PROJEKT WSPÓA
FINANSOWANY PRZEZ UNI
EUROPEJSK
Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU SPOA
ECZNEGO
5.2. Charakterystyka zapisów w PKPiR.
Wzór PKPiR składa się ona 17 kolumn. Kolumny od 1 do 6 są przeznaczone do oznaczenia
operacji gospodarczej i ujęto je poniżej.
Kontrahent
Data zdarzenia Nr dowodu Opis zdarzenia
Lp.
Imię i nazwisko
gospodarczego księgowego gospodarczego
adres
(firma)
1 2 3 4 5 6
Kolumna 1  jest przeznaczona do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym
samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.
Kolumna 2  należy w niej wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego
podstawę dokonania wpisu, tzn. datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania
przychodu albo datę zestawienia sprzedaży.
Kolumna 3  służy do wpisywania numeru dowodu księgowego będącego podstawą wpisu,
jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy tu wpisać
numer zestawienia faktur.
Kolumny 4 i 5  są przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów
kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące
zakupu surowców, materiałów, towarów itp. Lub sprzedaży wyrobów gotowych (towarów),
gdy transakcje te udokumentowane są fakturami i paragonami. Kolumn tych nie wypełnia się
w wypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień
sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.
Kolumna 6  należy wpisywać rodzaje przychodów i wydatków. Określenie to powinno
zwięz
le oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego.
5.2.1. Przychody podlegające ewidencjonowaniu.
W PKPiR ewidencjonuje się wszystkie przychody z działalności gospodarczej, poza
przychodami zwolnionymi od podatku dochodowego, których nie należy wykazywać
w księdze. Zgodnie z art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami
z działalności gospodarczej są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po
wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. W przypadku
podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem VAT za
przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek VAT.
Rachunkowość podatkowa (wykład)
50
PROJEKT WSPÓA
FINANSOWANY PRZEZ UNI
EUROPEJSK
Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU SPOA
ECZNEGO
Przychód należny powstaje w dniu wystawienia faktury (rachunku) nie póz
niej jednak niż
w ostatnim dniu miesiąca, w którym nastąpiło:
wydanie rzeczy, zbycie praw majątkowych oraz dostarczenie wszelkiej postaci energii
wykonanie usługi lub
otrzymanie zapłaty za wykonanie świadczenia - w pozostałych przypadkach.
Poza przychodami z działalności podstawowej w księdze przychodów i rozchodów
ewidencjonujemy również tzw. pozostałe przychody, do których zalicza się:
przychody z odpłatnego zbycia składników majątku wykorzystywanego w działalności
gospodarczej,
dotacje subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie
kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem przychodów związanych z otrzymaniem,
zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości
niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych,
różnice kursowe,
otrzymane kary umowne,
odsetki na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną
działalnością,
wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań, w tym z tytułu zaciągniętych
kredytów (pożyczek), z wyjątkiem umorzonych pożyczek z Funduszu Pracy,
wartość zwróconych wierzytelności, które zostały odpisane jako nieściągalne albo na
które utworzono rezerwy zaliczone uprzednio do kosztów uzyskania przychodów,
wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń
(z wyjątkiem otrzymanych od osób zaliczanych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu
przepisów o podatku od spadków i darowizn),
otrzymane wynagrodzenie za obsługę pracowniczego programu emerytalnego uczestnika,
w związku ze zwrotem środków pochodzących ze składki dodatkowej,
wynagrodzenia płatników z tytułu:
- terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa,
- terminowego naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenie zdrowotne,
- wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz
wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego,
przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów
o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą,
otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych
z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz z prowadzeniem działów specjalnych
produkcji rolnej,
umorzenie pożyczki z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
w przypadku obniżenia lub zwrotu podatku od towarów i usług zgodnie z przepisami
ustawy o VAT  naliczony podatek VAT w tej części, w której uprzednio naliczony został
do kosztów uzyskania przychodów.
W zależności od rodzaju przychodów ewidencjonuje się je w kolumnie 7 lub 8 PKPiR, przy
czym:
Rachunkowość podatkowa (wykład)
51
PROJEKT WSPÓA
FINANSOWANY PRZEZ UNI
EUROPEJSK
Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU SPOA
ECZNEGO
Kolumna 7  jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów ( towarów
handlowych ) i sprzedaży usług.
Kolumna 8  służy do wpisywania pozostałych przychodów.
Kolumna 9  wpisuje się łączną sumę przychodu z danej operacji gospodarczej.
Przychód
Wartość
Opis zdarzenia
Pozostałe Razem przychód
sprzedanych
gospodarczego
przychody ( 7 + 8 )
towarów i usług
zł gr zł gr zł gr
6 7 8 9
Suma strony
Przeniesione z
poprzedniej strony
Razem od
początku miesiąca
5.2.2. Koszty uzyskania przychodów.
Zgodnie z art. 22 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami
uzyskania przychodu są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z
wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tejże ustawy. Kosztami uzyskania przychodu są
więc wydatki, które spełniają dwa podstawowe kryteria: po pierwsze mają bezpośredni lub
pośredni związek z osiągnięciem przychodu, a po drugie ustawodawca nie wymienił go na
liście wydatków, które nie uważa za koszty.
Należy pamiętać, iż ciężar wykazania, że poniesiony wydatek ma związek z
prowadzoną działalnością, a także że został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,
spoczywa na podatniku. Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
wymienia rodzaje wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów. Do
najważniejszych i najczęściej spotykanych można zaliczyć wydatki:
1) na nabycie gruntów, wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za
użytkowanie wieczyste gruntów,
2) na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych oraz zakup wartości
niematerialnych i prawnych, w tym również wchodzących w skład nabytego
przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części,
3) na ulepszenie ( przebudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację ) środków
trwałych, które powiększają wartość tych środków stanowiącą podstawę naliczania
odpisów amortyzacyjnych,
Rachunkowość podatkowa (wykład)
52
PROJEKT WSPÓA
FINANSOWANY PRZEZ UNI
EUROPEJSK
Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU SPOA
ECZNEGO
4) odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości
samochodu przewyższającej równowartość 20 000 EURO, przeliczonej na złote według
średniego kursu EURO ogłoszonego przez NBP, z dnia przekazania samochodu do
używania,
5) straty w środkach trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w części pokrytej
sumą dokonywanych odpisów amortyzacyjnych,
6) straty powstałe w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli
środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności,
7) odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika; kosztem
uzyskania są jednak podstawowe odpisy i wpłaty na fundusze, jeżeli obowiązek lub
możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne przepisy,
8) wydatki na spłatę pożyczek (kredytów), z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych
pożyczek (kredytów),
9) odsetki od własnego kapitału włożonego przez podatników w z
ródło przychodów,
10) wartość własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku
prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej, jawnej, komandytowej, partnerskiej,
komandytowo-akcyjnej  także małżonków i małoletnich dzieci wspólników,
11) darowizny i ofiary wszelkiego rodzaju; niektóre darowizny są jednak odliczane od
przychodów przed opodatkowaniem w granicach określonych w ustawie limitów,
12) podatek dochodowy oraz podatek od spadków i darowizn,
13) wypłacane pracownikom jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy
i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz
dodatkowe składki ubezpieczeniowe w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków
pracy,
14) koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem przez jednostki zobowiązań,
15) grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym,
administracyjnym i w sprawach o wykroczeniach oraz odsetki od tych grzywien i kar,
16) kary, opłaty i odszkodowania oraz odsetki od tych zobowiązań z tytułu:
a) nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska,
b) niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień
w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy,
17) odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych
należności, do których stosuje się przepisy ordynacji podatkowej, np. odsetki od
nieterminowych wpłat podatków, cła, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
18) kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych usług
i robót oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad
towarów albo wykonanych robót i usług,
19) koszty reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25% przychodu, chyba że
reklama jest prowadzona w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób,
20) wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na
potrzeby wykonywanej działalności:
a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy miejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę
ustaloną przy zastosowaniu stawek za kilometr przebiegu pojazdu lub w pełnej
wysokości, jeżeli podróż służbowa pracownika nie jest udokumentowana delegacją
służbową,
b) w jazdach lokalnych  w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu
pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu
pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydawanych przez właściwego ministra,
Rachunkowość podatkowa (wykład)
53
PROJEKT WSPÓA
FINANSOWANY PRZEZ UNI
EUROPEJSK
Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU SPOA
ECZNEGO
21) składki na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część
ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 EURO, przeliczona
na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłoszonego przez NBP z dnia zawarcia
umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia,
22) składek na ubezpieczenie zdrowotne, opłaconych w roku podatkowym przez podatnika
zgodnie z przepisami o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym,
23) dodatkowej opłaty wymierzanej przez ZUS na podstawie przepisów o systemie
ubezpieczeń społecznych.
Do wpisywania poszczególnych rodzajów kosztów uzyskania przychodów przeznaczone
są następujące kolumny PKPiR:
Kol. 10  zakup materiałów oraz towarów handlowych,
Kol. 11  koszty uboczne związane z zakupem,
Kol. 12  koszty reprezentacji i reklamy objęte limitem,
Kol. 13  wynagrodzenia w gotówce i w naturze,
Kol. 14  pozostałe wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.
Zakup Koszty Wydatki
towarów reprezentacj
Koszty
handlowych i
Wynagrodzenia Razem
uboczne Uwagi
Pozostałe
i materiałów i reklamy
w gotówce wydatki
zakupu
wydatki
wg cen objęte
i w naturze (12+13+14)
zakupu limitem
zł gr zł gr zł gr zł gr zł gr zł gr zł gr
10 11 12 13 14 15 16 17
Kolumna 10  zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu.
Towary handlowe i materiały powinny być ewidencjonowane w księdze według cen
zakupu. Ceną zakupu jest cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku,
pomniejszona o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi
przepisami, a przy imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy, oraz opłaty celne
dodatkowe, obniżona o rabaty, opusty i inne obniżenia. Podatnicy zwolnieni z podatku VAT
ewidencjonują koszty zakupu łącznie z podatkiem VAT, czyli według wartości brutto.
Natomiast podatnicy VAT wykazują koszty według wartości netto, chyba że wydatki są
związane z wykonywaniem czynności zwolnionych z opodatkowania VAT lub wykazany
podatek naliczony nie podlega odliczeniu od podatku należnego.
Kolumna 11  koszty uboczne zakupu.
Rachunkowość podatkowa (wykład)
54
PROJEKT WSPÓA
FINANSOWANY PRZEZ UNI
EUROPEJSK
Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU SPOA
ECZNEGO
W myśl par. 3 pkt. 3 rozporządzenia w sprawie PKPiR, koszty uboczne to koszty
związane z zakupem towarów i składników majątku do chwili złożenia w magazynie,
a w szczególności koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze.
Kolumna 12 - koszty reprezentacji i reklamy objęte limitem.
Kolumna ta jest przeznaczona do wpisywania kosztów reprezentacji i reklamy
niepublicznej czyli prowadzonej w inny sposób niż w środkach masowego przekazu lub
prowadzonej publicznie w inny sposób. Do księgowania wydatków na reklamę publiczną
przeznaczona jest kolumna 14. Reklama jest prowadzona publicznie wówczas, gdy jest
skierowana do szerokiego, anonimowego kręgu odbiorców. Natomiast za niepubliczną uważa
się reklamę skierowaną do określonej grupy osób. Wydatki na reprezentacje i reklamę
niepubliczną mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko do wysokości
0,25% przychodu. Kosztami reklamy publicznej są w szczególności wydatki na:
reklamę w mediach,
uczestnictwo w wystawach, targach, giełdach, które mają ogólnodostępny charakter,
reklamę uliczną,
publiczne pokazy i demonstracje,
reklamę na ulotkach, folderach, kalendarzach, skierowanych do anonimowego klienta,
reklama podczas koncertów, festiwali, zawodów sportowych.
Natomiast reklamą niepubliczną jest np.:
wręczanie upominków reklamowych określonym imiennie osobom,
mailing skierowany do klientów figurujących w bazie danych,
pokazy, konferencje, spotkania reklamowe organizowane dla zamkniętego kręgu osób,
reklamę wysyłkową polegającą na dostarczeniu materiałów adresowanych do konkretnych
podmiotów.
Kolumna 13  wynagrodzenia w gotówce i w naturze.
W kolumnie tej ewidencjonuje się wynagrodzenia brutto wypłacane w gotówce
i w naturze. W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane z tytułu
umów zleceń i umów o dzieło. Przez pojęcie wynagrodzenia brutto należy rozumieć
wynagrodzenie, które obejmuje również składkę na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
w części finansowanej przez pracownika oraz całość składki na ubezpieczenie chorobowe,
opłacanej wyłącznie przez pracownika. Pozostała część składki na ubezpieczenie emerytalne
i rentowe, opłacana przez pracodawcę, oraz całość składki na ubezpieczenie wypadkowe
pracownika podlega ewidencjonowaniu w kolumnie 14 księgi.Wpisów do PKPiR
dotyczących wynagrodzeń dokonuje się na podstawie list płac lub innych dowodów, na
których pracownik potwierdził własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w
gotówce i w naturze.
Kolumna 14  pozostałe wydatki.
Kolumna ta przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów, z wyjątkiem
kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty
uzyskania przychodów.
W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak:
czynsz za lokal, opłata za energię elektryczną, gaz, wodę, c. o., opłata za telefon,
zakup paliw,
wydatki dotyczące remontów,
amortyzacja środków trwałych,
składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez
pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników,
wartość zakupionego wyposażenia,
Rachunkowość podatkowa (wykład)
55
PROJEKT WSPÓA
FINANSOWANY PRZEZ UNI
EUROPEJSK
Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU ROZWOJU SPOA
ECZNEGO
koszty reklamy publicznej.
Ponadto w kolumnie tej można zaewidencjonować koszty eksploatacji samochodu
osobowego niestanowiącego środka trwałego. Wpisu dokonuje się po zakończeniu miesiąca
na podstawie faktur zawierających numer rejestracyjny samochodu. W tej części PKPiR
można zaewidencjonować również koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej.
W kolumnie 14 ewidencjonuje się również koszty funkcjonowania firmy, takie jak: zakup
materiałów biurowych i środków czystości, zakup czasopism fachowych, wywóz śmieci itp.
Grupę wydatków, która również wykazywana jest w kolumnie 14 stanowią podatki
i opłaty. Obejmuje ona m. in.: podatek od nieruchomości, podatek od środków
transportowych, opłatę skarbową, opłaty notarialne itp. W kolumnie 14 księgi ewidencjonuje
się również koszty finansowe, które obejmują faktycznie zapłacone odsetki od kredytów
obrotowych, odsetki od kredytów inwestycyjnych płaconych po okresie realizacji inwestycji,
opłaty bankowe związane z obsługą rachunków bankowych podatnika.
Ponadto w kolumnie 14 PKPiR można zaksięgować inne koszty, np.: wydatki związane z
eksploatacją środków trwałych, wydatki na części składowe i peryferyjne ulepszające środek
trwały, których wartość nie przekracza 3 500 zł.
Kolumna 15  razem wydatki, przeznaczona jest do wpisywania łącznej kwoty wydatków
wykazanych w kolumnach 12  14.
Kolumna 16  jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza
wymienionymi w kol. 1  14. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące
się do przychodów miesiąca lub roku następnego ( lat następnych).
Kolumna 17  uwagi. Jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów
w kolumnach 2-16. Kolumna ta może być również wykorzystywana np. do wpisywania
pobranych zaliczek, obrotu opakowania zwrotnymi, mogą tu być również ewidencjonowane
przychody faktycznie przez podatnika otrzymane.
Literatura do samodzielnego studiowania: (1) Martyniuk T., Formy ewidencji podatkowej
małych podmiotów gospodarczych, Wyd. ODDK, Gdańsk 2005 r., str. 160 i nast., (2)
Porowski J., Porowski L., Podatkowa księga przychodów i rozchodów, Difin, Warszawa
2004, str. 7 i nast., (3) Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi
przychodów i rozchodów.
Rachunkowość podatkowa (wykład)
56