Definicja negocjacji - to sekwencja wzajemnych posunięć , poprzez które strony dążą do osiągnięcia możliwie korzystnego rozwiązania częściowego konfliktu interesów. Aby negocjacje były możliwe strony muszą posiadać świadomość częściowej wspólnoty interesów, sekwencja posunięć oznacza nie tylko wymianę słów, wypowiedzi przy stole negocjacyjnym, lecz także towarzyszące im działania (demonstracje). Neg. To nie sprzedawanie i kupowanie , ale dążenie do porozumienia, proces dopasowujący indywidualne interesy stron w szerokim rozumieniu. To proces, w którym dwie strony - o częściowo rozbieżnych i częściowo zbieżnych interesach - dążą do osiągnięcia porozumienia.
Kiedy powinniśmy negocjować a kiedy nie jest to konieczne - do negocjacji powinniśmy przystępować wówczas gdy: istnieje obustronna gotowość zawarcia umowy, istnieje obszar konfliktu i obszar wspólnoty interesów, dysponujemy wystarczającym poziomem uprawnień decyzyjnych, jesteśmy właściwie przygotowani , mamy obiektywnie coś do zaoferowania i coś do zyskania, mnie jesteśmy wstanie silnego napięcia uczuciowego, nie mamy innych możliwości osiągnięcia celu.
- nie należy podejmować negocjacji jeżeli: nasze szanse są niepewne lub znikome, opanowało nas nadmierne podniecenie emocjonalne, istnieją inne możliwości zaspokajania naszych potrzeb.
Na czym polega negocjowanie - jest długotrwałym procesem , istotą jest dążenie do osiągnięcia porozumienia, lecz także gdy istnieje wzajemna zależność stron oraz możliwość wystąpienia oportunistycznych zachowań. Negocjowanie to: a) tworzenie klimatu: przełamywanie lodów, tematy rozmów, przed dłuższymi negocjacjami wspólny obiad, razem spędzony wieczór. B) procedura otwarcia : tempo, cel, plan, personalia.
Opisz dwa podstawowe modele negocjacji: 1) model podstawowy - typ rozdzielający - podłożem stosunków między stronami są kwestie sporne lub konflikt interesów, istotą jest rozwiązanie konfliktów interesów,
- typ integrujący - podłożem stosunków między stronami są problemy lub zestaw spraw do załatwienia, ich istotą jest znalezienie wspólnych lub uzupełniających interesów.
2) model złożony -
zachowania oparte na konkurencji - tu przedmiotem jest uzyskanie wpływu na podział ograniczonych zasobów, są to negocjacje rozdzielające
- negocjacje w których zachowania obejmują przedsięwzięcia przyczyniające się do zwiększenia łącznej wygranej lub pomnożenia korzyści, są to negocjacje integrujące,
- działania wpływające na wzajemne nastawienie stron negocjacji do siebie - kształtują one podstawowe zależności i więzi między partnerami,
- działania obejmujące przedsięwzięcia związane z utrzymaniem komunikacji między negocjatorami.
Omów rolę komunikacji w negocjacjach - nie istnieją negocjacje bez komunikacji. Komunikacja to wymiana różnego rodzaju przekazów, zawierających informacje, ceny i sugestie działania, dzięki którym uzgodnione jest stanowisko obu stron. W wyniku komunikacji może nastąpić: poprawa porozumienia, brak zmiany, pogorszenie porozumienia bądź też - poziom niejawny. Dobra komunikacja oznacza taki sposób mówienia i słuchania , który umożliwia wzajemne rozumienie się, a w warunkach sprzyjających prowadzi do zgodnego rozwiązania konfliktowego problemu. W zakres komunikacji wchodzi zarówno mówienie, jak również sygnały niewerbalne (mowa ciała, gesty, spojrzenia) oraz słuchanie - interpretacja wypowiedzi i bezsłowne „komentowanie” na bieżąco tekstu wypowiadanego przez drugą stronę.
Od czego zależy wybór strategii negocjacji - zależy od: czasu, siły obu stron, charakteru stosunku panującego między stronami, znaczenia zakresu problematyki , charakteru i umiejętności negocjatorów, sposobu realizacji interesów stron.
Omów strategię miękką w negocjacjach - jest strategią kompromisów , polega na wzajemnym zaufaniu stron i naleganiu na zawarcie umowy.
W strategii tej: uczestnicy są przyjaciółmi, celem jest porozumienie , ugoda; trzeba ustępować aby pielęgnować stosunki, podtrzymywać kontakty; trzeba być miękkim zarówno do ludzi jak i do problemu; ufać innym, zmieniać stanowiska z łatwością, składać oferty, ujawniać dolną granicę tego, co mogę zaaprobować; przyjąć jednostronnie straty dla dobra porozumienia; szukać jednego rozwiązania aprobowanego przez drugą stronę ; unikać „koncertu życzeń”;
Strategia twarda - jest strategią jednostronnych korzyści , dyktatur, strony nie mają do siębie zaufania, ich celem jest zwycięstwo.
W strategii tej: uczestnicy są przeciwnikami, celem jest zwycięstwo, żądaj ustępstw jako warunków prowadzenia rozmów, bądź twardy wobec ludzi i problemów, nie ufaj innym, okopuj się na swoim stanowisku, stosuj groźby, maskuj ukrywaj dolną granicę akceptacji, żądaj jednostronnych ustępstw, wywieraj presję,
Strategia oparta na zasadach - strategia oparta na współpracy to strategia , w której dominuje myślenie o partnerze , występują tu formy nacisku, rozwiązuje wspólny plan. W strategii tej: uczestnicy rozwiązują problem, celem jest efektywny, rozsądny wynik uzyskany polubownie, oddziel ludzi od problemu ( miękki do ludzi, twardy do problemu), działaj niezależnie od zaufania, koncentruj się na zadaniach, a nie na stanowiskach, badaj i odkrywaj stan interesów, unikaj formułowania dolnej granicy porozumienia, stwarzaj możliwości korzystne dla obu stron, staraj się osiągnąć rezultaty oparte na kryteriach niezależnych od ryzyka, ulegaj zasadnym argumentom, a nie presji, upieraj się przy stosowaniu obiektywnych kryteriów.
Na czym polega taktyka blokowania stosowana podczas negocjacji - jeżeli uważamy, że przeciwnik prowadzi argumentację, w wyniku której mógłby uzyskać znaczną przewagę lub sukces - nie należy dopuszczać , by mógł kontynuować. Trzeba podjąć nowy lub przeprowadzić stawiane jednej stronie, najczęściej jako odpowiedź, wywołująca kontr zarzut drugiej strony). Zmiana tematu w dogodnym dla nas czasie jest skutecznym chwytem zwłaszcza, jeżeli zmieniając temat potrafimy zadbać o podanie pozornego połączenia.tzw. Atak personalny (zarzuty
Na czym polega taktyka ataku stosowana podczas negocjacji - ataki personalne - to wszystkie działania, których oczekiwany skutek odnosi się do wywołania stanów niepewności, niższości. Główne uderzenie polega na wytykaniu personalnych minusów , słabości, podkreślaniu ewentualnych błędów, wyśmiewaniu, aluzje do intelektu, moralności, pochodzenia itp. Ataki spotykają nas najczęściej wówczas, gdy przeciwnik czuje, że jesteśmy silniejsi, a on nie ma racji.
Działania integracyjne - to rodzaj manipulacji, znajdujący się na granicy powszechnych działań perswazyjnych. Specyfika tych działań polega na pewnych ukrytych motywacjach, których nie ujawniamy drugiej stronie. Chodzi tu głównie o sposoby zdobywania sympatii w celu wykorzystania partnera, ulegającego działaniom ingracjacyjnym . Jest to grupa strategii wpływających bezpośrednio na uczucia rozmówcy.
Formy działań ingracjacyjnych
Komplement - szczery podziw nie jest manipulacją, lecz kontaktem międzyludzkim, gdy chwalimy kogoś nie szczerze mamy do czynienia z manipulowaniem. Komplement będący podnoszeniem cudzej wartości, bywa bardzo skuteczną bronią, gdy stosowany jest z wyczuciem i gdy treść komplementu nakłada się na oczekiwania i marzenia rozmówcy. Ludzie chętnie słuchają pochwał , a reakcją na nie jest pozytywna modyfikacja postawy osoby chwalonej wobec chwalącej.
Samopochwała - przedstawienie swych silnych stron , wskazywanie swych ukrytych, ale ważnych zalet, odwoływanie się do swych możliwości , znajomości i najrozmaitrzych źródeł wsparcia. W manipulacji wspominanie koneksji znajomości i układów rodzinnych ma na celu wykorzystanie wzbudzonej przez to sympatii dla swoich celów.
Lekka samokrytyka - wskazanie na swe słabe strony z zaznaczeniem, iż rozmówca jest kompetentną osobą , by owe słabe strony zrozumieć i pomóc. Samoponiżanie bywa bardzo skuteczne w kontaktach z rozmówcami wrażliwymi emocjonalnie.
Konformistyczna aprobata - konformizm właściwie dawkowany nie jest oceniany niewłaściwie , zaś konformizm manipulacyjny, w którym ktoś udaje , że się w pełni zgadza, a w gruncie rzeczy planuje swoje, jest źle postrzegany, ale skuteczny. Ludzie lubią tych , którzy myślą tak samo jak oni, podobieństwo przekonań zbliża, prowadzi do wspólnoty społecznej , zyskuje się w oczach partnerów , każde podobieństwo buduje.
Przyznanie się do błędu - redukcja napięcia.
Co jest celem tzw. Trików - wymień kilka stosowanych podczas negocjacji - triki - są to wszelkie formy manipulacji. Każda ze stron ma tu obowiązek troszczenia się o własny interes, jednak z uwzględnieniem interesów wspólnych , związanych z jakością kontraktu końcowego. Wskutek tego całość negocjacji może się zmienić we wzajemne podchody.
Istnieją triki: 1) wojna psychologiczna - tworzenie sytuacji stresyjnej, ataki personalne, cykliczna taktyka (dobry, zły) , stosowanie groźby, kompromitowanie, manipulowanie czasem, 2) wojna pozycyjna - odmowa negocjacji, fotoryzacja żądań, eskalacja żądań, „sztywny partner”, „tak” albo „nie”,
3) działania ingracjacyjne - komplement, lekka pochwała.
Jak powinniśmy ustępować podczas negocjacji - negocjowane mogą być tylko oferty, propozycje. Uzasadnienia i argumenty są jedynie materiałem dodatkowym; ustępuj z wyczuciem rezygnując z niewielkich „porcji” - ani zbyt szybko ani zbyt wolno. Pierwsze koncesje powinny być podane jako „ dowód dobrej woli”; pamiętaj o punkcie środkowym - dążenie do niego jest naturalnym kierunkiem postępowania negocjacyjnego obu stron; zawsze słuchaj uważnie ofert drugiej strony , nie lekceważ ani słów, ani sposobu mówienia zwracaj uwagę na okazywane uczucia; określ wewnętrznie swoje minimum, a ogłoś propozycję znacznie wyższą, tworząc przestrzeń dla ustępstw;
Na czym polega technika dobry i zły partner - Jest to tzw. Taktyka cykliczna. Polega ona na przeplataniu dobrych momentów z momentami złymi. Są tu zaangażowane dwie osoby, z których jedna przyjmuje postawę twardą, mocną, dokuczliwą, przykrą czy karzącą , a druga osoba jest łagodna, serdeczna, miła, i nagradzająca. Twardy zmusza partnera do ustępstw, potem drugi łagodnie usprawiedliwia pierwszego i łagodzi sytuację. Stwierdza się, iż druga strona negocjacji po przejściu przykrości ze strony pierwszego negocjatora, gdy wpada w ręce drugiego nastawionego przyjaźnie wywoła zwiększoną tendencję do zgody, gdyż faza negatywna „zwiększyła” opór.
Co oznacza reguła wzajemności i jak może być wykorzystana w negocjacjach - reguła wzajemności - to zależność polegająca na możliwości wpływania na stan drugiej strony i odwrotnie. Określa na ile skutki działania jednych zależą od działania drugich. W negocjacjach wzajemna zależność jest oczywista - nie musi być dokładnie systematyczna - jedna strona może być zaangażowana bardziej od drugiej
Co oznacza reguła lubienie i sympatia i jak może być wykorzystana w negocjacjach - cechą nadawcy, zwiększającą jego siłę oddziaływania perswazyjnego jest atrakcyjność. Właściwością najważniejszą jest tu sympatia, jaką odczuwa odbiorca w stosunku do nadawcy. Im większa sympatia do kogoś, tym większa tendencja do ulegania sugestiom płynącym z jego ust. Stopień atrakcyjności może zwiększyć, ale najlepiej, gdy sympatia pojawia się naturalnie, jako wynik wzajemnego, przyjaznego traktowania siebie.
Co oznacza reguła autorytet - oznacza odwołanie się do zdania autorytetu szanowanego przez przeciwnika. Autorytetem może być konkretna osoba, ale również dobrze - ogół społeczeństwa (pewne środowisko). Walka na autorytety jest łatwiejsza niż na argumenty - ten kto ma większy autorytet , ma więcej racji. Trwanie w przekonaniu, że wszyscy tak myślą jest subiektywnie bardzo krzepiące, gdyż wszyscy nie mogą się mylić.
Negocjacje jako proces - podaj fazy tego procesu - 1) przygotowanie do negocjacji - stworzenie podstawowego planu negocjacji, sformułowanie analizowanego problemu na firmie, dobór reprezentantów, przygotowanie miejsca rozmów,
2) otwarcie rozmów - „rozgrzewka” polega na zbudowaniu zaufania i wyrównaniu nastrojów do siebie i ofert, ustalenie sposobów prowadzenia negocjacji jej zakresu czasu trwania oraz procedury, eksploracja czyli przeprowadzenia wywiadu na temat głównych elementów sytuacji należy dążyć do ustalenia kompletnego obrazu oczekiwań przeciwnika,
3) przedstawienie propozycji - muszą być przynajmniej dwa stanowiska , które chcemy obronić: jedno - bardziej preferowane, drugie - możliwe do zaakceptowania.
4) negocjacje zasadnicze (targowanie się) - ustępstwa i oferty
5) przygotowanie i ratyfikacja umowy końcowej - umowa końcowa powinna zawierać : preambułę (wstęp), określenie zakresu kontraktu, sposób dostarczenia towaru, cenę, dokumentację techniczną, gwarancje
6) realizacja porozumienia
omów fazę: przygotowanie do negocjacji - na czym polega jej znaczenie dla końcowego rezultatu - dokładne przygotowanie się do rozmów jest podstawą sukcesu w negocjacjach. Trzeba stworzyć podstawowy plan negocjacji (postawienie pytań: dlaczego rozpoczęto negocjacje, czego mają dotyczyć, kto jest przeciwnikiem, kiedy najlepiej rozpocząć negocjacje, miejsce negocjacji, ile czasu na nie poświęcimy ) . Przed rozpoczęciem rozmów warto poświęcić trochę czasu i wysiłku na doprowadzenie się do dobrego stanu psychicznego. Jeżeli negocjacje mają być prowadzone przez przedstawicieli - zajmujemy się dobrem reprezentantów. Następnie przygotowujemy miejsce rozmów. Zasada ta wymaga, by sugerowało ono nastawienie życzliwe i partnerskie, a nie konfrontacyjny chłód. Kontrakt końcowy winien być opracowany na piśmie i zawierać wszystkie ustalenia i warunki ich realizacji. Dokumentacja ta jest gwarancją poprawnej realizacji następujących potem działań handlowych, gospodarczych czy politycznych.
Podstawowe formy zachowań negocjacyjnych w czasie trwania negocjacji zasadniczych tzw. Targowania się - 1 wyszukiwanie propozycji, ofert (należy zachowywać maksymalnie szerokie spojrzenie na zagadnienia), 2 rozwijanie myśli, 3 testowanie zrozumienia ( „jeśli dobrze to zrozumiałem ..”) 4 podsumowanie, 5 szukanie informacji, 6 udzielanie informacji, 7 wsparcie, 8 nie zgadzanie się ( atak, blokowanie, obrona,)
Faza otwarcia i jej znaczenie dla atmosfery negocjacji - faza otwarcia polega na zbudowaniu zaufania do siebie oraz swoich ofert . Przygotowaniem do wprowadzenia oferty winna być rozmowa wstępna. Potem następuje ustalenie sposobów prowadzenia negocjacji, jej zakresu, czasu trwania,i procedury. Kolejnym etapem jest przeprowadzenie wywiadu na temat głównych elementów sytuacji. Należy także dążyć do ustalenia obrazu oczekiwań przeciwnika. Należy być życzliwym , uśmiechać się . „Rób wszystko w sposób naturalny, zgodnie z prawdą, Twoją prawdą. Nie usiłuj się ukrywać. Wzbudzaj zaufanie, a ludzie będą ci ufać i sam będziesz ufał sobie.”
Co znaczy kultura negocjacji - spróbuj wymienić niektóre jej elementy. - Negocjacje to każda rozmowa, której celem jest uzgodnienie wspólnego stanowiska w danej sprawie. Są procesem, w którym dwie strony - o częściowo rozbieżnych, a częściowo zbieżnych interesach - dążą do osiągnięcia porozumienia.. Negocjacje prowadzą ludzie w imieniu własnym i innych ludzi w organizacji . Zawsze do stołu siadają ludzie obdarzeni intelektem, uczuciami, mający doświadczenie życiowe i swoje namiętności. Porozumiewanie jest sztuką życia. Umiejętne przekazywanie własnych intencji i odbieranie intencji innych , pozwala dopasować kierunki działania i uniknąć przemocy. Do negocjacji trzeba się przygotować , poznać drugą stronę, zadawać pytania, budować porozumienie. Oceniając przebieg i rezultat negocjacji uwzględnia się obustronne korzyści , oczekiwać trwałość rezultatów, przydatność społeczną wyników.
Podaj kilka przykładów form nacisku negocjacyjnego - 1) władza - onieśmiela, 2) posiadanie informacji - informacja zdobyta drogą nieformalną , 3) siła rywalizacji - wymusza ustępstwa, 4) siła szaleństwa - w większym stopniu ustępujemy ludziom zachowującym się nieracjonalnie niż spokojnie .
Omów kilka nieetycznych technik negocjacyjnych - nieetyczne techniki negocjacyjne - oznaczają, że szukamy w partnerze zła, kłamstw, są to groźby dotyczące np. ujawnienia słabości partnera, inne - wykorzystywanie prezentów, łapówek, wykorzystywanie wiadomości nieetycznych (plotki, przecieki).
Faza zakończenia negocjacji - kontrakt końcowy opracowujemy na piśmie. Powinien on zawierać: preambułę (wstęp, ogólne informacje o kontrakcie); zakres kontraktu (dane szczegółowe); sposób dostarczenia towaru (chodzi tu głównie o czas); cenę; okres płatności; dokumentację techniczną (instrukcję obsługi); gwarancje; zasady arbitrażu w razie nieporozumień; warunki zerwania umowy (nieprzewidziany czynnik losowy).
Cechy i umiejętności dobrego negocjatora - umiejętność planowania, zdolność precyzyjnego myślenia w stresie, ogólna praktyczna inteligencja, uzdolnienia werbalne , znajomość zagadnień negocjowanej problematyki, siła osobowości, umiejętność oceniania oraz wykorzystywania władzy i siły negocjacyjnej.
Komunikacja niewerbalna - gestykulacja; mimika wyraz twarzy; dotyk i kontakt fizyczny; spojrzenia wzajemne i jednostkowe; dystans fizyczny; wygląd zewnętrzny; dźwięki paralingwistyczne ; jakość wypowiedzi; elementy środowiska fizycznego;
Omów zachowania komunikacyjne które wywołują klimat napięcia - ocenianie (uogólnione), kontrolowanie innych, ukryte strategie, maskowanie, chłodna obojętność, okazywanie wyższości , niezachwiana pewność,
Klimat porozumienia - informowanie opisywanie, dążenie do wspólnego rozwiązywania problemu, otwarte okazywanie uczuć szczerość, empatia (wczuwanie się), okazywanie równowagi, okazywanie chęci pogłębionego wyjaśnienia wspólnych poszukiwań,
Reguła konsekwencji i zaangażowania - bierze się stąd że w życiu społecznym liczą się konsekwencje, działanie konsekwentne zgodne jest też z naturą, okoliczność bycia konsekwentnym może być wykorzystana przeciwko nam, konsekwencja może być spowodowana ( np. mogą ją spowodować handlowcy).
Reguła niedostępność, - niedostępność dóbr wpływa na ich wartość, wzrasta w nas napięcie aby to posiadać, mechanizm ulega cudzym wpływom przeniesione na grunt negocjacji zaczyna działać przeciwko nam
Harwardzki model analizy sytuacji negocjacyjnych-
A, B - krańcowe, jednostronne stanowiska stron,
A - wszystko dla mnie
B - czego mu się jeszcze zachciewa
Z - zabójcze rozwiązanie
K - kompromis „krakowskim targiem”
Tx - twórcze rozwiązanie
T - ideał nieosiągalny