s

ystemy informacyjne

zarządzania

25

W

każdym rozwijają-
cym się przedsię-

biorstwie nadchodzi mo-
ment, w którym trzeba
zintegrować system F-K
z systemem informacji
zarządczej. Celem niniej-
szego opracowania jest
przedstawienie autor-
skich rozwiązań z zakre-
su implementacji rachun-
ku kosztów działań ABC
(Activity Based Costing),
a zwłaszcza pobierania
danych kosztowych z ba-
zy danych programu F-K.

Zaniechałem tutaj opi-

su koncepcji i teorii ra-
chunku kosztów działań,
gdyż ta część jest wyczer-
pująco przedstawiana
w wielu pozycjach książ-
kowych i

artykułach

(również w „Controllin-
gu i Rachunkowości Za-
rządczej”). W opracowa-
niu zostanie wykorzy-
stany program księgowy
F-K Symfonia Forte oraz
Microsoft SQL Server

2000. Mimo przytaczania wielu terminów z zakre-
su baz danych, SQL oraz „wnętrza” programu księ-
gowego F-K, niniejsze opracowanie jest przezna-
czone bardziej dla controllerów oraz księgowych
(niż dla informatyków chcących poznać backgro-
und programu F-K w celu wykorzystania tej wie-
dzy do opracowywania własnych aplikacji).

Tradycyjne systemy kosztowe

Pomiędzy przyjętym systemem zarządzania a ra-

chunkiem kosztów w przedsiębiorstwie istnieje
określony typ sprzężenia zwrotnego. Zasób infor-
macji dostępny poprzez rachunek kosztów oddzia-
łuje na system zarządzania. Tym samym potrzeba
podejmowania określonych decyzji wymaga odpo-
wiedniego dostosowania modelu kosztowego
w przedsiębiorstwie. Punktem wyjścia do analizy
modeli kosztowych są wymogi, które modele te
muszą spełnić, aby realizować szereg funkcji
w przedsiębiorstwie.

I

ngerencja w bazę danych

programu księgowego na potrzeby

implementacji rachunku

kosztów działań

Dariusz Przygoda

W obliczu teoretycz-

nie równych szans

przedsiębiorstw w do-

stępie do technologii

i informacji, kluczo-

wym czynnikiem uzy-

skiwania przewagi
konkurencyjnej na

rynku staje się w peł-

ni świadome zarzą-

dzanie, bazujące na
dostępnych informa-

cjach przetwarzanych

za pomocą nowocze-

snych narzędzi. Zna-

jomość struktury, po-

ziomu i tendencji
przychodów oraz

kosztów stała się

podstawą przy po-

dejmowaniu decyzji

zarówno operacyj-

nych, jak i strategicz-

nych.

CONTROLLING I RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA

NR 2/2004

System kalkulacji kosztów w przedsiębior-
stwie powinien spełniać następujące funk-
cje

1

:

●

wycena zapasów oraz obliczanie kosztów

produkcji dla celów sprawozdawczości,

●

szacowanie kosztów działań, produktów,

usług i obsługi klienta,

1

S.R. Kaplan, R. Cooper, Zarządzanie kosztami i efektywnością, Dom wydawniczy ABC, Kraków 2002, s. 18.

s

ystemy informacyjne

zarządznia

CONTROLLING I RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA

NR 2/2004

26

Na skutek postępu technologicznego udział

kosztów kontrolowanych przez jednostkę gospo-
darczą w przekroju produktów ulega ograniczeniu.
Jednocześnie następuje wzrost udziału kosztów
pośrednich w całkowitych kosztach wytwarzania.

Jeden z głównych zarzutów, stawiany tradycyjne-

mu systemowi rachunku kosztów w aspekcie do-
starczania informacji na potrzeby zarządzania, to
niedokładne przyporządkowanie kosztów pośred-
nich

2

(tzw. zjawisko walcownia kosztów pośred-

nich), wynikające z faktu rozliczania tych kosztów
za pomocą kluczy rozliczeniowych, którymi są na
ogół koszty bezpośrednie. Rachunek kosztów peł-
nych odnosi koszty pośrednie na poszczególne wy-
działy (cost centres), a następnie za pomocą kluczy
rozliczeniowych (cost drivers) odnosi je na produkty
lub usługi będące obiektami kosztowymi (cost objects).
Jest to do przyjęcia, gdy przedsiębiorstwo wytwa-
rza ograniczoną liczbę produktów, a koszty bezpo-
średnie są dominującą pozycją kosztów wytwarza-
nia. Tradycyjny rachunek kosztów jest postrzegany
jako przeceniający (overcost) produkty o wysokim
wolumenie produkcji i niedoszacowujący (undercost)
produkty o niskim wolumenie produkcji.

Rachunek kosztów działań

Mimo prób dostosowywania tradycyjnego ra-

chunku kosztów na potrzeby zarządzania

3

, w no-

wym świetle problem ten stawia dopiero rachunek
kosztów działań, w którym jako nośniki kosztów
wyróżnia się wiele czynności związanych z wyko-
naniem danych produktów.

Fundamentalnym dla koncepcji rachunku kosz-

tów działań jest stwierdzenie, że nośnikami kosz-
tów nie są produkty, lecz działania, które podej-

muje się w celu wytworzenia owych produktów.
W wyniku zastosowania rachunku kosztów dzia-
łań ta rosnąca grupa kosztów pośrednich zostaje
precyzyjniej niż ma to miejsce w przypadku trady-
cyjnych systemów kalkulacji kosztów alokowana na
obiekty kalkulacji.

Infrastruktura informacyjna
przedsiębiorstwa

Mówiąc o informatycznych rozwiązaniach dla

firm coraz częściej wspomina się o globalnych sys-
temach klasy ERP takich dostawców, jak SAP,
Oracle, People-Soft czy Baan. Systemy te są w sta-
nie gromadzić informacje z każdego miejsca na
świecie i tworzyć dla wszystkich upoważnionych
menedżerów i pracowników ogólne wersje danych
dostępnych bezpośrednio i w czasie rzeczywistym.
Jednak są to szczytowe produkty w dziedzinie IT
i na ich wdrożenia mogą pozwolić sobie tylko naj-
większe korporacje. „Półkę niżej” stoją wystanda-
ryzowane produkty, na bazie których można inte-
grować systemy informacyjne przedsiębiorstwa, tj.
systemy F-K, systemy rachunkowości zarządczej
czy też systemy informacji marketingowej.

Dzięki zastosowaniu takich rozwiązań opraco-

wanie zintegrowanego systemu dla średniej wiel-
kości przedsiębiorstwa przestaje być wydatkiem na
skalę milionów złotych.

Jedną z takich właśnie aplikacji jest serwer SQL

(Structured Query Language) w postaci Microsoft SQL
Server 2000. Jest to niezwykle bogate narzędzie do-
starczające całą gamę usług, począwszy od gromadze-
nia i administrowanie danymi, poprzez ich transfer,
aż po wielowymiarową analizę (technologia OLAP).

Jako program księgowy F-K wykorzystałem pro-

dukt firmy Matrix. pl Symfonia Forte. Symfonia
Forte dla zapisu operacji księgowych tworzy relacyj-
ną bazę danych składającą się z szeregu tablic

4

. Tak

utworzona baza danych staje się obiektem pośred-
nim między systemem transakcyjnym (wprowadza-

●

pozyskiwanie przez kadrę kierowniczą in-

formacji o charakterze ekonomicznym doty-
czących procesu produkcji.

2

J. Michalak, Rachunek kosztów działań w zarządzaniu projektami, „Controlling i Rachunkowość Zarządcza”, nr 4/2002, Grupa Wy-
dawnicza INFOR, s. 32.

3

Alternatywnym rozwiązaniem w obszarze analizy rentowności klientów może być wieloblokowy i wielostopniowy rachu-
nek kosztów i wyników lub zastąpienie pełnego rachunku kosztów rachunkiem kosztów zmiennych.

4

Relacyjny model bazy danych wymaga, aby zgromadzone w bazie danych informacje były prezentowane w postaci tabel,
choć fizycznie mogą być przechowywane w sposób dowolny. Tabela jest pojęciem abstrakcyjnym, które stanowi podstawę
idei relacyjnych baz danych rozdzielających warstwę prezentacji i zarządzania danymi od sposobu ich przechowywania w sys-
temie komputerowym. Źródło: R. Coburn, SQL dla każdego, Wydawnictwo Helion, Gliwice 2000, s. 25.

nie transakcji do programu
F-K) a narzędziami analitycz-
nymi umożliwiającymi anali-
zę zgromadzonych danych.

Jak wynika ze schematu 1

dla pozyskania danych o kosz-
tach niezbędna jest ingerencja
w bazę danych programu
księgowego. Taką ingerencję
umożliwia Symfonia Forte
bazująca na technologii SQL
(Structured Query Language).
Program jest przeznaczony
dla większych firm i wymaga zainstalowania odpo-
wiedniego oprogramowania bazy danych w postaci
wspomnianego Microsoft SQL Server 2000.

Praktyczne problemy wdrożenia
rachunku ABC

Koncepcyjne ujęcie obiegu informacji na potrze-

by kalkulacji kosztów działań zakłada współwystę-
powanie czterech podsystemów: podsystemu ewi-
dencji księgowej F-K, podsystemu raportowania
o wielkości nośników kosztów zasobów i działań,
podsystemu kosztów bezpośrednich oraz podsys-
temu czerpiącego dane z trzech pierwszych w ce-
lu kalkulacji kosztów w przeróżnych przekrojach.

Baza danych Symfonii Forte i ingerencja
w nią

Podczas tworzenia nowej firmy w programie Sym-

fonia Forte księgowy prowadzony przez kreatora (wi-
zard) nowej firmy ustala wiele szczegółów, począw-
szy od numeru REGON, a na planie kont i wyborze
wariantu prowadzenia rachunku kosztów skończyw-
szy. Wszystkie te czynności znajdują odzwierciedle-
nie w bazie danych. Dla każdej firmy program two-
rzy oddzielne kolekcje tabel, w których będą prze-
chowywane informacje. Łącznie program tworzy
blisko kilkadziesiąt tabel (User tables) przedstawionych
w menu po lewej stronie interfejsu (widok 1).

SQL Query Analyzer jest aplikacją dostępną

w SQL Server 2000 służącą do przeglądania
obiektów relacyjnej bazy danych. Główną część je-
go ekranu najwygodniej jest podzielić na okno re-
zultatów (Result pane) oraz okno paska poleceń (za-
znaczono go czerwonym kolorem), w którym ana-
lityk wpisuje zapytania (query) do bazy danych
w języku SQL. Rezultaty owych zapytań są przez
serwer (w postaci tabeli w oknie Result pane)
umieszczonej tuż poniżej paska poleceń.

Za pomocą Structured Query Language (SQL) moż-

na „wejść” do bazy danych i poprzez odpowiednie
sformułowanie zapytań uzyskać wymagane dane.
Moim założeniem jest zdynamizowanie rachunku
kosztów działań poprzez bieżące wznawianie kosz-
tów zasobów na zasadzie importu danych koszto-
wych z bazy danych programu Symfonia Forte do
modułu kosztów zasobów (schemat 2) i ich rozlicz-
enie na podstawie wznawianych wielkości nośni-
ków kosztów zasobów i działań uzyskanych z ra-
portów (podsystem raportów).

s

ystemy informacyjne

zarządznia

CONTROLLING I RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA

NR 2/2004

27

Na etapie opracowywania modelu rachunku
kosztów działań stanęły przede mną następu-
jące problemy natury koncepcyjnej oraz tech-
nicznej, z których te drugie są przedmiotem
szerszego opisu:
1) dostosowanie planu kont do potrzeb infor-
macyjnych ABC,
2) wyszczególnienie zapisów księgowych kont
kosztów z bazy danych programu księgowego
Symfonia Forte z poziomu SQL,
3) opracowanie transferu danych kosztowych
do modułu kosztów zasobów,
4) opracowanie podsystemu raportowania
o wielkości nośników,
5) opracowanie koncepcji jądra systemu (sche-
mat 2), którego zadaniem jest kalkulacja kosz-
tów w przekroju przyjętych obiektów kalku-
lacji.

Schemat 1

MIEJSCE BAZY DANYCH W SYSTEMIE OBIEGU INFORMACJI

KSIĘGOWEJ

Źródło: opracowanie własne

s

ystemy informacyjne

zarządznia

CONTROLLING I RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA

NR 2/2004

28

Zasadniczo w przedsiębiorstwach istnieje grupa

kosztów bezpośrednich, dlatego model kalkulacji
kosztów działań nie zastępuje tradycyjnych metod

kalkulacji, a jedynie je wzbogaca. Dlatego w mo-
delu kalkulacji kosztów ABC zaproponowanym
poniżej obok subsystemu kalkulacji kosztów po-

Widok 1

INTERFEJS ŚRODOWISKA SQL QUERY ANALYZER

Źródło: opracowanie własne

Po lewej stronie w układzie drzewa przedstawione są tabele tworzone domyślnie przez program w momencie zakłada-
nia firmy w Symfonia Forte. Autor za pomocą komend SQL wyselekcjonował poprzez zapis: „select kwota, strona, opis, da-
taokr, synt, poz1, poz2, poz3, poz4, poz5 from zapisy” tylko te kolumny, które chciał zaprezentować.

Schemat 2

SYSTEM RACHUNKU KOSZTÓW DZIAŁAŃ BAZUJĄCY NA TRZECH PODSYSTEMACH

Kolejnymi numerami oznaczono: 1

1 –

przepływ informacji z bazy danych
programu księgowego do podsystemu
kalkulacji kosztów, a dokładnie do
jednego z jego modułów (do modułu
zasobów), 2

2 – przepływ informacji

o wielkości nośników zasobów z pod-
systemu raportowania do podsystemu
kalkulacji kosztów na etapie rozlicza-
nia kosztów zasobów na działania, 3

3 –

przepływ informacji o wielkości no-
śników działań z podsystemu raporto-
wania do podsystemu kalkulacji kosz-
tów na etapie rozliczania kosztów
działań na obiekty kalkulacji, 4

4 –

przepływ informacji o wysokości
kosztów bezpośrednich z podsystemu
F-K do modułu odnoszącego je
wprost na obiekty kalkulacji.
* W podanym modelu występuje też
podsystem kosztów bezpośrednich.

Źródło: opracowanie własne

średnich, subsystemu F-K oraz subsystemu rapor-
towania wymienia się również podsystem kosztów
bezpośrednich.

Kluczowym zagadnieniem dla projektu jest wejście

w strukturę tabel w bazie danych programu F-K
i zlokalizowanie tabeli pełniącej rolę dziennika księ-
gowego. Tabela ta nosi nazwę „zapisy” i jej eksplo-
racja staje się sprawą zasadniczą dla opracowania ra-
chunku ABC. Co jest sprawą bardzo ważną, w tabe-
li „zapisy” są umieszczane również księgowania z bu-
fora

5

.

Powyżej przedstawiam fragment tabeli, będący

odpowiedzią na zapytanie skierowane do tabeli
„zapisy” pełniącej rolę dziennika księgowego
w Symfonii Forte. Wśród wielu innych kolumn
występujących w tej tabeli dla analityka największe
znaczenie ma właśnie ten fragment, ukazujący za-
pisy księgowe w przekroju kont. Zaraz po kwocie,
stronie księgowania „strona”

6

, opisie transakcji

oraz dacie w tabeli mieszczą się kolumna „synt” –
obrazująca numer konta w zakładowym planie
kont

7

oraz kolejne poziomy analityki: „poz1”,

„poz2” itd.

Jest to seria rekordów powstała na skutek zaksię-

gowania do bufora oraz wprowadzenia do rejestru
zakupu faktury zakupu usługi „Reklama w czaso-
piśmie”. Analityk z poziomu aplikacji np. Query
Analyzer może przejrzeć transakcję i jej zaksięgo-
wanie. Widok 2 ukazuje, jak ważną rolę w syste-
mie księgowości pełni odpowiednio dostosowany
do potrzeb informacyjnych zakładowy plan kont.

Z poziomu SQL można odczytać, że kwotą

1000 zł obciążono koszty rodzajowe „403-Usługi

obce”, zaksięgowano należny podatek VAT w kwo-
cie 220 zł na koncie 201-2, natomiast całą kwotą
1220 zł uznano konto 202-2-1-X (Rozrachunki
z dostawcami krajowymi poniżej 12 miesięcy,
gdzie X=2 i oznacza konkretnego kontrahenta).
Firma prowadzi pełną ewidencję kosztów,
w związku z tym podczas księgowania faktury na
kosztach według rodzajów następuje księgowanie
równoległe na kosztach według typów działalno-
ści. Kwotą 1000 zł obciążono konto 550-Koszty
zarządu, a przeciwległe księgowanie miało miejsce
na koncie 490-Rozliczenie kosztów rodzajowych.
Oczywiste jest, że powyższe czynności wykonano
z poziomu Symfonia Forte, natomiast przegląda-
nie i ingerencja w tabele odbywa się z poziomu
Query Analyzer lub Enterprise Manager.

Technologia SQL sprawia, że baza danych prze-

staje być „czarną skrzynką”, do której wciąż wpro-
wadza się dane w postaci księgowań w programie
F-K, aby na koniec okresu w bliżej niewiadomy
sposób wydobyć z niej informację w postaci rapor-
tów, zestawień obrotów kont oraz sprawozdań fi-
nansowych.

Programy transakcyjne, takie jak Symfonia For-

te bazujące na technologii SQL, umożliwiają inge-
rencję w dane, a w związku z tym budowanie apli-
kacji takich jak system kosztów ABC i ich sprzę-
gnięcie z istniejącymi systemami transakcyjnymi.

Autor jest absolwentem Wydziału Zarządzania

Uniwersystetu Gdańskiego oraz studentem IV roku

na Tralee Institute of Technology w Irlandii;

e-mail: [e-mail]

Widok 2

FRAGMENT TABELI „ZAPISY” PEŁNIĄCEJ ROLĘ DZIENNIKA KSIĘGOWEGO W SYMFONII FORTE

Źródło: opracowanie własne

5

Jest to o tyle istotne, że powszechną praktyką staje się zapisywanie operacji księgowych w czasie trwania roku obrachunko-
wego do bufora, a dopiero na koniec okresu zaksięgowanie ich w księdze.

6

Kolumna „strona” oznacza strony księgowania – „0” oznacza księgowanie po stronie Wn, natomiast „1” to strona Ma.

7

Każdy zapis księgowy rozbity jest na dwa rekordy (czyli na dwa wiersze), gdzie zapis poprzedzający stanowi obciążenie
wskazanego w kolumnie „synt” konta, a zapis następny jest uznaniem konta przeciwstawnego.

s

ystemy informacyjne

zarządznia

CONTROLLING I RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA

NR 2/2004

29