Proces biznesowy:

Ciąg ukierunkowanych działań realizowanych w celu zaspokojenia określonego zapotrzebowania (produkt, usługa, informacja) zgłoszonego przez klienta (zewnętrznego lub wewnętrznego), który jest odbiorcą wyniku danego procesu.

Klasyfikacja procesów:

• Procesy główne - opisują główne obszary funkcjonowania przes. ; są kluczowe dla sukcesu i konkurencyjności firmy ; są odbierane przez klientów jakoś użyteczne

• Procesy tworzące / nietworzące wartości dodanej

• Procesy strategiczne / sterujące - zapewniają nieprzerwane funkcjonowanie biznesu ; budują normy strategiczne funkcjonowania przeds. Np. strategia, controling

• Procesy wspierające - wspierają procesy główne zapewniając odpowiednia infrastrukturę do ich realizacji np. marketing, zarządzanie personelem

Składniki (elementy) zarządzania procesowego (organizacji procesowej) (podejścia procesowego):

• aktualna dokumentacja procesów

• procesowe stanowisko organizacyjne

• cele i mierniki procesów

• system informacji o procesach

• system motywacyjny

Cechy procesu głównego (przykład???)

• opisują główne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, organizacji

• są kluczowe dla sukcesu oraz konkurencyjności przedsiębiorstwa/organizacji

• są odbierane przez klienta jako „użyteczne”

Proces sterujący:

Zapewniając nieprzerwane funkcjonowanie biznesu

Budują ramy strategiczne funkcjonowania przedsiębiorstwa

Przykład: strategia , controling

Cechy procesu wspierającego:

• wspierają procesy główne zapewniając odpowiednią „infrastrukturę” do ich realizacji

Co to są modele generyczne i do czego są wykorzystywane:

Stanowi podstawę do tworzenia modelu specjalizowanego poprzez specjalizację klas (dziedziczenie i „doszczegóławianie” definicji)

Różnice pomiędzy procesem i funkcją:

Proces - ciąg logicznie powiązanych działań w wyniku których osiągany jest założony cel

Funkcja - działania bieżące/ przyszłe przedsiębiorstwa które zapewniają realizację, osiąganie celów.

Rodzaje zdarzeń i przykłady:

• zdarzenia zewnętrzne (poza kontrolą przedsiębiorstwa)

• zdarzenia zmiany (powoduje zmianę w systemie, np. stan magazynu)

• zdarzenia czasu rzeczywistego (zachodzą w określonym czasie; dokonywanie przelewów o określonej godzinie)

• zdarzenia systemowe (wiążą się z radykalną zmianą w danej strukturze)

• zdarzenia wywołujące (powodują zajście rozpoczęcia realizacji procesu)

• zdarzenia wywoływane (efekt realizacji procesu)

Cechy i symbol zdarzenia

Składnia , rejestracja zdarzeń (kontrola poprawności struktury hierarchii funkcji)

1. s. podstawowa - przy zajściu zdarzenia jest wywoływana funkcja

2. s. odwrócona -czy to prawda że funkcja jest wywoływana tylko wtedy gdy zajdzie zdarzenie

3. s. alternatywna - jeśli nazwa zdarzenia to nazwa funkcji

. Symptomy zarządzania procesowego:

• planowanie i kontrola kluczowych celów

• definiowanie kryteriów i zbieranie informacji o rezultatach

• określanie koordynatorów procesów i nadawanie im uprawnień decyzyjnych

• tworzenie i aktualizacja map procesów

• określona rola, informowanie pracowników

elementy składowe hierarchii funkcji:

• funkcja nadrzędna (główna), np. rodzic

• funkcja podrzędna, np. dziecko

np. opracowanie oferty, udzielanie kredytu bankowego

Przedsiębiorstwo w ujęciu podejścia procesowego:

Układ wielowymiarowy, forma systemy (mikro,makro) tj. zbiór wzajemnie powiązanych podmiotów uczestniczących w różnorodnych procesach.

Cechy organizacji procesowej:

• całościowe myślenie wykraczające poza granice działów

• płaskie struktury organizacyjne

• większy zakres zadań i odpowiedzialności

• konsekwentna decentralizacja

• orientacja na wynik

Cechy organizacji funkcjonalnej

• myślenie ukierunkowane na oddziały

• wielopoziomowa hierarchia

• szczegółowy podział pracy

• centralne kierowanie

• orientacja na zadania

• intensywna kontrola zewnętrzna

• silna biurokracja

FUKNCJONALNA I PORCESOWA ORG. FIRMY

1. wertykalna organizacja funkcjonalna

2. organizacja funkcjonalna wyodrębnionymi procesami

3. organizacja procesowa z zachowanym układem funkcjonalnym

4. horyzontalna org. procesowa

1 Cechy organizacji wertykalnej:

• układ pionowy

• scentralizowany

• koncentracja na zadaniach

• tradycyjnie zachowany układ funkcjonalny

2 Cechy organizacji funkcjonalnej z wyodrębnionymi procesami:

- określone procesy

- spotkania cykliczne odnośnie określonych procesów

- Wskazani kierownicy procesu

3 Organizacja procesowa z zachowanym układem funkcjonalnym:

- przypisane osoby do wykonywania procesu

- tworzone są grupy osób

4 cechy organizacji horyzontalnej:

• typowe powiązania służące wymianie informacji i koordynacji tylko działań specjalistów pracujących przy realizacji określonych procesów, decentralizacja. Płaski układ,

Źródła informacji (identyfikacji funkcji) przedsiębiorstwie:

• wywiad pracownikiem

• istniejąca dokumentacja firmy

• obserwacja pracowników firmy

• wewnętrzna hierarchia firmy

• analiza działań firmy

• weryfikacja empiryczna

• wykorzystanie modeli generycznych

Efekty realizacji podejścia procesowego:

1. zwiększenie szybkości i poprawa jakości procesów

2. usprawnienie komunikacji informacyjnej

3. osiąganie i utrzymywanie spójności wszystkich elementów składowych firmy

4. poprawa efektywności i skuteczności osiągania celów przeds.

5. zarządzanie procesowe -> IT

Powody stosowania IT

• gromadzenie informacji

• zarządzanie przebiegiem i przekształceniem procesu

• monitorowanie przebiegu procesu

• eliminacja z procesu elementów nieistotnych

• udział w procesie czynnika ludzkiego

Modelowanie współzależności funkcji:

Żadna funkcja nie rozpocznie się zanim nie zakończy poprzednia.

Zakres stosowania hierarchii funkcji:

- reinżyniera procesów

- szybkie opracowanie systemu

- ocena stanu istniejącego

Metody stosowane w zarządzaniu procesowym: (kryterium klasyfikacji metod)

• TQM - (diagramy przepływów, karty kontrolne, diagramy Pareto, diagramy Ishikawa)

• ABC (ocena kosztu i realizacji działań)

• ABM - (analiza działań, analiza nośników kosztów, nadawanie atrybutów działaniom)

• TCM - (mapy cykli czasowych, analiza „wąskich gardeł”)

• Just In Time - (harmonogramowanie, analiza łańcuchów dostaw)

• Organizacje uczące się - (oceny pracy grupowej, szkolenie zespołowe, ocena pracowników)

Benchmarking - (mapy procesów, schemat klasyfikacji procesów, porównania pomiarów efektów)

Walidacja nowego procesu

walidacja - w naukach technicznych i informatyce działanie mające na celu potwierdzenie w sposób udokumentowany i zgodny z założeniami, że procedury, procesy, urządzenia, materiały, czynności i systemy rzeczywiście prowadzą do zaplanowanych wyników

Opomiarowanie procesu

Opomiarowanie i monitorowanie kluczowych procesów firmy jest praktycznym elementem wykonawczym wdrożenia koncepcji strategicznej karty wyników (Balanced Scorecard)

Zakres stosowania modeli procesowych

Poszczególne etapy stosowania modelu procesowego

* określenie celów głównych;

* konkretyzacja elementów, z których składać się będą procesy główne - opracowanie hierarchii procesów, w celu łatwiejszego opanowania procesów głównych

* dokładne i szczegółowe opracowanie realizacji (przebiegu) procesów w organizacji - opis słowny dobrze jest tutaj zilustrować grafiką i odpowiednimi ilustracjami, które silniej przemawiają do odbiorcy. Można to zrobić różnymi metodami. Jedną z nich jest IDEFO, która to technika pozwala na właściwą ocenę i identyfikację zasobów oraz kosztów niezbędnych do zrealizowania procesu. jej główną wadą jest niestety to, że nie jest ona wystarczająco przejrzysta;

* podjęcie działań w zgodzie z założonym przebiegiem procesu, kontrolując cały czas jego przebieg, co pozwoli na szybkie wykrycie i zniwelowania mogących powstać błędów;

* zidentyfikowanie i określenie celów dla procesu - pozwala to ocenić, jak wpływają one na realizację strategii i jakie są względem całego procesu oczekiwania kierownictwa;

* skonkretyzowanie pewnych mierników, które pozwalają ocenić skuteczność i efektywność prowadzonego procesu - najwięcej korzyści przynosi zastosowanie takich mierników, które pozwolą nie tylko ocenić aktualny stan całego procesu, ale i przyczyną się do lepszego zaprojektowania punktów pomiarowych we wnętrzu procesu. Zastosowane mierniki najczęściej pokazują trzy rodzaje danych:

- jakość,

- czas,

- koszt

Zakres modelowania funkcji w przedsiębiorstwie:

Zakres modelowania funkcji:

- działania wykonywane przed podmioty gospodarcze (funkcje)pozwalające na osiągnięcie pożądanego celu

- powody rozpoczęcia działań przez przedsiębiorstwo działań (zdarzenia)

- wpływ funkcji na rzeczy odgrywające znaczącą rolę przedsiębiorstwie (encje) oraz ich własności (atrybuty)

Budowa (konstrukcja) hierarchii funkcji:

• od góry do dołu - zaczynamy od funkcji reprezentującej cel do f. podrzędnych reprezentujących określony poziom szczegółowości; brak stałych reguł grupowania funkcji (najczęściej stosowana)

• od dołu do góry - grupowanie funkcji elementarnych w większe grupy; większa systematyka, określone kryterium grupowania funkcji

• od góry do dołu + od dołu do góry - zalecana ponieważ ułatwia kontrolę

Hierarchia funkcji:

Zalety:

• szybka i łatwa do przyswojenia i realizacji

• pozwala łatwo zdefiniować zakres

• pozwala zrozumieć co dane przedsiębiorstwo powinno lub robi aby osiągnąć swoje cele

• łatwo określić funkcje podrzędne i nadrzędne

• dobry środek prezentacji na wyższym poziomie hierarchii

• 80% hierarchii uzyskuje się bardzo szybko

• Efektywna metoda koncentracji uwagi na poszczególnych funkcjach

Wady:

• Trudna do kontrolowania jakości

• Subiektywna ocena jakości

• Nie może uwzględniać skomplikowanych współzależności między funkcjami

• Niezbyt sprawdza się przy prezentacji szczegółowych, bardzo dużych hierarchii

Kontrola hierarchii przez sprawdzenie poprzez analogię:

Przedsiębiorstwa są podobne do siebie, każdym występują podobne funkcje, np. zatrudnianie. Tak więc sprawdzenie przez analogię oznacza sprawdzenie przez porównanie naszej hierarchii hierarchią zastosowaną w innym przedsiębiorstwie zajmującym się podobnymi usługami, które według nas jest najlepsze na rynku.

Wzorce generyczne

Stosowane są do kontroli i testowania hierarchii na podstawie wzorca.

Etapy wdrożenia zarządzania procesowego: (4)

1. rozwój i projektowanie zmian

2. opomiarowanie procesu

3. utworzenie zespołu projektowego

4. zdefiniowanie zakresu projektu

5. modelowanie stanu obecnego

6. analiza procesu

7. wybór metody analizy

8. projektowanie nowego procesu

9. model nowego procesu

10. walidacja nowego procesu

11. przełożenie potrzeb biznesowych na wymagania techniczne

12. budowa biznesu z uwzględnieniem efektów zmian

Kontrola/testowanie hierarchii funkcji: (6)

• dodawanie dodatkowych funkcji nadrzędnych

• eliminacja funkcji nieistotnych

• eliminacja niespójności

• sprawdzanie przez analogię

• wykorzystanie listy zdarzeń

• granie ról

• wykorzystanie hierarchii generycznej

• pełna reorganizacja hierarchii

Kontrola jakości modelu:

• słownictwo

• kolejność funkcji

• definicja nakładów pracy

• uniezależnienie od struktur organizacyjnych

• grupowanie funkcji

• styl prezentacji

Rola modeli danych:

• definiowanie i modelowanie potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa

• określenie strategii i analizy systemu informacyjnego przedsiębiorstwa

• ułatwianie odstępu do informacji

• właściwa ocena danych

• ilustracja istotnych założeń systemu zarządzania w przedsiębiorstwie

• opracowanie podstaw dla nowych bądź ulepszenie istniejących systemów zarządzania

Rodzaje modeli danych:

• modele związków encji (ERM)

• rozszerzone modele związków encji (eERM)

Kontrola jakości i kompletności ERM:

• kontrola identyfikacji encji

• poprawności związków encji

• stosowanie reguł rozmieszczania elementów diagramu

• etykietowanie

• układ symboli encji, linii związków

• poprawność słownictwa

• wprowadzanie zróżnicowania poszczególnych diagramów

• kontrola kompletności

• zatwierdzenie przez użytkownika

21. Metody identyfikacji elementów modeli E-R:

• wywiad

• dokumenty, formularze, druki

• analiza struktury baz danych

• doświadczenie analityka

22. Przykłady ERM:

• encje - klient, oddział, rachunek_bankowy

• relacje - KLIENT posiada wiele RACHUNKÓW BANKOWYCH

• związki - posiada, obsługuje

• atrybuty - KLIENT: Nr_Klienta, Nazwa_Klienta, Nr_Kachunku, Nazwa_Rachunku

Etapy budowy modeli ERM

• wyodrębnienie encji

• dodawanie związków między encjami

• definiowanie informacji, które powinny być znane i przechowywane (atrybuty)

• kontrola jakości i kompletności modelu

WG CHENA CASE METHOD

ENCJA

ATRYBUT

ATRYBUT KLUCZOWY

ZWIĄZKI (RELACJE)

. Cechy diagramów zależności funkcji:

• diagram ogólny - wstępna ilustracja graficzna hierarchii funkcji, np. przedsiębiorstwa uwzględniająca współzależności między funkcjami podrzędnymi. Obrazuje ogólny przebieg i zależności pomiędzy elementami analizowanego procesu, np. biznesowego. Pokazuje grupy funkcji i fazy, nie pokazuje rezultatów końcowych.

• diagram szczegółowy - ilustracja graficzna hierarchii funkcji, np. przedsiębiorstwa łącznie ze współzależnościami miedzy tymi funkcjami. Określa potencjalne drogi lub sekwencje w analizowanym zbiorze funkcji oraz sposób dojścia do określonych typów zdarzeń do kluczowego rezultatu. Zawiera : zdarzenie wyzwalające, przynajmniej 1 sekwencję funkcji, na końcu każdej funkcji musi być rezultat końcowy

24. Diagram celu:

Jest jedną z metod modelowania funkcji

Model diagramu funkcji składa się (Identyfikacja elementów diagramu)

• zdarzenia

• funkcje

• sekwencje funkcji

• rezultaty kluczowe

25. Proces biznesowy:

Ciąg ukierunkowanych działań realizowanych w celu zaspokojenia określonego zapotrzebowania (produkt, usługa, informacja) zgłoszonego przez klienta (zewnętrznego lub wewnętrznego), który jest odbiorcą wyniku danego procesu.

Cel i zakres stosowania DPD:

• opis ruchu danych w systemie informacyjnym

• dokumentacja procedur ręcznych realizowanych w przedsiębiorstwie

• specyfika do projektowania i tworzenia programów komputerowych

• projektowanie i budowa maszyn i urządzeń

28. Elementy składowe DPD (dokumentowanie):

• procesy

• przepływy danych

• magazyny danych

• encje zewnętrzne

29. Cechy diagramu przepływu danych (Elementu DPD):

• graf pokazujący związki pomiędzy danymi wprowadzanymi, przetwarzanymi i wyprowadzanymi z systemu/organizacji

• ilustruje przepływ danych pomiędzy procesami

• nie wskazuje na zależności czasowe, następstwo czynności lub związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy czynnościami

• CO a nie JAK!

30. Kontrola jakości DPD:

• sprawdzenie poprawności określenia granic systemu

• kontrola procesu (poziom szczegółowy)

• kontrola magazynu danych

• ocena poprawności strumieni danych

co to jest encja

encja - zbiór elementów danych opisujących „coś ze świata rzeczywistego”. Każda encja musi mieć jednoznaczną i określoną rolę w przedsiębiorstwie i musi mieć przynajmniej jeden atrybut opisujący ją.

Np. konferencja (atrybuty: data, temat, organizator)

Encja

1. materialna - student

2. niematerialna - rachunek bankowy

3. fakty - choroba

4. zdarzenia - znajomość języków

Atrybut - element danych opisujących encję lub związek Każde wystapienie encji lub związku ma atrybut.

Do czego służy ogólny diagram zależności funkcji:

Jest to wstępna ilustracja graficzna hierarchii funkcji, np. przedsiębiorstwa uwzględniająca współzależności miedzy funkcjami podrzędnymi. Przedstawia ogólny przebieg i zależności pomiędzy elementami analizowanego procesu. Pokazuje etapy i funkcje, ale nie pokazuje rezultatów końcowych.

Oceń poprawność nazwy encji AUTO.POJAZD

Formalna składnia jest niekompletna gdyż nie określa czy jest to nazwa końca 1 czy nazwa końca 2.

Model - hipotetyczne przedstawienie stanów, przedmiotów lub zdarzeń rzeczywistych

Rodzaje modeli funkcji:

• modele obrazowe- przedstawienie w skali stanów przedmiotów lub zdarzeń np. model samochodu

• modele analogowe- przedstawienie badanych własności systemu za pomocą innych cech, np. na mapie kolor zielony - niziny

• modele symboliczne - wyrażenie własności cech rzeczy za pomocą symboli A+B=C

Model funkcji przedsiębiorstwa - graficzne przedstawienie zadań realizowanych w przeds., które zapewniają osiągniecie założonych celów.

Metody modelowania funkcji:

• drzewo funkcji

• diagram Y

• diagram celu

Cele modelowania

Zweryfikowanie istotności:

1. zwiększenie szybkości i poprawa jakości procesów

2. usprawnienie komunikacji informacyjnej

3. osiąganie i utrzymywanie spójności wszystkich elementów składowych firmy

4. poprawa efektywności i skuteczności osiągania celów

5. zwiększenie efektywności strukturalnej przeds.

6. Zwiększenie sprawności funkcjonalnej

Cele modelowania funkcji (dostarczenie opisu funkcjonalnego przedsiębiorstwa lub obszaru danych, usprawnienie projektowania nowych procesów, obiektywne spojrzenie na to co się dzieje w firmie)

Zakres wykorzystania modelowania procesów:

• Koordynacja, kontrola bieżących działań przeds.

• Planowanie i kontrola zmian w strukturze i sposobie działania przeds.

• Rekonstrukcja procesów przeds.

• Zarządzanie przepływem pracy

• Tworzenie planów rozwoju systemów informacyjnych

• Wybór i wdrażanie odpowiedniego systemu oprogramowania

ETAPY BADAŃ

• Przygotowanie rozmówców

• Analiza organizacji

• Analiza wykonywanych funkcji

• Ocena potrzeb informacyjnych

• Zakres wykorzystania technologii informacyjnej

Kontrola jakości diagramu zależności funkcji

• Definicje celów przedsiębiorstwa

• Czytanie i analiza diagramów (kontrola funkcji, zależności, diagramu)

• Sprawdzenie składni zdarzeń

• Analiza powtórzeń

• Analiza wyłączności

• Sesje zwrotne

• Wykorzystanie innych modeli

• Kontrola kosztów i czasochłonności opracowania

ZALETY:

• Duża łatwość przyswojenia

• Metoda skuteczna przy niezbyt wysokim poziomie szczegółowości i złożoności funkcji

• Efektywna metoda prezentacji procesów

WADY:

• Nie Mozę uwzględnić skomplikowanych współzależności między funkcjami

• Niezbyt dobry środek prezentacji złożonych porcesów

• Duża czasochłonność przygotowania

---