Wykład 3. Audit jako proefektywnościowe narzędzie doskonalenia procesów

i systemów

Definicja

Zgodnie z definicją zawartą w normie terminologicznej audit jakości jest to „systematyczny, niezależny i udokumentowany proces (badanie), uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu.”22

Procesy produkcyjne mogą być nadzorowane w sposób automatyczny poprzez systemy nadrzędne. Audit jest w tym przypadku techniką wspomagającą. W sytuacji gdy mamy do czynienia z procesami usługowymi audit jest najlepszym sposobem ich monitorowania.

Umożliwia przeprowadzenie oceny:

• skuteczności procesów i systemów poprzez sprawdzenie stopnia osiągnięcia celów jakości w przypadku systemów, bądź parametrów poprawności dla poszczególnych procesów,

• efektywności procesów i systemów głównie poprzez wskaźniki kosztów działań, kosztów jakości, jak również efektywności ekonomicznej (rentowności) w przypadku całości organizacji i/lub systemu zarządzania.

Odnosząc się do definicji normatywnej audit jest badaniem:

1. Systematycznym – odbywającym się regularnie w odpowiednich odstępach czasu.

2. Niezależnym – warunek niezależności polega na tym, że nie wolno auditować, własnej pracy bądź pracy działu w którym się pracuje.

3. Udokumentowanym – w efekcie przeprowadzonych auditów powstaje dokumentacja w postaci planu auditu, raportu z auditu, poleceń działań korygujących i/lub zapobiegawczych.

W praktyce wykorzystywane są także audity specjalne wynikające z: reklamacji klientów, interwencji

stron

zainteresowanych,

niezadowalającej

efektywności

procesów,

pogarszających się wyników ekonomicznych itp.

Należy jednoznacznie wskazać, że audit nie jest kontrolą. Są to dwie różne aktywności.

Tabela nr 1 przedstawia zasadnicze różnice pomiędzy auditem a kontrolą.

22 Zob. PN-EN ISO 9000:2006, Systemy zarządzania…, dz. cyt.

Projekt jest współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 13

Tabela nr 1 Audit a kontrola

Audit wewnętrzny

Kontrola wewnętrzna

Reaguje przede wszystkim na objawy negatywnego

Kładzie nacisk na przyczyny negatywnego zjawiska

zjawiska

Może działać zapobiegawczo wskazując na

Działa wyłącznie post factum

potencjalne źródła ryzyka

Ograniczona zakresem upoważnienia – zależy od woli

W dużej mierze niezależny

dającego zlecenie

Nastawiony na usprawnienie działalności

Nastawiona na wykrycie sprawcy nieprawidłowości

Działa na podstawie standardów zawodowych, a w

Działa na podstawie uregulowań wewnętrznych

sektorze publicznym także przepisów prawa

Audity są zaplanowane. Wszystkie komórki

Kontrola jest najczęściej niezaplanowana i

organizacyjne wiedzą w jakim miesiącu i kiedy

niezapowiedziana

odbędzie się audit

W efekcie kontroli stosowane są konsekwencje za

W efekcie auditów nie ma kar za nieprawidłowości

powstanie nieprawidłowości

Źródło: opracowanie własne

Z danych zawartych w tabeli nr 1 wynikają następujące konstatacje:

1. Audit jest badaniem na zgodność. Oznacza to, że udając się na audit zakładamy, że wszystko jest w porządku oraz, że procesy lub systemy realizowane są zgodnie z dokumentami odniesienia. Kontrolę zaś uruchamiamy wtedy kiedy otrzymujemy informację o zaistnieniu negatywnego zjawiska. Audit ma zatem charakter prewencyjny.

Kontrola realizowana jest po fakcie zaistnienia niezgodności.

2. Ze względu na fakt, że audit jest badaniem na zgodność w audicie bada się próbę losową.

Kontrola dotyczy całości dokumentacji ponieważ celem kontroli jest ocena skali negatywnego zjawiska.

3. Audit jest czymś ponad kontrolą. W praktyce stosowane są audity procesów kontrolnych co oznacza, że ocenie poddawana jest zgodność kryteriów kontroli z jej przebiegiem, a więc czy kontrola jako funkcja kierowania bądź działalność instytucjonalna jest sprawowana prawidłowo.

4. W zależności od tego czy jest to audit I, II czy III strony jest on w znacznej mierze niezależny i działa w oparciu o standardy zawodowe auditorów.23 W przypadku kontroli wewnętrznej występuje bezpośrednia podległość służbowa a w ślad za tym

dyspozycyjność kontrolera pod kierownika organizacji.

23 Audit I strony – audit wewnętrzny przeprowadzany przez przeszkolonych pracowników organizacji (auditorów wewnętrznych); Audit II strony – audit przeprowadzany przez organizację u dostawców (powszechnie stosowany np. w branży Automotive); Audit III strony – audit przeprowadzany przez jednostkę niezależną (audit jednostki certyfikującej)

Projekt jest współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 14

5. Audity zakładające zgodność są zawsze zaplanowane, a informacja o terminie i zakresie auditu przekazana zainteresowanym w odpowiednim czasie. W przypadku kontroli wewnętrznej jest ona niezapowiedziana.

6. W efekcie przeprowadzonych auditów nie ma kar są jedynie działania doskonalące w postaci:

• zmian w uregulowaniach np. procedurach lub instrukcjach w oparciu, o które procesy są realizowane niewłaściwie,

• przeszkolenia personelu,

• wprowadzenia działań korygujących aby w przyszłości podobne niezgodności nie miały miejsca i/lub działań zapobiegawczych aby uniknąć powstania niezgodności w przyszłości.

Kontrola ma zawsze charakter restrykcyjny polegający na znalezieniu sprawcy nieprawidłowości.

Procedura stosowania auditów wewnętrznych przedstawia się następująco:24

1. W pierwszej kolejności działy zarządzania jakością, biura jakości, pełnomocnicy ds.

jakości opracowują plany auditów, najczęściej na najbliższy rok. Plany rozsyłane są do poszczególnych komórek organizacyjnych i/lub właścicieli procesów z określeniem terminów oraz proponowanego zakresu przedmiotowego auditów.

2. W celu przeprowadzenia określonego auditu pełnomocnik powołuje auditora wewnętrznego. Zadaniem auditora jest wstępne zapoznanie się z kryteriami auditu zawartymi w dokumentach odniesienia takich, jak: dokumentacja techniczno ruchowa, procedury, instrukcje, wyniki poprzednich auditów itp. Następnie auditor przygotowuje program auditu, który przekazuje kierownikowi jednostki organizacyjnej z odpowiednim wyprzedzeniem.

3. Audit rozpoczyna się od spotkania otwierającego, w którym uczestniczą auditorzy oraz pracownicy danej jednostki organizacyjnej, w tym jej kierownik. Celem spotkania jest zapoznanie zebranych z kryteriami auditu oraz ustalenie spraw logistycznych i organizacyjnych.

4. Kolejnym etapem jest metodyczne badanie podczas którego następuje gromadzenie informacji poprzez:

• obserwację – np. pracy urządzeń, czynności realizowanych przez pracowników itp., 24 Zob. PN-EN ISO 19011:2003, Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub systemów zarządzania środowiskowego, wyd. PKN, Warszawa 2003

Projekt jest współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 15

• zadawanie pytań pracownikom,

• analizę dokumentacji źródłowej procedur, instrukcji, regulaminów, technologii, dokumentacji techniczno ruchowej, przepisów zewnętrznych i wewnętrznych, w tym zapisów jakości stanowiących dowód, że procesy przebiegają zgodnie z kryteriami odniesienia,

• określenie stopnia spełnienia kryteriów auditu poprzez porównanie na ile dany proces realizowany jest w oparciu o obowiązujące dokumenty odniesienia,

• zapisywanie i potwierdzanie wszelkich informacji, np. numeru zamówienia, które było niezgodne, odpowiedzi auditowanego itd., po to aby zgromadzić odpowiedni materiał

faktograficzny.

5. Przygotowanie protokołu z przeprowadzonego auditu z określeniem spełnienia lub nie wymagań dla poszczególnych procesów lub całości systemu.

6. Przeprowadzenie spotkania zamykającego, podczas którego w obecności auditowanych prezentowane są wyniki przeprowadzonego auditu, w tym ewentualne niezgodności i spostrzeżenia.

7. Przekazanie pełnomocnikowi ds. jakości lub do biura jakości dokumentacji poauditowej (protokół z auditu oraz polecenia działań korygujących i zapobiegawczych). Na tej podstawie, odpowiedzialna komórka organizacyjna jest zobligowana do wprowadzenia działań doskonalących, tak aby podobne wykryte niezgodności nie zaistniały w przyszłości.

Projekt jest współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 16