowych (fazy, kroki, zadania, czynności) ujęte w uwarunkowania organizacyjne.
Procedura wyboru gotowego ZSI
97
Przedstawiona dalej procedura wyboru ZSI stanowi etap metodyki punktów kontrolnych (MPK)2 realizacji ZSI, z uwagi na swój utylitarny wymiar charakteryzuje się pewną ogólnością. W przypadku implementacji konkretnego systemu jest ona odpowiednio uszczegóławiana poprzez zastosowanie na przykład rozwiązań branżowych (modeli referencyjnych) w zakresie restrukturyzacji przedsiębiorstwa, narzędzi informatycznych klasy CASE (stanowiących niekiedy element jego orgware'u), wreszcie technik i narzędzi szczegółowych, wykorzystywanych przez zespoły realizatorów. Metodyka MPK ukazuje cały zakres działań, które należy wykonać w pełnym cyklu życia systemu ukazując ich wzajemne zależności. Dla konkretnej realizacji ZSI może być w wielu przypadkach nadmiarowa, ale to od zespołów wykonawczych - uwzględniając ich inwencję twórczą - zależy wybór odpowiedniego sposobu działania. W ramach ich strategii poszczególne etapy (fazy, kroki, zadania) mogą być w pełni realizowane lub ograniczane, czy nawet pomijane. Podkreślenia wymaga fakt, że metodyka MPK nie koncentruje się na sposobie realizacji konkretnych prac projektowo-wdrożeniowych, ale na prezentacji działań i ich kolejności w ramach cyklu życia ZSI. :
Z praktyki informatyzacji krajowych przedsiębiorstw wynika, że zdecydowana większość realizacji ZSI przebiega w wariancie wyboru gotowego systemu spośród oferowanych (najczęściej w spolszczonej wersji standardów światowych). Z tego też powodu dokładniej zostanie omówiona procedura postępowania w tym zakresie. Obejmuje ona wymienione poniżej fazy (por. rys. 32): .-K , ;
1. Ocena aktualnej technologii przetwarzania danych w informatyzowanym przedsiębiorstwie.
2. Zdefiniowanie założeń przedsięwzięcia informatycznego.
3. Opracowanie zapytania ofertowego, określenie postaci odpowiedzi ofertowej wraz z procedurą ich oceny.
4. Ocena odpowiedzi oferentów, ich klasyfikacja i utworzenie tzw. krótkiej listy.
5. Prezentacje i wizyty referencyjne. - .
6. Negocjacje, wybór ZSI i podpisanie umów realizacyjnych.
Faza l. Ocena aktualnej technologii przetwarzania danych w informatyzowanym przedsiębiorstwie - obejmuje inwentaryzację i analizę funkcjonujących SIZ (lub tradycyjnych procedur przetwarzania danych). Jej rezultatem jest decyzja o zakupie ZSI lub (rzadziej) o modyfikacji funkcjonującego systemu przetwarzania danych łącznie z usprawnieniami procedur wewnątrz obiektu (najczęściej w postaci jego restrukturyzacji).
2 Etapy metodyki MPK: 1. Identyfikacja i analiza problemu, 2. Określenie zadania projektowego, 3A. Opracowanie założeń indywidualnego ZSI, 3B. Wybór gotowego ZSI, 4. Szczegółowa koncepcja systemu, 5. Normatywy rozwiązania, 6. Projekt techniczny ZSI, 7A. Oprogramowanie indywidualnego ZSI, 7B. Modyfikacje gotowego ZSI, 8. Przygotowanie przedsiębiorstwa do wdrożenia ZSI, 9. Wdrażanie ZSI, 10. Eksploatacja, konserwacja i rozwój ZSI (por. [6]).
98
Zintegrowane systemy informatyczne
stan zaawansowania prac realizacyjnych
Rysunek 32. Realizacja procedury wyboru ZSI (opracowanie wÅ‚asne) , .•,
Uwaga l Ukazana została tylko zależność poprzednik-następnik etapów prac, a nie czas ich trwania.
Podkreślenia wymaga konieczność bezwzględnej kompleksowości i staranności wykonania tej oceny, albowiem stanowi ona podstawę podjęcia doniosłych ustaleń odnośnie do planowanego przedsięwzięcia. Z reguły nieodzowne staje się skorzystanie z usług zewnętrznych konsultantów (ekspertów np. z zakresu informatyki, zarządzania, organizacji procesów produkcji), którzy wykonają prace samodzielnie lub przy czynnym współudziale doświadczonych pracowników przedsiębiorstwa, stanowiących w przyszłości tzw. użytkowników kluczowych ZSI. Znaczenia tej fazy nie sposób przecenić w kontekście dalszych prac projektowo-wdrożeniowych.
Faza 2. Zdefiniowanie założeń przedsięwzięcia informatycznego - określane tu są wymagania funkcjonalno-techniczne przyszłego ZSI na wysokim stopniu uogólnienia. Obejmują one ustalenia m.in. z funkcjonalnego zakresu przyszłego ZSI (struktury funkcjonalnej), organizacji i zbiorów danych (struktury informacyjnej), terytorialnego zorganizowania systemu (struktura organizacyjno-przestrzenna) oraz bazy sprzętowej (struktury technicznej). Sprecyzowania wymaga także sposób przeprowadzenia przetargu. Praktykowane są zazwyczaj dwa zasadnicze warianty:
Procedura wyboru gotowego ZSI
99
• procedura przetargu ograniczonego - zapytanie ofertowe wysyÅ‚ane jest do ograniczonej liczby potencjalnych oferentów. Ich wskazanie nastÄ™puje na zasadzie sugestii firmy zewnÄ™trznej organizujÄ…cej przetarg (rzadziej - komisji przetargowej), a wynikajÄ…cej z rozeznania rynku informatycznego,
• procedura przetargu nieograniczonego - ogÅ‚oszenie o organizowanym przetargu na realizacjÄ™ ZSI dla konkretnego przedsiÄ™biorstwa ukazuje siÄ™ w mediach, tj. w prasie, RTV i biuletynach specjalistycznych. Zapytanie ofertowe otrzymujÄ… wszyscy zainteresowani, którzy zgÅ‚oszÄ… chęć przygotowania stosownej oferty3.
W następnej kolejności należy określić organizację wyboru ZSI, czyli utworzyć zespół oceniający (komisję przetargową) z precyzyjnym określeniem zakresu odpowiedzialności członków. W skład tego zespołu powinni wchodzić z ramienia informatyzowanego przedsiębiorstwa jego doświadczeni pracownicy, stanowiący w perspektywie tzw. użytkowników kluczowych ZSI. Dla zapewnienia obiektywnych rezultatów prac końcowych tego zespołu konieczne jest:
• precyzyjne ustalenie regulaminu prowadzonych prac z zastrzeżeniem peÅ‚nej poufnoÅ›ci j ego dziaÅ‚ania, , ':' •
• okreÅ›lenie sposobu raportowania przebiegu prac z jednoznacznym ustaleniem punktów kontrolnych,
• zdefiniowanie sposobu akceptacji (lub nie) ustaleÅ„ zespoÅ‚u przez naczelne kierownictwo informatyzowanego przedsiÄ™biorstwa.
Faza 3. Opracowanie zapytania ofertowego, określenie postaci odpowiedzi wraz z procedurą ich oceny - rozpoczyna się przygotowaniem zapytania ofertowego (ang. RFP -- Reąuest For Proposal) lub zaproszeniem do przetargu (ang. ITT - Invitation To Tender)4, sporządzanego na podstawie strategii rozwoju danego przedsiębiorstwa oraz strategii jego informatyzacji5. Stanowi ono zebranie i uszczegółowienie ustaleń faz poprzednich, wymagających przeprowadzenia wielu wywiadów z kluczowymi pracownikami informatyzowanego obiektu. Są one uzupełniane przeglądem funkcjonujących procedur przetwarzania danych (w tym procedur tradycyjnych - ręcznych), stosownej dokumentacji itp. Efektem zebranych materiałów i analiz jest określenie zarówno bieżących, jak i przyszłych potrzeb naczelnego kierownictwa przedsiębiorstwa oraz wszystkich przyszłych użytkowników ZSI w zakresie obiegu informacji
3 Stosowane jest bezpłatne udostępnianie zapytania ofertowego, a niekiedy za symboliczną odpłatnością (niekiedy praktykuje się wysokie wadium).
4 Przetargi organizowane z funduszów Banku Światowego i PHARE posługują się specyfikacją wymagań przetargowych, tzw. TOR (ang. Terms Of Reference).
5 W większości przypadków strategia informatyzacji obiektu opracowywana jest w ramach pierwszej fazy procedury poste_powania (jako jej rezultat) lub zlecana jest do opracowania jako dokument niezależny.
100
Zintegrowane systemy informatyczne
i procedur przetwarzania danych. Konieczne jest szerokie ich przedyskutowanie i formalne zaakceptowanie przez gremium kierownicze obiektu. ,
Rezultatem końcowym tej fazy procedury jest dokument zawierający specyfikację wymagań funkcjonalnych w odniesieniu do przygotowywanego ZSI, obejmującą m. in.:
• funkcje realizowane przez ZSI,
• główne wejÅ›cia i wyjÅ›cia systemu wraz ze specyfikacjÄ… obecnego zakresu (wolumenu) operacji oraz ich przewidywanego wzrostu,
• organizacjÄ™ danych i ich zbiory wraz ze specyfikacjÄ… ich zawartoÅ›ci,
• wymagane sprzężenia (interfejsy) z innymi (obecnymi lub przyszÅ‚oÅ›ciowymi)
SIZ, ."..:. • • • . ; ;;:. ,, : " .
• wymagania w zakresie zabezpieczeÅ„ i kontroli, tj. hasÅ‚a, archiwizacja danych, procedury kontrolne wprowadzanych danych itp.
W celu zapewnienia sprawnego i prawidłowego przebiegu wyboru ZSI konieczne staje się zawarcie w zapytaniu ofertowym formy i postaci udzielania odpowiedzi. Ma to zagwarantować uzyskanie od oferentów jednoznacznych i wyczerpujących informacji w układzie ułatwiającym ich ocenę i dokonanie koniecznej klasyfikacji (rankingu). Zwykle zatem zapytanie takie obejmuje kilka części tematycznych:
• informacje wstÄ™pne dla oferenta (cel oferty i jej zakres, osoby kontaktowe ze strony zleceniodawcy, termin nadsyÅ‚ania opracowanych ofert),
• charakterystyka przedsiÄ™biorstwa jako przyszÅ‚ego użytkownika ZSI, tj. informacje o profilu dziaÅ‚alnoÅ›ci, strukturze organizacyjnej i kierunkach jego rozwoju itd.,
• stan zastosowaÅ„ informatyki (jeżeli technologia komputerowa byÅ‚a już wykorzystywana), tj. inwentaryzacja i charakterystyka eksploatowanych SIZ, ich architektura, infrastruktura techniczna (sprzÄ™t komputerowy, oprogramowanie systemowe i sieciowe, okablowanie), kadra informatyczna, powiÄ…zania z zewnÄ™trznymi firmami Å›wiadczÄ…cymi usÅ‚ugi informatyczne itp.,
• docelowa koncepcja zastosowaÅ„ informatyki pochodzÄ…ca ze strategii informatyzacji przedsiÄ™biorstwa (jeżeli taki dokument zostaÅ‚ przez zleceniodawcÄ… wczeÅ›niej opracowany),
• szczegółowa specyfikacja wymagaÅ„ funkcjonalnych wzglÄ™dem ZSI (w tym ewentualne sprzężenia z innymi SIZ),
• charakterystyka oferenta obejmujÄ…ca m.in.: peÅ‚ne dane adresowe, rok rozpoczÄ™cia dziaÅ‚alnoÅ›ci, wielkość obrotów w ostatnich latach, posiadane tytuÅ‚y autoryzacji i/lub partnera handlowego, zakres skÅ‚adanej oferty, strukturÄ™ organizacyjnÄ…, wielkość i strukturÄ™ zespołów wykonawczych oraz kwalifikacje, listÄ™ referencyjnÄ… dotychczasowych dokonaÅ„ itp.
Procedura wyboru gotowego ZSI
101
• charakterystyka oferowanego oprogramowania aplikacyjnego powinna zawierać m.in.: status oprogramowania, zakres funkcjonalny systemu wraz ze szczegółowym opisem realizowanych funkcji w ramach poszczególnych modułów, architekturÄ™ systemu, wymagania sprzÄ™towo-programowe, ograniczenia systemu, utrzymanie systemu, orientacyjny harmonogram instalacji i wdrażania, ofertÄ… cenowÄ…, projekty umów itp.,
• charakterystyka oferowanej infrastruktury technicznej obejmujÄ…ca m.in.: opis i architekturÄ™ bazy sprzÄ™towej (w tym okablowanie sieci), możliwoÅ›ci jej rozbudowy, oprogramowanie systemowe, operacyjne i narzÄ™dziowe, orientacyjny harmonogram instalacji sprzÄ™tu, zakres usÅ‚ug gwarancyjnych i pogwarancyjnych, lista referencyjna dotychczasowych wdrożeÅ„, oferta cenowa, projekty umów itp.,
• zakres oferowanych usÅ‚ug dotyczy m.in.: metodyki prac realizacyjnych, wsparcia wdrożeniowego, wykorzystywanych narzÄ™dzi klasy CASE, szkolenia użytkowników, nadzoru autorskiego itp.,
• ogólne warunki handlowe,
• formalne oÅ›wiadczenie oferenta o zdolnoÅ›ci wywiÄ…zania siÄ™ z przedmiotu oferty,
• oczekiwana postać odpowiedzi ofertowej. • , ...
W zależności od przyjętego wariantu w odniesieniu do formy przeprowadzenia przetargu z fazy II zaproszenie takie wysyłane jest do wybranych firm jako przyszłych oferentów, bądź ogłaszany jest stosowny komunikat w mediach. W pierwszym przypadku ważące będzie rozeznanie zespołu przetargowego (komisji przetargowej) w zakresie aktualnego rynku usług informatycznych. W drugim wariancie należy liczyć się również z odpowiedziami od "przypadkowych" oferentów6.
W dalszej kolejności istotne jest uzgodnienie procedury oceny nadesłanych ofert. Wbrew pozorom może ona poważnie zaważyć na efektach końcowych prac zespołu oceniającego oferty (komisji przetargowej). Konieczne zatem staje się określenie wag (priorytetów w systemie punktowym) nadawanym poszczególnym elementom odpowiedzi (np. odnośnie do wymagań funkcjonalnym ZSI, sprzętu komputerowego, metodyki prac wdrożeniowych) (por. tab. 8). Należy podkreślić, że procedura oceny powinna być bezwzględnie ustalona jeszcze przed nadejściem pierwszych ofert.
Faza 4. Ocena odpowiedzi oferentów, ich klasyfikacja i utworzenie tzw. krótkiej listy - obejmuje szczegółową analizę złożonych ofert i ich ocenę zgodnie z wcześniej ustaloną procedurą. W realizacji tej fazy stosuje się często metodę oceny dwustopniowej. W pierwszym kroku oceny lista oferentów redukowana jest do kilku, którzy najlepiej spełniają przedstawione wymagania. Lista taka poddawana jest następnie bardziej szczegółowej analizie i ocenie. Pomocne tu jest rozeznanie zespołu odnośnie aktualnej sytuacji rynku informatycznego w kraju, a zwłaszcza wiarygodności ofe-
6 Z badań autora wynika, że stanowią one niekiedy do 60% nadesłanych ofert.
102
Zintegrowane systemy informatyczne
rentów7. Przyjętą normą zwyczajową jest poinformowanie wszystkich oferentów o rozstrzygnięciach pierwszego etapu oceny, tj. utworzenia tzw. krótkiej listy (ang. short-lisf)*.
Faza 5. Prezentacje i wizyty referencyjne - faza ta odnosi się do ofert z tzw. krótkiej listy, czyli zakwalifikowanych do dalszej oceny i realizowana jest zazwyczaj w następujących krokach:
• ustalenie kalendarza prezentacji systemów,
• szczegółowe przygotowanie programu prezentacji (Å‚Ä…cznie z listÄ… ewentualnych , pytaÅ„ i uwag do ewentualnych uzupeÅ‚nieÅ„) i przesÅ‚anie go oferentom,
Dodać należy, że zwyczajowo prezentacje odbywają się w siedzibie przyszłego użytkownika ZSI. Bywają jednak nie mniej uzasadnione przypadki ich przeprowadzenia u oferenta lub u wskazanego przez niego dotychczasowego użytkownika systemu. Istotnym dopełnieniem procedury wyboru są wizyty referencyjne, co wymaga zazwyczaj dłuższego czasu na ich skoordynowanie i przeprowadzenie, ale w końcowym rozrachunku przynosi efekty zgodne z oczekiwaniami. Potrafią bowiem one rzucić światło na istotne kwestię, które w dokumentacji ofertowej przedstawione zostały zbyt idealistycznie (np. rzeczywisty czas reakcji systemu na zapytania użytkownika, współdziałanie poszczególnych modułów systemu, stopień integracji modułów, metodyka i wsparcie prac wdrożeniowych itp.).
7 Pomocne w tym względzie mogą być opracowania typu ranking firm informatycznych TOP-200 autorstwa pisma ComputerWorld (IDG Poland S.A.).
8 Lista taka zawiera zazwyczaj 2-4 systemy rekomendowane przez zespół oceniaj ący oferty.
Procedura wyboru gotowego ZSI
103
Tabela 8. Przykładowy arkusz ocen stosowany przy wyborze ZSI
(opracowanie własne)
l
Kryterium oceny Waga System A ocena wynik System B ocena wynik System C ocena wynik
Cechy '••'• •'• "• • ' '"• -•" •'•''' ; ' . '•<•'*"• • '
zakres funkcjonalny 4 2 8 4 16 4 16
skalowalność 3 2 6 4 12 3 9
wieloplatformowość 4 5 20 5 20 3 12
interfejs graficzny 2 2 4 5 10 3 6
liczba wdrożeń 3 3 9 5 15 5 15
wsparcie wdrożenia 3 3 9 5 15 5 15
Koszty • • • • • •« . - • i - • ••' r. • ., , • ..
oprogramowanie aplikacyjne 4 5 20 4 16 4 16
oprogramowanie, systemowe 3 4 12 4 12 4 12
infrastruktura sprzętowa 3 4 12 4 12 4 12
wdrożenie 3 3 9 5 15 4 12
szkolenie 2 3 6 5 10 4 8
opieka autorska 2 2 4 4 8 3 6
Razem x x 119 x 161 x 139
104
Zintegrowane systemy informatyczne
Faza 6. Negocjacje, wybór ZSI i podpisanie umów realizacyjnych - działania w jej ramach obejmuj ą następujące kroki:
• weryfikacja ocen z uwzglÄ™dnieniem zebranych informacji w trakcie prezentacji oraz wizyt referencyjnych,
• przeglÄ…d wszystkich wymagaÅ„ wzglÄ™dem ZSI uznanych za konieczne (z najwyż-; szym priorytetem) i opracowanie koÅ„cowego rankingu systemów z uwagi na stopieÅ„ ich speÅ‚niania,
• przeglÄ…d ocen oraz identyfikacja głównych różnic miÄ™dzy poszczególnymi systemami,
• wskazanie przez zespół oceniajÄ…cy (komisjÄ™ przetargowÄ…) preferowanego ZSI.
Niekiedy kierownictwo informatyzowanego przedsiębiorstwa zastrzega sobie prawo dokonania ostatecznego wyboru spośród dwóch-trzech równorzędnych systemów (o ile w ogóle takie wskazanie jest możliwe), koncentrując się na stronie handlowej oferty (koszty całkowite, warunki zakupu, upusty, warunki szkolenia, warunki gwarancji itp.).
Omówiona procedura wyboru ZSI stanowi swego rodzaju wytyczne dla zespołu oceniającego, albowiem w konkretnych przypadkach liczba poszczególnych etapów, ich szczegółowość oraz czas realizacji mogą się różnić. Lepiej niekiedy tę procedurę przedłużyć, aniżeli w wyniku zbyt pochopnego wskazania określonego ZSI narazić przyszłych użytkowników na dokonywanie koniecznych (i zazwyczaj bardzo kosztownych) modyfikacji systemu, bądź nie móc go efektywnie wdrożyć i eksploatować. Na rys. 33 ujęto realizację ZSI jako złożonego przedsięwzięcia informatycznego (ZPI) na tle metodyki punktów kontrolnych (MPK).
Prowadzone prace projektowo-wdrożeniowe w ramach realizacji ZSI mogą się zasadniczo od siebie różnić w przypadku konkretnych przedsiębiorstw, i to zarówno jeśli chodzi o szczegółowość, jak i zakres poszczególnych etapów (faz). Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, kiedy dokonuje się wyboru systemu spośród gotowych światowych standardów klasy Baan IV/Triton (BAAN), R/3 (SAP), BPCS (SSĄ) czy JBA System 21 (JBA).
Z badań autora wynika, że blisko 90% krajowych realizacji ZSI przebiega w wariancie wyboru gotowego systemu spośród polskich wersji zagranicznych standardów tej klasy systemów. Dodać należy, że w ostatnim czasie wzrasta liczba oferowanych systemów, co nie zawsze, niestety, idzie w parze z jakością usług wspierających działania wdrożeniowe tych systemów.
Procedura wyboru gotowego ZSI
105
L...
strategia funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa
strategia informatyzacji przedsiębiorstwa
ZPI
identyfikacja i analiza problemu
restrukturyzacja przedsiębiorstwa
MPK
przygotowanie prototypu ZSI
modyfikacja prototypu
wdrażanie ZSI (testowanie systemu)
eksploatacja, konserwacja i rozwój ZSI
l
Rysunek 33. Realizacja ZSI jako ZPI na tle metodyki MPK (opracowanie własne)