Zawiadomienie wspólników o zamiarze łączenia się spółek następuje w sposób przewidziany dla zwoływania zgromadzeń wspólników lub walnych zgromadzeń w danej spółce.
Zawiadomienie powinno wskazywać miejsce i termin, w którym wspólnicy mogą się zapoznać z dokumentami wymienionymi w art. 505 § 1 kodeksu spółek handlowych. Termin ten nie może być krótszy niż miesiąc przed planowanym dniem powzięcia uchwały o połączeniu.
W przypadku niedotrzymania terminu, o którym mowa w art. 504 § 1, w zarządy spółek poniosą odpowiedzialność z tym że owa odpowiedzialność podlegać będzie tym przepisom kodeksu, które regulują odpowiedzialność cywilnoprawną poszczególnych spółek kapitałowych, a więc w przypadku spółki z ograniczona odpowiedzialnością będą to przepisy art. 291-300.
Art. 504 § 1 kodeksu spółek handlowych nie wskazuje tego jasno, chodzi o odniesienie terminu dokonania zawiadomienia do planowanego w danej spółce(tej, która dokonuje zawiadomienia) dnia powzięcia uchwały połączeniowej.
Nie każda z łączących się spółek musi go samodzielnie raz ogłosić, ale w ogóle jest on tylko raz ogłaszany.