EFEKTYWNA PRACA W BIURZE

Efektywna praca

Zamęczamy się programując każdą chwilę naszego czasu tak, by była ona wydajna. Pracujemy dłużej i ciężej, co prowadzi nas do poczucia wypalenia, depresji i wielu innych chorób. Jednak to, jak spędzimy nasze 24 godziny na dobę p- zależy wyłącznie od nas. Posiadamy możliwość wyboru, jak zaplanujemy nasz dzień i w jaki sposób wykorzystamy nasz czas wolny, pracę oraz w jaki sposób pokierujemy swoimi codziennymi zadaniami. Gdy wybory zostaną już dokonane, następnym krokiem będzie poświęcenie się procesowi zarządzania i organizowania.

Krok pierwszy efektywnej pracy - wizja dnia

Pierwszym krokiem w organizacji idealnego, odpowiadającego nam dnia pracy jest określenie jego wyraźnej wizji. Można to osiągnąć poprzez odpowiedź na następujące pytania:

Czego chcesz dokonać?
Ile godzin dziennie chcesz pracować?
Z jakimi osobami (zarówno z wewnątrz, jak i z zewnątrz) chcesz współpracować?
Ile niezakłóconego czasu w ciągu dnia chcesz mieć?
Ile czasu poświęcisz na pocztę elektroniczną i rozmowy telefoniczne?
Jakie inne aspekty uczynią twój dzień pracy idealnym?
Jak będziesz się czuć pod koniec tego dnia?

Najważniejszym problemem jest rozróżnienie pomiędzy działaniami zaplanowanymi a działaniami, które pojawiają się na bieżąco i domagają podjęcia jakichś działań. Kluczem do zachowania spokoju i planu dnia jest mówienie "nie". Ustalenie jakim rzeczom, działaniom oraz ludziom możesz powiedzieć "tak" jest konieczne, jeśli chcesz, aby twoje działania w pracy koncentrowały się na ustalonych przez ciebie priorytetach. Czasem trudno jest odmówić, szczególnie gdy mamy do czynienia z szefem, kolegą lub klientem, lecz czas, jakim dysponujesz w pracy, jest ograniczony.

Nauczenie się mówienia "tak" czy "nie" jest równoznaczne z nauczeniem się sztuki negocjacji. Negocjacje to według definicji słownikowej - dyskusja prowadząca do zawarcia porozumienia. Negocjując, komunikujemy się, aby uzmysłowić sobie nawzajem, co będzie najlepsze dla obydwu stron. Nie ma tu miejsca na ślepe zgadzanie się czy odmawianie. Przypomnij sobie przypadek, kiedy ktoś powiedział ci "nie". Jakie czynniki zaważyły na tym, że wydało ci się to do przyjęcia? W jaki sposób było to zakomunikowane? Jakie warianty lub inne rozwiązania były przy tym zaprezentowane? Jakie powody zadecydowały o tym, że nie towarzyszyło ci uczucie złości lub zawodu? Branie pod uwagę każdego poglądu, dochodzenie do wzajemnych ustępstw i znajdywanie rozwiązań jest drogą negocjowania i osiągania porozumień z innymi.

Krok drugi efektywnej pracy w biurze - konsoliduj

Według najnowszych szacunków wykorzystujemy przez większość czasu około 20 % tego, co posiadamy. W takim razie, dlaczego trzymamy te niewykorzystywane 80 procent? To proste - ponieważ myślimy, że może kiedyś będziemy tego potrzebować. Podobnie jest w życiu zawodowym: pozbywanie się informacji może być trudne, gdyż nie wiemy jak przydatne mogą się one okazać w przyszłości. Dlatego też mamy tendencję do trzymania wszystkiego. Jednak przechowywanie każdego fragmentu informacji, z jakim się spotykamy utrudnia nam dostęp do danych, których naprawdę potrzebujemy. Dlatego więc jedną z głównych zasad organizowania jest konsolidowanie informacji, aby pozbyć się rzeczy niepotrzebnych i pogrupować dane, które chcemy zatrzymać.

Aby rozpocząć konsolidację, musisz oczyścić zasoby swoich danych - zarówno te na papierze, jak i dokumenty elektroniczne, materiały do czytania, wizytówki, e-maile - wszystko to czego nie potrzebujesz lub nie używasz. Ta czynność dla niektórych osób jest najtrudniejszą częścią organizowania biura. Może ona nawet powstrzymać cały proces porządkowania danych. Wielu ludzi obawia się zniszczyć informacje, które mogą się im lub ich znajomym później przydać. Nie pozwól, aby taka obawa stanęła ci na drodze porządkowania danych w biurze. Kluczem do przezwyciężenia tego problemu jest bliższe przyjrzenie się obawom i ocena czy są one uzasadnione.

Sześć poniższych pytań pomoże ci ocenić czy informacja jest rzeczywiście potrzebna.

Czy ta informacja ma związek z twoimi bieżącymi działaniami lub projektem, nad którym właśnie pracujesz?
Czy jest to zapis z przeszłości, który może okazać się przydatny do przyszłych kontaktów lub projektów?
Czy wykorzystujesz tę informację regularnie?
Czy dana informacja jest wciąż aktualna?
Jeśli naprawdę potrzebujesz tego zapisu, to czy masz pewność, że nie uzyskasz go w żaden inny łatwy sposób, na przykład od znajomego, z twojej skrzynki e-mailowej, z twardego dysku, z internetu?
Czy przechowywania danych dokumentów wymaga prawo lub polityka twojej firmy?

Oto przykładowe rodzaje danych, które powinieneś skonsolidować w ramach przygotowań do zorganizowania dnia pracy:

informacje dotyczące działań i zadań, jakie masz do wykonania,
notatki dotyczące rozmów telefonicznych i wiadomości z poczty głosowej,
adresy, informacje kontaktowe i wizytówki,
informacje do przeczytania,
notatki ze spotkań,
informacje, które powinny być wprowadzone do oprogramowania zarządzającego danymi,
kartoteki,
projekty.

Krok trzeci efektywnej pracy w biurze - stwórz strukturę systemu przechowywania danych

Tworzenie ogólnego zarysu systemu przechowywania informacji jest procesem podobnym do pisania wypracowania. Najpierw musisz określić, co masz do zorganizowania, zanim to zorganizujesz. Większość pracowników biurowych robi odwrotnie - informacje napływają, a oni wtedy szukają dla nich jakiegoś miejsca w systemie. Archiwizowanie nowej informacji może być frustrujące w przypadku, kiedy nie ma dla niej wyznaczonego miejsca w strukturze systemu przechowywania danych. Posiadając zarys struktury, masz już określone miejsce, w którym będziesz przechowywać wszystkie napływające dane niezależnie od ich postaci. Taka struktura znacznie ułatwia archiwizowanie danych i ich odnajdywanie.

Wzorcowa ogólna struktura archiwizowania danych składa się z trzech lub czterech poziomów. Pierwszy poziom powinny stanowić główne kategorie danych. Mogą się one odnosić do schematu organizacyjnego firmy, działu, do zakresów twoich obowiązków czy projektów. Czasami główne kategorie są kombinacją wszystkich powyższych elementów. Po wypisaniu głównych kategorii musisz się zastanowić, w jaki sposób podzielić każdą z nich na podkategorie.

Poniżej przedstawione zostały przykłady metod wydzielania podkategorii w systemach archiwizacji informacji:

tematycznie - dokumenty są podzielone według tematu lub dziedziny, podobnie do tematycznego podziału w bibliotece,
alfabetycznie - dokumenty są uporządkowane alfabetycznie, mogą to być np. nazwy klientów, dostawców lub nazwiska pracowników,
geograficznie - dokumenty są ułożone według miejsca, którego dotyczą, na przykład kontynentu, kraju, regionu, miasta,
numerycznie - dokumenty są przechowywane w porządku numerycznym, może to być przypisany numer projektu, numer faktury, klienta, pracownika lub numer PESEL,
chronologicznie - dokumenty są ułożone według dat: latami, kwartałami, miesiącami itd.

Określając metodę, według której chcesz utworzyć podkategorie, zastanów się, w jaki sposób chcesz odnajdywać poszczególne dane. Co nasuwa ci się na myśl jako pierwsze podczas szukania konkretnej informacji: nazwa, temat? Załóżmy na przykład, że jedna z twoich głównych kategorii nazywa się „klienci” i zawiera dane dotyczące kontrahentów. Gdy potrzebujesz informacji o klientach, najpierw możesz zidentyfikować ich poprzez miejsce, w którym mają siedzibę, następnie nazwę firmy, a potem poprzez rodzaj projektów lub usług, jakie dla nich wykonałeś. W tym wypadku twoją główną kategorią byliby „klienci”, drugi poziom struktury dzieliłby się na podstawie lokalizacji, na trzecim poziomie byłyby nazwiska lub nazwy firm, na czwartym - podział ze względu na nazwę projektu lub usługi. Podział na podkategorie, na który się zdecydujesz, będzie różny dla każdej z kategorii głównych.

Skorzystaj z rad: