Ćw. z Org.1. mgr B.Surma
Zasady organizacji imprez w hotelu.
W większości dużych hoteli(ok. 200 pokoi) odpowiada za org. imprez Dział Bankietów+ Kelnerzy, natomiast w mniejszych zajmuje się tym kierownik sali, rezerwacja/ recepcja oraz kuchnia+ Kelnerzy. Klient zainteresowany bankietem jest zazwyczaj traktowany nieco inaczej niż pozostali. Zaprasza się takiego do biura Działu Bankietów lub restauracji i częstuje małym czymś (kawa, herbata, ew. jakiś smakołyk w minimalnej ilości).Jeżeli impreza zostanie już raz zarezerwowana i potwierdzona to nie ma możliwości (według honorowego postępowania) żeby hotel ją odwołał, bądź zmienił ceny już ustalone (bez uszczerbku na reputacji).
Co warto mieć `na wyposażeniu' hotelu, jeżeli mamy w planie organizowanie imprez:
-meble zwartego składowania (rozkładane stoły; krzesełka, które można poustawiać jedno na drugi, itp.);
-przygotowane z góry tzw. plany stołów, ofertę wszelkiego możliwego ustawienia stołów;
-telewizory, magnetowidy, rzutniki, ekrany, telebeamy;
-tablice, pisaki, flip-charty (stojaczki z blokami kartek);
-mikrofony, maszyny do pisania, wskaźniki;
-podium (albo pomysł na podium, np.: powiązane razem skrzynki piwa);
-wybieg na pokazy mody (składany), parawany;
-papeteria konferencyjna, zastawy stołowe, stroje galowe dla personelu;
-zamykane pojemniki do cateringu, akcesoria dekoracyjne;
-tłumacze, sprzęt do tłumaczenia symultanicznego (kabiny dla tłumaczy, mikrofony i słuchawki);
przykładowe ceny w `super ` hotelach polskich:
sala balowa na 324 os.--- 10,5 tys. za dzień + za wszystko dodatkowe opłaty(!!):
hostessa--- 120 zł za godz.; Kelner--- 50 zł za godz.; Dekoracje stołów od 80 do 300 zł; Itd. ... .
Na imprezach super galowych kelnerzy wchodzą na salę wszyscy jednocześnie i tak samo wychodzą- tzw. ilość wejść. Przeciętna ilość wejść na dyplomatycznym obiedzie z średnim menu i średnią `wagą' gości= ok. 20 wejść (jeden kelner obsługuje max 2-3 gości, wchodzą wszyscy jednocześnie, stają za `swoimi' z góry wyznaczonymi gośćmi i na znak jednego, tzw. głównego kelnera wszyscy jednocześnie podchodzą do gości i stołu i ich obsługują, np. nalewają wino, jednocześnie przechodzą do następnego gościa i jednocześnie kończą obsługę, na znak głównego kelnera odwracają się i wychodzą również jednocześnie.
Ewidencja zleceń imprez powinna zawierać:
-numer imprezy w ewidencji;
-nazwisko os. Kontaktowej (jednej osoby z firmy klienta, z którą wszystko się ustala, jej wszelkie dane kontaktowe), podpis;
-nazwa firmy;
-rodzaj imprezy (np.: bankiet, zimny bufet, cocktail party, przyjęcie „americam style”, „rustical”, wesele, jubileusz, kongres, sympozjum, szkolenie, stypa, komunia, pokaz mody, degustacja, wystawa, konferencja, odczyt, film, premiera, itd. ... .
-ilość osób;
-termin (data; godz.; jedno-, wielokrotna; od dnia do dnia; od godz. do godz.; ile dni);
-z noclegami?, ile, w jakich warunkach, itd. ...;
-forma płatności;
-jaka sala, inne pomieszczenia;
-zaliczka, Nr asygnaty kasowej;
-menu;
-koszty całkowite i ich akceptacja pisemna;
-opłata za wynajem sali (stałym gościom możemy wynająć salę gratis);
-uzupełnienie wyposażenia, jakie będzie potrzebne;
-czy uznajemy zlecenia za fix;
-nazwisk osoby od nas zajmującej się tą rezerwacją, podpis;
-inne;
na zaproszeniach trzeba wpisać czas trwania imprezy, od godz. do godz.!!!!!!
sposoby ułożenia stołów:
a. b. c. najlepsze!
e.
najgorsze!
Stoły;
Krzesła;
Miejsca honorowe;
Nie powinien nikt siedzieć!
Przyjęcia w czystej postaci:
BANKIET- wystawne, uroczyste, okazjonalne przyjęcie wydawane zwykle dla uczczenia jakiejś osobistości lub uczestników jakiegoś zgromadzenia. Ze względu na szczególnie uroczysty charakter wszyscy jego uczestnicy muszą wykazać się znajomością obyczajów obowiązujących na tego typu przyjęciach. Dotyczy to w równym stopniu gości, jak i personelu obsługi. Każdy gość jest przypisany do określonego miejsca(!), są rozłożone karteczki z nazwiskami, kto gdzie ma siedzieć.
optymalna godz. bankietu- 20.00;
zaproszenia pisemne, najpóźniej 5 dni wcześniej;
potwierdzenie R.S.V.P. (po francusku, potwierdź!!! Koniecznie!!! podane są dane gdzie potwierdzać);
strój galowy;
Na bankiet składają się:
-Aperitif;
-Konsumpcja przy stole- odrębne pomieszczenie;
-kawa/herbata.
APERITIF- kilkunasto minutowy okres, umożliwiający zebranie się wszystkich gości, wzajemne poznanie się, trwa ok. 15 min., odbywa się na stojąco.
- plan stołu;
nie wolna się spóźniać, (jeśli nie zdąży się w czasie aperitifu dotrzeć to lepiej już w ogóle nie wchodzić);
menu bankietowe;
serwis francuski `A'- kelnerzy serwują gościom potrawy na uprzednio położone talerze;
serwis francuski `B'- kelnerzy podają gościom półmiski do samodzielnego pobrania potraw;
KAWA/HERBATA- podane w innym pomieszczeniu. Wolno stojące stoliki, samemu wybiera się miejsce do siedzenia. Panie i panowie idą osobno.
ZIMNY BUFET- stół angielski.
wśród wielu postaci uroczystych przyjęć ważne miejsce zajmuje zimny bufet- inaczej stół angielski;
cecha charakterystyczna- konsumpcja odbywa się na stojąco;
liczba gości często decyduje o wybraniu tej właśnie formy przyjęcia;
przy stole angielskim goście obsługują się sami;
jednym z rodzajów zimnego bufetu jest przyjęcie w stylu „rustical”- na ludowo, często organizowane przez ambasady wielu krajów podkreślające w swoim wystroju, rodzaju potraw i napojów własne, narodowe tradycje;
brak indywidualnych nakryć- grupowe nakrycie, cała zastawa jest ustawiana na innym niż zakąski stole;
menu- przekąski garmażeryjne, możliwość popisu dla kucharzy, przekąski zimne i ciepłe, z tym, że zimne w jednym miejscu, a gorące w innym-nie mieszać!
kelnerzy nie donoszą zakąsków tylko dyskretnie zbierają pozostawione talerzyki i puste już talerze po zakąskach;
PRZYJĘCIE AMERYKAŃSKIE
bazą jest zimny bufet- stół angielski;
rozpoczyna się konsumpcją przy stole angielskim;
w oddaleniu stoją stoły do konsumpcji na siedząco;
liczba miejsc przy stołach nie musi pokrywać się dokładnie z liczbą gości- rzadko się pokrywa;
w trakcie tego przyjęcia można się dyskretnie ulotnić przed zakończeniem, czego absolutnie nie można zrobić np.: na bankiecie!
kelnerzy nie donoszą zakąsków tylko dyskretnie zbierają pozostawione talerzyki i puste już talerze po zakąskach;
COCKTAIL-PARTY
mniej zobowiązujące;
przyjęcie na stojąco w godz. 17-18 trwające około 2 godz.;
zaproszenia z 2 tyg. Wyprzedzeniem;
nie trzeba potwierdzać obecności;
napoje i zakąski podawane są bez przerwy- kelnerzy!, na tacach;
w trakcie tego przyjęcia można się dyskretnie ulotnić przed zakończeniem, czego absolutnie nie można zrobić np.: na bankiecie!
Cocktail menu:
napoje- trunki i chłodzące;
nie ma piwa!!!!;
zimne i gorące przekąski są podawane w super mini porcjach- na jeden mały kęs, roznoszone przez kelnerów- hostessy na tacach- platerach;
szykuje się max około 200-250 gram jedzenia na osobę!
SPOTKANIE ROBOCZE- SEMINARIUM- PREZENTACJA
`przerwy kawowe' w `obradach', planowane, w zasadzie samoobsługowe;
skromny bufet kawowy w odrębnej sali lub przed salą konferencyjną;
przerwa na obiad/ lekki/ na siedząco lub stojąco;
napoje zimne na stole konferencyjnym;
LAMPKA WINA
w godz. 12-13 na stojąco;
menu: lampka wina, b. skromne, drobne przekąski, napoje bezalkoholowe, lekkie alkohole;
możliwe do przyjęcia gości w innych porach dnia, elastyczne;
Catering:
świadczenie usług poza zakładem gastro;
NIESTETY W TYM MOMENCIE CHYBA PRZYSNĘŁAM, BO BRAKUJE MI DALSZYCH NOTATAK NA TEMAT CATERINGU:(-jakieś pół strony w zeszycie;
Współpraca z recepcją hotelową przy org. imprez zleconych:
dodatkowa recepcja z dyżurem przedstawiciela organizatora;
listy imienne, przydział pokoi,
przekazanie gościom materiałów info/ upominki od organizatora;
zasady płatności- extasy;
przygotowanie sal konferencyjnych zgodnie z życzeniem organizatorów;
udzielanie info imprezie w oparciu o materiały dostarczone przez org.;
KONIEC PIERWSZYCH ĆW!!