OBŁÓJ (str.143-186)

Pkt. wyjścia procesu formułowania i rozwiązywania każdego problemu jest zbieranie danych i przekształcanie ich w użyteczne info.

Dane-opis faktów, zdarzeń takich, jakimi one są w rzeczywistości-arkusz danych

Informacje-odpowiedzi na pytania, które sobie zadajey gdy chcemy rozwiązać problem.

Arkusze badawcze-narzędzie doskonalenia organizacji. Służą do zbudowania faktografii problemu, czyli obiektywnej odpowiedzi na nurtujące nas pytania dot. problemu.

Techniki badania procesu:

Podstawowe źródła danych do diagnozy problemu (formułowanie problemu):

1. Arkusz danych-rejestracja stanu faktycznego; nie podają przyczyn problemu

2. Arkusz identyfikacji problemu-krytyczna analiza i ocena stanu faktycznego; wskazuje na przyczyny problemu

Rozwiązywanie problemów:

3. Karty procesu-coś pośredniego między rejestracją stanu faktycznego a krytyczną analizą i oceną. Mówią jak przebiega dany proces, jakie czynności i kiedy są wykonywane. Cel: wychwycenie czynności dublowanych, pętli itp. Służą jasnemu zobrazowaniu procesu, który chcemy usprawnić, uprościć i kontrolować. Buduje się je przede wszystkim po to, by uprościć funkcjonowanie organizacji (szybszy przebieg i niższe koszty). Reguły budowania kart procesów:

1. w budowanie karty procesu trzeba zaangażować wszystkich, którzy faktycznie biorą w nim udział

2. budowanie karty skomplikowanego procesu jest czasochłonne i należy się z tym pogodzić

3. budowanie karty procesu musi być przejrzyste dla uczestników (graficzna prezentacja procesu)

Poszukiwanie przyczyn problemu:

4. Diagram ryby (Wykres Ishikawy): Narzędzie analizy powiązań przyczyn i skutków w organizacji.

1. Stwierdzenie występowania niepożądanego stanu=problem (łeb ryby)

2. 4 ości (4M)=typowe główne przyczyny występowania stanu niepożądanego:

Manpower-ludzie

Machines-maszyny

Methods-metody pracy

Materials-materiały

3. Określenie dla każdej ości (głównej przyczyny) konkretnych zjawisk, które się przyczyniają do jej występowania (przyczyny niższego rzędu-mniejsze ości).

4. Dla każdej przyczyny niższego rzędu określamy kolejny poziom przyczyn-robimy to, dopóki nie uznamy, że przeprowadziliśmy dogłębną diagnozę, a nasz diagram stanie się kompletnym graficznym obrazem problemu.

Reguły budowania diagramu:

- max jasne formułowanie przyczyn i problemu

- zachować przejrzystość (nie przesadzać z ilością)

- zapewnić max szeroki udział zainteresowanych pracowników w budowie i praktycznym

wykorzystaniu diagramu

5. Histogram-graficzna prezentacja zmienności (odchyleń), które występują w interesującym nas zjawisku organizacyjnym, na podstawie pogrupowanych w szeregi danych statystycznych. Pozwala dostrzec wzorzec zmienności, uporządkowanie, które występuje w danych pozornie losowych. Pewne wartości występują częściej niż inne i zwykle na nich należy się skoncentrować. Histogram pokazuje, jak często wystąpiły okr. wartości zmiennej, interesującej nas z pkt. widzenia problemu.

6. Diagram Pareto=zasada 80/20.

Bardzo niewielka liczba zdarzeń (20%) decyduje o 80% efektów, podczas gdy cała reszta zdarzeń (80%) odpowiada za pozostałe 20% efektów.

Zależność między kosztami a efektami jest odwrotnie proporcjonalna.

Większość niekorzystnych, problemowych zjawisk w firmie jest spowodowana grupą niewielu istotnych przyczyn-po zbudowaniu diagramu ryby i histogramu należy stwierdzić, która przyczyna ma podstawowe znaczenie dla powstania problemu.

Możemy się pozbyć problemu zmieniając stan tylko jednej lub dwóch zmiennych, będących głównymi przyczynami problemu.

---