:: Trik 1. Oznaczenie różnic pomiędzy dwiema kolumnami
:: Trik 2. Wyśrodkowanie bez konieczności scalania komórek
:: Trik 3. Wyznaczanie cen detalicznych towarów
:: Trik 4. Błyskawiczne wprowadzanie tekstów do kolejnych komórek
:: Trik 5. Usuwanie całych wierszy zawierających określony tekst
Trik 1
Oznaczenie różnic pomiędzy dwiema kolumnami
Pobierz plik z przykładem
W jednej z kolumn arkusza wpisane są identyfikatory towarów, które znajdowały się w magazynie w minionym miesiącu. W drugiej kolumnie wymienione są numery magazynowe towarów z bieżącego miesiąca. Chcesz się dowiedzieć, które towary występują tylko na liście z bieżącego miesiąca. Aby je szybko oznaczyć, proponujemy zastosować formatowanie warunkowe.
Rys. 1. Oznaczenia towarów znajdujących się w magazynie
=> W tym celu:
1. Zaznacz cały zakres komórek w tabeli, zawierający oznaczenia z bieżącego miesiąca (w przykładzie: A2:A16), a następnie wywołaj z menu Format polecenie Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne i w grupie poleceń Style wskaż Formatowanie warunkowe/Nowa reguła).
2. W wyświetlonym oknie dialogowym w sekcji Warunek 1 wybierz opcję Formuła jest (w Excelu 2007: zaznacz opcję Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować), a następnie w polu formuły wprowadź:
=LICZ.JEŻELI($B$2:$B$14;A2)=0
3. Kliknij przycisk Formatuj i określ sposób wyróżnienia komórek spełniających kryterium.
Rys. 2. Tworzenie reguły formatowania w Excelu 2007
Po zatwierdzeniu ustawień otrzymasz oczekiwany efekt. Oznaczone zostały te identyfikatory towarów, które znajdują się na liście dotyczącej bieżącego miesiąca, ale nie ma ich na liście z poprzedniego okresu.
Rys. 3. Różnice zostały oznaczone
Trik 2
Wyśrodkowanie bez konieczności scalania komórek
Pobierz plik z przykładem
Bardzo często się zdarza, że tytuł raportu przygotowanego w arkuszu jest umieszczany bezpośrednio nad danymi. Aby wyglądał estetycznie, jest wyśrodkowywany względem zestawienia. Efekt ten jest najczęściej osiągany poprzez scalenie komórek w wierszu z treścią tytułu i późniejsze wyśrodkowanie. Niestety, taka operacja może powodować problemy przy przeprowadzaniu dalszych analiz, dlatego proponujemy skorzystanie z lepszego sposobu wyśrodkowania tytułu raportu. Przykładowe dane przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Tytuł wyrównany do lewej
=> W tym celu:
1. Zaznacz zakres komórek A1:D1 i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1, aby otworzyć okno Formatowanie komórek.
2. Przejdź w nim do zakładki Wyrównanie i w sekcji Wyrównanie tekstu, z rozwijanej listy Poziomo, wybierz pozycję Wyrównaj zaznaczenie do środka.
Rys. 2. Okno formatowania komórek
Po zatwierdzeniu przyciskiem OK uzyskasz żądany efekt: tytuł został wyśrodkowany bez konieczności scalania zakresu komórek.
Rys. 3. Wyśrodkowany tytuł bez scalania komórek
Trik 3
Wyznaczanie cen detalicznych towarów
Pobierz plik z przykładem
Załóżmy, że przygotowujesz cennik towarów na kolejny rok. Chcesz wyznaczyć ceny detaliczne dla klientów indywidualnych, w których zawsze występuje na końcu 99 groszy. W jaki sposób szybko uzyskać takie ceny?
Jeżeli potrzebujesz wyznaczać pojedyncze ceny produktów, w pierwszej kolejności zbuduj arkusz widoczny na rysunku 1.
Rys. 1. Arkusz do wyznaczania cen
=> Aby wyznaczyć cenę:
1. W komórce B6 zastosuj następującą formułę:
=ZAOKR.DÓŁ(B3;2-B4)+B5/100
Rys. 2. Formuła zwróciła poprawny wynik
Wyjaśnienie działania formuły:
Wykorzystana w formule funkcja ZAOKR.DÓŁ zaokrągla podaną liczbę w dół, w kierunku zera. Przy czym drugi argument określa liczbę cyfr, do ilu liczba ma być zaokrąglona. W formule argument ten został ustalony na dwa miejsca po przecinku, jednak wartość ta jest zmniejszana o wartość komórki B4, co powoduje, że cena jest w rzeczywistości zaokrąglana do liczby cyfr odpowiadającej tej różnicy. Zaokrąglona wartość jest następnie uzupełniana o końcówkę ustaloną w komórce B5.
Trik 4
Błyskawiczne wprowadzanie tekstów do kolejnych komórek
Pobierz plik z przykładem
W Excelu prowadzisz różnego rodzaju rejestry, do których dane wpisujesz ręcznie. Na pewno zdarza Ci się wprowadzać do jednej kolumny teksty, które występują już w komórkach powyżej. Okazuje się, że wcale nie trzeba wprowadzać wszystkich danych. Te wartości tekstowe, które już występują powyżej, możesz dodawać jednym kliknięciem myszy.
Rys. 1. Dane firm wprowadzane do kolejnych komórek
=> Aby nie wpisywać ponownie ręcznie nazwy firmy Bilsa, wykonaj następujące czynności:
1. Kliknij pierwszą pustą komórkę w kolumnie A (w przykładzie A7).
2. Na klawiaturze wciśnij kombinacją klawiszy lewy Alt + Strzałka w dół.
Pojawi się lista nazw firm znajdujących się powyżej jak to przedstawia rysunek 2.
Rys. 2. Lista nazw firm
3. Kliknij nazwę na liście, a zostanie błyskawicznie wstawiona do komórki.
Uwaga
W ten sposób możesz wprowadzać tylko wartości tekstowe. Ponadto komórka, w której chcesz rozwinąć listę, powinna się znajdować bezpośrednio poniżej ostatniego wpisu w kolumnie.
Trik 5
Usuwanie całych wierszy zawierających określony tekst
Pobierz plik z przykładem
Czasami pomiędzy istotnymi zestawami wartości znajdują się te mało ważne lub niekompletne. Jeśli chciałbyś z nich oczyścić tabelę składającą się z kilkuset wierszy, to na ręczne wykonanie takiego zadania stracisz dużo czasu. Jeżeli wiersze przeznaczone do usunięcia zawierają w którejś z komórek powtarzający się wpis, możesz pozbyć się ich automatycznie. Do tego celu nie musisz używać makra czy formuły pomocniczej. Wystarczy kombinacja kilku podstawowych poleceń Excela.
Z przykładowej tabeli przedstawionej na rysunku 1 należy usunąć wszystkie wiersze, w których znajduje się oznaczenie N/A.
Rys. 1. Niektóre wiersze należy usunąć
=> Aby to szybko zrobić:
1. Kliknij dowolną komórkę w obrębie zestawienia i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + Shift + 8. Całe zestawienie powinno zostać podświetlone.
2. Wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + F.
3. Oknie dialogowym, które się pojawiło, przejdź do zakładki Znajdź.
4. W polu Znajdź wpisz oznaczenie N/A i kliknij przycisk Znajdź wszystko.
5. Zaznacz jedną ze znalezionych pozycji w okienku wyszukiwania, wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + A, a wszystkie komórki zawierające oznaczenie N/A zostaną podświetlone w arkuszu.
Rys. 2. Komórki z określonym oznaczeniem są podświetlone
6. Kliknij przycisk Zamknij i z menu Edycja wybierz polecenie Usuń (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne).
7. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznacz opcję Cały wiersz i zatwierdź, klikając OK (w Excelu 2007: w grupie poleceń Komórki rozwiń listę obok przycisku Usuń i wskaż Usuń wiersze arkusza).
Rys. 3. Niekompletne wiersze zostały usunięte
|