Podstawy organizacji i kierowania

Wykład IV

Efektywność działania organizacji zależy efektywności decydenta.

Wiedza syntetyzuje się w formie teorii. Wiedza to dwa elementy:

• Fakty, dane o faktach,

• Reguły korzystania z tych faktów.

Jeżeli potrafimy zgromadzić wszystkie fakty i reguły korzystania z nich to mamy matematyczny model wiedzy.

Klasa systemów Eksperckich - od standardowych systemów różnią się podstawowymi cechami. W standardowym systemie przetwarzamy dane, a w systemie ekspertowym przetwarzamy wiedze. Cechą wiedzy jest rozrastanie się, nabywanie wiedzy. Cechą systemów ekspertowych jest umiejętność pozyskiwania wiedzy, natomiast systemy tradycyjne umieją pozyskiwać jedynie dane.

Chcąc zapobiec przeróżnym wypadkom, lub przygotować się do nich, trzeba skontaktować się z ekspertami w tej dziedzinie, aby zdobyć od ich wiedze. Wiedze ta można sformalizować, stworzyć system ekspertowy. Robimy to po to, by obniżyć koszty i zachować tą wiedzę. Każda instytucja ma coś w rodzaju pamięci instytucjonalną, zawartą w ludziach pracujących w danej instytucji. Aby zachować ta wiedzę trzeba ją sformalizować.

Aby projektować takie systemy trzeba mieć doskonałą wiedze:

• Przedmiotową (tematyczna),

• Informatyczną (narzędziową),

• Matematyczną(metodyczna).

Wiedzy często nie da się w sposób formalny opisać.

Cele najwyższego rzędu i cele elementarne.

Cele najwyższego rzędu, to główne organizacyjne wartości. Najwyższym celem organizacji jest przetrwać i rozwijać się. Cele główne dekomponują się na pod cele, cele mniej szczegółowe. Celem podrzędnym jest zrównoważony rozwój. Z celem nadrzędnym skorelowane jest dostęp do zasobów potrzebnych do istnienia i rozwoju (wiedza, finanse (zasoby materialne i nie materialne). Celem podrzędnym tez może być maksymalizacja zysku (dla organizacji rynkowych). Celem może być też maksymalizacja budżetu (dla organizacji nie dochodowych np.: szkolnictwo). Celem może być wytwarzanie społecznie potrzebnych dóbr i usług (na rzecz otoczenia).

Kolejnym poziomem są konkretne działania, konkretne zamierzenia. Można je nazwać celami najniższego poziomu.

Decyzje które zapadają w firmie, mają charakter decyzji strategicznych, i charakter konkretnych decyzji. Od decyzji strategicznych zależy przetrwanie firmy. Z realizacją konkretnych celów wiążą i decyzję. Najważniejsze są decyzje strategiczne, ponieważ skutki źle podjętych decyzji strategicznych przenoszą się na wszystkie poziomy decyzyjne. Skutki źle podjętych decyzji strategicznych są bardzo kosztowne. Proces odkrywania celów strategicznych jest uwarunkowany i ograniczony, jeśli ich nie uwzględnimy to proces decyzyjny będzie ułomny.

Odkrywanie i formułowani celów organizacji jest najistotniejsza funkcja zarządzania. Od celów strategicznych zależy wszystko, a przede wszystkim to czy organizacja przetrwa i będzie się rozwijała.

W odniesieniu do podsystemu technicznego używa się pojęcia sterowanie, a do systemu społecznego zarządzanie. System techniczny jest łatwiejszy do skierowania, ponieważ jest zaprogramowany. Najbardziej zawodnym elementem podsystemu społecznego jest człowiek.

Proces zarządzania zależy od wielu przyczyn .Bardzo wiele zależy od osobowości decydenta.

Kierowanie

Kierowanie jest procesem, który obejmuje:

• Planowanie - obmyślanie celów i sposobu działań, oparte na wiedzy, metodzie i logice, nie na intuicji,

• Organizowanie - koordynacja ludzkich i materialnych zasobów,

• Przewodzenie - motywowanie i wpływanie na podwładnych,

• Kontrolowanie - wykrywanie przyczyn stanu rzeczy, poprawianie i korygowanie sytuacji.

Każdy decydent na swoim stanowisku powinien wykonywać najdokładniej funkcje które mu podlegają.

Organizacje przezwyciężają granice naszych możliwości jako jednostek. Umożliwiają nam osiągniecie celów, które bez nich było by trudniejsze lub niemożliwe. Organizacje przechowują wiedzę, o sobie, ale też o zachowaniach innych organizacji. Wiedza ta ma cechę instytucjonalnej pamięci. Organizacja, nie może dłużej przetrwać bez wiedzy. Organizacje służą do robienia karier.

Kierownicy przede wszystkim pracują z ludźmi i przez ludzi. Stanowią istotne kanały komunikacji, kanały werbalne w organizacji. Są odpowiedzialni za wszystko w organizacji i ponoszą odpowiedzialność. Doprowadzają do równowagi miedzy konkurencyjnymi celami i ustanawiają stosowne priorytety. Kierownicy musza myśleć analitycznie i syntetycznie.

Decydenci powinni być rozjemcami, politykami, dyplomatami. Powinni być symbolami, uosabiać sukcesy i porażki organizacji. Decydentowi powinna towarzyszyć autorefleksja. Efektywność kierownika mierzy sprawność i skuteczność. Sprawność to robienie rzeczy we właściwy sposób. Efektywność to robienie właściwych rzeczy.

Cechy doskonale zarządzanych organizacji:

1. Skłonność do działania (raczej robić cokolwiek niż poddać się kolejnym cyklom ewolucji organizacji). Jeśli organizacja nic nie robi to nie przetrwa.

2. Ciągła i permanentna analiza otoczenia (trzymanie się blisko klienta, nabywcy, petenta).

3. Autonomia i przedsiębiorczość. W każdej organizacji powinna być jak największa autonomia, ponieważ autonomia zwiększa efektowność ludzi. Doskonałe organizacje są wydajne dzięki ludziom, ich praca ma wpływ na działanie organizacji.

4. W doskonałych organizacjach ma miejsce motywowanie prze wartości.

5. Trzymanie się swojej specjalności i jej doskonalenie.

6. Doskonała organizacja ma proste struktury.

7. Jednoczesna dyscyplina i swoboda. W doskonałej organizacji muszą być dokładnie określone obszary swobody i dyscypliny

8. Cechą doskonałej organizacji jest wyłączność na technologię, na wiedzę.

Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

J1

J2

Decydent

Zał

---