Jak napisać pismo do urzędu

Zasady korespondencji urzędowej

Styl

W tworzeniu pisma urzędowego zwracamy uwagę na styl. Tekst powinien być skonstruowany poprawnie i zrozumiały.

• Styl urzędowy (konstruujemy przede wszystkim zdania pojedyncze, unikamy poruszania kilku wątków w jednym zdaniu)

• używamy strony biernej i formy bezosobowej (W wyniku wadliwej konstrukcji przedmiot został uszkodzony podczas transportu, a nie: Źle zrobiliście przedmiot i na kolei go uszkodzili)

• unikamy stosowania wyrażeń emocjonalnych (ogromnie zaniepokojony, szalenie zainteresowany)

• precyzyjnie i dokładnie określamy sedno sprawy – ułatwia to osobie czytającej zrozumienie naszych intencji: lepiej żeby tekst był zwięzły, bez zbędnych szczegółów.

Uprzejmość zawsze w cenie

Najczęściej zwracamy się do urzędu z określoną prośbą lub wyjaśnieniem, zależy nam na osiągnięciu celu. Niestety, od tego, jak adresat odbierze pismo, w znacznej mierze zależy korzystne rozpatrzenie naszej sprawy.

• używamy zwrotów grzecznościowych na początku (Szanowny Panie) i na końcu pisma (z wyrazami szacunku, z poważaniem)

• stosujemy uprzejme sformułowania w obrębie treści (proszę uprzejmie, zwracam się z uprzejmą prośbą)

• możemy zawrzeć w tekście życzliwe sugestie dotyczące korzystnego rozpatrzenia naszej sprawy

Umiemy pisać poprawnie

Nasz dokument powinien być sporządzony starannie i przejrzyście, dobrze rozplanowany na czystej, niepogniecionej kartce - liczy się przecież pierwsze wrażenie

• sprawdzamy pisownię pod kątem ortografii, interpunkcji i poprawności stylistycznej - takie błędy świadczą o lekceważeniu przez nas adresata

• poprawnie tytułujemy osoby, do których się zwracamy (jeżeli adresat jest doktorem, nie tytułujemy go przez pomyłkę magistrem).

Co powinno zawierać dobre pismo

• Nagłówek - powinien zawierać imię i Nazwisko nadawcy (lub nazwę - w wypadku firmy), adres i telefon (może to być pieczątka firmy zawierająca wszystkie dane adresowe)

• Dane adresata - tytuł zawodowy lub naukowy, imię, nazwisko, adres

• Data i miejsce sporządzenia pisma

• W pismach urzędowych stosuje się również numer sprawy, jeżeli został nam przydzielony

• Krótkie przedstawienie zagadnienia, o którym będziemy pisać

• Treść

• Odręczny podpis

• ˇ Jeżeli są załączniki to je wyszczególnić.

Piszemy pismo w edytorze tekstu

1. Ustaw szerokość marginesów w przedziale 2,5-3 centymetry

2. Najodpowiedniejsza jest czcionka szeryfową np. Times New Roman

3. Standardem jest czcionka 12 punktów, jeżeli testu na stronie nie jest dużo, możemy wybrać 14 punktów

4. Główny tekst należy wyjustować.

Wzór

Jan Kowalski adres: ul. Ogromna 123/34 02-345 Warszawa adres do korespondencji: ul. Kolejowa 99/67 03-456 Warszawa Warszawa, 2001-10-02   Pan Prof. dr hab. Adam Malinowski Dyrektor Urzędu Skarbowego Warszawa Ochota ul. Strzelców 345 02-654 Warszawa Szanowny Panie, (zwrot mile widziany i jeżeli jest to pierwszą linijkę rozpocząć małą literą) zwracam się z uprzejmą prośbą o zamknięcie postępowania skarbowego w sprawie złożonego przeze mnie (dnia 2 lutego 2001) zeznania podatkowego za rok 2000. Postępowanie to zostało rozpoczęte przez Urząd 30 kwietnia 2001 roku i dotyczy zastosowania przepisu art. 208 ustawy o podatku od spadków i darowizn z dnia 28 lipca 1983 roku. Prośbę moją chciałbym umotywować faktem, że w związku z wyżej wymienionym zeznaniem Urząd Skarbowy przeprowadził już uprzednio postępowanie. Zakończyło się ono dnia 13 czerwca 2001 - Urząd skarbowy wydał decyzję (załączam kserokopię) stwierdzającą, iż przedstawione przeze mnie sprawozdanie nie zawiera błędów i zawiera prawidłową interpretację przepisu art. 208 ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ponowne postępowanie wydaje się więc zbędne. Z poważaniem, (wstaw własnoręczny podpis) Jan Kowalski Załączniki: 1; Orzeczenie Urzędu skarbowego z dnia 2001-06-13 Do wiadomości: Dyrektor Urzędu Skarbowego Wydział Zażaleń Urzędu Skarbowego Zastępca Dyrektora Urzędu Skarbowego

---