TECZKA IMPREZY TURYSTYCZNEJ Teczka imprezy turystycznej - zawiera wszystkie dokumenty związane z organizacją imprezy turystycznej. Znajdują się tam wszystkie zamówienia, potwierdzenia tych zamówień, cała korespondencja z usługodawcami i kontrahentami, koszty uczestnictwa, warunki uczestnictwa itp. Należy pamiętać aby na teczce imprezy wpisać numery telefonów do pilota, osoby prowadzącej imprezę ze strony biura oraz do przedstawiciela grupy (w przypadku sprzedaży indywidualnej numery telefonów do klientów powinny znalezć się na liście uczestników) Marzena Wojciechowska dla AP Edukacja; Obsługa ruchu turystycznego, sem III; Poznań 2009 r. TECZKA IMPREZY SKAADA SI Z : ' strona tytułowa ' szczegółowy program imprezy ' cena dla klienta z rozpisaniem co zawiera, czego nie zawiera oraz wszystkie dopłaty dla klienta (zarówno obowiązkowe jak i nieobowiązkowe) ' druki KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wyda/wypłaci) ' kalkulacja kosztów imprezy turystycznej w tym kalkulacja kosztów programowych z rozbiciem na koszty pokrywane przez biuro i klientów ' zamówienia świadczeń turystycznych (transport, noclegi, wyżywienie itp.) ' zamówienia elementów programowych (bilety wstępów, wejściówki, usługi przewodnickie itp.) ' potwierdzenia wszystkich zamówień wraz z cenami ustalonymi między kontrahentami ' potwierdzenia przelewów od organizatora do usługodawców (np. zaliczki lub całości zapłat) ' lista uczestników wyjazdu (rodzaje list poniżej) ' umowa o świadczenie usług turystycznych wraz z warunkami uczestnictwa w imprezie z prawami i obowiązkami obu stron ' polisa ubezpieczeniowa ' zlecenie pracy dla pilota ' sprawozdanie pilota ' notatka służbowa na okoliczności zdarzenia ' przedziałka na dokumenty księgowe i dowody wpłaty przez pilota ' rozliczenie pilota z imprezy ' rozliczenie imprezy przez osobę przygotowująca wyjazd rozliczenie wstępne dla księgowości Rodzaje list uczestników wyjazdu: " hotelowa służy do zakwaterowania w miejscach noclegowych zawiera: imię i nazwisko klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport) " ubezpieczeniowa służy do ubezpieczenia grupy zawiera: imię i nazwisko klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport), dobrze jest kiedy na tych listach umieszczony jest PESEL " graniczna służy do przekraczania granic poza UE zawiera: imię i nazwisko klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer paszportu wraz z datą jego ważności, wysokość opłaty wizowej " autokarowa służy do przewozu autokarowego na danej trasie zawiera: imię i nazwisko klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport), numery telefonów kontaktowych, numer miejsca w autokarze jeśli na trasie są przesiadki wówczas po każdej przesiadce musi być nowa lista autokarowa na kolejny etap trasy " administracyjna służy do notatek własnych pilota np. na dopisanie numeru pokoju w jakim zakwaterowano poszczególnych klientów zawiera: imię i nazwisko klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport), numer telefonu kontaktowego do klientów, ważne uwagi do rezerwacji, miejsce na notatki indywidualne pilota. Marzena Wojciechowska dla AP Edukacja; Obsługa ruchu turystycznego, sem III; Poznań 2009 r.