GOSPODAROWANIE DRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA
Każda placówka oświatowa dysponuje pewną ilością druków podlegających ścisłej ewidencji, kontroli ilościowej i szczególnej ochronie. W jednostkach oświatowych mogą być to w szczególności:
czeki gotówkowe oraz rozrachunkowe,
kwitariusze przychodowe oraz inne druki kasowe,
bloki dowodów magazynowych typu „Mp” i „Mw” w momencie ich ostemplowania i ponumerowania,
arkusze spisu z natury z chwilą ich ponumerowania, ostemplowania przekazania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej,
inne (np. druki świadectw, legitymacje itp.).
Każdy rodzaj druków ścisłego zarachowania powinien być odpowiednio zarejestrowany. Rejestracja odbywa się w momencie „wpływu” druków do placówki. Ewidencję druków prowadzi się wg rodzajów, co oznacza, że oddzielnie rejestrujemy czeki gotówkowe, kwitariusze, arkusze spisu z natury itp., odnotowując każdorazowo ich przychody, jak i rozchody.
Przykładowo - przychody dotyczą czeków odebranych z banku, natomiast rozchody obejmują czeki wydane do realizacji.
Druki ścisłego zarachowania należy przechowywać pod zamknięciem w szafach, kasetach należycie zabezpieczonych. Ewidencję w/w druków należy prowadzić bieżąco w „Księdze druków ścisłego zarachowania”.
Ewidencję prowadzą pracownicy, którym powierzono druki.
Książka druków ścisłego zarachowania winna być ponumerowana, przesznurowana oraz zaparafowana przez kompetentną osobę. Księgę tę wraz z dowodami przychodowymi i rozchodowymi, stanowiącymi podstawę zapisu, przechowuje pod zamknięciem odpowiedzialny pracownik.
Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania dokonuje sprawdzenia ich ilości w momencie przyjmowania i wydawania.
Wydawanie druków ścisłego zarachowania odbywa się na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora, bądź osobę, którą dyrektor do tego pisemnie upoważnił.
Stany ilościowe druków należy uzgadniać okresowo np. półrocznie. Wszystkie różnice winny być niezwłocznie zasygnalizowane i komisyjnie udokumentowane w formie protokołu. W razie zgubienia, zniszczenia lub kradzieży druków ścisłego zarachowania (pieczęci) dyrektor przeprowadza dochodzenie wyciągając odpowiednie wnioski służbowe w stosunku do osób winnych. W razie zgubienia lub kradzieży książeczki czeków gotówkowych lub rozrachunkowych, należy ponadto zawiadomić właściwy oddział banku.
W jednostkach nie posiadających wyodrębnionych stanowisk kasjerskich (również w ramach dodatkowych obowiązków pracowników administracyjnych) czynności te sprawuje dyrektor.
Ewidencja druków ścisłego zarachowania (przykładowy wzór)
Lp. |
Data przychodu wzgl. rozchodu |
Dowód (nr, data) przychodu wzgl. rozchodu (faktura decyzja, wniosek |
Seria i numer druków |
Ilość |
Imię i nazwisko osoby odbierającej |
Podpis osoby odbierającej |
Adnotacje dot. zwrotu |
|||||
przychód |
rozchód |
|
|
|
przychód |
rozchód |
stan |
|
|
Data i podpis pracownika prowadzącego ewidencję |
Liczba niewykorzystanych druków |
Nr kol. |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Uwagi:
Dla każdego rodzaju druków otwiera się w ewidencji osobne konto.
Zużycie własne druków księguje się w okresach dekadowych lub miesięcznych.
Każdy wydawany druk (kwitariusz) zapisuje się w osobnym wierszu. Wyjątkiem są druki świadectw wydawane zbiorczo wychowawcom klas na koniec roku szkolnego.
Wydawanie druku pracownikowi następuje za potwierdzeniem odbioru w kolumnie 10.
Zwrot niewykorzystanych druków (w tym częściowo zużytych kwitariuszy) potwierdza swoim podpisem w kolumnie 11 pracownik prowadzący ewidencję.
Liczbę niewykorzystanych druków zwracanych przez pracownika uwidacznia się w kolumnie 12, wpisując równocześnie tę liczbę ponownie do przychodów.
W kolumnie 13 wpisuje się numer kolejny, pod którym niewykorzystane druki ponownie są przychodowane.
39