Podstawy przedsiębiorczości
Omów formalności związane z
założeniem działalności gospodarczej.
W dniu 31 marca 2009 roku wraz z nowelizacją ustawy o swobodzie działalności
gospodarczej weszła w życie koncepcja tzw.  Jednego okienka . Wszystkie zmiany dotyczące
zgłaszania działalności gospodarczej są wynikiem prac nad nowelizacją ustawy o swobodzie
działalności. Wprowadzone zmiany mają uprościć i skrócić procedurę rejestracji firmy.
Koncepcja  Jednego okienka zakłada, że osoby, które zamierzają założyć firmę,
muszą złożyć w Urzędzie Gminy jeden wniosek EDG  1. Wniosek ten jest jednocześnie:
wnioskiem o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (Urząd Gminy),
wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki
narodowej (REGON  Urząd Statystyczny),
zgłoszeniem identyfikacyjnym albo aktualizacyjnym, o którym mowa w przepisach o
zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (NIP Urząd Skarbowy),
zgłoszeniem płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie
ubezpieczeń społecznych albo zgłoszeniem oświadczenia o kontynuowaniu
ubezpieczenia społecznego (ZUS).
Wpis do ewidencji działalności gospodarczej
Rejestracji firmy dokonujemy w tak zwanym  jednym okienku , w wydziale
ewidencji działalności gospodarczej, w urzędzie gminy, właściwym ze względu na miejsce
zamieszkania przedsiębiorcy. Oznacza to, że składamy w urzędzie gminy, jeden zintegrowany
wniosek (EDG-1 wraz z załącznikami), urząd zaś niezwłocznie dokonuje wpisu naszej firmy
do ewidencji działalności gospodarczej i doręcza nam zaświadczenie o wpisie (jeśli
zgłosiliśmy się osobiście to zaświadczenie powinno być wydane od ręki). Ponadto, urząd w
naszym imieniu niezwłocznie przesyła wniosek do kolejnych instytucji  to jest do urzędu
skarbowego, ZUS lub KRUS oraz urzędu statystycznego, w których nasza firma zostaje
również zarejestrowana.
Zintegrowany wniosek wypełniamy na formularzu drukowanym, wkrótce będzie też
możliwe wypełnienie go w wersji elektronicznej.
Taka sama procedura obowiązuje przy zgłaszaniu zmian w działalności firmy i przy
jej zawieszaniu oraz wznawianiu. W tym celu wypełnia się taki sam wniosek, zaznaczając w
odpowiednich rubrykach, czego on dotyczy.
Wybierając określony rodzaj działalności powinniśmy ją od razu oprzeć o Polską
Klasyfikację Działalności (PKD), ponieważ dokonując zgłoszenia do ewidencji działalności
gospodarczej, właśnie według PKD określamy działalność, jaką będzie się zajmować firma.
Informacje z wypełnionych przez firmy wniosków będą gromadzone w systemie
Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, (CEIDG), która będzie
uruchomiona w 2011 r., jako ogólnodostępna, bezpłatna platforma informatyczna,
zintegrowana z centralną ewidencją i bazami danych innych organów. Od chwili
uruchomienia CEIDG będzie można rejestrować firmę elektronicznie, choć nie zniknie
możliwość składania pisemnych formularzy.
2
Działalność gospodarczą możemy otworzyć w dniu złożenia wniosku o wpis do
ewidencji działalności gospodarczej lub z dniem póz
niejszym niż dzień złożenia wniosku,
który określamy we wniosku.
Dotychczas opłata za wpis do ewidencji wynosiła 100 zł - za zgłoszenie wpisu i 50 zł -
za zmianę wpisu w ewidencji. Zgodnie z ustawą z dnia 19 listopada 1999, Prawo działalności
gospodarczej (Dz. U. z 1999, nr 101, poz. 1178 ze zm.), na podstawie której wprowadzono
przepisy o  jednym okienku , zakładanie firmy, jest bezpłatne (art. 7a ust. 3 ustawy brzmi:
 Wniosek o wpis oraz zmianę wpisu do ewidencji działalności gospodarczej nie podlega
opłacie. ).
REGON
Urząd gminy, w którym dokonujemy wpisu do ewidencji działalności gospodarczej
ma obowiązek niezwłocznie przesłać informację do urzędu statystycznego, w celu rejestracji
działalności w Krajowym Rejestrze Podmiotów Gospodarki Narodowej, w wyniku której
firmie zostaje nadany tzw. numer REGON, którym należy się posługiwać prowadząc
działalność. Urzędy statystyczne są również obowiązane przekazać informację o numerze
REGON nadanym przedsiębiorcy rozpoczynającemu działalność gospodarczą wraz z
numerem PESEL, właściwej jednostce terenowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Numer
REGON jest jeden na całe życie firmy. Przy zmianie działalności podstawowej musi być
dokonana zmiana w rejestrze. W zaświadczeniu o nadaniu numeru REGON, urząd
statystyczny wpisuje oznaczenie naszej działalności podstawowej zgodnie z PKD.
Pieczątka
Nie ma ustawowego obowiązku posiadania pieczątki firmowej, jednak w praktyce
większość urzędów jej wymaga. Dotychczas omówiony etap postępowania rejestracyjnego
może być dokonany bez korzystania z pieczątki. Natomiast w banku, przy załatwianiu
formalności związanych z założeniem rachunku bankowego, brak pieczątki może okazać się
przeszkodą trudną do pokonania.
Należy umieścić na pieczątce dane, takie jak: pełna nazwa firmy, adres, numer NIP i
REGON. Należy przy tym pamiętać, że, w świetle art. 43 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca
1995 o statystyce publicznej (DZ. U. z 1995, nr 88, poz. 439 ze zm.), podmioty podlegające
wpisowi do Rejestru Podmiotów Gospodarki Narodowej, w kontaktach urzędowych,
związanych z obrotem gospodarczym są zobowiązane do podawania numeru REGON w
pieczęciach firmowych. W związku z tym, jeśli pieczęć firmowa nie zawiera numeru
REGON, nie można się nią posługiwać. Podanie numeru NIP na pieczątce ułatwia natomiast
sporządzanie faktur i składanie ofert.
Zakłady wykonujące pieczątki są liczne i nie wymagają z reguły przedstawienia
dokumentów potwierdzających treści, które mają być umieszczone na pieczątce. Jednakże
składając zamówienie wyrobienia pieczątki, dobrze jest mieć ze sobą dokumenty firmy, w
3
celu uniknięcia błędów. Koszt jednej pieczątki kształtuje się w granicach 35 - 100 zł netto, a
termin oczekiwania wynosi, od dwóch godzin, do 2 - 3 dni.
Konto firmowe
Zgodnie z art. 22 Ustawy z dnia 2 lipca o swobodzie działalności gospodarczej
dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością
gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym
przypadku, gdy:
stroną transakcji, z której wynika płatność jest inny przedsiębiorca,
jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności,
przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu
walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca
poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.
Ustawa Prawo działalności gospodarczej nakłada na przedsiębiorców obowiązek
posiadania rachunku bankowego. Przez rachunek ten powinny przechodzić transakcje, gdy
jednorazowa ich wartość przekracza 3 000 EURO albo równowartość 1 000 EURO, gdy suma
transakcji z tym kontrahentem przekroczyła w miesiącu poprzednim 10 000 EURO
przeliczone na złote wg kursu kupna NBP z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego
miesiąc, w którym dokonywane są operacje. O założeniu konta należy poinformować Urząd
Skarbowy. Do założenia rachunku bankowego zobowiązują również przepisy Ordynacji
podatkowej oraz Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Założenie rachunku bankowego oznacza konieczność podpisania umowy z bankiem.
Bank żąda z reguły przedstawienia oryginałów oraz sporządzenia kopii wszelkich możliwych
dokumentów uzyskanych w trakcie rejestracji firmy. Należy szczegółowo zapoznać się z
treścią umowy. Jeżeli umowa odsyła do innych dokumentów, takich jak regulaminy, ogólne
warunki, uchwały organów banku, itp. należy zażądać udostępnienia tych dokumentów oraz
zapoznać się również z ich treścią. Załącznikiem do umowy rachunku bankowego będzie
karta wzorów podpisów osób upoważnionych do dysponowania rachunkiem (należy mieć
przy sobie pieczątkę). Osoby te mogą skreślić podpisy w obecności urzędnika bankowego.
Na miejscu w banku są wypełniane pewne formularze: wniosek o założenie konta,
karty ze wzorem podpisu, wniosek o wyrobienie karty lub/i czeków.
Potrzebne dokumenty to:
dowód osobisty,
kopia Zaświadczenia o Wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej i oryginał (do
wglądu),
kopia dokumentu nadania numeru REGON i oryginał (do wglądu),
pieczątka.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych
4
Wraz ze zmianą przepisów obowiązujących od 31 marca 2009 r., na podstawie
złożonego zintegrowanego wniosku o wpis do ewidencji działalności, zgłoszenia naszej firmy
do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) dokonuje w naszym imieniu, urząd gminy. ZUS
rejestruje naszą firmę i nadaje jej konto płatnika. Niezależnie od rejestracji firmy w ZUS, jako
przedsiębiorca, mamy obowiązek dokonania zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego siebie,
pracowników i współpracowników. Możemy to zrobić osobiście w ZUS, za pośrednictwem
programu Płatnik lub przesłać zgłoszenie pocztą. W przypadku, gdy prowadzenie firmy jest
jedynym naszym zajęciem i jedynym miejscem zatrudnienia dla naszych pracowników,
wówczas dla każdej osoby oddzielnie wypełniamy formularz ZUA (zgłoszenie do
ubezpieczenia osoby ubezpieczonej). Jeśli przedsiębiorca albo pracownicy mają inną
pełnoetatową pracę, powyżej wynagrodzenia przekraczającego minimalne wynagrodzenie
obowiązujące w kraju, wówczas te osoby należy zgłosić tylko do ubezpieczenia zdrowotnego
(formularz ZZA).
Osoby wykonujące działalność gospodarczą podlegają obowiązkowemu
ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu. Tylko
ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Warto mieć świadomość tego, że w przypadku
ubezpieczenia chorobowego przez pierwsze 6 miesięcy płaci się składki, a korzysta z
ubezpieczenia dopiero po upływie tego terminu.
Ponadto musimy także opłacać składki na Fundusz Pracy (FP) oraz Fundusz
Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Podstawą wymiaru składek na
ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy (emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe),
składki na FP oraz na FGŚP, jest zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60 %
przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (nowa minimalna
wysokość składki obowiązuje od trzeciego miesiąca następnego kwartału).
Po zgłoszeniu do ZUS, należy pamiętać o opłacaniu składek w następujących terminach: jeśli
tylko za siebie, to do 10 dnia następnego miesiąca, a jeśli za siebie i za zatrudnionych
pracowników, to do 15 dnia następnego miesiąca. Należy także w takich samych terminach
składać w ZUS rozliczenie składek na deklaracjach ZUS DRA lub ZUS RSA.
Urząd Skarbowy
Urząd gminy, w którym dokonujemy wpisu do ewidencji działalności gospodarczej
ma obowiązek niezwłocznie przesłać informację do urzędu skarbowego, w celu nadania
Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) i dokonania rejestracji firmy, jako podatnika. Z
chwilą rozpoczęcia działalności gospodarczej prywatny numer NIP osoby fizycznej staje się
jednocześnie numerem NIP firmy. Podatek na zasadach ogólnych ma prawo płacić każdy, w
formie karty podatkowej i ryczałtu - osoby prowadzące działalność gospodarczą w
określonych branżach i rodzajach (np. handel obnośny, wynajem pokoi, usługi krawieckie).
Szczegółowo reguluje to ustawa z dnia 20 listopada 1998r o zryczałtowanym podatku
dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 1998 r.,
nr 144, poz. 930).
5
PIP i Sanepid
Rejestracja firmy wiąże się także z obowiązkami dotyczącymi higieny w miejscu
pracy. W przypadku zatrudnienia pracowników w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności
gospodarczej należy zawiadomić na piśmie Państwową Inspekcję Pracy (PIP) i Sanepid o
miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. Bez opłat. Wzory druków znajdują się
na stronach internetowych instytucji.
Zakładanie spółek handlowych
System "jednego okienka" o ile realnie ułatwia zakładanie działalności gospodarczej
przez osoby fizyczne, o tyle stał się bardzo kłopotliwy dla zakładających działalność
gospodarczą w formach podlegających wpisowi do KRS. Największymi wadami systemu
"jednego okienka" dla tej grupy przedsiębiorców okazują się:
przewlekłość - sąd rejestrowy i urzędy przekazują sobie dokumentację i informacje
drogą pocztową - wydłuża to znacznie postępowanie,
brak bezpośredniości - składając komplet dokumentów w biurze podawczym sądu
rejestrowego wnioskodawca nie ma możliwości uzyskania informacji, czy prawidłowo
wypełnił dokumenty adresowane do urzędów i ZUS,
rygoryzm - brak wymaganych dokumentów skutkuje natychmiastowym zwrotem
zgłoszenia przez sąd rejestrowy; ponadto mimo dokonania wpisu w KRS urzędy i
ZUS mogą póz
niej drogą pocztową wzywać wnioskodawcę do uzupełniania braków
adresowanych do nich podań.
Jest jednak sposób na uniknięcie tych kłopotów. Nowelizacja ustaw o statystyce
publicznej oraz zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników nie zlikwidowała
możliwości ubiegania się o nadanie REGON i NIP przez spółki kapitałowe w organizacji.
Należy przypomnieć, że spółka z o.o. w organizacji powstaje na skutek zawarcia umowy
spółki z o.o. Z kolei spółka akcyjna w organizacji uzyskuje swój byt na skutek podpisania
statutu spółki przez założycieli i objęcia wszystkich akcji. Takie "twory" mają zdolność
prawną i sądową oraz mogą rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej.
Spółka kapitałowa w organizacji nie musi uzyskiwać NIP i REGON za pośrednictwem
sądu rejestrowego. Tym samym oznaczenia te można zdobyć drogą tradycyjną. W tym celu
powinna złożyć do właściwego urzędu statystycznego wniosek na formularzu RG-1. W
efekcie urząd nada niepowtarzalny numer REGON wydając stosowne zaświadczenie.
Następnie spółka może założyć swoje konto bankowe. Kolejnym krokiem powinno być
uzyskanie dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu na siedzibę. Może to być np.
umowa najmu lub użyczenia. Dysponując powyższymi dokumentami spółka może złożyć
zgłoszenie identyfikacyjne NIP do właściwego urzędu skarbowego. W odpowiedzi naczelnik
urzędu skarbowego powinien wydać decyzję o nadaniu NIP dla spółki w organizacji.
6
Po tych czynnościach przygotowawczych można przystąpić do zarejestrowania spółki.
Kluczowy jest tu fakt, że spółka docelowa, czyli powstała na skutek rejestracji zachowa
numery NIP i REGON nadane spółce w organizacji.
We wniosku o wpis do KRS należy dodatkowo wskazać uzyskane już przez spółkę
numery identyfikacyjne a ponadto dołączyć do niego w oryginale lub notarialnie
poświadczonych kopiach: decyzję o nadaniu NIP i zaświadczenie o nadaniu REGON. Wobec
tego bezprzedmiotowe jest załączanie: wniosku o wpis do REGON i zgłoszenia
identyfikacyjnego NIP. Spółka nie będzie jednak zwolniona od załączenia zgłoszenia płatnika
składek. Ponadto będzie musiała załączyć wniosek o zmianę cech w systemie REGON i
zgłoszenie aktualizacyjne NIP. Bierze się to stąd, że dotychczasowa spółka w organizacji
staje się spółką docelową. Tym samym stracą aktualność dane ujawnione wcześniej w
systemie REGON i zgłoszone do urzędu skarbowego. Ponieważ system "jednego okienka" w
równym stopniu odnosi się do zakładania spółek, jak i zgłaszania zmian ich dotyczących, to
do zgłoszenia spółki trzeba dołączyć dodatkowe dokumenty. W NIP-2 należy wskazać
zmianę brzmienia firmy (bez dodatku "w organizacji"). Natomiast w RG-1 dodatkowo
również zmianę stanu aktywności prawnej i ekonomicznej (poz. 64 formularza).
To tylko pozornie więcej wypełniania papierków niż w przypadku rejestracji przez
"jedno okienko". W systemie "jednego okienka" spółka musi bowiem po rejestracji złożyć
zgłoszenie aktualizacyjne NIP (podanie numeru rachunku bankowego) oraz złożyć do KRS
osobny wniosek o wpis uzyskanych NIP i REGON (na formularzu KRS-Z3 z załącznikiem
KRS-ZY). Potoczna nazwa systemu nie odpowiada więc jego treści.
Podstawową zaletą uzyskania NIP i REGON w czasie trwania fazy organizacyjnej
spółki jest zachowanie kontroli nad procesem zakładania podmiotu. Z chwilą uzyskania wpisu
do KRS spółka może rozpocząć działalność. Nie musi oczekiwać na otrzymanie przez sąd
nadanych jej numerów NIP i REGON. Nie musi zwlekać z zatrudnianiem pracowników do
czasu jak zostanie zarejestrowana jako płatnik składek ZUS. Składając podania o REGON i
NIP może dać je do weryfikacji pracownikom właściwych urzędów.
7