Po co przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję VAT
Andrzej Biedacha 10-04-2008, ostatnia aktualizacja 10-04-2008 06:59
Ewidencje ułatwiają rozliczenia z fiskusem. Nie wszystkie trzeba prowadzić w ściśle określonej formie. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Ta może przedsiębiorcę drogo kosztować
Księgami podatkowymi - w myśl ordynacji podatkowej - są księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów a także ewidencje i rejestry, do których prowadzenia do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Prawidłowe prowadzenie ksiąg podatkowych umożliwia podatnikom rozliczanie się z fiskusem na podstawie robionych w nich zapisów. Jeśli jednak jest inaczej, a więc w księgach lub ewidencjach pojawiają się jakieś nieprawidłowości, organy podatkowe nie tylko mogą określić podstawę opodatkowania w drodze oszacowania. Dodatkowo mogą nałożyć na podatnika kary przewidziane w kodeksie karnym skarbowym.
Obowiązki podatników VAT
Czynni podatnicy VAT powinni prowadzić ewidencję. Obowiązek taki nakłada na nich art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Przepis ten mówi, że ewidencja taka musi zawierać kwoty umożliwiające obliczenie proporcji odliczania podatku naliczonego, gdy wykonywane są czynności, w związku z którymi odliczenie przysługuje, i inne (bez prawa do odliczania), a także dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania. Z ewidencji musi też wynikać wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające podatek należny oraz kwota podatku podlegająca wpłacie lub zwrotowi z urzędu skarbowego. Z ewidencji powinny również wynikać inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.
Kilka rejestrów
W praktyce przyjęło się mówić nie o jednej ewidencji VAT, ale o ewidencjach prowadzonych na potrzeby odpowiednich pozycji deklaracji. Te szczegółowe ewidencje nazywane są rejestrami. Będą to m.in. rejestry dostaw i nabyć środków trwałych. Mogą też pojawić się rejestry nabyć towarów handlowych i rejestry wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów. Jak wynika z art.109 ustawy o VAT, ich prowadzenie ma służyć jednemu celowi - prawidłowemu sporządzeniu deklaracji VAT.
Jednak ewidencja VAT, inaczej niż księgi podatkowe, nie musi być prowadzona według urzędowego wzoru. Nie ma przepisów, które podają, ile musi mieć kolumn i jakie są zasady ich wypełniania. Nie można więc od podatników żądać np. umieszczania w rejestrze dostaw nazw klientów, jeżeli na podstawie danych dotyczących numerów faktur z danego dnia i danych z samych faktur do nazw tych można łatwo dotrzeć.
Obrót w urządzeniu fiskalnym
Czynni podatnicy VAT, prowadzący np. handel detaliczny, mogą być zobowiązani na podstawie art. 111 ustawy o VAT do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obowiązek ten dotyczy - co do zasady - tych podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Kasa rejestrująca jako taka księgą podatkową nie jest. Są nią natomiast zapisy kasy na podstawie art. 53 § 21 kodeksu karnego skarbowego. Przepis ten mówi, że księgami są urządzenia ewidencyjne, do których prowadzenia zobowiązuje ustawa, a w szczególności zapisy kasy rejestrującej.
Kasa jak księga
Zapisy kasy fiskalnej, odmiennie niż ewidencja VAT, mają bardzo precyzyjne unormowania w zakresie formy i treści. Mówi o tym rozporządzenie ministra finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników. Dane dotyczące sprzedaży zapisane w pamięci kasy i wydrukowane w formie miesięcznego raportu fiskalnego muszą się znaleźć w rejestrze dostaw. Dopiero ich zsumowanie ze sprzedażą udokumentowaną fakturami da właściwe wielkości po stronie kwot dostaw i podatku należnego za dany okres, które trzeba wykazać w deklaracji.
Wystawianie faktur
Chociaż kasy fiskalne wprowadzono dla rejestrowania sprzedaży niefakturowanej, nie ma żadnych przeszkód, aby przy użyciu kasy ewidencjonować całą sprzedaż.
Dzięki temu uzyskamy w jednym miejscu zapis sumy wszystkich naszych obrotów. Nie wolno jednak zapominać, że do każdej kopii faktury dodatkowo wpisanej do kasy musi być dołączony paragon fiskalny. Ponadto kopie faktur wystawione kontrahentom biznesowym niezależnie od tego, że kwotowo umieszczone są w pamięci kasy, muszą być przechowywane jako dowody księgowe. Mogą być potrzebne przy wystawianiu duplikatu bądź korekty faktury. Są także dokumentem, z którego wynika zobowiązanie nabywcy. Służą więc do rozliczeń z kontrahentami.
System pełnej ewidencji obrotów przez kasę nie eliminuje zatem rejestru wystawionych faktur. Jego zadaniem jest uproszczenie obliczeń niezbędnych do sporządzenia deklaracji i pełniejsza kontrola prowadzonej sprzedaży.
Papierowe lub elektroniczne
Rejestry składające się na ewidencje VAT są dostępne zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Decydując się na jedną z nich, trzeba kierować się specyfiką prowadzonej działalności, ilością wystawianych i otrzymywanych faktur, możliwością obsługi programów komputerowych. I trzeba zawsze pamiętać, że ewidencja VAT jest prowadzona jedynie po to, aby poprawnie wypełnić deklarację VAT za dany okres rozliczeniowy.