Izabela KUDELSKA*

MODUŁY FINANSOWO - KSIĘGOWE W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH ZARZĄDZANIA JAKO NARZĘDZIE ROZWOJU PRZEDSIĘBIORSTWA

Małe i średnie przedsiębiorstwa coraz częściej sięgają po systemy informatyczne. Systemy te doskonale wkomponowały się w polski krajobraz gospodarczy. Celem artykułu jest ukazanie istoty i struktury systemów informatycznych a w szczególności zawartych w nich modułów finansowo - księgowych. Moduły te stały się najbardziej rozpowszechnionymi i najchętniej kupowanymi modułami na rynku oprogramowania dla małych lub średnich przedsiębiorstw.

Słowa kluczowe: systemy zintegrowane, moduły finansowo - księgowe, koszty

1. WSTĘP

W dzisiejszym świecie można zaobserwować ostrą walką konkurencyjną. Nie wystarczy tylko zarejestrować firmę ale przede wszystkim analizować nasze otoczenie konkurencyjne, ludzkie zachowania - potrzeby, analizować własne koszty, analizować sprzedaż, dostawy itd., to wszystko dopiero ma na celu podejmowanie trafnych decyzji. Jednym z narzędzi, które mogą służyć kierownictwu danej jednostce gospodarczej podejmować decyzje są systemy informatyczne. I jednym z główniejszych zadań owych systemów informatycznych jest pomoc w analizowaniu a następnie w podejmowaniu decyzji, które z kolei mają na celu rozwój przedsiębiorstwa i przynoszeniu zysków. Jednak cóż to jest zintegrowany system informatyczny? Każdy system, który jest prawidłowo zintegrowany a także, co jest bardzo ważne prawidłowo obsługiwany, dostarcza wiele cennych informacji w bardzo krótkim odstępie czasowych, które są istotne
w analizowaniu i w podejmowaniu decyzji. Systemy takie dają możliwość profesjonalnego zarządzania przedsiębiorstwem.

O zintegrowanych systemach mówimy wtedy, kiedy jest między nimi odpowiedni przepływ danych i sygnałów sterujących. Działanie takiego systemu oparte jest na technologii komputerowej i właśnie ta technologia warunkuje funkcjonowanie takiego systemu. Termin zintegrowany system informatyczny oznacza: „modułowo zorganizowany system informatyczny, obsługujący wszystkie lub większość sfer działalności przedsiębiorstwa (marketing, zaopatrzenie, techniczne przygotowanie produkcji, sterowanie, dystrybucja, sprzedaż, gospodarka remontowa, finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi).” [4], tzn., że system składa się z kilku mniejszych systemów, które w wyniku połączenia ich działania tworzą jeden system i jako jego elementy zdążają do określonego celu. Zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem jest systemem zbudowanym modułowo. I obejmuje on wszystkie sfery działalności jednostki gospodarczej (a przynajmniej powinien): począwszy od planowania poprzez produkcję, sprzedaż, czy też gospodarkę serwisową. Taka budowa modułowa ma wiele cech pozytywnych a jedną z nich jest możliwość wdrożenia tylko tych składników, które ze względu na charakter jednostki gospodarczej, jego działalność są niezbędne, czy też przydatne. Systemy modułowe są bardzo elastyczne, gdyż łatwo dostosowują się do warunków otoczenia, które się wciąż zmieniają. Do takich systemów można dodać nowe moduły, bądź, co także jest bardzo ważne, modyfikować już istniejące. Jednak należy pamiętać, iż w systemach zbudowanych modułowo wprowadzając nieprawidłowe, błędne dane - informacje w jednym module spowoduje jej błędne przetworzenie w następnych modułach. I w efekcie zniekształcenie informacji końcowej, na której może opierać przyszłe informacje zarząd danej jednostki gospodarczej.

Bardzo istotnym elementem, który ma wpływ na konkurencyjność zintegrowanych systemów jest: obsługa, niezawodność i prostota instalacji, jakość realizacji. Jednak zastosowanie systemów w zarządzaniu firmą wiąże się ze zmianami organizacyjnymi. A zmiany te odnoszą się nie tylko do procesów działalności podstawowej, czy też do procesów obsługi klienta, ale też do zmian organizacyjnych w firmie. Należy wspomnieć, iż wprowadzenie systemów informatycznych w większym stopniu odciąża osoby na danym stanowisku
w firmie, jednak czasami zdarza się, że odciążenie następuje w 100%, co niesie
za sobą skutki zwolnienia danego pracownika z danego stanowiska
w przedsiębiorstwa.

Rozwój systemów tego rodzaju przebiegał wielotorowo, co wynikało
z faktu, że początki były związane ze wspomaganiem poszczególnych działów przedsiębiorstwa. Jednak systemy informatyczne można sklasyfikować na kilka sposobów: według poziomu organizacyjnego, według głównych obszarów funkcjonalnych, według architektury tych systemów. Pomimo wszystko rozróżnić można: systemy informacyjne zarządzania - Management Information Systems (MIS), zintegrowane systemy informatyczne - Computer Integrated Manufacturing (CIM), systemy wspomagania decyzji - Decision Support Systems (DSS), systemy informacyjne kierownictwa - Executive Information Systems (EIS), systemy oparte na bazach wiedzy - Knowledge Based Systems, systemy eksperckie - Expert Systems. Każdy z tych systemów ma własną specyfikację i co ważniejsze odgrywa istotną rolę we wspomaganiu procesów zarządzania przedsiębiorstwem.

2. ZINTEGROWANE SYSTEMY INFORMATYCZNE

Dziś można zauważyć bardzo szybki rozwój myśli informatycznej
w zarządzaniu a na szczególną uwagę zasługuje postęp informatyczny w dziedzinie rachunkowości. Te systemy wspierają działalność jednostki gospodarczej z zakresu księgowości, czy też gospodarki materiałowej, zaopatrzenia lub planowania
i sterowania produkcją. W dużym stopniu systemy wspomagają księgowość firmy jednak nie zastąpią one ani wiedzy księgowej ani też nie zastąpią ich umiejętności, ponieważ program informatyczny ma być tylko pomocniczym narzędziem, które ma dostarczyć dane do sprawozdań czy też ułatwić ich przygotowanie a nie być buforem bezpieczeństwa dla niewiedzy pracowników, lub też nie zastąpi (i nie może zastąpić) osoby, która jest odpowiedzialna za ich sporządzenie.

A rachunkowość jest procesem rejestrowania, klasyfikowania
i podsumowywania finansowych działań organizacji. Mówiąc o rachunkowości możemy wyróżnić rachunkowość finansową oraz zarządcza. Rachunkowość finansowa polega na dostarczaniu informacji dla użytkowników spoza przedsiębiorstwa, takich jak organy kontrolne, inwestorzy, urzędy skarbowe. Natomiast rachunkowość zarządcza dostarcza informacje finansowe potrzebne do planowania, kontroli działalności i podejmowania decyzji dla zarządu danej jednostki gospodarczej.

Rachunkowość komputerowa może obejmować całość problemów księgowych dla konkretnego typu działalności lub też może składać się z poszczególnych podsystemów, które potrafią działać autonomicznie. Przedsiębiorstwo może zakupić cały system finansowo - księgowy bądź jeden z modułów, np.: moduł dotyczący rozliczeń z dostawcami i z odbiorcami, czy też moduł finansowo - księgowy.

Systemy zarządzania (MIS) stały się bardzo ogólną kategorią. Dawniej określano te systemy jako Systemy Informatyczne Zarządzania - SIZ.
A definiowano te programy jako programy, które zapewniają podmiotowi gospodarczemu efektywne gromadzenie danych oraz organizację i sprawny dostęp do danych. Do systemów tych można zaliczyć: kadry - płace, finansowo - księgowe, programy magazynowe. Wszystkie te systemy są powszechnie stosowane niezależnie od wielkości czy rodzaju danej firmy. Systemy te są oparte na bazach danych a dokładniej na hurtowniach danych, które pozwalają
na magazynowanie danych przedsiębiorstwa oraz dostęp do nich i ich przetwarzanie. Bardzo ciekawym i ważnym rozwiązaniem jest przyłączenie systemów informatycznych zarządzania do sieci internetowych i w ten sposób tworząc elastyczne środowisko dostępu do informacji i przetwarzania.

Dzisiejsze systemy informatyczne, które wspierają zarządzanie przedsiębiorstwem można podzielić na kategorie, które wymienił pan Witold Tomasz Bielecki w książce pt.: „Informatyzacja zarządzania” [3]:

- Systemy nowoczesnego biura - Office Automation System (OAS)

- Systemy informacyjne zarządzania - Management Information Systems (MIS)

- Systemy transakcyjne - Transaction Processing Systems (TPS)

- Systemy wspomagające zarządzanie produkcją - Manufacturing Resource Planning (MRP II)

- Systemy sterowania i zarządzania produkcją - Manufacturing Executing Systems (MES)

- Zintegrowane systemy zarządzania - Computer Integrated Manufacturing (CIM)

- Systemy wspomagania decyzji - Decision Support Systems (DSS)

- Systemy wspomagania zarządzania - Management Support Systems (MSS)

- Systemy informacyjne kierownictwa - Executive Information Systems (EIS)

- Systemy wspomagające kierownictwo - Executive Support Systems (ESS)

- Systemy eksperckie - Expert Systems (ES)

Na rynku istnieje także dużo systemów, które także wspomagają funkcje zarządzania a w przedsiębiorstwach występują jako oddzielne programy. Poza tym autor książki podał przykłady i mogą być tutaj:

- Wspieranie prac projektowych i inżynierskich:

1. CAD - Computer Aided Design,

2. CADD - Computer Aided Design and Drafting,

3. CAE - Computer Aided Engineering

- Wspomaganie planowania i harmonogramowania:

1. CAP - Computer Aided Planing

- Wspieranie kontroli jakości:

1. CAQ - Computer Aided Quality Assurance

To tylko część wymienionych „produktów informatycznych”, które odgrywają dużą rolę we wspomaganiu procesów zarządzania w przedsiębiorstwie. A dziś programiści piszą programy, które łączą cechy wszystkich omawianych programów. Występują one pod nazwą komputerowe systemy wspomagania zarządzania - Management Support Systems (MSS). W polskiej literaturze można spotkać nazwę tych systemów jako zintegrowane systemy zarządzania. Te systemy są kierowane do wszystkich odbiorców i obejmują wszystkie postacie zarządzania [3].Na dzień dzisiejszy można zauważyć rosnącą konkurencję i ciągle zmieniające się potrzeby i gusta klientów, dlatego tak ważne jest, aby komputerowe systemy wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem wykazywały się cechą elastyczności. Firmy wdrażają systemy, ponieważ dziś liczy się informacja, która pozwala na szybkie zareagowanie na potrzeby rynku. Natomiast podejmowanie działania
w przedsiębiorstwie jest związane z kosztami. A obecnie to obniżenie kosztów jest kluczem utrzymania pozycji firmy na rynku.

2.1. Plusy korzystania z Systemów Informatycznych Zarządzania

Wiele przedsiębiorstw sięgnęło już po rozwiązania informatyczne, które wspomagają ich działalność gospodarczą. A do ważniejszych korzyści
z zastosowania rozwiązań informatycznych - Systemów Informatycznych Zarządzania zaliczymy [7]:

- Informowanie kierownictwa firmy na różnych poziomach zarządzania,

-Wyższe jakościowo wspomaganie decyzji,

- Kontrolowanie kosztów w oparciu o ich pomiar w miejscu powstania,

- Analizy finansowe, prognozy zarówno krótko jak i długoterminowe,

- Zarządzanie materiałami, surowcami, produktami wytworzonymi przez przedsiębiorstwo.

Jednak nie wymieniłam tutaj wszystkich korzyści jakie wynikają ze wdrożenia systemów informatycznych. A każde wdrożenie pozwala i pomaga przedsiębiorstwu odpowiednio rozwijać się na rynku.

2.2. Systemy finansowo księgowe

Tak jak wspomniałam wcześniej systemy informatyczne składają się
z modułów. I jednym z modułów jest moduł finansowo - księgowy, który jest jednym z najstarszych i najbardziej stosowanym modułem w przedsiębiorstwach. Systemy te pozwalają na rejestrowanie, raportowanie transakcji oraz zdarzeń gospodarczych i przepływ funduszy w danym przedsiębiorstwie [6].

W tym systemie możemy z ewidencjonować dane o zmianach stanu składników majątkowych w przedsiębiorstwie. A ogólnie ujmując polega na wprowadzaniu, gromadzeniu, klasyfikowaniu oraz interpretowaniu transakcji gospodarczych. Wszystkie zapisy trafiają do księgi głównej, która jest połączona
z innymi pozostałymi modułami informatycznymi w danym przedsiębiorstwie. Bardzo często można spotkać opinię o tym module, iż jest to jądro systemu informatycznego [6]. A schemat połączeń wewnątrz systemu F - K z innymi modułami przedstawia Rys. 1.

Dane w księdze głównej przechowywane są w czterech kluczowych kategoriach:

- Aktywa,

- Pasywa,

- Przychody,

- Koszty.

Rys. 1: Schemat organizacyjny systemu F - K[5].

Dane te znajdują się na kontach, które są zbiorem zawierającym finansowe dane, które zostały uzyskane podczas działalności w okresach rozliczeniowych a także o wydatkach i kosztach jakie wystąpiły w tym samym roku rozliczeniowym w danym przedsiębiorstwie. W module finansowo - księgowym została zachowana zasada podwójnego księgowania. Ta zasada mówi nam o tym, iż należy wszystkie zdarzenia ekonomiczne odzwierciedlać na co najmniej dwóch kontach księgi głównej.

W module finansowo - księgowym można wygenerować następujące dokumenty:

- Plan kont,

- Stany poszczególnych kont,

- Bilanse w różnych ujęciach,

- Rachunki zysków i strat,

- Rejestry rozliczeń.

2.3. Techniczne przygotowanie produkcji

W rachunkowości bardzo ważna jest księga główna, która w modułach także jest podstawowym generatorem większości danych. Dane pobiera z wewnętrznych modułów F - K i pozostałych programów ewidencyjnych, np.: kadrowo - płacowych, logistycznych czy też sprzedaży. Wewnętrzne moduły są kanałami informacyjnymi dla księgi głównej, która może na bieżąco aktualizować stany kont. I tak jak w tradycyjnej rachunkowości w informatycznym module finansowo - księgowym na zakończenie roku rozliczeniowego następuje „zamknięcie księgi” oraz sporządzenie próbnego bilansu. Można także sporządzić w różnorakich ujęciach analizy dla kierownictwa, zarządu danej jednostki gospodarczej. Jednak nie tylko z księgi głównej możemy tworzyć raporty lecz również z każdego podsystemów systemu finansowo - księgowego.

Bardzo ważnym modułem jest także moduł rozliczenia należności. Moduł ten rejestruje należności wszystkich wprowadzonych klientów względem przedsiębiorstwa. W module tym można utworzyć miesięczne wydruki bilansowe
a także raporty o klientach [5]. Taki system prowadzenia należności ma ogromny wpływ na terminowość, ponieważ:

- Może nas poinformować o niedotrzymanych terminach,

- Przygotuje odpowiednie dane zawarte w fakturach,

- Informuje o uzyskanych środkach finansowych [5].

Te wszystkie korzyści płynące z prowadzenia komputerowego należności pomagają zarządzać wynikami, jakie powstają ze sprzedaży.

Kolejnym i także ważnym modułem jest moduł rozliczanie zobowiązań. Moduł gromadzi dane o płatnościach - zobowiązaniach wobec dostawców. Rejestracja tych zdarzeń następuje w systemie sprzedaży. A rozliczenie zdarzeń - operacji sprzedaży jest realizowane w module finansowo - księgowym, który prowadzi rozliczenia zobowiązań [5].

Moduł rozliczanie zobowiązań pomaga nam prowadzić zobowiązania wobec dostawców terminowo, kontrolować na bieżąco płynność finansową. System pomaga nie tylko księgowemu lecz również dostarcza informacje dla kierownictwa do analiz zobowiązań, wydatków, zakupów, itd.

Można w bardzo łatwy sposób zauważyć, iż sam moduł finansowo - księgowy czerpie informacje, które są generowane przez inne programy, np.: system kadrowo - płacowy, system logistyczny, system sprzedaży. I te wszystkie podmoduły tworzą środowisko systemu finansowo - księgowego.

3. PODSUMOWANIE

Zintegrowany System Informatyczny to komputerowa forma wspomagania zarządzania w danej jednostce gospodarczej. To system modułowo zorganizowany, który obsługuje wszystkie poziomy działalności danego przedsiębiorstwa.
A najbardziej rozpowszechnionym i jednocześnie bardzo ważnym jest moduł Finansowo - Księgowy. Moduł ten pozwala zorientować się w działalności firmy
i dostarcza informacji do analiz dla ustalenia pozycji firmy na rynku. Moduły finansowo - księgowe pozwalają w prosty i szybki sposób wykonywać zasadnicze operacje księgowe - od budowania kont przez księgowanie do automatycznych raportów, bilansów czy też raportów zamknięcia.

LITERATURA

1. Adamczewski P., Wdrożeniowe uwarunkowania zintegrowanych systemów informatycznych, Wyd. MIKOM, Warszawa 1998.

2. Adamczewski P., Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce, Wydanie II, Wyd. MIKOM, Warszawa 2003.

3. Bielecki W. T., Informatyzacja zarządzania, PWN, Warszawa 2001.

4. Kijewska A., Systemy informatyczne w zarządzaniu, Wyd. Politechniki Śląskiej, Gliwice 2005.

5. Nowicki A. (red.), Wstęp do systemów informacyjnych zarządzania w przedsiębiorstwie, Wyd. Politechniki Częstochowskiej, Częstochowa 2002.

6. Wojtania T., Systemy informatyczne zarządzania, Materiały konferencyjne - Komputeryzacja rachunkowości w świetle ustawy o rachunkowości, Wyd. Politechniki Częstochowskiej, Częstochowa 1997.

7. Niziński St., Żółtowski B., Informatyczne systemy zarządzania eksploatacją obiektów technicznych, Wyd. Markar, 2002.

* Politechnika Poznańska

8

Izabela Kudelska

7

Moduły finansowo - księgowe w systemach informatycznych zarządzania jako narzędzie rozwoju przedsiębiorstwa

Logistyka 1/2007

System sprzedaży

Zamówienia

System sprzedaży

Zamówienia

System logistyczny

Kontrola zapasów

System logiczny

Kontrola zapasów

System środki trwałe

Amortyzacja

Zamówienia

i trwałe

Amortyzacja

System KP

Lista płac

System środki trwałe

Amortyzacja

System KP

Lista płac

System F - K

Rozliczenie zobowiązań

Raporty finansowe

Rozliczenie należności

Księga Główna

---