10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Rozliczenie zaliczki na zagraniczną podróż
służbową pracownika
Z tytułu podróży zagranicznej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów Praktyczniejsze więc będzie rozwiązanie polegające na przeliczeniu łącznej kwoty
przejazdów, dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę wydatków poniesionych przez pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej,
odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Na niezbędne koszty podróży i pobytu poza ujętej w  Rozliczeniu zagranicznej podróży służbowej , po kursie z dnia wypłaty
granicami kraju pracownik najczęściej otrzymuje zaliczkę w walucie obcej. Za zgodą zaliczki.
pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej
równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Przykład
Dowodem będącym podstawą rozliczenia z pracownikiem z tytułu odbytej podróży Założenia
może być dowód wewnętrzny o nazwie  Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej . Do 1. Pracownikowi udającemu się w zagraniczną podróż służbową wypłacono zaliczkę
rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające w kwocie 1.200 euro na pokrycie kosztów tej podróży. Kwota ta po przeliczeniu według
poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli kursu sprzedaży euro zakupionych w banku w dniu wypłaty zaliczki, tj. 3,70 zł/euro,
uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświad- wyniosła 4.440 zł (jednostka nie posiada rachunku walutowego).
czenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Rozliczenie 2. Pracownik 16 kwietnia 2008 r. przedłożył rozliczenie kosztów tej podróży, z którego
kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej wynikało, że wydatki ogółem wyniosły 1.000 euro. Koszty te zostały ujęte w dowodzie
albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.  Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej i na podstawie tego dowodu zaksię-
Zasady te wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wy- gowane pod datą 16 kwietnia 2008 r.
sokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu
Wariant I  do przeliczenia kosztów podróży służbowej przyjęto średni kurs NBP
w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
z dnia poprzedzającego datę rozliczenia podróży
poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 ze zm.). W praktyce sÄ… jednak
stosowane także przez inne jednostki, m.in. z racji tego, że diety i inne należności z tytułu Do przeliczenia kosztów na złotówki jednostka przyjęła kurs średni euro ogłoszony przez
krajowej podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w tym rozporządzeniu, NBP w dniu 15 kwietnia 2008 r., który wynosił 3,4118 zł/euro. Wobec tego koszty wyniosły
sÄ… zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ze skÅ‚adek ZUS. 3.411,80 zÅ‚ (tj. 1.000 euro × 3,4118 zÅ‚/euro). Różnica kursowa ujemna (poniesiony koszt
jest niższy od kosztu z dnia zapÅ‚aty) wyniosÅ‚a 288,20 zÅ‚, wedÅ‚ug wyliczenia 1.000 euro ×
Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu
(3,70 zł/euro  3,4118 zł/euro). Po uwzględnieniu różnic kursowych koszty podróży razem
Wydatki poniesione przez pracownika za granicą, wyrażone w walucie obcej, wyma- wyniosły 3.700 zł (tj. 3.411,80 zł + 288,20 zł).
gają przeliczenia na walutę polską. Przeliczenia tego trzeba dokonać zgodnie z przepisami
ustaw o podatku dochodowym. Z ustaw tych wynika, że koszty poniesione w walucie obcej Dekretacja
przelicza się na złote po kursie średnim ogłaszanym przez NBP z ostatniego dnia robo- 1. Wypłata zaliczki na zagraniczną podróż służbową: 4.440,00 zł
czego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Za dzień poniesienia kosztów pośrednio  Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami
związanych z przychodami, do jakich zaliczają się koszty podróży służbowej, uważa się (w analityce: Konto imienne pracownika),
datę, pod jaką koszt ujęto w księgach.  Ma konto 10  Kasa .
Natomiast dla celów ustalenia różnic kursowych za koszt poniesiony uważa się koszt 2. Zaksięgowanie poniesionych przez pracownika kosztów: 3.411,80 zł
wynikający z faktury (rachunku) albo innego dowodu, gdy brak jest faktury albo rachunku.  Wn konto 40  Koszty według rodzajów
Takim dowodem może być  Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej , na którym uj- (w analityce: Pozostałe koszty  podróże służbowe),
muje się wszystkie poniesione wydatki  nie trzeba przeliczać osobno każdego rachunku,  Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami
faktury itp. Koszty podróży służbowej na podstawie tego dowodu ujmuje się w księgach (w analityce: Konto imienne pracownika).
rachunkowych po rozliczeniu tej podróży i po zatwierdzeniu rozliczenia wydatków przez 3. Zaksięgowanie ujemnych różnic kursowych: 288,20 zł
kierownika jednostki lub inne uprawnione osoby. Wcześniej wypłaconą pracownikowi  Wn konto 75-1  Koszty finansowe ,
zaliczkÄ™ ujmuje siÄ™ na rozrachunkach (Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami , Ma  Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami
konto 10  Kasa ), gdzie pozostaje do czasu rozliczenia. (w analityce: Konto imienne pracownika).
Przyjęcie do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej, wyrażonych w wa-
lucie obcej, kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego datę rozliczenia podróży Księgowania
spowoduje powstanie różnic kursowych. Kurs z dnia poniesienia kosztu może się bowiem
różnić od kursu z dnia zapłaty (tj. wypłaty zaliczki). Dodatnie różnice kursowe zwiększają
Konto 23  Rozrachunki Konto 40  Koszty według
przychody i powstają, gdy koszt przeliczony po kursie średnim NBP jest wyższy od kosztu
z pracownikami (w anali- rodzajów (w analityce:
przeliczonego po kursie faktycznie zastosowanym z dnia zapłaty. Ujemne różnice powstaną,
tyce: Konto imienne pracow- Pozostałe koszty  podróże
gdy koszt przeliczony według kursu średniego jest niższy od kosztu przeliczonego po kursie
Konto 10  Kasa nika) służbowe)
faktycznie zastosowanym z dnia zapłaty.
S.p.) X 4.440,00 (1 1) 4.440,00 3.411,80 (2 2)3.411,80
288,20 (3
Przeliczenie kosztów po kursie z dnia wypłaty zaliczki
740,00 (S.k.
Jednak przy rozliczaniu zagranicznej podróży służbowej, na którą wypłacono pracowni-
kowi zaliczkę w walucie obcej, można przyjąć pewne uproszczenie. Wynika ono z tego, że
gdy pracownik otrzymał zaliczkę na zagraniczną podróż, wydatki pokrywa z tej zaliczki.
Konto 75-1  Koszty finan-
Stąd koszt faktycznie ponoszony jest według kursu z dnia wypłaty zaliczki, po którym
sowe
przeliczono kwotę zaliczki w walucie obcej na złote.
3) 288,20
Możliwość stosowania tego kursu nie wynika wprost z przepisów podatkowych, ale nie
wydaje się, by taki sposób rozliczenia kosztów zagranicznych podróży służbowych był
Wariant II  do przeliczenia kosztów podróży służbowej przyjęto kurs z dnia wy-
kwestionowany przez organy podatkowe. W przypadku zastosowania tej metody rozlicze-
płaty pracownikowi zaliczki
nia nie powstaną różnice kursowe. Rozliczenie podróży w takim przypadku jest znacznie
prostsze, a kwota kosztów podatkowych będzie taka sama, jak przy zastosowaniu najpierw Do przeliczenia kosztów na złotówki jednostka przyjęła kurs sprzedaży banku z dnia wy-
kursu Å›redniego NBP, a nastÄ™pnie ustaleniu różnic kursowych. pÅ‚aty zaliczki, który wynosiÅ‚ 3,70 zÅ‚/euro. Wobec tego koszty wyniosÅ‚y 3.700 zÅ‚ (1.000 euro ×
3,70 zł/euro). Nie powstały w tym przypadku różnice kursowe.
Dekretacja
1. Wypłata zaliczki na zagraniczną podróż służbową: 4.440 zł
 Wn konto 23  Rozrachunki z pracownikami
(w analityce: Konto imienne pracownika),
 Ma konto 10  Kasa .
2. Zaksięgowanie poniesionych przez pracownika kosztów: 3.700 zł
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów
(w analityce: Pozostałe koszty  podróże służbowe),
 Ma konto 23  Rozrachunki z pracownikami
(w analityce: Konto imienne pracownika).
Księgowania
Konto 23  Rozrachunki Konto 40  Koszty według
z pracownikami (w anali- rodzajów (w analityce:
tyce: Konto imienne pracow- Pozostałe koszty  podróże
Konto 10  Kasa nika) służbowe)
S.p.) X 4.440 (1 1) 4.440 3.700 (2 2) 3.700
740 (S.k.
W obu wariantach na koncie 23 pozostało saldo w kwocie 740 zł, które oznacza niewy-
korzystaną przez pracownika zaliczkę. Kwota ta może zostać zwrócona przez pracownika
w euro (200 euro po kursie z dnia wypłaty zaliczki, tj. 3,70 zł/euro) lub w złotówkach. Zapis
księgowy towarzyszący tej operacji: Wn konto 10, Ma konto 23.
Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 36 " 5.05.2008 r.