ORGANIZACJA PRAC KONTROLNO-ANALITYCZNYCH

Istota i funkcje kontroli wewnętrznej
zarządzanie jest celową działalnością, przejawiającą się w wykonywaniu następujących funkcji:
-planowania
-organizowania i koordynacji
-motywacji
-kontroli.
Wymienione funkcje są ze sobą sprzężone.

Dzięki sprzężeniu zwrotnemu które jest specyficzna cechą kontroli, jest możliwe oddziaływanie na przyszłość na podstawie wniosków wynikających z kontroli odnoszącej się do przyszłości.

Istotą kontroli jest porównanie.
Porównanie pozwala ocenić realizację (wykonanie) zamierzeń.

W przebiegu kontroli można wyodrębnić następujące fazy:
-stworzenie bazy porównawczej
- poznanie stanu faktycznego
-ustalenie odchyleń w drodze porównania stanu faktycznego z zakładanym
- badanie przyczyn odchyleń.

Szczególnie ważne dla skuteczności i efektywności kontroli ma jakość bazy porównawczej. Porównania mogą być przeprowadzone w następujących płaszczyznach:
-w odniesieniu do założeń
- w czasie
-w przestrzeni.

Porównania w odniesieniu do założeń najczęściej dotyczą planów

Na ich podstawie można ocenią przebieg realizacji zamierzeń oraz stopień osiągnięcia założonego celu.

Planowanie i kontrola wzajemnie się warunkują i uzupełniają

Plany stanowią podstawę wykonania czynności kontrolnych, natomiast kontrola pozwala ujawnić ewentualne usterki planów oraz ocenić realizację sprzyjając opracowaniu lepszych planów w przyszłości.

Porównania w czasie mogą być przeprowadzone w okresie do okresu ubiegłego albo do okresu przyjętego jako bazowy.

Porównania to pozwalają kontrolować rozwój zjawisk gospodarczych, ich dynamikę w zestawieniu z innymi okresami.

W porównaniu w przestrzeni za podstawę mogą być przyjęte wielkości z innych jednostek gospodarczych tej samej branży o podobnych rozmiarach i warunkach prowadzenia działalności gospodarczej.

Podstawę mogą stanowić średnie wielkości dla danej branży w kraju bądź za granicą.

Rezultatem porównań dokonanych w czasie kontroli jest ustalenie odchyleń zdarzeń rzeczywistych od danych bazowych.

Odchylenia mogą być pozytywne gdy poziom/ przebieg kontrolowanych zdarzeń jest korzystniejszy od podstawy porównań.

Odwrotny charakter mają odchylenia negatywne.

Odchylenie może być wyrażone w wielkościach bezwzględnych albo względnych (wskaźniki stosunkowe, procentowe)

W praktyce wartości względne są uważane za bardziej przydatne, ponieważ określają stopień odchylenia wielkości rzeczywistych od zakładanych.

Kontrola nie ogranicza się do stwierdzenia odchylenia i określenia jego charakteru.

Należy dokonać dokładnego poznania odchyleń, a zwłaszcza ustalenie, czy mają one charakter:

• rzeczywisty

• czy pozorny

W celu określenia, czy mamy do czynienia z takimi odchyleniami należy ocenić, czy:

• właściwa i aktualna jest baza porównawcza

• wiarygodne i rzetelne są informacje o badanym zjawisku

• prawidłowo zostały wykonane czynności kontrolne

Po wyeliminowaniu odchyleń pozornych należy określić przyczyny o rzeczywistym charakterze (złe zarządzanie, niewłaściwa realizacja)

Badając przyczyny odchyleń należy wyjaśnić czy są to odchylenia:

• wewnętrzne

• zewnętrzne

• zależne od jednostki

• niezależne od jednostki

Z badaniem odchyleń powstałych w wyniku działań kontrolnych łączy się:

• określenie czynników wpływających na odchylenia

• miejsce powstania

• osoby odpowiedzialne za odchylenia

• możliwość przeciwdziałania

Tego typu działania wymagają przeprowadzenia badań przyczynowo-skutkowych, co oznacza łączenie funkcji porównawczej z analityczną.

Działania kontrolne wymagają sprzężenia kontroli z analizą, pozwalającą zinterpretować rezultaty kontroli.

Istotą analizy jest wyodrębnienie cech lub części składowych jakiejś całości (zjawiska lub przedmiotu) oraz badanie ich właściwości, a także powiązań i zależności między nimi.

Analiza zajmująca się badaniem działalności gospodarczej jest określona mianem analizy ekonomicznej.

W ramach analizy ekonomicznej można wyróżnić analizę:

• techniczno-ekonomiczną- zajmującą się określonymi fragmentami działalności jednostki gospodarczej i wykorzystaniem czynników produkcji

• finansową- obejmującą swym zakresem całokształt działalności gospodarczej z wykorzystaniem syntetycznych wielkości odzwierciedlających finansowe aspekty działalności

Działy analizy działalności gospodarczej stanowią całość wzajemnie się uzupełniającą

Zasadniczym zdarzeniem analizy sprzężonej z kontrolą jest interpretacja odchyleń ujawnionych podczas kontroli.

Łączy się to z ustaleniem przyczyn kontroli, dzięki czemu jest możliwe sformułowanie wynikających z kontroli i wykorzystania jej wyników w procesie zarządzania w celach:

• diagnostycznych- ocenia sytuację

• optymalizacyjnych- weryfikacja założeń planowanych i podejmowanych działań

• korygujących- eliminacja skutków niepożądanych odchyleń

Przyczyny odchyleń

Zewnętrzne

Wewnętrzne

Poza jednostką gospodarczą(ceny, stanowiska)

W jednostce gospodarczej (plany, ewidencja, organizacja , technologia, kadry)

Baza porównawcza

Realizacja

Informacje

Wyniki kontroli i analizy

Zarządzania

Wadliwe plany, normy standardy itp.

Niewłaściwa organizacja, technologia, względy kadrowe, nadużycia, niedogodności itp.

Błędy w dokumentacji, ewidencji, rozliczaniu „przekłamania” i szumy

Niewłaściwa organizacja i technika badań, nietrafny wybór metod, pomyłki w badaniu

Nietrafne decyzje, brak reakcji, opóźnienia decyzji, nieegzekwowanie odpowiedzialności

Kryterium podziału	Rodzaj przyczyny	Charakterystyka
Miejsce powstania
Źródła powstania

Badania kontrolno-analityczne spełniają następujące funkcje:

• informacyjną- kontrola jako „system alarmowy” w przedsiębiorstwie

• profilaktyczne- kontrola jako instrument zapobiegania

• instruktażowe- wykorzystanie wniosków z kontroli

• pobudzające- powiązanie z kontrolą systemu motywującego

Zakres i charakter wymienionych zdarzeń zależy od momentu i celu przeprowadzania badań kontrolno-analitycznych.

Badania ze względu na moment ich przeprowadzania mogą mieć charakter:

• wstępny (ex ante)- gdy przedmiotem są zarządzenia (plany, decyzje) o różnym horyzoncie czasowym, ze szczególnym uwzględnieniem ich realności, prospektu rozwoju, ryzyka osiągnięcia celu, ewentualnych zagrożeń

• bieżący (operatywny)- gdy badania dotyczą realizujących operatywnych zadań gospodarczych, badania te powinny stwarzać podstawy reakcji na powstające zagrożenia, pojawiające się zakłócenia itp.

• następny (ex post) gdy badania wiążą się z oceną osiąganych wyników z punktu widzenia zamierzeń efektywności gospodarowania

• incydentalny- gdy badania odnoszą się do wybranych zagadnień czy problemów wynikających z pojawiających się potrzeb

Na każdym szczeblu zarządzania kontrolna i analiza muszą sprzyjać realizacji funkcji zarządzania nastawionego na osiąganie celów gospodarowania.

Badania kontrolno-analityczne powinny charakteryzować się następującymi cechami:

• przydatnością

• powiązaniem z zakresem odpowiedzialności w jednostce gospodarczej

• orientacja na cele

• odpowiednią częstotliwością i szybkością

• zrozumiałością i prostotą

• pożądaną szczegółowością i elastycznością

• obiektywizmem

• rzetelnością i wiarygodnością

Wystąpienie przedstawionych cech badań kontrolno-analitycznych zależy od:

• zastosowanych metod badawczych

• jakości materiałów źródłowych

• organizacji i techniki prac kontrolno-analitycznych

Definicja:

System kontroli wewnętrznej- całościowy system kontroli finansowych i pozafinansowych, ustalony przez kierownictwo jednostki w celu:

• prowadzenia działalności gospodarczej jednostki w sposób uporządkowany i efektywny

• zapewnienia przestrzegania zasad ustalonych przez kierownictwo

• zabezpieczaniu zasobów, zagwarantowanie na ile to możliwe, kompletność i dokładności zapisów księgowych

kontrola wewnętrzna- określona procedura lub zasada stanowiąca pojedynczy element systemu kontroli wewnętrznej…

Cechy:

• być „szczelny” , tzn. uwzględniać wszystkie obszary podlegające kontroli

• mieć charakter zorganizowany, a nie przypadkowy

• być powiązany z systemem rachunkowości i strukturą organizacyjną

• odpowiadać branży, wielkości i specyfice jednostki

• ujmować zagadnienia kompleksowo, a nie fragmentarycznie

• być operatywny, tzn. bieżąco sygnalizować sytuacje nieprawidłowe

• być elastycznym, tzn. otwartym na zmiany

• być skuteczny i efektywny

Rodzaje kontroli wewnętrznej

Do wyodrębnienia rodzajów kontroli wewnętrznej mogą być przyjęte różne kryteria.

Do najczęściej stosowanych metod należą:

• moment przeprowadzania kontroli

• podmiot kontrolujący

• podstawa przeprowadzania kontroli

• zakres kontroli

• częstotliwość kontroli

• miejsce wykonywania kontroli

Ze względu na moment przeprowadzania kontroli:

• kontrola wstępna (uprzednia)- następuje po przystąpieniu do realizacji czynności będącymi przedmiotem kontroli, kontrolą objęty jest zamiar (plan) podjęcia określonych czynności albo decyzja o przystąpieniu do nich, do przeprowadzenia tej kontroli jako materiał badany wykorzystuje się dokumentację planistyczną, projektową, kosztorysową albo dokumenty dyspozycyjne np. zlecenia robocze, polecenia wypłaty gotówki, wydania materiałów itp.

• kontrola bieżąca (operatywna)- jest przeprowadzana jednocześnie z czynnością będącą przedmiotem kontroli, tj. w czasie trwania kontrolowanej czynności, co umożliwia natychmiastowe ujawnienie odchyleń i bieżącą reakcję na nie, przeprowadzenie tej kontroli wymaga odpowiednio przygotowanych dokumentów. Umożliwiających bieżące śledzenie stopnia realizacji zamierzeń

• kontrola następna (ex post)- jest przeprowadzona po zakończeniu czynności, będącą przedmiotem kontroli, przy czym im krótszy jest odstęp między momentem kontroli a zakończeniem kontrolowanej czynności, tym większa jest skuteczność kontroli i możliwości reakcji na negatywne odchylenia w celu usunięcia albo złagodzenia ich skutków, podstawą tej kontroli może być dokumentacja źródłowa, ewidencja, sprawozdawczość

• kontrola powtórzona- jest ona powtórzeniem wcześniej przeprowadzonej kontroli, jeżeli istnieją wątpliwości co do wiarygodności jej efektów

• kontrola uzupełniająca- celem tej kontroli jest wyjaśnienie dodatkowych okoliczności lub uzupełnienie luk wcześniejszej kontroli

---