10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 56 • 14.07.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Porady eksperta

Program komputerowy służący do prowadzenia rachunkowości powinien od-

powiadać potrzebom jednostki, być łatwy w obsłudze i nie być zbyt kosztowny.

Przede wszystkim jednak musi spełniać wymogi ustawy o rachunkowości.

Obecnie trudno sobie wyobrazić prowadzenie ksiąg rachunkowych bez zastosowania

technik informatycznych. Przed wyborem optymalnego dla siebie programu komputerowego

finansowo-księgowego (F-K) stają nie tylko jednostki rozpoczynające działalność, ale też

takie, które z różnych powodów muszą wymienić aktualnie użytkowany program. Skutek

tego wyboru jest ważny z punktu widzenia sprawności działania księgowości, gdyż tak jak

dobry program ułatwia prowadzenie ksiąg rachunkowych – źle dobrany program spowalnia

i komplikuje pracę księgowych.

Co najważniejsze jednak, nie można zapomnieć, że prowadzenie ksiąg rachunkowych

przy użyciu programu komputerowego musi odbywać się zgodnie z zasadami przedstawio-

nymi w ustawie o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Księgi muszą

umożliwiać uzyskanie określonych danych, a także powinny być odpowiednio przechowy-

wane i chronione. Trzeba wiedzieć, że programy komputerowe F-K nie posiadają atestów

czy certyfikatów potwierdzających ich zgodność z prawem bilansowym. Dlatego wybór

właściwego systemu powinno poprzedzać sprawdzenie, czy spełnia on wymogi okre-

ślone w ustawie o rachunkowości.

Księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na nośnikach komputero-

wych, pod warunkiem stosowania należytych środków ochrony danych, o których mowa

w art. 71 ust. 2 ustawy. Ochrona ta powinna polegać na:

1) stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,

2) doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,

3) systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na noś-

nikach komputerowych oraz

4) zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego

rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i orga-

nizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Każdy program komputerowy F-K powinien zawierać możliwość ograniczenia dostępu

do zbiorów danych komputerowych i modyfikacji tych danych poprzez wprowadzenie haseł

dostępu. Dzięki temu np. dany pracownik może wprowadzać dane tylko do określonego

zbioru, a pozostałe zbiory udostępnione mu są wyłącznie do przeglądania albo w ogóle.

Niezbędne są rezerwowe kopie zbiorów danych i to zarówno w okresie prowadzenia ksiąg

rachunkowych za dany rok, jak i ich późniejszego przechowywania po zatwierdzeniu

sprawozdania finansowego. Ponadto jednostka powinna zabezpieczyć sprzęt komputerowy

przed kradzieżą, zalaniem, pożarem, stosować programy antywirusowe i urządzenia pod-

trzymujące napięcie w razie nagłego odcięcia prądu (UPS).

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien

posiadać dane wymienione w art. 23 ust. 2 i art. 14 ust. 4 ustawy, tj.:

1) datę dokonania operacji gospodarczej,

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego pod-

stawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,

3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne

objaśnienia treści skrótów lub kodów,

4) kwotę i datę zapisu,

5) oznaczenie kont, których dotyczy,

6) automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika,

7) dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania

miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunko-

wych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed

zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Program komputerowy powinien zatem

zawierać funkcję, która polega na trwałym zapisie księgowań dokonanych w księgach

rachunkowych. Funkcja ta powinna być uruchamiana po zamknięciu okresu sprawozdaw-

czego, gdy wprowadzono do systemu wszystkie dowody księgowe zakwalifikowane do

ujęcia w tym okresie. Po uruchomieniu tej funkcji nie powinno być już możliwości wpro-

wadzania żadnych zmian. Dozwolone są wyłącznie poprawki polegające na wprowadzeniu

do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane

tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi (art. 25 ust. 2 ustawy).

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z do-

wodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane auto-

matycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych

lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już

w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione

co najmniej następujące warunki:

– uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księ-

gowych,

– możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzial-

nej za ich wprowadzenie,

– stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych

danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

– dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapew-

niający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju

dowodów księgowych.

Powyższe wynika z art. 20 ust. 5 ustawy. Chodzi tu np. o sytuację, w której system F-K

ma kilka modułów lub jest powiązany z innymi systemami zewnętrznymi. Dotyczyć to może

programów służących m.in. ustalaniu różnic kursowych czy ewidencji sprzedaży. Dane

z tych programów, przy spełnieniu powyższych warunków, mogą zostać automatycznie

wczytane do ksiąg rachunkowych i stanowić podstawę dokonania zapisu księgowego.

Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie

komputerowych zbiorów danych jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożli-

wiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księ-

gach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy

nośnik danych. Stanowi o tym art. 13 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Jednostki dokonują

niezbędnych wydruków komputerowych w terminach obowiązujących je sprawozdań fi-

nansowych i innych (np. deklaracji podatkowych). Raz w miesiącu dokonuje się wydruku

obrotów dziennika (obrotów dzienników cząstkowych) oraz obrotów i sald kont księgi głów-

nej. Natomiast raz na rok drukuje się zapisy w księdze głównej i w księgach pomocniczych.

Wydruki komputerowe powinny zawierać dane określone w art. 13 ust. 4 i 5 ustawy, tj.:

– nazwę (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą,

– nazwę danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwę programu przetwarzania,

– określenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,

– automatycznie numerowane strony, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, sumowane

na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na

inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie

krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Jednostki korzystają

z tej możliwości na koniec roku i zamiast drukować księgi rachunkowe, przenoszą je np.

na płyty CD-ROM i przechowują w bezpiecznych miejscach (np. w sejfie).

Trzeba też wziąć pod uwagę, że księgi rachunkowe są prowadzone w języku polskim.

Jeśli system F-K powstał za granicą, musi być dostępna jego wersja w języku polskim wraz

z dokumentacją w tym języku. Jednostka powinna bowiem posiadać w ramach dokumentacji

opisującej w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, o których

mowa w art. 10 ust. 1 ustawy, opis systemu informatycznego, zawierający wykaz pro-

gramów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem

algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczegól-

ności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto

określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Dokumentację

techniczną systemu F-K zawierającą wymienione elementy jednostka powinna otrzymać

od producenta. Ponadto dokumentacja zasad rachunkowości powinna określać stosowany

w firmie system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg

rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Będzie to np. opis procedur mających na celu zabezpieczenie sprzętu komputerowego.

To niezbędne minimum warunków wymaganych ustawą o rachunkowości, jakie

powinien spełniać program F-K. Przy wyborze takiego programu pod uwagę należy

oczywiście brać również nie mniej ważne kryteria użyteczności. Omówimy je w na-

stępnym numerze gazety.

Dorota Przybyszewska

Czym się kierować przy wyborze programu F-K?

(cz. I)

R EK LA M A .........................................................................................................

Ewidencja opłaty za faks

Prowadzimy rachunek kosztów wyłącznie w zespole 4. Do konta „Usługi

obce” stosujemy konta analityczne, m.in. „Usługi bankowe”, „Usługi ko-

munikacyjne i pocztowe”, „Pozostałe usługi”. Gdzie zaksięgować opłatę

za faksy do kontrahentów, wysyłane nieraz z poczty, a nieraz od sąsiedniej

firmy, która nas obciąża?

Opłaty za faksy przesyłane do kontrahentów powinny obciążać koszty działal-

ności operacyjnej jednostki. Jeśli jednostka prowadzi rachunek kosztów wyłącznie

w zespole 4, opłatę za faks ujmie na podstawie dowodu jej poniesienia na koncie 40

„Koszty według rodzajów” (w analityce: Usługi obce).

W pytaniu wskazano, że jednostka prowadzi dalszą analitykę dla tego konta. Warto

w tym miejscu zaznaczyć, że sposób budowy kont analitycznych do kont syntetycz-

nych i stopień uszczegółowienia analityki powinien wynikać z zakładowego planu

kont. Plan kont stanowi część dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości jednostki,

która jest ustalana, aktualizowana i zatwierdzana przez kierownika jednostki. Stanowi

o tym art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Z pytania wynika, że jednostka do konta 40 prowadzi konto analityczne „Usługi

obce”, które dalej dzieli się na m.in. „Usługi komunikacyjne i pocztowe”. Jeśli na tym

koncie księguje się opłaty pocztowe i inne ponoszone przy komunikacji z kontrahen-

tami firmy, tam też powinien być księgowany koszt opłaty za faks. Jeśli faks został

nadany na poczcie, zapisy z tym związane (na podstawie dowodu poniesienia opłaty)

mogą wyglądać następująco:

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Usługi obce – usługi

komunikacyjne i pocztowe),

–

Ma konto 10 „Kasa” lub konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”

- jeżeli opłaty za faks dokonał pracownik z pobranej na ten cel zaliczki.

Natomiast otrzymanie od sąsiadującej firmy dowodu obciążającego jednostkę opłatą

za korzystanie z faksu można ująć zapisem:

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Usługi obce – usługi

komunikacyjne i pocztowe),

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.