10 RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO
www.gazetapodatkowa.pl
Program komputerowy w ewidencji księgowej
Obecnie prowadzenie firmy bez używania komputerów wydaje się niemoż- firmę udzielającą licencji na użytkowanie systemu, a także zarządzanie projektem wdrażania
liwe. Jednostki wykorzystują rozmaite programy komputerowe ułatwiające i wsparcie intelektualne oraz techniczne przy realizacji procesu wdrażania. W skład procesu
i usprawniające działalność gospodarczą. Niekiedy jednak samo nabycie tego wchodzą również koszty analiz pod kątem funkcjonalności systemu, koszty ekspertyz
programu może sprawić jednostce trudności z prawidłowym ujęciem go w tym zakresie przygotowanych przez firmy konsultingowe, koszty tłumaczeń w przypadku,
w księgach rachunkowych. gdy oprogramowanie jest opisane w języku obcym, a także koszty przewozu, usług hotelar-
skich i posiłków osób spoza firmy wdrażających system komputerowy.
Ustawa o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.) nie wskazuje wprost do W związku z powyższym wszelkie wydatki, które powodują, iż licencja nadaje się do go-
jakich składników należy zaliczyć programy komputerowe. Natomiast najczęściej programy spodarczego wykorzystania, poniesione do dnia oddania jej do używania, winny zwiększać
komputerowe spełniają definicję wartości niematerialnych i prawnych, określoną w art. 3 wartość początkową licencji. Koszty wdrożenia systemu komputerowego naliczone do dnia
ust. 1 pkt 14 ustawy. Z definicji tej wynika, że przez wartości niematerialne i prawne rozumie przyjęcia go do używania powinny zatem, co do zasady, stanowić element wartości począt-
się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się kowej nabytego prawa  licencji na użytkowanie programów komputerowych (& ) .
do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności Faktury VAT za zakup oprogramowania, usługę instalacji programu, usługę wdrożenia
dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. W szczególności zaś programu księgować można:
m.in. autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje. a) wartość w cenie zakupu
Program komputerowy jest utworem, który może być przedmiotem prawa autorskiego.  Wn konto 30  Rozliczenie zakupu ,
Prawa majątkowe do programu komputerowego mogą przejść na jednostkę na podstawie b) VAT naliczony
umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub też umowy o korzystanie z utworu  Wn konto 22-2  VAT naliczony i jego rozliczenie ,
(licencji). c) łączna kwota zobowiązania
 Ma konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Konto imienne kontra-
Nabycie programu w drodze zakupu
henta).
Oprogramowanie komputerowe podzielić można na systemowe (np. Windows, DOS) Zauważmy, że dla grupowania kosztów składających się na wartość początkową wartości
i użytkowe, tzw. aplikacyjne (np. programy finansowo-księgowe, edytory tekstów, arkusze niematerialnej i prawnej nie stosuje się konta 08  Środki trwałe w budowie , ani też konta
kalkulacyjne, programy antywirusowe). mu pokrewnego. Nie istnieje bowiem pojęcie wartości niematerialnej i prawnej  w budo-
Programy systemowe umożliwiają realizowanie podstawowych funkcji komputera, bez wie . Wydatki związane z nabyciem programu komputerowego do czasu jego przyjęcia do
oprogramowania systemowego uruchomienie i używanie komputera byłoby niemożliwe. używania figurować mogą na koncie 30. W momencie przyjęcia do używania uwzględnione
W przypadku gdy z zestawem komputerowym zostanie zakupione oprogramowanie syste- zostaną w wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej i ujęte na koncie 02 na
mowe, na wartość początkową zestawu składać się będzie także wartość systemu operacyjnego. podstawie dowodu OT, zapisem:
W ewidencji księgowej zakup zestawu komputerowego ująć można wówczas zapisami:  Wn konto 02  Wartości niematerialne i prawne ,
1. Faktura VAT  zakup komputera (jednostki centralnej), monitora, klawiatury, myszki,  Ma konto 30  Rozliczenie zakupu .
zasilacza awaryjnego (UPS) oraz oprogramowania systemowego: Dodać warto, że jeżeli wartość początkowa programu komputerowego jest niska, można
a) wartość w cenie zakupu nie zaliczyć nabytego programu do wartości niematerialnych i prawnych, a wydatki po-
 Wn konto 30  Rozliczenie zakupu , niesione na nabycie odnieść bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej. Tą  niską
b) VAT naliczony wartość jednostki najczęściej określają na poziomie wskazanym w przepisach podatkowych
 Wn konto 22-2  VAT naliczony i jego rozliczenie , (3.500 zł). W takiej sytuacji, a także wtedy, gdy program komputerowy nie spełnia kryteriów
c) łączna kwota zobowiązania określonych dla wartości niematerialnych i prawnych, gdyż np. będzie użytkowany krócej
 Ma konto 24  Pozostałe rozrachunki (w analityce: Konto imienne kontra- niż rok, jednostka może zaksięgować wydatki na zakup programu, zapisem:
henta).  Wn konto 40  Koszty według rodzajów (w analityce: Zużycie materiałów) lub konto
2. OT  przyjęcie zestawu komputerowego do używania: zespołu 5,
 Wn konto 01  Środki trwałe (w analityce: Zespół komputerowy),  Ma konto 30  Rozliczenie zakupu .
 Ma konto 30  Rozliczenie zakupu .
Nieodpłatne nabycie programu
Z kolei programy użytkowe służą konkretnym potrzebom poszczególnych użytkow-
ników, realizacji konkretnych zadań. W ewidencji księgowej nakłady poniesione na W przypadku nabycia programu komputerowego w drodze darowizny wartość począt-
nabycie prawa lub licencji na korzystanie z użytkowego programu komputerowego kową programu należy ustalić na poziomie ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego
 o ile spełniają warunki określone dla wartości niematerialnych i prawnych  co programu. Przyjąć go do ewidencji należy więc w aktualnej cenie rynkowej. Zapis temu
do zasady powinny być ujmowane na koncie 02  Wartości niematerialne i prawne . towarzyszący wygląda tak:
Wartość początkową nabytego przez jednostkę prawa lub licencji na korzystanie z pro-  Wn konto 02  Wartości niematerialne i prawne ,
gramu komputerowego, zaliczonego do wartości niematerialnych i prawnych, w przypadku  Ma konto 84  Rozliczenia międzyokresowe przychodów .
odpłatnego nabycia stanowi cena nabycia. Jest to cena zakupu, obejmująca kwotę należną Z art. 41 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika bowiem, że rozliczenia międzyokresowe
sprzedającemu, bez podatku VAT podlegającego odliczeniu, powiększona m.in. o koszty przychodów obejmują m.in. przyjęte nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny, wartości
bezpośrednio związane z zakupem, a obniżona o rabaty, opusty oraz inne podobne zmniej- niematerialne i prawne. Stosownie do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od tego
szenia. programu, kwotę ujętą na koncie 84 odnosi się na konto 76-0  Pozostałe przychody ope-
Do wartości początkowej wliczyć można więc wszelkie uzasadnione koszty związane racyjne . Wartość otrzymanego w darowiz
nie programu komputerowego, co do zasady,
z nabyciem programu, będą to m.in. koszty montażu, instalacji, dokumentacji i uruchomie- stanowi przychód podatkowy.
nia programu. O kosztach związanych z nabyciem programu komputerowego wypowiedział Zdarza się, że jednostka korzysta z programów, których wersje instalacyjne producent bez-
się Pierwszy Śląski Urząd Skarbowy w Sosnowcu w postanowieniu z dnia 29 stycznia płatnie udostępnia do pobrania poprzez serwer internetowy. Innymi słowy, można je za darmo
2007 r., nr PSUS/PB-RI-PDP/423-311/P/31/07/CM/8906: ściągnąć z Internetu. Czy ustalać i ewidencjonować ich wartość w takim przypadku?
 (& ) do wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej, jaką jest licencja na pro- Nie, ponieważ w tej sytuacji nie dochodzi do przysporzenia majątkowego. Z oprogramo-
gram komputerowy, zalicza się nie tylko kwotę należną sprzedającemu, ale także inne wydatki wania na takich samych zasadach mogą korzystać wszyscy użytkownicy sieci. Powszechny
związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania składnika majątku do używania. (& ) i nieodpłatny dostęp do programu komputerowego oznacza w istocie, że cena rynkowa
Wdrożenie stanowi pewien proces, na który składa się zespół czynności dostosowawczych, tego programu jest równa zero. Potwierdza to pismo Podsekretarza Stanu w Ministerstwie
mających na celu zaadaptowanie systemu informatycznego na potrzeby jednostki. Na proces Finansów z dnia 28 lutego 2006 r., nr PB3/GM-8213-12/06/144, z którego wynika, że:
ten składają się wszelkie działania polegające na instalacji oprogramowania oraz mające na  (& ) W prowadzonej działalności gospodarczej w wielu sytuacjach podatnicy korzystają
celu dostosowanie oprogramowania do potrzeb Spółki, sprawdzenie poprawności działania na potrzeby tej działalności z ogólnie dostępnych i nieodpłatnych programów komputero-
systemu informatycznego w warunkach Spółki, wprowadzenie ewentualnych poprawek przez wych, które są udostępniane m.in. poprzez internet wszystkim użytkownikom. (& ) Możliwość
ustalenia wartości  porównywalnych świadczeń wskazanego rodzaju w przypadku bez-
płatnych programów komputerowych, które są dostępne dla wszystkich na jednakowych
(nieodpłatnych) zasadach, nie może być przeprowadzona. (& ) W przypadku, gdy określone
świadczenia (m.in. przekazanie praw) są z założenia bezpłatne dla wszystkich podatników,
a nie jednostkowym przypadkiem stosowanym w stosunku do indywidualnego podmiotu,
to wówczas nie należy ustalać w związku z zaistnieniem takiego zdarzenia przychodów
podatkowych (& ) .
Wytworzenie programu we własnym zakresie
Prawa majątkowe do programu komputerowego stworzonego przez pracowników
w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy przysługują pracodawcy, o ile
umowa nie stanowi inaczej. Wynika to z art. 74 ust. 3 ustawy o prawie autorskim i prawach
pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 ze zm.).
Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się wyłącznie nabyte przez jednostkę
autorskie prawa majątkowe lub licencje na program komputerowy. Wynika to z definicji
zawartej w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości. Programy komputerowe opraco-
wane przez pracowników na własne potrzeby jednostki nie mogą stanowić wartości
niematerialnych i prawnych. Nie spełniają one definicji tych wartości, gdyż nie zostały
nabyte przez jednostkę, a wytworzone we własnym zakresie. Wydatki poniesione w związku
z wytworzeniem przez pracowników programu komputerowego, tj. przede wszystkim
koszty wynagrodzeń tych pracowników, narzuty na wynagrodzenia, wartość zużytych
materiałów, podlegają zarachowaniu w ciężar bieżącej działalności operacyjnej, zapisem:
 Wn konto 40  Koszty według rodzajów lub konto zespołu 5,
 Ma konta zespołu 1, 2, 3 itp.
Inaczej rzecz wygląda w firmach zajmujących się tworzeniem oprogramowania na
sprzedaż. Wytwarzany przez taką firmę program komputerowy jest produktem (wyrobem
gotowym), którego wartość według kosztu wytworzenia ujmuje się na koncie 60  Produkty
gotowe i półprodukty .
Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 68 " 25.08.2008 r.