FUNKCJA PERSONALNA

Funkcja personalna

• zarządzanie kadrami

• zarządzanie personelem

• zarządzanie zasobami ludzkimi

Funkcja personalna to zorganizowany zbiór działań nakierowanych na ludzi zatrudnionych w instytucji, zmierzających:

• z jednej strony - do ukształtowania takiego ich potencjału, aby byli w stanie osiągać cele instytucji,

• z drugiej - do zaspokajania ich potrzeb.

Potencjał personelu i jego składniki

Potencjał personelu to zintegrowany zestaw pożądanych cech ludzi zatrudnionych w instytucji, który powinien być odpowiedni do specyfiki jej działalności

• Kwalifikacje personelu

• Wiedza

• umiejętności

• cechy psychiczne

• cechy fizyczne

• Doświadczenie

• Cechy demograficzne:

• wiek,

• płeć,

• staż pracy,

• pochodzenie

• Liczebność zatrudnienia

• Struktura personelu

• wg wieku

• wg stażu pracy

• wg poziomu wykształcenia

• Postawy pracowników

• Indywidualne i zbiorowe zachowania pracowników

Składniki		Charakterystyka
Kwalifikacje personelu (rodzaj i poziom)		Wymagane kwalifikacje obejmują : wiedzę - zespół uporządkowanych informacji z zakresu jakiejś dyscypliny; posiadana wiedza pozwala pracownikom identyfikować i rozumieć określone zjawiska i procesy w instytucji i jej otoczeniu, oceniać je, przewidywać kierunek ich rozwoju oraz jego konsekwencje, a także porozumiewanie się z innymi ludźmi w języku stosowanym w danej dyscyplinie; umiejętności - zdolność wykorzystania własnej wiedzy oraz innych cech kwalifikacyjnych do rozwiązywania problemów pojawiających się w trakcie realizacji zadań; cechy psychiczne - właściwości pracownika związane z jego sferą psychiczną: właściwe cechy psychiczne pozwalają pracownikom wykorzystywać swoją wiedzę i umiejętności, z pożytkiem dla instytucji i ich samych(np. sprawność umysłowa, kreatywność, odwaga, optymizm, itp.).
Doświadczenie		Biegłość w realizacji określonych zadań oraz znajomość warunków ich wykonywania, wynikająca z pracy-przez pewien czas-na określonym stanowisku, w danym obszarze funkcjonalnym instytucji, w instytucji jakiegoś rodzaju lub w wybranej branży.
Cechy demograficzne personelu		Grupa cech personelu instytucji mająca niejednakowe znaczenie dla instytucji różniących się przedmiotem działalności, także różną siłę i kierunek wpływu na potencjał kadrowy. Zalicza się tutaj następujące cechy pracowników: wiek, płeć, staż pracy, pochodzenie społeczne, pochodzenie regionalne.
Liczebność zatrudnienia		Liczba pracowników niezbędnych do sprawnej realizacji ogółu zadań wynikających z celów instytucji i zasad funkcjonowania instytucji
Struktura personelu		Specyficzna cecha determinująca potencjał kadrowy instytucji, będąca pochodną udziału grup pracowniczych o pewnych wybranych cechach w całości zatrudnienia, albo też proporcji między liczebnością zatrudnienia w poszczególnych grupach np.: struktura zatrudnienia wg wieku, stażu lub wykształcenia. pracy. Różne struktury są pożądane w instytucjach różniących się skalą i przedmiotem działalności, a także fazą w cyklu ich życia.
Postawy pracowników		Sposób, w jaki pracownicy instytucji odnoszą się do własnej instytucji, swoich obowiązków, innych podmiotów wewnątrz instytucji oraz ważnych podmiotów w otoczeniu (np. lojalność, obowiązkowość, itp.)
Zachowania pracowników	indywidualne	Regularne i powtarzalne zachowania poszczególnych pracowników instytucji (np. zwyczaje i obyczaje indywidualnych pracowników występujące w procesie wykonywania zadań indywidualnych oraz grupowych)
		zbiorowe	Regularne i powtarzalne zachowania pewnych jednorodnych grup pracowniczych w instytucji

Model funkcji personalnej w instytucji

Bezpośrednie zadania składające się na funkcję personalną

Uwarunkowania sprzyjające sprawnej realizacji funkcji personalnej

Etapy procesu rekrutacji i selekcji

Metody stosowane w procesie rekrutacji i selekcji

1. Metody nieustrukturyzowane

1. Metody losowe

2. Wykorzystanie źródeł wpływu

3. Uzgodnienia

2. Metody ustrukturyzowane

1. Metody rezerwy kadrowej

2. Konkurs na stanowisko

3. Wykorzystanie profesjonalnych firm

Źródła rekrutacji: tab. 8.3. str. 261

• Wewnętrzne

• Zewnętrzne

MOTYWOWANIE

Motywowanie to rozpoznawanie potrzeb podwładnych oraz świadome aktywizowanie tych potrzeb w celu pobudzenia podwładnych do takiego działania, które jest zgodne z wolą kierownika, a zarazem prowadzi do zaspokojenia potrzeb podwładnych.

Struktura procesu działania

Struktura procesu działania

Potencjalne instrumenty systemu motywacyjnego

System motywacyjny to obowiązujący w instytucji, przemyślany i wzajemnie powiązany zestaw instrumentów (narzędzi) motywowania personelu.

materialne	niematerialne
pozytywne	negatywne
formalne	nieformalne

Teorie motywacji

HIERARCHIA POTRZEB MASLOWA

teoria sugerująca , że ludzie muszą zaspokajać pięć kolejnych grup potrzeb:

1. fizjologicznych (powietrze, żywność, podstawowa płaca)

2. bezpieczeństwa (potrzeba dachu nad głową, zabezpieczenie przed zwolnieniem)

3. przynależności (potrzeba miłości, przywiązania, akceptacji)

4. szacunku (szacunek dla samego siebie, szacunek w oczach innych)

5. samorealizacji (realizacja możliwości osiągania przez jednostkę wzrostu i rozwoju)

Pewne potrzeby są ważniejsze od innych, ludzie mogą zmieniać zachowanie po zaspokojeniu pewnej grupy potrzeb.

TEORIA DWUCZYNNIKOWA HERZBERGA

teoria motywacji sugerująca, że zadowolenie i niezadowolenie ludzi z pracy kształtują się pod wpływem dwóch niezależnych zestawów czynników:

• czynników MOTYWACJI (osiągnięć, uznania, odpowiedzialności, awansu, rozwoju)

• czynników HIGIENY psychicznej (warunków pracy, stosunków interpersonalnych, płacy i bezpieczeństwa)

Zapewniając czynniki higieny likwiduje się niezadowolenie u pracowników Zapewniając czynniki motywacji zwiększa się poziom zadowolenia i motywacji .

TEORIA ERG ALDORFERA

teoria motywacji sugerująca, że potrzeby ludzkie są ułożone w trzech nakładających się kategoriach :

• egzystencji (fizjologiczne i bezpieczeństwa)

• związku (przynależności, szacunku w oczach innych)

• wzrostu (szacunku dla samego siebie i samorealizacji)

Ludzkie działanie może być wywołane jednocześnie przez kilka kategorii potrzeb.

Jeśli dana potrzeba nie zostanie zaspokojona , jednostka zacznie odczuwać frustrację, zejdzie na niższy poziom i zacznie szukać sposobów zaspokojenia potrzeb niższego rzędu.

Kierowanie ludźmi

Kierowanie ludźmi to oddziaływanie kierowników na ludzi.

Role kierownicze:

I. Interpersonalne	II. Informacyjne	III. Decyzyjne
- reprezentant	- monitor	- przedsiębiorca
- przywódca	- siewca informacji	- rozwiązujący problemy
- łącznik	- rzecznik	- alokator zasobów
		- negocjator

I. Interpersonalne :

• reprezentant ( wykonywanie obowiązków ceremonialnych wobec członków zespołu oraz zewnętrznych interesantów np. otwieranie zebrań)

• przywódca (wykonywanie wszystkich istotnych czynności prowadzących do stworzenia sprawnego zespołu oraz pełnego wykorzystania jego możliwości np. rekrutacja)

• łącznik (ustanawianie sieci kontaktów z innymi podmiotami wewnątrz własnej instytucji i z ważnymi podmiotami zewnętrznymi)

II. Informacyjne:

• monitor (obserwacja otoczenia i wewnętrznego środowiska instytucji oraz pozyskiwanie różnorodnej informacji z rozmów, spotkań, a także przetwarzanie i interpretowanie tej informacji z pkt. widzenia zadań i zasad działania własnego zespołu, wyławianie prawidłowości, trendów, zagrożeń, szans)

• siewca informacji ( przekazywanie podwładnym przetworzonych i zinterpretowanych informacji, pozyskanych z wnętrza lub otoczenia instytucji, celem oddziaływania na ich postawy i zachowania, czasem w celu wywołania ich pożądanej reakcji)

• rzecznik (reprezentowanie własnego zespołu wobec innych zespołów, całej instytucji lub jej otoczenia, poprzez przekazywanie informacji o zespole na zewnątrz, jego osiągnięciach i problemach, kształtowanie pożądanego wizerunku zespołu, w którym odgrywa się rolę przywódczą)

III. Decyzyjne :

• przedsiębiorca (formułowanie zadań i ustalanie priorytetów, tworzenie nowych rozwiązań, wprowadzania innowacji, przeprowadzania zmian)

• rozwiązujący problemy (tworzenie warunków do sprawnej realizacji zadań zespołu, reagowanie na nieprzewidziane okoliczności i obmyślanie sposobów rozw. wyłaniających się problemów, rozw.ich, np. konfliktów wewnątrz zespołu)

• alokator zasobów (przydzielanie konkretnych zadań poszczególnym podwładnym, racjonalne gospodarowanie ograniczonymi zasobami, przydzielanie ich tym członkom zespołu lub do tych zadań, gdzie można racjonalnie oczekiwać najwyższej efektywności wykorzystania zasobów)

• negocjator („dogadywanie się” podwładnymi, innymi podmiotami wewnątrz i w otoczeniu instytucji, znajdowanie pkt. Stycznych, osiąganie kompromisu)

Style kierowania:

- dyrektywny (autorytarny)	- demokratyczny (partycypacyjny)
- zorientowany na ludzi	- zorientowany na zadania

Ocena pracowników

Ocena pracowników to proces porównywania ich wyników pracy, posiadanych kwalifikacji i cech osobowościowych oraz przejawianych postaw i zachowań według ustalonych kryteriów zgodnych z przyjętymi w instytucji wzorcami.

Kierunki wykorzystania ocen pracowniczych:

- motywacja niematerialna oraz materialna

- doskonalenie systemu zarządzania instytucją

- rozwój (doskonalenie) potencjału personelu

- przemieszczenia personelu

Formy ocen pracowniczych:

- bieżąca (w trakcie wykonywania zadań)

- okresowa (regularna, wysoce sformalizowana)

- okazjonalna (nieregularna, służąca konkretnemu celowi)

5

BODZIEC

Zewnętrzny czynnik aktywizujący potrzebę i pobudzający do działania prowadzącego do zaspokojenia potrzeby

POTRZEBA

Poczucie braku czegoś

MOTYW

Wewnętrzny stan pobudzenia do działania prowadzącego do zaspokojenia potrzeby

CEL

Pożądany stan rzeczy

DZIAŁANIE

Celowe działanie zmierzające do osiągnmięcia pożądanego stanu rzeczy

str. 264-266

Kultura organizacyjna

Stosunki pracy

System informacyjny

Elementy innych funkcji zarządzania

ANALIZA PRACY

Analiza stanowiska

Analiza instytucji

Analiza otoczenia

Ustalenie źródeł rekrutacji

Rekrutacja

Identyfikacja wymagań kwalifikacyjnych, ustalenie i hierarchizacja kryteriów doboru

Analiza i dobór metod badania kandydatów

Badanie przydatności kandydatów

Wybór kandydatów nadających się do pracy

Czynności formalne związane z przyjęciem do pracy

Ocena personelu

1. całościowa ocena personelu

2. indywidualna ocena pracowników

Aktywizowanie personelu

1. kierowanie ludźmi przez przełożonych

2. wybór odpowiedniego stylu kierowania

3. motywowanie

4. funkcja socjalna

Formowanie personelu

1. ustalanie pożądanego potencjału

2. rekrutacja

3. dobór

4. integracja

5. przemieszczenia

6. zwolnienia

Doskonalenie personelu

1. szkolenie wewnętrzne

2. samodoskonalenie

Sprzężenia zwrotne

---