KONTROLA

JAKO FUNKCJA ZARZĄDZANIA

Pojęcie kontroli

Kontrola to porównanie tego, co jest wykonywane lub tego co zostało już wykonane z pewnym pożądanym wzorcem (systemem norm) oraz korektę takich odchyleń od wzorca, które przekraczają wyznaczony próg tolerancji.

Potrzeba sprawowania funkcji kontrolnej

1. Orientacja co do zgodności sposobu, kierunku i stopnia zaawansowania realizacji zadań z obowiązującym planem

2. Wiedza dotycząca konieczności podejmowania interwencji

3. Wyjaśnienie przyczyn występujących odchyleń

4. Dokonanie oceny zrealizowanych zadań oraz wyciąganie wniosków

Etapy procesu kontroli

Rodzaje kontroli

	Kontrola bieżąca	Kontrola końcowa
Istota i Przedmiot	Sprawdzenie czy realizowane na bieżąco procesy są zgodne z normami, korygowanie niedopuszczalnych odchyleń, daje możliwość uniknięcia faktów nieodwracalnych	Sprawdzenie czy wykonane produkty są zgodne z normami, wyjaśnienie przyczyn występowania defektów i podjęcie działań usprawniających
Podmiot	np. dział jakości kontroli, inspektor ds. bhp	np. dział jakości kontroli, główny księgowy, rewidend
	Kontrola wstępna	Kontrola następna
Istota i Przedmiot	Sprawdzenie zgodności z obowiązującymi normami zanim zostaną wykonane jakiekolwiek działania, dokonywana w celu zapobiegania powstawania kosztów oraz strat z tytułu faktów nieodwracalnych	Sprawdzeniu podlegają procesy i zdarzenia, które całkowicie lub cząstkowo zostały zakończone, jest kontrolą realną
Podmiot	np. dział finansowy, inspektor ds. bhp	np. sekcja inwentaryzacji, dział finansowy
	Kontrola funkcjonalna	Kontrola instytucjonalna
Istota i Przedmiot	Zapewnienie jedności kontroli oraz zapobieganie powstawa­niu faktów nieodwracalnych	Kontrola złożonych i interdy­scyplinarnych procesów i produktów, wymagających skomplikowanych procedur, daje kompleksowy, profesjo­nalny obraz kontrolowanego przedmiotu
Podmiot	W całości wykonywana jest przez funkcjonalny odcinek działalności (kierownicy komórek funkcjonalnych + podległy im personel )	Sprawdzenie zgodności procesów transformacji i produktów z obowiązującymi normami jest wykonywane przez sensora
	Kontrola wewnętrzna	Kontrola zewnętrzna
Istota i Przedmiot	Stosowana głównie w odnie­sieniu do procesów i produk­tów, wobec których stoso­wane są normy wewnętrzne, możliwa jest także w odnie­sieniu do norm zewnętrznych ważnych dla sprawności za­rządzania, zapewnia jedność kontroli i wykonawstwa	Przedmiotem kontroli jest przestrzeganie norm szczególnie ważnych ze społecznego punktu widzenia, zapewnia respektowanie ważnych interesów ogólnogospodarczych, sprzyja obiektywizmowi
Podmiot	W kontroli uczestniczą tylko wewnętrzne części organizacyjne, np. rewidend zakładowy, dział kontroli jakości	Rolę sensora przejmują podmioty zewnętrzne, np. Najwyższa Izba Kontroli, Lokalny wydział ochrony środowiska

Wymagania

Jeśli kontrola jest niezbędna dla sprawnego działania to :

1. Kierownik musi odpowiadać za sprawność realizacji funkcji kontrolnej, a w następnej kolejności dopiero podmioty wspomagające kierowników w wykonywaniu czynności kontrolnych, ostatecznie - wykonawcy procesów transformacji

2. Czynności wykonywane w ramach funkcji kontrolnej nie powinny powodować zakłóceń w realizacji procesów podstawowych

3. Oceny wewnętrznych podmiotów organizacyjnych instytucji oraz ich personelu powinny być racjonalnie powiązane z systemem motywacyjnym.

4. System kontroli musi zapewniać równowagę stopnia poszanowania przyjętych w instytucji norm i zasad działania oraz niezbędnej innowacyjności działania.

5. Należy unikać nadmiernej biurokratyzacji kontroli

Współczesne koncepcje ujmowania kontroli

Controlling to kompleksowy proces, w którym łączy się czynności koordynacyjne, informacyjne, planistyczne i kontrolne.

Cechy controllingu

1. Orientacja na cele

2. Sprzężenie wyprzedzające

3. Orientacja na wąskie gardła

4. Koncentracja na aspekcie personalnym

5. Koncentracja na rachunkowości zarządczej

Rodzaje controllingu

4

(III)

(IV)

(VII)

(V)

NORMY

(VII)

(V)

(II)

(I)

O t o c z e n i e

(VI)

(I)

(I)

REGULATOR

SENSOR

Sprzężenie zwrotne

ODBIORCY

wewnętrzni zewnętrzni

PRODUKTY

WYKONAWCY

TRANSFORMACJA

• zadania

• zasoby

• informacje

System planowania i kontroli

CELE

System organizacji

WYDAJNOŚĆ PRACY

System informacji

CONTROLLING (KOORDYNACJA-NADZÓR)

System doboru i szkolenia kadr

Controlling strategiczny

zapewnienie długotrwałej egzystencji poprzez stworzenie możliwości do wymagań otoczenia

Controlling operacyjny

koordynacja procesów implementacji strategii oraz współdziałanie w ramach tych procesów,
maksymalizacja rentowności

---